KUTSU SITOWISE GROUP OYJ:N VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN

Sitowise Group Oyj Kutsu yhtiökokoukseen 15.3.2023 klo 8.00

Sitowise Group Oyj:n (”Yhtiö”) osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään tiistaina 25.4.2023 kello 11.00 alkaen Dipolissa, osoitteessa Otakaari 24, 02150 Espoo. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen kokouspaikalla aloitetaan kello 10.15.

Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C sekä Yhtiön internetsivuilla.

Osakkeenomistajat voivat esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista myös kirjallisesti ennen kokousta. Ohjeet kirjallisten kysymysten esittämiseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C sekä Yhtiön internetsivuilla.

Osakkeenomistajilla on mahdollisuus seurata yhtiökokousta verkkolähetyksen välityksellä. Ohjeet verkkolähetyksen seuraamiseen ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää, eikä verkkolähetyksen välityksellä tapahtuvaa kokouksen seuraamista pidetä yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.

A. YHTIÖKOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Vuoden 2022 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

Toimitusjohtajan katsaus.

Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus julkaistaan 27.3.2023 alkavan viikon aikana Yhtiön internetsivuilla https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/raportit-ja-esitykset.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous vahvistaa tilikaudelta 1.1.2022–31.12.2022 tilinpäätöksen, joka käsittää emoyhtiö Sitowise Group Oyj:n tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen.

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että tilikaudelta 2022 jaetaan osinkoa 0,10 euroa osakkeelta, joka on noin 45 % nettotuloksesta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 27.4.2023 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa osingon maksupäiväksi 5.5.2023.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
10. Toimielinten palkitsemisraportin käsittely

Hallitus ehdottaa, että Yhtiön toimielinten palkitsemisraportti vuodelta 2022 hyväksytään. Toimielinten palkitsemisraportti julkaistaan 27.3.2023 alkavalla viikolla Yhtiön internetsivuilla https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023.

Yhtiökokouksen päätös palkitsemisraportin hyväksymisestä on neuvoa-antava.

11. Toimielinten palkitsemispolitiikan käsittely

Hallitus ehdottaa, että Yhtiön päivitetty toimielinten palkitsemispolitiikka hyväksytään. Toimielinten palkitsemispolitiikka julkaistaan 27.3.2023 alkavalla viikolla pörssitiedotteella ja Yhtiön internetsivuilla https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023.

Yhtiökokouksen päätös palkitsemispolitiikan hyväksymisestä on neuvoa-antava.

12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Hallitus ehdottaa hallituksen nimitysvaliokunnan suosituksesta yhtiökokoukselle, että hallitukselle ja sen tarkastus-, henkilöstö- ja yrityskauppavaliokunnille maksetaan toimikaudelta, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, seuraavat palkkiot:

• hallituksen puheenjohtajan palkkio olisi 4 750 euroa kuukaudessa,
• hallituksen muiden jäsenten palkkio olisi 2 250 euroa kuukaudessa,
• hallituksen puheenjohtajan sekä valiokuntien puheenjohtajien kokouspalkkio olisi 1 000 euroa kokoukselta, ja
• hallituksen muiden jäsenten sekä valiokuntien jäsenten kokouspalkkio olisi 400 euroa kokoukselta.

Edellä mainitut ehdotetut palkkiot ovat vastaavat kuin päättyvältä toimikaudelta maksetut.  

Hallitus ehdottaa lisäksi, että hallituksen jäsenten matkakulut korvattaisiin Yhtiön matkustussäännön mukaisesti.

13. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Hallituksen nimitysvaliokunnan suosituksesta hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallituksen jäsenten lukumääräksi vahvistetaan kahdeksan (8).

14. Hallituksen jäsenten valitseminen

Hallituksen nimitysvaliokunnan suosituksesta hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiön hallituksen nykyiset jäsenet Eero Heliövaara, Taina Kyllönen, Mirel Leino-Haltia, Elina Piispanen, Petri Rignell ja Tomi Terho valitaan uudelleen ja että uusiksi jäseniksi valitaan Niklas Sörensen ja Mats Åström. Hallituksen nykyinen jäsen Leif Gustafsson on ilmoittanut, ettei ole enää käytettävissä tehtävään.

Hallituksen kokoonpanoon otetaan kantaa yhtenä kokonaisuutena. Hallituksen nimitysvaliokunta on ehdotusta valmistellessaan huomioinut, että hallituksen kokoonpano kokonaisuutena on yhtiön tarpeiden mukainen ja noudattaa hallinnointikoodin suosituksia.

Lisätietoa hallituksen jäsenehdokkaista sekä heidän riippumattomuudestaan on saatavilla nykyisten hallituksen jäsenten osalta Yhtiön internetsivuilla https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/hallitus sekä uusien jäsenehdokkainen osalta internetsivuilla https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023.

Hallituksen jäsenten toimikausi kestäisi valintaa seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka.

15. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallituksen tarkastusvaliokunnan suosituksesta hallitus ehdottaa, että tilintarkastajalle maksettaisiin palkkio kohtuullisen laskun mukaan.

16. Tilintarkastajan valitseminen

Hallituksen tarkastusvaliokunnan suosituksesta hallitus ehdottaa, että tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab valittaisiin uudelleen Yhtiön tilintarkastajaksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka kestäväksi toimikaudeksi.

Tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab on ilmoittanut Yhtiölle, että päävastuullisena tilintarkastajana toimisi KHT Kim Järvi, mikäli KPMG Oy Ab tulee valituksi yhtiön tilintarkastajaksi.

17. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että Yhtiön yhtiöjärjestystä muutetaan siten, että yhtiökokouksen järjestäminen mahdollistetaan myös ilman kokouspaikkaa eli niin sanottuna etäkokouksena. Ehdotus perustuu osakeyhtiölain 5 luvun muutoksiin, jotka sisältävät mahdollisuuden järjestää yhtiökokouksia etäkokouksina. Osakeyhtiölain mukaan etäkokouksessa osakkeenomistajat käyttävät täysimääräisesti päätösvaltaansa ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.

Lisäksi hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että Yhtiön yhtiöjärjestystä muutetaan siten, että yhtiökokous voidaan järjestää Yhtiön kotipaikan Espoon lisäksi myös Helsingissä ja Vantaalla.

Hallituksen ehdotuksen mukaan Yhtiön yhtiöjärjestyksen 9 § kuuluisi muutosten jälkeen seuraavasti (muutokset lihavoituna):

”9 § Osakkeenomistajat käyttävät yhtiökokouksessa päätösvaltaansa yhtiön asioissa.

Varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain kuuden (6) kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ylimääräinen yhtiökokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun laki sitä edellyttää.

Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle ja päättää sen pitämispaikasta ja ajasta. Yhtiökokous voidaan pitää yhtiön kotipaikan lisäksi Helsingissä ja Vantaalla. Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava osakkeenomistajille aikaisintaan kolme (3) kuukautta ja viimeistään kolme (3) viikkoa ennen kokousta, kuitenkin viimeistään yhdeksän (9) päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää. Kutsu on toimitettava osakkeenomistajille ilmoituksella, joka julkaistaan yhtiön internet-sivuilla tai ainakin yhdessä hallituksen määräämässä valtakunnallisessa päivälehdessä.

Hallitus voi päättää, että yhtiökokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten, että osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa kokouksen aikana täysimääräisesti ja ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla (etäkokous).

Osakkeenomistajan on saadakseen osallistua yhtiökokoukseen ilmoittauduttava yhtiölle viimeistään kokouskutsussa mainittuna päivänä, joka voi olla aikaisintaan kymmenen (10) päivää ennen yhtiökokousta.”

18. Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustaminen ja palkkiot

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous perustaa osakkeenomistajien nimitystoimikunnan valmistelemaan hallituksen jäseniä ja hallituspalkkioita koskevat ehdotukset varsinaiselle yhtiökokoukselle seuraavasti:

Nimitystoimikuntaan valitaan kolmen (3) suurimman osakkeenomistajan edustajat ja toimikuntaan kuuluu lisäksi asiantuntijajäsenenä hallituksen puheenjohtaja.

Osakkeenomistajia edustavien jäsenten nimeämisoikeus on niillä kolmella osakkeenomistajalla, joiden osuus Yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä on suurin varsinaista yhtiökokousta edeltävän syyskuun 1. arkipäivänä. Mikäli osakkeenomistaja ei halua käyttää nimeämisoikeuttaan, nimeämisoikeus siirtyy seuraavaksi suurimmalle omistajalle. Suurimmat osakkeenomistajat määräytyvät Yhtiön osakasluettelon omistustietojen perusteella, kuitenkin siten, että myös hallintarekisteröidyt osakkeenomistajat ja ne osakkeenomistajat, joiden omistukset liputussäännökset huomioon ottaen tulisi laskea yhteen, otetaan huomioon.

Nimitystoimikunnan koollekutsujana toimii hallituksen puheenjohtaja ja toimikunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan.

Hallitus ehdottaa lisäksi varsinaiselle yhtiökokoukselle, että osakkeenomistajien nimitystoimikunnalle maksetaan toimikaudelta, joka päättyy vuoden 2024 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä, seuraavat palkkiot:

• nimitystoimikunnan puheenjohtajan kokouspalkkio 1 000 euroa kokoukselta
• nimitystoimikunnan jäsenten (mukaan lukien hallituksen puheenjohtaja) kokouspalkkio 400 euroa kokoukselta.

Nimitystoimikunnan tulee antaa ehdotuksensa yhtiön hallitukselle viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän helmikuun 1. päivänä.

Lisäksi hallitus ehdottaa, että yhtiökokous vahvistaa osakkeenomistajien nimitystoimikunnan työjärjestyksen, joka julkaistaan 27.3.2023 alkavalla viikolla Yhtiön internetsivuilla https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023.

19. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään Yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla hankittavien omien osakkeiden määrä on yhteensä enintään 3 500 000 kappaletta, mikä vastaa noin 9,8 prosenttia kaikista Yhtiön osakkeista. Yhtiö ei kuitenkaan voi yhdessä tytäryhteisöjensä kanssa omistaa millään hetkellä enempää kuin 10 prosenttia kaikista Yhtiön osakkeista.

Omia osakkeita voidaan hankkia vain Yhtiön vapaalla omalla pääomalla osakkeiden hankintapäivänä julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai muuhun markkinaehtoiseen hintaan.

Hallitus päättää muista omien osakkeiden hankkimiseen liittyvistä seikoista ja hankinnassa voidaan käyttää muun ohessa johdannaisia. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankinta).

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen alkuun asti, kuitenkin enintään 30.6.2024 saakka.

20. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden määrä on yhteensä enintään 3 500 000 kappaletta, mikä vastaa noin 9,8 prosenttia kaikista Yhtiön osakkeista. Valtuutuksen nojalla annettavat osakkeet voivat olla Yhtiön uusia tai Yhtiön hallussa olevia omia osakkeita.

Hallitus päättää muista osakkeiden ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamiseen liittyvistä ehdoista. Osakeanti ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antaminen voi tapahtua osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen (suunnattu anti).

Tämä valtuutus kumoaa kaikki aiemmat yhtiökokouksen antamat valtuutukset päättää osakeannista ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaisen yhtiökokouksen alkuun asti, kuitenkin enintään 30.6.2024 saakka.

Valtuutusta voidaan käyttää muun muassa yrityskauppojen tai muiden yritysjärjestelyjen rahoittamiseksi ja toteuttamiseksi, sitouttamiseen, kannustinjärjestelmissä, pääomarakenteen kehittämiseksi, omistuspohjan laajentamiseksi, ja muihin Yhtiön hallituksen päättämiin tarkoituksiin.

21. Kokouksen päättäminen

B. YHTIÖKOKOUSASIAKIRJAT

Yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Sitowise Group Oyj:n internetsivuilla osoitteessa https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023. Sitowise Group Oyj:n vuosikertomus ja yritysvastuuraportti, joka sisältää Yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, sekä palkitsemisraportti ja päivitetty palkitsemispolitiikka ovat saatavilla mainituilla Yhtiön internetsivuilla 27.3.2023 alkavan viikon aikana. Päätösehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa.

Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 9.5.2023.

C. OHJEITA KOKOUKSEEN OSALLISTUJILLE

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 13.4.2023 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka omistamat Yhtiön osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon.

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa 16.3.2023. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 20.4.2023 klo 10.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

1. Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023. Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella;
2. sähköpostitse toimittamalla Yhtiön verkkosivuilla https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023 saatavilla oleva ilmoittautumislomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle osoitteeseen agm@innovatics.fi;
3. Puhelimitse numeroon 010 2818 909 (arkisin klo 9.00–12.00 ja klo 13.00–16.00) sellaisten osakkeenomistajien osalta, jotka eivät halua käyttää äänioikeuttaan ennakkoon.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, syntymäaika tai y-tunnus ja yhteystiedot, sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen syntymäaika. Osakkeenomistajien Sitowise Group Oyj:lle ja sen yhteistyökumppaneille luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Lisätietoja ilmoittautumiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 13.4.2023. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 20.4.2023 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista sekä ilmoittautumista ja osallistumista yhtiökokoukseen sekä ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä.

Lisätietoa asiasta on saatavilla myös Yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun ja ennakkoäänestykseen henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi valtuudet -palvelua.

Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti sähköpostitse Innovatics Oy:lle osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

4. Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistaja, jonka omistamat Yhtiön osakkeet on kirjattu hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, voi äänestää ennakkoon 16.3.2023 klo 10.00 – 20.4.2023 klo 10.00 välisenä aikana:

1. Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023. Sähköisessä ennakkoon äänestämisessä vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella;
2. sähköpostitse toimittamalla Yhtiön verkkosivuilla https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023 saatavilla oleva ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle osoitteeseen agm@innovatics.fi.

Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä. Äänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta kokouksen aikana tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla Yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023.

5. Muut tiedot

Kokouskielenä on suomi. Osakkeenomistajien on mahdollista seurata varsinaista yhtiökokousta verkkolähetyksen välityksellä. Ohjeet verkkolähetyksen seuraamiseen ovat saatavilla Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa https://www.sitowise.com/fi/sijoittajille/hallinnointi/yhtiokokous/varsinainen-yhtiokokous-2023. Verkkolähetyksen välityksellä tapahtuvaa varsinaisen yhtiökokouksen seuraamista ei pidetä varsinaiseen yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 18.4.2023 asti myös sähköpostitse osoitteeseen agm@sitowise.com. Yhtiön johto vastaa tällaisiin etukäteen kirjallisesti esitettyihin kysymyksiin yhtiökokouksessa. Osakkeenomistajan on kysymyksen esittämisen yhteydessä esitettävä riittävä selvitys osakeomistuksestaan.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Kokouspaikalla on kahvitarjoilu ennen kokouksen alkamista.

Sitowise Group Oyj:llä on tämän kokouskutsun päivänä yhteensä 35 665 927 osaketta, jotka edustavat yhtä monta ääntä. Yhtiön hallussa on tämän kutsun päivämääränä yhteensä 119 399omaa osaketta, joilla ei voi käyttää äänivaltaa varsinaisessa yhtiökokouksessa.

Espoossa, 15.3.2023

Sitowise Group Oyj

Hallitus

Jakelu:

Nasdaq Helsinki Oy
Keskeiset mediat
www.sitowise.com

Tietoa Sitowisestä

Sitowise on pohjoismainen rakennetun ympäristön asiantuntija- ja digitalo. Suunnittelu- ja konsultointiosaamisemme mahdollistaa vastuullisemman ja älykkäämmän kaupunkikehityksen ja sujuvamman liikkumisen. Sitowise tarjoaa palveluita Suomessa ja Ruotsissa liittyen kiinteistöihin ja rakennuksiin, infrastruktuuriin ja digitaalisiin ratkaisuihin. Globaalit megatrendit tuovat mukanaan valtavia muutoksia, jotka vaativat rakennetun ympäristön älykkyyden uudelleenmäärittelemistä – tähän viittaa visiomme Redefining Smartness in Cities. Konsernin vuoden 2022 liikevaihto oli 204 miljoonaa euroa ja yhtiö työllistää yli 2 200 asiantuntijaa. Sitowise Group Oyj on listattu Nasdaq Helsingin pörssilistalla kaupankäyntitunnuksella SITOWS.