Asiakirjan tekstin asetteluun uusia ohjeita
Asiakirjan tekstin asettelua käsittelevä SFS-standardi 2487 on uusittu. Standardisointilautakunta on maaliskuussa vahvistanut jo kahdeksannen painoksen tästä suositusta standardista. Standardin nimi on nyt ”Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot”. Standardin ensimmäinen painos julkaistiin vuonna 1972 nimellä ”Järjestelmällinen konekirjoitus”.
Uutta standardissa on, että otsikko aloitetaan isolla kirjaimella ja kirjoitetaan muuten pienaakkosin. Tunnistetiedot suositellaan kirjoitettavaksi myös samalla tavalla. Tämä helpottaa ja nopeuttaa lukemista ja tietojen hahmottamista. Otsikkoa voidaan korostaa lihavoinnilla tai 1-2 pistettä asiasisältöä suuremmalla kirjainkoolla
Standardi suosittelee, että organisaation logo sijoitettaisiin asiakirjan vasempaan yläkulmaan. Mikäli logo sijoitetaan oikeaan yläkulmaan tai keskelle, suositellaan ylätunnistetietojen sijoittamista logon alapuolelle. Tällöin niiden asettelu säilyy, mutta ne siirtyvät vain alaspäin asiakirjassa.
Standardissa on käytetty kuvia tekstin havainnollistamiseksi. Siinä on esimerkit suppeista ylätunnistetiedoista ja laajoista ylätunnistetiedoista. Standardiin on lisätty ohjeistusta mm. otsikoinnista, allekirjoituksesta sekä liitteiden, jakelun ja tiedoksi saattamisen merkitsemisestä.
Standardin liitteenä on asiakirjan pinnanjakoa havainnollistava kaavio, vakioasiakirjan asettelumalli sekä neljä esimerkkiä standardin soveltamisesta (kokouskutsu, pöytäkirja, tarjous ja tilaus).
Standardin on laatinut SFS:n asiakirjaviestintäkomitean työryhmä. Siihen ovat kuuluneet Eija Inglis Heliasta, asiakirjastandardin asiantuntija Pirkko-Pia Erviä, Kirsi Karesalmi Edita Prima Oy:stä, Taina Karhu Efekosta, Mari Kervinen valtiovarainministeriöstä, Sinikka Martinez Helsingin kaupungilta, kouluttaja Mirja Reijonen ja Merja Sjöblom Tiekestä. Työryhmän sihteerinä on toiminut Katja Hietaniemi SFS:stä.
Standardissa on 21 sivua. Sitä myy Standardisoimisliiton asiakaspalvelu, puh. (09) 149 9331 (vaihde), sähköposti sales@sfs.fi, www-sivut www.sfs.fi/tilaus/ Standardi on saatavissa sekä perinteisenä paperijulkaisuna että sähköisessä muodossa pdf-tiedostona.
Lisätiedot lehdistölle
Koulutuspäällikkö Taina Karhu
Efeko
Puh. (09) 771 2407
Kouluttaja Mirja Reijonen
Puh. (09) 328 1419
Verkkotoimittaja Mari Kervinen
Valtiovarainministeriö
Puh. (09) 1603 2540
Tietopalveluassistentti Katja Hietaniemi
Suomen Standardisoimisliitto SFS
Puh. (09) 1499 3436
