Tulevaisuuden hallinto-organisaatiot: yhteistyötä yhteyksien päästä
David Mills, CEO, Ricoh Europe
Ricoh Europe, Lontoo, 15.7.2015 –
Euroalueen epävakaus, ongelmalliset talousarviot ja kulttuuriset haasteet ovat tehneet tasapainon löytämisestä vaikeaa, ja Euroopan kaikki maat etsivät tähän omia keinojaan. Euroopan maiden julkinen sektori on kuitenkin ollut viime vuosina yksimielinen yhdestä periaatteesta: on saatava aikaan enemmän vähemmällä. Heikon talouden vuoksi julkinen sektori on joutunut arvioimaan uudelleen työskentely- ja kansalaisten palvelutapojaan. Julkista sektoria onkin kritisoitu vanhentuneiden järjestelmien ja prosessien aiheuttamasta tehottomuudesta.
Julkisen sektorin organisaatiot ovat joidenkin asioiden suhteen aivan samanlaisia kuin kaupallisenkin. Molemmilla alueilla hyödytään todella paljon teknologiasta, joka mullistaa järjestelmät ja prosessit sekä parantaa tehokkuutta. Viime vuosikymmenen aikana tehdyt teknologia-aloitteet ja digitaalisten palveluiden yleistyminen ovat selviä merkkejä tästä trendistä. Esimerkiksi digitaaliset potilastiedot ja fiksut parkkijärjestelmät ovat lisääntyneet koko Euroopan alueella.
Työn tehostaminen ja työskentelytapojen uudistaminen julkisen sektorin organisaatioissa ja niiden konttoreissa laahaavat silti perässä. Ricoh Europen sponsoroima ja Economist Intelligence Unitin tekemä työn tulevaisuutta käsittelevä raportti kertoo ohjelmasta, johon osallistuu kaksi Iso-Britannian virastoa: niissä keskitytään pelkkiin työn tuloksiin, eikä siihen missä ja milloin työt tehdään. Ohjelmassa hyödynnetään luonnollisesti paljon mobiili- pilvi- ja verkkoteknologiaa, mutta ne eivät yksin riitä muutokseen. Myös työkulttuurin on muututtava, jotta uutta teknologiaa voidaan hyödyntää tehokkaasti.
Virastojen perinteisessä kaikki työskentelivät samassa rakennuksessa ja tiimit koostettiin toimenkuvien mukaan. Johtaminen oIi melko suoraviivaista, ihmiset tunsivat tiimitoverinsa ja kaikki ymmärsivät yhteiset tavoitteet. Perinteinen malli aiheutti kuitenkin merkittäviä haasteita, koska yhteen paikkaan keskittynyt työskentely vaikeutti parhaiden osaajien hyödyntämistä. Yleensä oli vain tyydyttävä siihen, mitä on saatavilla. Mobiiliteknologia voi sen sijaan saattaa oikeat osaajat yhteen, ja he voivat työstää yhdessä projekteja tai ratkaista ongelmia paikasta riippumatta.
Hajautetut tai mobiiliyhteyksiä hyödyntävät tiimin jäsenet voivat myös olla eri-ikäisiä ja eri alojen asiantuntijoita. Mutta vaikka monipuolinen työvoima tuokin paljon etuja, se aiheuttaa myös haasteita johdolle. Julkisen sektorin organisaatiot eivät siis voi olettaa, että muutokseen riittää pelkkä teknologian käyttöönotto, vaan niiden on myös muokattava työskentely- ja toimintaprosesseja.
PricewaterhouseCoopersin[i] vuonna 2013 tekemän raportin mukaan jatkuva mukautuminen vaatii, että organisaatiot siirtyvät hierarkkisesta rakenteesta verkottuneempaan johtamismalliin, jossa työntekijöillä on valtuuksia tehdä päätöksiä ja jossa joustamattomat käytännöt korvataan yleisemmillä ohjeistuksilla. Tavallisissa valtion laitoksissä on valtavasti toimijoita, vanhentuneita järjestelmiä ja byrokratiaa, joten muutokset vaativat todella paljon työtä. Prosessit, käytännöt ja menettelytavat ovat lujittuneet vuosikymmenten aikana, ja hierarkkinen johtamismalli on usein luonut johdon ja alaisten vastakkainasettelua. Vaikka kaikkien vanhojen toimintamallien heittäminen romukoppaan ei olekaan järkevää, organisaatioiden on selvästi annettava lisää tilaa uusilla ajattelu- ja työskentelytavoille, jotta ne voivat vähitellen sopeutua yhä verkottuneempaan globaaliin ympäristöön.
Valtion organisaatiot, jotka tunnistavat teknologian tarjoamat edut ja jotka ovat valmiita muuttumaan niiden mukana, tulevat todennäköisesti olemaan paremmassa asemassa kuin sellaiset, jotka pitäytyvät vanhoissa toimintatavoissa vain siksi, että niin on aina tehty.
[i] Future of Government, PWC, kesäkuu 2013
Avainsanat: