TietoEVRY Oyj:n yhtiökokouskutsu

TietoEVRY Oyj:n ("TietoEVRY" tai "Yhtiö") osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 24.3.2022 klo 16.00 (Suomen aikaa) TietoEVRY Oyj:n toimitiloissa osoitteessa Keilalahdentie 2–4, 02150 Espoo. Koronaviruspandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiökokous järjestetään ilman osakkeenomistajien tai heidän asiamiestensä läsnäoloa kokouspaikalla. Yhtiön osakkeenomistajat ja näiden asiamiehet voivat osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksia vain äänestämällä ennakkoon sekä tekemällä vastaehdotuksia ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon. Ohjeet osakkeenomistajille löytyvät tämän kutsun osasta C. ”Ohjeita yhtiökokoukseen osallistuville” sekä osoitteesta www.tietoevry.com/yhtiokokous.

Koronaviruspandemian leviämisen rajoittamiseksi Yhtiön hallitus on päättänyt järjestää yhtiökokouksen poikkeuksellisin kokousmenettelyin 8.5.2021 voimaan tulleen lain väliaikaisesta poikkeamisesta osakeyhtiölaista (375/2021) nojalla. Yhtiö on päättänyt ryhtyä väliaikaisen lain mahdollistamiin toimiin, jotta yhtiökokous voidaan pitää ennakoitavalla tavalla ja ennen kaikkea huomioiden osakkeenomistajien, Yhtiön henkilökunnan ja muiden sidosryhmien terveys ja turvallisuus, sekä jotta osakkeenomistajilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua.

Yhtiökokousta on mahdollista seurata videolähetyksenä, ja linkki videoyhteyteen on saatavilla verkkosivuilta www.tietoevry.com/yhtiokokous. Videolähetyksen seuraaminen ei tarkoita virallista osallistumista yhtiökokoukseen eikä videoyhteyden kautta ole mahdollista esittää kysymyksiä tai äänestää. Osakeyhtiölain mukaisen kyselyoikeuden käyttäminen ja muiden osakkeenomistajan oikeuksien käyttäminen on mahdollista vain ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla. Yhtiön toimitusjohtaja esittää katsauksensa yhtiökokouksen yhteydessä videolähetyksen välityksellä. Toimitusjohtajan katsaus ei ole osa juridista yhtiökokousaineistoa, mutta se on saatavilla yhtiökokouksen jälkeen verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous.

Yhtiökokouksen jälkeen järjestetään videoyhteyden välityksellä erillinen Q&A-tilaisuus, jossa osakkeenomistajat voivat esittää kysymyksiä Yhtiön johdolle. Osakkeenomistajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että Q&A-tilaisuus ei ole osa juridista yhtiökokousta eivätkä siinä esitettävät kysymykset ole osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1         Kokouksen avaaminen

2         Kokouksen järjestäytyminen

Yhtiökokouksen puheenjohtajana toimii asianajaja Seppo Kymäläinen. Mikäli Seppo Kymäläisellä ei painavan syyn vuoksi ole mahdollisuutta toimia puheenjohtajana, hallitus nimeää tehtävään parhaaksi katsomansa henkilön.

3         Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojan valitseminen

Pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana toimii lakiasiainjohtaja Jussi Tokola. Mikäli Jussi Tokola ei painavan syyn vuoksi voi toimia pöytäkirjantarkastajana ja ääntenlaskun valvojana, hallitus nimeää näihin tehtäviin parhaaksi katsomansa henkilön.

4         Kokouksen laillisuuden toteaminen

5         Läsnäolevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

Kokouksessa edustetuiksi osakkeenomistajiksi katsotaan ne osakkeenomistajat, jotka ovat äänestäneet ennakkoon ennakkoäänestysajan kuluessa ja joilla on osakeyhtiölain 5 luvun 6 ja 6 a §:n mukaan oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Ääniluettelo vahvistetaan Euroclear Finland Oy:n toimittamien tietojen perusteella.

6         Vuoden 2021 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoon, Yhtiön 2.3.2022 pörssitiedotteella sekä verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous julkistamat tilinpäätös, toimintakertomus sekä tilintarkastuskertomus katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle.

7         Tilinpäätöksen vahvistaminen

8         Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että 31.12.2021 päättyneeltä tilikaudelta vahvistettavan taseen perusteella jaetaan Yhtiön voitonjakokelpoisista varoista osinkoa yhteensä 1,40 euroa osakkeelta kahdessa erässä seuraavasti:

• Osingon ensimmäinen erä 0,70 euroa osakkeelta maksetaan osakkeenomistajille, jotka ovat osingonmaksun ensimmäisen erän täsmäytyspäivänä 28.3.2022 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään osakasluetteloon tai Euroclear Sweden AB:n tai Verdipapirsentralen ASA (VPS):n ylläpitämiin rekistereihin. Osingon ensimmäinen erä maksetaan 6.4.2022 alkaen Euroclear Finlandissa, Euroclear Swedenissä ja VPS:ssä sovellettavien menettelyjen mukaisesti.
• Osingon toinen erä 0,70 euroa osakkeelta maksetaan osakkeenomistajille, jotka ovat osingonmaksun toisen erän täsmäytyspäivänä 26.9.2022 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään osakasluetteloon tai Euroclear Sweden AB:n tai Verdipapirsentralen ASA (VPS):n ylläpitämiin rekistereihin. Osinko maksetaan 5.10.2022 alkaen Euroclear Finlandissa, Euroclear Swedenissä ja VPS:ssä sovellettavien menettelyjen mukaisesti.

Euroclear Sweden AB huolehtii osinkojen maksusta Euroclear Sweden AB:ssa rekisteröidyille osakkeille ja osingot maksetaan Ruotsin kruunuina. Nordea Bank Abp:n Norjan sivuliike huolehtii osinkojen maksusta VPS:ssä rekisteröidyille osakkeille ja osingot maksetaan Norjan kruunuina.

Hallituksen ehdottaman osingon määrä ylittää osakeyhtiölain 13 luvun 7 §:n mukaisen vähemmistöosingon.

9         Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

10     Palkitsemisraportin esittely ja hyväksyminen

Koska yhtiökokoukseen voi osallistua vain ennakkoon, Yhtiön 2.3.2022 pörssitiedotteella sekä verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous julkistama palkitsemisraportti katsotaan esitetyksi yhtiökokoukselle. Palkitsemisraportissa kuvataan Yhtiön palkitsemispolitiikan toteutumista ja esitetään tiedot Yhtiön toimielinten palkitsemisesta tilikaudella 2021. Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle palkitsemisraportin hyväksymistä. Yhtiökokouksen päätös palkitsemisraportin hyväksymisestä on neuvoa-antava.

11     Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa, että varsinaisen yhtiökokouksen valitsemien hallituksen jäsenten vuosipalkkioita korotettaisiin noin 3 %:lla. Ehdotuksen mukaan varsinaisen yhtiökokouksen valitsemien hallituksen jäsenten vuosipalkkiot olisivat seuraavat: puheenjohtaja 128 500 euroa (2021: 125 000 euroa), varapuheenjohtaja 72 000 euroa (2021: 70 000 euroa) ja hallituksen jäsen 54 500 euroa (2021: 53 000 euroa).

Vuosipalkkioiden lisäksi ehdotetaan, että hallituksen pysyvän komitean puheenjohtajalle maksetaan vuosipalkkiona 20 000 euroa ja pysyvän komitean jäsenelle 10 000 euroa. Lisäksi ehdotetaan, että yhtiökokouksen valitsemalle hallituksen jäsenelle maksetaan 800 euron kokouspalkkio jokaiselta hallituksen kokoukselta sekä hallituksen pysyvän tai tilapäisesti asetetun komitean kokoukselta. Henkilöstön valitsemille hallituksen varsinaisille jäsenille ehdotetaan vuosipalkkioksi 15 000 euroa.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan näkemyksen mukaan hallituksen jäsenten pitkäaikaisen osakeomistuksen lisääminen edelleen Yhtiössä edistää kaikkien osakkeenomistajien etua. Kunkin varsinaisen yhtiökokouksen valitseman hallituksen jäsenen odotetaan kerryttävän viiden vuoden ajanjaksolla Yhtiössä osakeomistuksen, joka ylittää jäsenen yhden vuosipalkkion euromäärän.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa näin ollen, että osa vuosipalkkiosta voidaan maksaa markkinoilta hankittavina Yhtiön osakkeina. Valittu hallituksen jäsen voi oman harkintansa mukaan valita palkkion seuraavista viidestä vaihtoehdosta:

1. ei käteispalkkiota, 100 % osakkeina
2. 25 % käteisenä, 75 % osakkeina
3. 50 % käteisenä, 50 % osakkeina
4. 75 % käteisenä, 25 % osakkeina
5. 100 % käteisenä, ei osakkeita.

Osakkeet hankitaan suoraan hallituksen jäsenten lukuun kahden viikon kuluttua Yhtiön osavuosikatsauksen 1.1.-31.3.2022 julkistuksesta. Jos palkkiota ei voida toimittaa edellä todettuna aikana sisäpiirisääntelyn tai muun perustellun syyn vuoksi, Yhtiö toimittaa osakkeet myöhemmin tai maksaa palkkion kokonaan rahana.

Henkilöstön valitsemille hallituksen varsinaisille jäsenille vuosipalkkio maksetaan käteisenä.

12     Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiökokouksen valitsemien hallituksen jäsenten lukumääräksi kahdeksan.

13     Hallituksen jäsenten ja puheenjohtajan valitseminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa nykyisten hallituksen jäsenten Timo Ahopellon, Tomas Franzénin, Liselotte Hägertz Engstamin, Harri-Pekka Kaukosen, Angela Mazza Teuferin, Katharina Mosheimin, Niko Pakalénin ja Endre Rangnesin valitsemista uudelle toimikaudelle. Leif Teksum on ilmoittanut, että hän ei ole käytettävissä uudelleenvalintaan.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa Tomas Franzénin uudelleenvalintaa hallituksen puheenjohtajaksi.

Jäsenten toimikausi jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun. Kaikki ehdotetut henkilöt ovat antaneet suostumuksensa valintaan.

Hallituksen jäsenten valintamenettelyn osalta osakkeenomistajien nimitystoimikunta suosittaa, että osakkeenomistajat ottavat yhtiökokouksessa kantaa ehdotukseen yhtenä kokonaisuutena. Tämä suositus perustuu vallitsevaan suomalaiseen markkinakäytäntöön ja siihen, että TietoEVRYssä on hyvän pohjoismaisen hallintomallin mukainen hallituksen ulkopuolinen osakkeenomistajien nimitystoimikunta. Nimitystoimikunnan tehtävänä on varmistaa, että hallituksen yksittäisten jäsenehdokkaiden pätevyyden lisäksi myös ehdotettavalla hallituksella kokonaisuutena on Yhtiön kannalta paras mahdollinen osaaminen ja kokemus ja että hallituksen kokoonpano täyttää myös muut hallinnointikoodin pörssiyhtiölle asettamat vaatimukset.

Edellä ehdotettujen henkilöiden lisäksi Yhtiön henkilöstö on valinnut kaksi varsinaista hallituksen jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet. Varsinaiset jäsenet ovat Robert Spinelli ja Ilpo Waljus ja heidän henkilökohtaiset varajäsenensä Sigve Sandvik Lærdal (Spinelli) ja Tommy Sander Aldrin (Waljus). Heidän toimikautensa jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun.

Ehdotettujen henkilötiedot ja osakeomistukset Yhtiössä ovat nähtävillä Yhtiön verkkosivuilla www.tietoevry.com/en/investor-relations/governance/board-of-directors. 

14     Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan suosituksen mukaisesti, että yhtiökokouksessa valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio tilintarkastajan laskun mukaan ja valiokunnan hyväksymien hankintaperiaatteiden mukaisesti.

15     Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan suosituksen mukaisesti, että tilikaudelle 2022 tilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö Deloitte Oy. Tilintarkastusyhteisö Deloitte Oy on ilmoittanut Yhtiölle, että Yhtiön tilintarkastuksesta päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Jukka Vattulainen.

Tarkastus- ja riskivaliokunnan suositus sisältyy hallituksen ehdotukseen, joka on nähtävillä Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.

16     Hallituksen valtuuttaminen päättämään Yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:

• Omia osakkeita voidaan hankkia enintään 11 800 000 kappaletta, mikä vastaa noin 10 % Yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Omia osakkeita voidaan hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.
• Omia osakkeita voidaan hankkia niille hankintapäivänä julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai markkinoilla muutoin muodostuvaan hintaan.
• Hallitus päättää, miten omien osakkeiden hankinta toteutetaan, ja niitä voidaan hankkia käyttäen muun ohella johdannaisia. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankkiminen).

Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät valtuutukset Yhtiön omien osakkeiden hankkimiseen. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 28.4.2023 saakka.

17     Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:

• Valtuutuksen perusteella voidaan antaa enintään 11 800 000 osaketta (mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella annettavat osakkeet), mikä vastaa noin 10 % Yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Tästä enimmäismäärästä voidaan kuitenkin antaa enintään 950 000 osaketta käytettäväksi Yhtiön osakepohjaisten kannustinjärjestelmien osana, mikä vastaa alle 1 %:a Yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä.
• Hallitus päättää osakeannin sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen nojalla voidaan antaa sekä uusia osakkeita että Yhtiön hallussa olevia omia osakkeita. Osakkeiden sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisessa voidaan poiketa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti).

Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät osakeantia sekä optio-oikeuksien ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamista koskevat valtuutukset. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 28.4.2023 saakka.

18     Yhtiöjärjestyksen muuttaminen

Yhtiö julkisti 19.1.2022 uudistetun brändinsä ja identiteettinsä, johon sisältyi Yhtiön uusi logo. Yhtiön toiminimen sekä uuden brändin yhdenmukaistamiseksi hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että yhtiöjärjestyksen 1 § muutetaan kuulumaan seuraavasti:

"1 § Yhtiön nimi ja kotipaikka

Yhtiön toiminimi on Tietoevry Oyj suomeksi, Tietoevry Abp ruotsiksi ja Tietoevry Corporation englanniksi.

Yhtiön kotipaikka on Espoo.”

19     Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, tämä kokouskutsu, palkitsemisraportti sekä vuoden 2021 tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous. Vuosikertomus, joka sisältää tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajalle. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä Yhtiön verkkosivuilla viimeistään 7.4.2022.

C. Ohjeita yhtiökokoukseen osallistujille

Koronaviruspandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiökokous järjestetään siten, että osakkeenomistaja tai tämän asiamies ei voi saapua kokouspaikalle. Osakkeenomistajat ja heidän asiamiehensä voivat osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä osakkeenomistajan oikeuksia vain äänestämällä ennakkoon sekä tekemällä vastaehdotuksia ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

1 Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 14.3.2022 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity Yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen vain äänestämällä ennakkoon sekä tekemällä vastaehdotuksia ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon alla olevien ohjeiden mukaisesti.

2 Ilmoittautuminen ja äänestäminen ennakkoon

Ilmoittautuminen ja ennakkoäänestys alkavat 8.3.2022 klo 10.00, kun määräaika äänestykseen otettavien vastaehdotusten toimittamiselle on päättynyt. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen äänestämällä ennakkoon, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 18.3.2022 klo 16.00, johon mennessä ilmoittautumisen ja äänten on oltava perillä.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, henkilötunnus tai y-tunnus, osoite ja puhelinnumero sekä mahdollisesta asiamiehestä pyydetyt tiedot, kuten nimi ja henkilötunnus. Osakkeenomistajien Euroclear Finland Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon yhtiökokouksen asialistalla olevista asiakohdista 8.3.2022 klo 10.00 – 18.3.2022 klo 16.00 seuraavilla tavoilla:

1         sähköisesti verkkosivujen www.tietoevry.com/yhtiokokous kautta. Henkilöomistajien osalta sähköinen ennakkoäänestäminen edellyttää suojattua vahvaa tunnistautumista ja osakkeenomistaja voi rekisteröityä ja äänestää kirjautumalla sisään omilla suomalaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella.

Yhteisöomistajien osalta ei edellytetä vahvaa sähköistä tunnistamista. Tällöin yhteisöomistajan on kuitenkin ilmoitettava arvo-osuustilinsä numero, sekä muut vaaditut tiedot. Mikäli yhteisöomistaja käyttää sähköistä Suomi.fi-valtuutta, ilmoittautuminen edellyttää valtuutetulta vahvaa sähköistä tunnistamista, joka toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

Sähköisen äänestyksen ehdot ja ohjeet ovat saatavilla verkkosivuilta www.tietoevry.com/yhtiokokous.

2         postitse tai sähköpostitse toimittamalla Yhtiön verkkosivuilla oleva ennakkoäänestyslomake Euroclear Finland Oy:lle täytettynä postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu.

Äänestyslomake on saatavilla Yhtiön verkkosivuilla 8.3.2022 klo 10.00 alkaen. Osakkeenomistajan edustajan tai asiamiehen on toimittaessaan äänestyslomake esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, mikäli siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot. Postitse tai sähköpostitse tapahtuvan äänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous. Lisätietoja annetaan tarvittaessa puhelimitse numerosta 040 716 5920 arkisin klo 9.00-12.00.

3 Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan myös asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan asiamiehen on äänestettävä ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu ennen ilmoittautumisajan päättymistä, johon mennessä valtakirjojen on oltava perillä.

Yhteisöomistaja voi käyttää Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa myös sähköistä Suomi.fi-valtuuttamispalvelua perinteisen valtakirjan sijaan. Tällöin yhteisö valtuuttaa nimeämänsä valtuutetun Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet käyttämällä valtuusasiaa ”Yhtiökokouksessa edustaminen”. Euroclear Finland Oy:n yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja suomi.fi/valtuudet –sivustolla.

4 Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon 14.3.2022. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään osakasluetteloon viimeistään 21.3.2022 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet rekisteröitymisestä TietoEVRY Oyj:n tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamisesta ja ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, merkittäväksi Yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään 21.3.2022 klo 10.00 mennessä. Lisäksi omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee huolehtia ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta hallintarekisteröityjä osakkeita koskevan ilmoittautumisajan kuluessa.

Lisätietoja yhtiökokouksesta on saatavilla verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous.

5 Euroclear Sweden AB:ssa rekisteröidyt osakkeet

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee olla rekisteröity Euroclear Sweden AB:n ylläpitämään omistajaluetteloon viimeistään 14.3.2022.

Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon, hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omiin nimiinsä Euroclear Sweden AB:n ylläpitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 14.3.2022 ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.

Myös osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään, on mahdollista osallistua kokoukseen vain ennakkoäänestyksen kautta sekä tekemällä vastaehdotuksia ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon.

Osakkeenomistajat, joilla on ruotsalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tietyistä yhtiökokouksen asialistalla olevista asiakohdista 8.3.–16.3.2022 joko postitse tai sähköpostitse.

• Osakkeenomistaja voi toimittaa Yhtiön verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen Euroclear Sweden AB:lle postitse osoitteeseen Euroclear Sweden AB, ”TietoEVRY Oyj AGM 2022”, Box 191, SE-101 21 Stockholm, Sweden tai sähköpostitse osoitteeseen GeneralMeetingService@euroclear.com.
• Äänestyslomake on saatavilla Yhtiön verkkosivuilla viimeistään 8.3.2022 klo 10.00 alkaen. Osakkeenomistajan edustajan tai asiamiehen on toimittaessaan äänestyslomake esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Euroclear Sweden AB:lle, äänten toimittaminen katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Postitse tai sähköpostitse tapahtuvan äänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.

6 Verdipapirsentralen ASA:ssa (VPS) rekisteröidyt osakkeet

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Verdipapirsentralen ASA:n (VPS) arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee:

1         Olla rekisteröity Verdipapirsentralen ASA (VPS):n ylläpitämään omistajaluetteloon viimeistään 14.3.2022.

Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon, hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omalle nimelleen Verdipapirsentralen ASA:n (VPS) ylläpitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää tilapäisen rekisteröintipyynnön Verdipapirsentralen ASA:lle (VPS). Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 14.3.2022 ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.

2         Ilmoittaa osallistumisestaan varsinaiseen yhtiökokoukseen Nordea Bank Abp:n Norjan sivuliikkeelle (Nordea Bank Abp, filial i Norge, Issuer Service) ja pyytää osakkeidensa tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään TietoEVRY Oyj:n osakasluetteloon. Tilapäistä rekisteröintiä koskeva pyyntö tulee toimittaa kirjallisesti Nordea Bank Abp:n Norjan sivuliikkeelle viimeistään 16.3.2022 kello 16.00 Norjan aikaa.

Nordea Bank Abp:n Norjan sivuliikkeen kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen.

Myös osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Verdipapirsentralen ASA:n (VPS) arvopaperijärjestelmään, on mahdollista osallistua kokoukseen vain ennakkoäänestyksen kautta sekä tekemällä vastaehdotuksia ja esittämällä kysymyksiä ennakkoon.

Lisätietoa osallistumisesta varsinaiseen yhtiökokoukseen on saatavilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.

7 Muut ohjeet

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa Yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava Yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen agm@tietoevry.com viimeistään 7.3.2022 klo 16.00, johon mennessä ehdotusten on oltava perillä. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä riittävä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja että osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan Yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon. Yhtiö julkaisee mahdolliset äänestykseen otettavat vastaehdotukset Yhtiön verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous viimeistään 8.3.2022 klo 10.00.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista sähköpostitse osoitteeseen agm@tietoevry.com tai postitse osoitteeseen TietoEVRY Oyj, Legal/AGM, PL 2, 02101 Espoo. Kysymykset pitää olla toimitettuna Yhtiölle 11.3.2022 mennessä. Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, Yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat nähtävänä Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous viimeistään 15.3.2022. Osakkeenomistajan tulee esittää riittävä selvitys osakeomistuksestaan kysymystä ja vastaehdotusta tehdessään.

Yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeisillä osakeomistuksen muutoksilla ei ole vaikutusta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen tai kokouksessa käytettävään äänioikeuteen.

Osakeyhtiölaissa ja arvopaperimarkkinalaissa säädetyt yhtiökokousta koskevat tiedot ovat saatavilla Yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.

TietoEVRY Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä 118 425 771 osaketta ja ääntä. Kokouskutsun päivänä Yhtiön hallussa on 152 587 omaa osaketta. Yhtiön hallussa olevilla omilla osakkeilla ei voi käyttää äänivaltaa yhtiökokouksessa.

Yhtiökokouksessa on sekä suomen- että englanninkielisiä puheenvuoroja, jotka tulkataan videoyhteydessä. Lisätietoja yhtiökokouksen seuraamisesta videoyhteyden välityksellä ja muista yhtiökokoukseen liittyvistä järjestelyistä on saatavilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.

2.3.2022

TietoEVRY Oyj

Hallitus

Lisätietoja:

Esa Hyttinen, apulaislakiasiainjohtaja, puh. 040 766 6196, etunimi.sukunimi (at) tietoevry.com

JAKELU

NASDAQ Helsinki

NASDAQ Stockholm

Oslo Børs

Keskeiset tiedotusvälineet

Tietoevry tukee yhteiskunnan kehitystä vastuullisen teknologian avulla. Olemme johtava teknologiayritys, jolla on pitkä historia Pohjoismaissa sekä globaalit kyvykkyydet. Arvojemme – avoimuus, luottamus ja monimuotoisuus – ohjaamana rakennamme asiakkaidemme kanssa digitaalista tulevaisuutta, jossa yritykset, yhteiskunnat ja ihmiskunta menestyvät.

24 000 pilviteknologiaan, dataan ja ohjelmistoihin erikoistunutta asiantuntijaamme ympäri maailmaa palvelevat tuhansia yksityisen ja julkisen sektorin asiakkaita yli 90 maassa. Tietoevryn vuotuinen liikevaihto on noin 3 miljardia euroa ja yhtiön osakkeet on listattu NASDAQissa Helsingissä ja Tukholmassa sekä Oslo Børsissä. www.tietoevry.fi

Avainsanat: