Kutsu Solteq Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen 2023

Pörssitiedote
Yhtiökokouskutsu
7.3.2023 kello 09.00

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään keskiviikkona 29.3.2023 kello 10.00. Varsinainen yhtiökokous järjestetään Clarion Hotel Aviapoliksessa osoitteessa Karhumäentie 5, 01530 Vantaa. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen kokouspaikalla aloitetaan kello 9.30.

Kokous pidetään osakeyhtiölain 5 luvun 16 §:n 2 momentin mukaisena hybridikokouksena. Vaihtoehtona kokouspaikalla yhtiökokoukseen osallistumiselle osakkeenomistajat voivat käyttää oikeuksiaan kokouksen aikana täysimääräisesti myös etäyhteyden välityksellä. Ohjeet etäosallistumiseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.

Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat 

Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen


3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen 

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen 

6. Vuoden 2022 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

Toimitusjohtajan katsauksen esittäminen.

Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla www.solteq.com/yhtiokokous2023.

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen

8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että tilikauden 2022 vahvistettavan taseen perusteella ei jaeta osinkoa.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1.-31.12.2022

10. Neuvoa-antava päätös toimielinten palkitsemisraportin hyväksymisestä

Yhtiön varsinaisessa yhtiökokouksessa 10.6.2020 vahvistetun palkitsemispolitiikan mukainen toimielinten palkitsemisraportti vuodelta 2022 on tämän kokouskutsun liitteenä ja saatavilla Solteq Oyj:n internetsivuilta (www.solteq.com/yhtiokokous2023).

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle toimielinten palkitsemisraportin hyväksymistä. Varsinaisen yhtiökokouksen päätös palkitsemisraportin hyväksymisestä on neuvoa-antava.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa esitetyn toimielinten palkitsemisraportin hyväksymisestä.

11. Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan perustaminen ja työjärjestyksen vahvistaminen

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä ovat ehdottaneet varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiölle perustetaan osakkeenomistajien nimitystoimikunta ja sille vahvistetaan työjärjestys.

Edellä mainitut osakkeenomistajat ovat ehdottaneet, että osakkeenomistajien nimitystoimikunnan päätehtävänä on valmistella hallituksen jäsenten lukumäärään, valintaan ja palkitsemiseen liittyvät ehdotukset varsinaiselle yhtiökokoukselle sekä tarvittaessa ylimääräiselle yhtiökokoukselle. Ehdotuksen mukaan osakkeenomistajien nimitystoimikunta perustetaan toistaiseksi, kunnes yhtiökokous toisin päättää. Osakkeenomistajien nimitystoimikunta koostuu korkeintaan neljästä (4) jäsenestä, jotka edustavat yhtiön neljää (4) suurinta osakkeenomistajaa, joiden osuus yhtiön kaikkien osakkeiden tuottamista äänistä on suurin varsinaista yhtiökokousta edeltävän vuoden 31. elokuuta. Nimitystoimikunnan niin päättäessä Yhtiön hallituksen puheenjohtaja voidaan kutsua asiantuntijajäseneksi nimitystoimikuntaan ilman jäsenyyttä ja äänioikeutta sekä ilman vaikutusta nimitystoimikunnan päätösvaltaisuuteen. Nimitystoimikunta valitsee puheenjohtajan keskuudestaan. Nimitystoimikunnan jäsenten toimikausi päättyy vuosittain seuraavan osakkeenomistajien nimitystoimikunnan nimitykseen.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan kokoonpanon määräytyminen, tehtävät ja toiminta määritetään tarkemmin osakkeenomistajien nimitystoimikunnan työjärjestyksessä. Ehdotus työjärjestykseksi on saatavilla yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023.

12. Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen 

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä ehdottavat varsinaiselle yhtiökokoukselle, että valittaville hallituksen jäsenille maksettavat palkkiot toimikaudelta, joka päättyy vuoden 2024 varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä säilyvät ennallaan ja ovat:

Hallituksen puheenjohtajalle maksetaan palkkiona 5 000 euroa kuukaudessa ja hallituksen jäsenille 2 500 euroa kuukaudessa. Lisäksi kokousten puheenjohtajalle ja muille jäsenille maksetaan 500 euron kokouspalkkio hallituksen kokoukselta ja hallituksen valiokunnan kokoukselta. Edellä mainittujen palkkioiden lisäksi ehdotetaan, että tavanomaiset ja kohtuulliset hallitustyöskentelystä aiheutuvat kustannukset korvataan hallituksen jäsenille laskua vastaan.

13. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä ehdottavat varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön hallitukseen valitaan 6 jäsentä.

14. Hallituksen jäsenten valitseminen 

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä ehdottavat varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön hallitukseen valitaan vuoden 2024 varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen saakka ulottuvalle toimikaudelle uudelleen nykyiset hallituksen jäsenet Markku Pietilä, Panu Porkka, Anni Sarvaranta, Katarina Segerståhl ja Mika Sutinen sekä uutena hallituksen jäsenenä Esko Mertsalmi. Ehdotettu uusi hallituksen jäsen on riippumaton yhtiöstä ja sen merkittävistä osakkeenomistajista.

Kaikilta hallitukseen esitettäviltä henkilöiltä on saatu suostumus tehtävään.

Lisätietoja hallitukseen esitettävästä uudesta jäsenestä on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023.

15. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen 

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajalle maksetaan palkkio tilintarkastajan kohtuullisen, yhtiön hyväksymän laskun mukaan.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

16. Tilintarkastajan valitseminen 

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön tilintarkastajaksi valitaan yksi tilintarkastusyhteisö ja että tilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab. KPMG Oy Ab on ilmoittanut, että päävastuullisena tilintarkastajana toimisi KHT Petri Sammalisto.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

17. Yhtiöjärjestyksen 11 § muuttaminen

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous päättäisi yhtiöjärjestyksen 11 § muuttamisesta siten, että yhtiökokous voitaisiin järjestää ilman fyysistä kokouspaikkaa etäkokouksena.

Ehdotuksen mukaan yhtiöjärjestyksen 11 § ”Kokouskutsu” otsikko muutettaisiin 11 § ”Kokouskutsu, kokouspaikka ja osallistumistapa” sekä kohtaan lisättäisiin uusi kappale, joka kuuluisi kokonaisuudessaan seuraavasti, 11 §:n pysyessä muutoin ennallaan:

Hallitus voi päättää, että yhtiökokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten, että osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa kokouksen aikana täysimääräisesti ja ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla (etäkokous).

Ehdotus uudeksi yhtiöjärjestykseksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.solteq.com/yhtiökokous2023.

18. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että varsinainen yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään maksullisesta tai maksuttomasta osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakeyhtiölain 10 luvun 1 § mukaisten erityisten oikeuksien antamisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden tai oikeuksien lukumäärä voi olla yhteensä enintään 2 000 000 kappaletta. Valtuutus koskee sekä uusien osakkeiden ja oikeuksien antamista että yhtiön omien osakkeiden luovuttamista. Uudet osakkeet ja oikeudet voidaan antaa ja yhtiöllä olevat omat osakkeet luovuttaa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen suunnatulla osakeannilla, jos siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy, kuten yhtiön pääomarakenteen kehittäminen, yrityskauppojen tai muiden yhtiön liiketoiminnan kehittämiseen liittyvien järjestelyiden toteuttaminen. Valtuutusta ei voida käyttää yhtiön kannustinjärjestelmien toteuttamiseen. Valtuutuksen ehdotetaan sisältävän hallitukselle oikeuden päättää kaikista muista osakeanteihin ja erityisten oikeuksien antamiseen liittyvistä ehdoista mukaan lukien merkintähinnasta ja merkintähinnan maksamisesta paitsi rahalla myös kokonaan tai osittain muulla omaisuudella (apporttiomaisuus) tai käyttämällä merkitsijällä olevaa saatavaa merkintähinnan kuittaamiseen ja merkitsemisestä yhtiön taseeseen.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.4.2024 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 2022 tekemän vastaavan päätöksen.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

19. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta osana yhtiön kannustinjärjestelmien toteuttamista

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että varsinainen yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään maksullisesta tai maksuttomasta osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakeyhtiölain 10 luvun 1 § mukaisten erityisten oikeuksien antamisesta osana yhtiön kannustinjärjestelmien toteuttamista seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden tai oikeuksien lukumäärä voi olla yhteensä enintään 1 000 000 kappaletta. Valtuutus koskee sekä uusien osakkeiden ja oikeuksien antamista että yhtiön omien osakkeiden luovuttamista. Uudet osakkeet ja oikeudet voidaan antaa ja yhtiöllä olevat omat osakkeet luovuttaa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen suunnatulla osakeannilla osana yhtiön kannustinjärjestelmien toteuttamista, jolloin siihen on yhtiön kannalta painava taloudellinen syy. Tällaisten kannustinjärjestelmien tarkoituksena tulee olla sitouttaa yhtiön avainhenkilöitä 3 - 5 vuoden ajanjaksolla. Lisäksi tarkoituksena on, että nyt annettavan valtuutuksen enimmäismäärä kattaa avainhenkilöiden kannustinohjelman vähintään 3 vuoden ajalta. Valtuutuksen ehdotetaan sisältävän hallitukselle oikeuden päättää kaikista muista osakeanteihin ja erityisten oikeuksien antamiseen liittyvistä ehdoista mukaan lukien merkintähinnasta ja merkintähinnan maksamisesta paitsi rahalla tai käyttämällä merkitsijällä olevaa saatavaa merkintähinnan kuittaamiseen ja merkitsemisestä yhtiön taseeseen.

Valtuutus on voimassa 30.4.2026 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 2022 tekemän vastaavan päätöksen.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

20. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla hankittavien omien osakkeiden lukumäärä voi olla enintään 500 000 kappaletta. Hankkiminen voi tapahtua yhdessä tai useammassa erässä. Omia osakkeita voidaan hankkia vain yhtiön vapaalla omalla pääomalla.

Omia osakkeita voidaan hankkia muutoin kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankkiminen). Osakkeiden hankintahinta on vähintään yhtiön osakkeesta hankintahetkellä säännellyllä markkinalla tapahtuvassa kaupankäynnissä maksettu alin hinta ja enintään hankintahetkellä säännellyllä markkinalla tapahtuvassa kaupankäynnissä maksettu korkein hinta.

Yhtiön omia osakkeita voidaan hankkia käytettäväksi yhtiön pääomarakenteen kehittämiseen, yrityskauppojen tai muiden yhtiön liiketoiminnan kehittämiseen liittyvien järjestelyiden toteuttamiseen tai osana yhtiön kannustinjärjestelmien toteuttamista.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.4.2024 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 2022 tekemän vastaavan päätöksen.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

21. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden pantiksi ottamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiökokous valtuuttaisi hallituksen päättämään yhtiön omien osakkeiden pantiksi ottamisesta seuraavasti:

Hallitus voi päättää omien osakkeiden pantiksi ottamisesta (suunnatusti) yrityskauppojen tai muiden yhtiön liiketoiminnan järjestelyiden toteuttamisen yhteydessä. Pantiksi ottaminen voi tapahtua yhdessä tai useammassa erässä.

Pantiksi otettavien osakkeiden lukumäärä voi olla yhteensä enintään 2 000 000 kappaletta.

Hallitus päättää muut ehdot pantiksi ottamiseen liittyen.

Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.4.2024 asti. Tämä valtuutus kumoaa varsinaisen yhtiökokouksen 2022 tekemän vastaavan päätöksen.

Solteq Oyj:n osakkeenomistajat, jotka edustavat yli 40 % yhtiön osake- ja äänimäärästä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen esitystä.

22. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat 

Edellä mainitut varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Solteq Oyj:n internetsivuilla (www.solteq.com/yhtiokokous2023). Palkitsemisraportti on myös tämän kokouskutsun liitteenä. Solteq Oyj:n 7.3.2023 julkaistu vuosikatsaus, tilinpäätös, konsernitilinpäätös, hallituksen toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla Solteq Oyj:n internetsivuilla. Jäljennökset edellä mainituista asiakirjoista sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajille.

Varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja on saatavilla edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 12.4.2023.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille 

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja 

Oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on täsmäytyspäivänä 17.3.2023 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen alkaa 8.3.2023 kello 12.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 23.3.2023 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Varsinaiseen yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023. Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.;

b) sähköpostin tai postin kautta. Postitse tai sähköpostitse ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee toimittaa yhtiön verkkosivuilla www.solteq.com/yhtiokokous2023 saatavilla oleva ilmoittautumislomake ja ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Solteq Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika tai y-tunnus, yhteystiedot, mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen syntymäaika sekä tieto siitä, osallistuuko osakkeenomistaja tai hänen asiamiehensä yhtiökokoukseen kokouspaikalla vai etäyhteyden välityksellä. Osakkeenomistajien Solteq Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain varsinaisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Lisätietoja ilmoittautumiseen ja ennakkoäänestämiseen liittyen on saatavissa puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana Innovatics Oy:n puhelinnumerosta 010 2818 909 arkisin kello 9.00–12.00 ja kello 13.00–16.00.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 17.3.2023. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 24.3.2023, klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista sekä ilmoittautumista ja osallistumista varsinaiseen yhtiökokoukseen ja ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä. Lisätietoa asiasta on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun ja ennakkoäänestykseen henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa varsinaisessa yhtiökokouksessa. Edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi valtuudet -palvelua.

Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla www.solteq.com/yhtiokokous2023. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu varsinaiseen yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Solteq Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

4. Etäosallistuminen kokoukseen

Osakkeenomistaja, jolla on oikeus osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, voi osallistua kokoukseen ja käyttää oikeuksiaan kokouksen aikana täysimääräisesti paitsi osallistumalla yhtiökokoukseen kokouspaikalla myös etäyhteyden välityksellä.

Varsinaiseen yhtiökokoukseen kokouspaikalla osallistuvaksi ilmoittautunut osakkeenomistaja tai asiamies voi vaihtaa osallistumisensa etäosallistumiseksi. Tästä ei tarvitse ilmoittaa yhtiölle erikseen. Etäosallistuminen tapahtuu yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä annettuun puhelinnumeroon ja/tai sähköpostiosoitteeseen lähetetyn etäosallistumislinkin kautta.

Etäyhteys varsinaiseen yhtiökokoukseen toteutetaan Inderes Oyj:n virtuaalisen yhtiökokouspalvelun kautta Videosync-alustalla, joka sisältää video- ja ääniyhteyden yhtiökokoukseen. Etäyhteyden käyttäminen ei vaadi maksullisia ohjelmistoja tai latauksia. Osallistuminen vaatii internetyhteyden lisäksi tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin, jossa on äänentoistoa varten kaiuttimet tai kuulokkeet sekä mikrofoni suullisten kysymysten tai puheenvuorojen esittämiseen. Osallistumiseen suositellaan käytettäväksi jotakin seuraavista selaimista: Chrome, Firefox, Edge, Safari tai Opera -selainta. Kokousjärjestelmään on suositeltavaa kirjautua jo hyvissä ajoin ennen kokouksen alkamisajankohtaa.

Osallistumislinkki ja salasana etäosallistumiseksi lähetetään sähköpostilla ja/tai tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen ja/tai matkapuhelinnumeroon kaikille varsinaiseen yhtiökokoukseen ilmoittautuneille viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävänä päivänä. Näin ollen myös ennakkoon äänestäneet ja fyysisesti varsinaiseen yhtiökokoukseen ilmoittautuneet osakkeenomistajat voivat halutessaan osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen etänä tietoliikenneyhteyden avulla. Ennakkoon äänestäneiden antamat äänet huomioidaan varsinaisen yhtiökokouksen päätöksenteossa riippumatta siitä, osallistuvatko he yhtiökokoukseen etäyhteydellä vai eivät. Etäyhteydellä osallistuvilla on mahdollisuus halutessaan muuttaa antamiaan ennakkoääniä kokouksen aikana mahdollisen äänestyksen tapahtuessa.

Tarkemmat tiedot yhtiökokouspalvelusta, lisäohjeet, palveluntarjoajan yhteystiedot ja ohjeet mahdollisten häiriötilanteiden varalle löytyvät osoitteesta: https://videosync.notion.site/Ohjeita-et-n-osallistuville-osakeomistajille-Inderes-Yhti-kokousratkaisut-ae488811332e49c2b4c990ab62148d53. Linkki tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin ja verkkoyhteyden yhteensopivuuden testaamiseen löytyvät osoitteesta https://flik.videosync.fi/katsoja-testi. On suositeltavaa, että tarkempiin osallistumisohjeisiin tutustutaan ennen yhtiökokouksen alkamista.

5. Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistaja, jonka omistamat yhtiön osakkeet on kirjattu hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, voi äänestää ennakkoon 8.3.2023 kello 12.00 – 23.3.2023 kello 16.00 välisenä aikana varsinaisen yhtiökokouksen asiakohtien 7-21 osalta.

a) yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023.  Palveluun kirjautuminen tapahtuu vastaavasti kuin ilmoittautumisen osalta edellä tämän kutsun kohdassa C.1.

b) Postitse tai sähköpostin kautta toimittamalla yhtiön internetsivuilla saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / Solteq Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi. Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä. Äänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi varsinaiseen yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenee edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu varsinaiseen yhtiökokoukseen kokouspaikalla tai etäyhteyden välityksellä.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa www.solteq.com/yhtiokokous2023.

6. Muut ohjeet/tiedot

Kokouskielenä on suomi.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Osakkeenomistuksessa varsinaisen yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Solteq Oyj:llä on varsinaisen yhtiökokouksen kokouskutsupäivänä yhteensä 19 396 501 osaketta, jotka edustavat samaa määrää ääniä.

Vantaalla, 7. maaliskuuta 2023

SOLTEQ OYJ

HALLITUS

Lisätiedot:

Aarne Aktan, toimitusjohtaja,
Puhelin: +358 40 342 4440
Sähköposti: aarne.aktan@solteq.com

Liite:

Palkitsemisraportti 2022

Jakelu:

Nasdaq Helsinki
Keskeiset tiedotusvälineet
www.solteq.com

Solteq lyhyesti

Solteq tarjoaa ohjelmistoratkaisuja ja asiantuntijapalveluita energiasektorille ja kaupan alalle sekä sähköisen kaupankäynnin tarpeisiin. Yhtiö toimii yli 650 IT-alan ammattilaisen voimin Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Puolassa sekä Iso-Britanniassa.