Vastuu ohjelmistolisensseistä jaettu väärin suomalaisyrityksissä

Tuoreen kyselytutkimuksen mukaan vain joka kymmenennessä organisaatiossa oikea henkilö vastaa ohjelmistolisenssien lakisääteisestä ylläpidosta. Enemmistö it-päättäjistä kertoo, että vastuu on it:llä, vaikka lain mukaan sen kantaa viime kädessä toimitusjohtaja. Liiketoimintajohdon kannattaisi kiinnostua pian yrityksensä lisenssitilanteesta, jotta sekä rikkomuksilta että ylimääräisiin lisensseihin tuhlaamiselta vältyttäisiin.

PC-Ware Finland Oy:n teettämään kyselytutkimukseen vastasi lokakuussa 360 ylimmän johdon, it-johdon sekä talousjohdon edustajaa yli 100 hengen organisaatioista.

- Peräti 90 prosenttia yrityksistä on jakanut vastuun väärille henkilöille, it-hallinnolle tai talousjohdolle. Myös vastuu mahdollisista rikkomuksista kuuluu toimitusjohtajalle, joten liiketoimintajohdon kannattaisi olla tilanteesta nykyistä paremmin selvillä, sanoo PC-Ware Finlandin toimitusjohtaja Peter Lindholm.

Lisenssirikkomuksia valvovan BSA:n toiminnanjohtaja Erkko Skantz uskoo, että tilanne johtuu liiketoimintajohdon toisinaan liiankin suuresta luottamuksesta omaan it-johtoon ja hallintoon.

- On ymmärrettävää, että liiketoimintajohto keskittyy muihin aiheisiin ja uskoo it:n hoitavan omaan tonttinsa. Ylimmän johdon olisi silti syytä vaatia it:ltä säännöllistä kartoitusta. Lisenssitilanne elää jatkuvasti, joten ei riitä, että kanta tarkistetaan kerran vuodessa. Yrityksen täytyy olla selvillä lisenssien määrästä ja laillisuudesta jatkuvasti, painottaa Skantz.

Joka viidennessä yrityksessä liikaa lisenssejä

Kyselytutkimuksessa 70 prosenttia vastaajista arvio, että yrityksen lisenssitilanne on ihanteellinen ohjelmistojen ja käyttäjien määrään suhteutettuna. Vain viisi prosenttia tunnustaa, että oman yrityksen hallussa ei ole tällä hetkellä tarvittavia lisenssejä.

- Mielenkiintoista on, että joka viides it-päättäjä arvioi, että yrityksellä on liikaa lisenssejä. Se on siis piratismia yleisempi ongelma - tai ainakin ylilisensointi myönnetään rikkomuksia auliimmin, pohtii Lindholm.

BSA:n Erkko Skantz korostaa, että lisenssien seurannassa prosessien pitää olla automatisoituja, jotta lisenssirikkomukset vältetään. Lisenssien hallinnalla voidaan saada aikaan myös merkittäviä säästöjä.

- Nythän kyselyn mukaan 20 prosenttia yrityksistä maksaa täysin turhasta. Seuranta olisi tärkeää myös budjetoinnin kannalta, jotta voitaisiin suunnitella tulevan vuoden hankintoja paremmin, Skantz sanoo.