Tietoevry Oyj:n yhtiökokouskutsu

Tietoevry Oyj   PÖRSSITIEDOTE   15.2.2024 klo 15.00

Tietoevry Oyj:n ("Tietoevry" tai "yhtiö") osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään keskiviikkona 13.3.2024 klo 16.00 (Suomen aikaa) Tietoevry Oyj:n toimitiloissa osoitteessa Keilalahdentie 2-4, 02150 Espoo. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen kokouspaikalla aloitetaan klo 15.00 (Suomen aikaa).

Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.

Yhtiökokoukseen ilmoittautuneet osakkeenomistajat voivat seurata yhtiökokousta myös verkkolähetyksen välityksellä. Lisätietoja verkkolähetyksestä on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C. Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää, eikä verkkolähetyksen välityksellä tapahtuvaa kokouksen seuraamista pidetä osakeyhtiölain mukaisena yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.

Lisätietoja yhtiökokouksesta on saatavilla yhtiön verkkosivuilla tietoevry.com/yhtiokokous.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1    Kokouksen avaaminen

2    Kokouksen järjestäytyminen

3    Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4    Kokouksen laillisuuden toteaminen

5    Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6    Vuoden 2023 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

• Toimitusjohtajan katsaus
• Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat 15.2.2024 alkaen saatavilla yhtiön verkkosivuilla tietoevry.com/yhtiokokous.

7    Tilinpäätöksen vahvistaminen

8    Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonjaosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle, että 31.12.2023 päättyneeltä tilikaudelta vahvistettavan taseen perusteella jaetaan yhtiön voitonjakokelpoisista varoista osinkoa yhteensä 1,47 euroa osakkeelta kahdessa erässä seuraavasti:
 

• Osingon ensimmäinen erä 0,735 euroa osakkeelta maksettaisiin osakkeenomistajille, jotka ovat osingonmaksun ensimmäisen erän täsmäytyspäivänä 15.3.2024 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään osakasluetteloon tai Euroclear Sweden AB:n tai Euronext Securities Oslo/Verdipapirsentralen ASA:n (VPS) ylläpitämiin rekistereihin. Osingon ensimmäinen erä maksettaisiin 3.4.2024 alkaen Euroclear Finlandissa, Euroclear Swedenissä ja VPS:ssä sovellettavien menettelyjen mukaisesti.
   
• Osingon toinen erä 0,735 euroa osakkeelta maksettaisiin osakkeenomistajille, jotka ovat osingonmaksun toisen erän täsmäytyspäivänä 23.9.2024 rekisteröitynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään osakasluetteloon tai Euroclear Sweden AB:n tai Euronext Securities Oslo /Verdipapirsentralen ASA:n (VPS) ylläpitämiin rekistereihin. Osingon toinen erä maksettaisiin 3.10.2024 alkaen Euroclear Finlandissa, Euroclear Swedenissä ja VPS:ssä sovellettavien menettelyjen mukaisesti.

Euroclear Sweden AB huolehtii osinkojen maksusta Euroclear Sweden AB:ssä rekisteröidyille osakkeille ja osingot maksetaan Ruotsin kruunuina. Nordea Bank Abp:n Norjan sivuliike huolehtii osinkojen maksusta VPS:ssä rekisteröidyille osakkeille ja osingot maksetaan Norjan kruunuina.

9    Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

10  Palkitsemisraportin esittely ja hyväksyminen

Hallitus esittää yhtiön toimielinten palkitsemisraportin tilikaudelta 2023 ja ehdottaa yhtiökokoukselle sen hyväksymistä neuvoa-antavalla päätöksellä. Julkistettu palkitsemisraportti ja palkitsemispolitiikka ovat saatavilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.

11  Uuden palkitsemispolitiikan käsittely

Hallitus esittää uuden toimielinten palkitsemispolitiikan ja ehdottaa yhtiökokoukselle sen kannattamista neuvoa-antavalla päätöksellä. Uusi palkitsemispolitiikka on laadittu neljäksi vuodeksi eli sen on tarkoitus olla voimassa vuoden 2028 varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka. Palkitsemispolitiikka on saatavilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.

12  Hallituksen jäsenten palkkioista päättäminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa, että varsinaisen yhtiökokouksen valitsemille hallituksen jäsenille maksettaisiin vuosipalkkioita seuraavasti:
 

• puheenjohtaja 137 500 euroa (2023: 133 000 euroa, korotusehdotus ~3,4 %),
• varapuheenjohtaja 73 500 euroa (2023: 72 000 euroa, korotusehdotus ~2,1 %),
• hallituksen jäsen 55 600 euroa (2023: 54 500 euroa, korotusehdotus ~2,0 %).

Vuosipalkkioiden lisäksi ehdotetaan, että hallituksen pysyvän valiokunnan puheenjohtajalle maksetaan aiemman käytännön mukaisesti vuosipalkkiona 20 000 euroa ja pysyvän valiokunnan jäsenelle 10 000 euroa. Lisäksi ehdotetaan, että yhtiökokouksen valitsemalle hallituksen jäsenelle maksetaan aiemman käytännön mukaisesti 800 euron kokouspalkkio jokaiselta hallituksen kokoukselta sekä hallituksen pysyvän tai tilapäisesti asetetun valiokunnan kokoukselta. Henkilöstön valitsemille hallituksen varsinaisille jäsenille ehdotetaan vuosipalkkioksi 15 300 euroa (2023: 15 000 euroa, korotusehdotus 2,0 %) ja varajäsenille vuosipalkkioksi 7 650 euroa (2023: 7 500 euroa, korotusehdotus 2,0 %).

Osakkeenomistajien nimitystoimikunnan näkemyksen mukaan hallituksen jäsenten pitkäaikaisen osakeomistuksen lisääminen yhtiössä edistää kaikkien osakkeenomistajien etua. Kunkin varsinaisen yhtiökokouksen valitseman hallituksen jäsenen odotetaan kerryttävän viiden vuoden ajanjaksolla yhtiössä osakeomistuksen, joka ylittää jäsenen yhden vuosipalkkion euromäärän.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta näin ollen ehdottaa, että osa vuosipalkkiosta voidaan maksaa markkinoilta hankittavina yhtiön osakkeina. Yhtiökokouksen valitsema hallituksen jäsen voi oman harkintansa mukaan valita palkkion seuraavista viidestä vaihtoehdosta:
 

1. ei käteispalkkiota, 100 % osakkeina
2. 25 % käteisenä, 75 % osakkeina
3. 50 % käteisenä, 50 % osakkeina
4. 75 % käteisenä, 25 % osakkeina
5. 100 % käteisenä, ei osakkeita.

Osakkeet hankitaan suoraan hallituksen jäsenten lukuun kahden viikon kuluttua yhtiön osavuosikatsauksen 1.1.-31.3.2024 julkistuksesta. Jos palkkiota ei voida toimittaa edellä todettuna aikana sisäpiirisääntelyn tai muun perustellun syyn vuoksi, yhtiö toimittaa osakkeet myöhemmin tai maksaa palkkion kokonaan rahana. Henkilöstön valitsemille hallituksen jäsenille vuosipalkkiot maksetaan käteisenä.

13  Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa yhtiökokoukselle yhtiökokouksen valitsemien hallituksen jäsenten lukumääräksi yhdeksän.

14  Hallituksen jäsenten ja puheenjohtajan valitseminen

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa nykyisten hallituksen jäsenten Bertil Carlsénin, Elisabetta Castiglionin, Tomas Franzénin, Liselotte Hägertz Engstamin, Harri-Pekka Kaukosen, Katharina Mosheimin, Gustav Mossin, Endre Rangnesin ja Petter Söderströmin uudelleenvalintaa. Jäsenten toimikausi jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun. Kaikki ehdotetut henkilöt ovat antaneet suostumuksensa valintaan.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta ehdottaa Tomas Franzénin uudelleenvalintaa hallituksen puheenjohtajaksi.

Hallituksen ehdottamat uudelleenvalittavat jäsenet ovat riippumattomia yhtiöstä ja sen suurimmista osakkeenomistajista, pois lukien Petter Söderström, joka on riippumaton yhtiöstä mutta ei yhdestä sen suurimmista osakkeenomistajista, Solidium Oy:stä. Ehdotettujen hallituksen jäsenten henkilötiedot ja osakeomistukset yhtiössä ovat nähtävillä yhtiön verkkosivuilla.

Osakkeenomistajien nimitystoimikunta on huomioinut hallituksen kokoonpanon sekä jäsenten monipuolisen ja toisiaan täydentävän ammatillisen asiantuntemuksen ja kokemuksen. Nimitystoimikunta ehdottaa, että hallitus valitaan yhtenä kokonaisuutena.

Edellä ehdotettujen henkilöiden lisäksi yhtiön henkilöstö on valinnut kaksi varsinaista hallituksen jäsentä ja heille varajäsenet. Varsinaiset jäsenet ovat Anders Palklint ja Thomas Slettemoen ja heidän varajäseninään toimivat Ilpo Waljus ja Tommy Sander Aldrin. Heidän toimikautensa jatkuu seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen loppuun.

15  Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan suosituksen mukaisesti, että yhtiökokouksessa valittavalle tilintarkastajalle maksetaan palkkio tilintarkastajan laskun mukaan ja valiokunnan hyväksymien hankintaperiaatteiden mukaisesti.

16  Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan suosituksen mukaisesti, että tilikaudelle 2024 tilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö Deloitte Oy. Tilintarkastusyhteisö Deloitte Oy on ilmoittanut yhtiölle, että yhtiön tilintarkastuksesta päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Jukka Vattulainen.

Tarkastus- ja riskivaliokunnan suositus sisältyy hallituksen ehdotukseen, joka on nähtävillä yhtiön verkkosivuilla osoitteessa tietoevry.com/yhtiokokous.

17  Kestävyysraportoinnin varmentajan palkkiosta päättäminen

Yhtiön tulee laatia EU:n kestävyysraportointidirektiivin ("CSRD") ja sitä koskevan kansallisen lainsäädännön mukaisesti ensimmäinen kestävyysraporttinsa tilikaudelta 2024. Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan suosituksen mukaisesti, että yhtiökokouksessa valittavalle kestävyysraportoinnin varmentajalle maksetaan palkkio varmentajan laskun mukaan ja valiokunnan hyväksymien hankintaperiaatteiden mukaisesti.

18  Kestävyysraportoinnin varmentajan valitseminen

Hallitus ehdottaa yhtiökokoukselle hallituksen tarkastus- ja riskivaliokunnan suosituksen mukaisesti, että tilikaudelle 2024 kestävyysraportoinnin varmentajaksi valitaan Deloitte Oy. Deloitte Oy on ilmoittanut, että kestävyysraportoinnin varmentajana toimii KHT, kestävyysraportointitarkastaja (KRT) Jukka Vattulainen.

19  Hallituksen valtuuttaminen päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta seuraavasti:
 

• Omia osakkeita voidaan hankkia enintään 11 800 000 kappaletta, mikä vastaa noin 10 prosenttia yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Omia osakkeita voidaan valtuutuksen nojalla hankkia vain vapaalla omalla pääomalla.
• Omia osakkeita voidaan hankkia niille hankintapäivänä julkisessa kaupankäynnissä muodostuvaan hintaan tai markkinoilla muutoin muodostuvaan hintaan.
• Hallitus päättää, miten omien osakkeiden hankinta toteutetaan, ja niitä voidaan hankkia käyttäen muun ohella johdannaisia. Omia osakkeita voidaan hankkia muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa (suunnattu hankkiminen).

Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät hallituksen valtuutukset yhtiön omien osakkeiden hankkimiseen. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 29.4.2025 saakka.

20  Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että hallitus valtuutettaisiin päättämään osakeannista sekä osakeyhtiölain 10 luvun 1 §:ssä tarkoitettujen optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:
 

• Valtuutuksen perusteella voidaan antaa enintään 11 800 000 osaketta (mukaan lukien erityisten oikeuksien perusteella annettavat osakkeet), mikä vastaa noin 10 prosenttia yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä. Tästä enimmäismäärästä voidaan kuitenkin antaa enintään 1 200 000 osaketta käytettäväksi yhtiön osakepohjaisten kannustinjärjestelmien osana, mikä vastaa noin 1 prosenttia yhtiön kaikkien osakkeiden tämänhetkisestä lukumäärästä.
• Hallitus päättää osakeannin sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisen ehdoista. Valtuutuksen nojalla voidaan antaa sekä uusia osakkeita että yhtiön hallussa olevia omia osakkeita. Osakkeiden sekä optio-oikeuksien ja muiden osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamisessa voidaan poiketa osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta (suunnattu anti).

Valtuutus kumoaa aikaisemmat käyttämättömät osakeantia sekä optio-oikeuksien ja osakkeisiin oikeuttavien erityisten oikeuksien antamista koskevat hallituksen valtuutukset. Valtuutus on voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 29.4.2025 saakka.

21  Yhteistilillä olevien osakkeiden ja niihin perustuvien oikeuksien menettäminen

Yhtiön osakkeet ovat kuuluneet arvo-osuusjärjestelmään 3.9.1993 lukien. Yhtiö on arvo-osuusjärjestelmään liittymisen yhteydessä perustanut yhteisen arvo-osuustilin eli yhteistilin niiden osakkeenomistajien lukuun, jotka eivät siihen mennessä olleet kirjanneet omistustaan arvo-osuusjärjestelmään. Yhtiön yhtiökokous on 29.3.2000 tehnyt tuolloin voimassa olleen osakeyhtiölain mukaisen päätöksen yhteistilillä olleiden osakkeiden myynnistä, minkä seurauksena yhtiön silloiset arvo-osuuksiksi vaihtamattomien osakkeiden omistajat menettivät oikeutensa osakkeisiin, ja arvo-osuuksiksi vaihtamattomat osakkeet myytiin omistajien lukuun 8.5.2001. Oikeus osakkeiden myynnistä saatuihin varoihin vanheni vuonna 2011, minkä jälkeen yhteistiliosakkeiden myynnistä saadut varat, joita osakkeenomistajat eivät olleet pätevästi vaatineet, tulivat yhtiön omistukseen.

Yhtiö on vuonna 1998 toteuttanut maksuttoman osakeannin (rahastoanti), minkä seurauksena yhteistilille kirjattiin myös rahastoannissa annettuja osakkeita siltä osin, kuin ne kohdistuivat arvo-osuuksiksi vaihtamattomille, sittemmin menetetyille osakkeille kuuluneisiin merkintäoikeuksiin. Yhtiön yhteistilillä on edelleen 10 560 osaketta, jotka yhtiön käytettävissä olevan tiedon perusteella ovat rahastoannin yhteydessä annettuja yhtiön osakkeita. Osakkeenomistajien oikeudet rahastoannissa annettuihin osakkeisiin ovat yhtiön käsityksen mukaan lopullisesti lakanneet eikä niitä kohtaan voida yhtiön käsityksen mukaan esittää vaatimuksia.

Nykyisen osakeyhtiölain 3 luvun 14 a §:n mukaan yhtiökokous voi päättää arvo-osuusjärjestelmään kuuluvien osakkeiden ja niihin perustuvien oikeuksien menettämisestä, jollei osakkeiden kirjaamista ole vaadittu kymmenen vuoden kuluessa arvo-osuusjärjestelmään liittymistä koskevan ilmoittautumisajan päättymispäivästä ja nykyisen osakeyhtiölain voimaantulosta. Osakeyhtiölain 9 luvun 19 §:n mukaan yhtiökokous voi päättää, että oikeus maksuttomassa osakeannissa annettavaan osakkeeseen ja siihen perustuvat oikeudet on menetetty, jos maksuttomassa osakeannissa annettavan osakkeen saaminen edellyttää saajalta erityisiä toimia, kuten osakekirjan esittämistä, eikä osaketta ole näin vaadittu, vaikka kymmenen vuotta on kulunut osakeantipäätöksen rekisteröimisestä. Menetettyihin osakkeisiin sovelletaan yhtiön hallussa olevia omia osakkeita koskevia säännöksiä.

Yhtiön yhteistilillä tämän yhtiökokouskutsun päivämääränä kirjattuna olevat osakkeet, yhteensä 10 560 osaketta, vastaavat noin 0,01 % yhtiön koko osakekannasta. Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous päättäisi, että oikeudet kaikkiin sellaisiin yhteistilillä oleviin osakkeisiin ja niihin perustuviin oikeuksiin, joiden kirjaamista arvo-osuusjärjestelmään ei ole vaadittu arvo-osuusjärjestelmästä ja selvitystoiminnasta annetun lain 6 luvun 3 §:n mukaisesti ennen yhtiökokouksen päätöstä, on menetetty, sikäli kun oikeuksia ei edellä kuvattujen päätösten nojalla olisi menetetty jo aikaisemmin.

22  Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset, tämä kokouskutsu, palkitsemispolitiikka ja -raportti sekä vuoden 2023 tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla verkkosivuilla tietoevry.com/yhtiokokous. Jäljennös vuosikertomuksesta, joka sisältää tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajalle.

Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä yhtiön verkkosivuilla viimeistään 27.3.2024.

C. Ohjeita yhtiökokoukseen osallistujille

1 Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen

a) Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Finland Oy:ssä Suomessa

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 1.3.2024 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen alkaa 15.2.2024 klo 15.00 (Suomen aikaa). Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen viimeistään 7.3.2024 klo 16.00 (Suomen aikaa), johon mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua joko:

• sähköisesti: tietoevry.com/yhtiokokous. Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.
• sähköpostitse: agm@innovatics.fi
• puhelimitse: 010 2818 909 ma-pe klo 9.00-12.00 ja klo 13.00-16.00 (Suomen aikaa), tai
• postitse: Innovatics Oy, Yhtiökokous/Tietoevry, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki.

Sähköpostitse tai postitse ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee sisällyttää viestiin yhtiön verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous saatavilla oleva ilmoittautumislomake tai vastaavat tiedot.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa tarvittavat tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika tai yhteisö- tai yksilöintitunnus, yhteystiedot, mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen syntymäaika. Osakkeenomistajien Tietoevry Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Lisätietoja ilmoittautumisesta ja ennakkoäänestämisestä voi tiedustella puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana numerosta 010 2818 909 ma-pe klo 9.00–12.00 ja klo 13.00–16.00 (Suomen aikaa).

b) Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajat

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Tietoevry Oyj:n osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 1.3.2024. Osallistuminen yhtiökokoukseen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään osakasluetteloon viimeistään 8.3.2024 klo 10.00 (Suomen aikaa) mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan hyvissä ajoin pyytämään omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet tilapäisestä rekisteröitymisestä Tietoevry Oyj:n osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamisesta, ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen sekä ennakkoon äänestämisestä.

Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa yhtiökokoukseen osallistuva hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja merkittäväksi tilapäisesti Tietoevry Oyj:n osakasluetteloon viimeistään 8.3.2024 klo 10.00 (Suomen aikaa) mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä.

Selvyyden vuoksi todetaan, että ohjeet osakkeenomistajille, joiden osakkeet ovat hallintarekisteröitynä Ruotsissa tai Norjassa, on annettu kappaleen C. alakohdissa 1.c) "Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:ssa Ruotsissa" ja 1.d) "Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euronext Securities Oslo/Verdipapirsentralen ASA:ssa (VPS) Norjassa".

Lisätietoja on saatavilla yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.tietoevry.com/yhtiokokous.

c) Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:ssa Ruotsissa

Osakkeenomistajan on oltava rekisteröitynä Euroclear Sweden AB:n ylläpitämässä osakasluettelossa 5.3.2024, jotta osakkeenomistaja voi osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen. Näiden osakkeenomistajien osakkeet rekisteröidään uudelleen Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään osakasluetteloon edellyttäen, että osakkeenomistaja on ilmoittautunut yhtiökokoukseen alla olevien ohjeiden mukaisesti.

Yhtiökokoukseen tulee ilmoittautua viimeistään 5.3.2024 klo 16.00 (Suomen aikaa) joko:

• sähköisesti: tietoevry.com/yhtiokokous. Sähköisessä ilmoittautumisessa vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen pankkitunnuksilla.
• sähköpostitse: agm@innovatics.fi, tai
• postitse: Innovatics Oy, AGM/Tietoevry, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki.

Sähköpostitse tai postitse ilmoittautuvan osakkeenomistajan tulee sisällyttää viestiin yhtiön verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous saatavilla oleva ilmoittautumislomake tai vastaavat tiedot.

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet ovat hallintarekisteröitynä Ruotsissa ja joka aikoo osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee pyytää hallintarekisterin pitäjää rekisteröimään osakkeet uudelleen osakkeenomistajien omiin nimiin Euroclear Sweden AB:n ylläpitämään osakasluetteloon hyvissä ajoin ennen uudelleenrekisteröinnin määräaikaa, joka on 5.3.2024. Osakkeenomistajan tulee myös huolehtia mahdollisten valtakirjojen ja ennakkoäänten antamisesta.

Lisätietoja ilmoittautumisesta ja ennakkoäänestämisestä voi tiedustella puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana numerosta 010 2818 910 ma-pe klo 9.00–12.00 ja klo 13.00–16.00 (Suomen aikaa).

d) Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euronext Securities Oslo/Verdipapirsentralen ASA:ssa (VPS) Norjassa

Osallistuakseen varsinaiseen yhtiökokoukseen, osakkeenomistajan on oltava rekisteröitynä Euronext Securities Oslo/Verdipapirsentralen ASA (VPS) ylläpitämässä osakasluettelossa 1.3.2024 ja ohjeistettava Nordea Issuer Services rekisteröimään osakkeet tilapäisesti Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Tietoevry Oyj:n osakasluetteloon.

Tilapäistä rekisteröintiä koskeva pyyntö on toimitettava kirjallisesti Nordea Issuer Servicesille Norjassa joko sähköpostitse osoitteeseen nis@nordea.com tai postitse osoitteeseen Nordea, Issuer Services, Postboks 1166, Sentrum, 0107 Oslo, Norja ja pyynnön on oltava perillä viimeistään 4.3.2024 klo 12.00 (Norjan aikaa) mennessä. Osakkeenomistajien tulee myös huolehtia mahdollisten valtakirjojen ja ennakkoäänten antamisesta. Nordea Issuer Servicesin kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen.

2 Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan myös asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Mikäli asiamies ilmoittautuu yhtiökokoukseen sähköisesti, asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun henkilökohtaisesti vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen edustamansa osakkeenomistajan puolesta. Sama pätee sähköiseen ennakkoäänestämiseen. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi valtuudet -palvelua.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan ensisijaisesti liitetiedostona sähköisen ilmoittautumisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous/Tietoevry, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi ennen ilmoittautumisajan päättymistä, johon mennessä valtakirjojen on oltava perillä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

3 Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistajat voivat myös äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta seuraavien ohjeiden mukaisesti.

a) Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Finland Oy:ssä Suomessa

Osakkeenomistaja, jonka omistamat yhtiön osakkeet on kirjattu hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, voi äänestää ennakkoon 15.2.2024 - 7.3.2024 klo 16.00 (Suomen aikaa) tietyistä yhtiökokouksen asialistalla olevista asiakohdista joko:
 

• sähköisesti: tietoevry.com/yhtiokokous. Palveluun kirjaudutaan vastaavasti kuin ilmoittautuessa kohdassa C.1.a) "Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Finland Oy:ssä Suomessa".
• sähköpostitse: agm@innovatics.fi, tai
• postitse: Innovatics Oy, Yhtiökokous/Tietoevry, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki.

Sähköpostitse tai postitse äänestävän osakkeenomistajan tulee sisällyttää viestiin yhtiön verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous saatavilla oleva ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot.

Ennakkoäänten on oltava perillä ennakkoäänestyksen päättymisajankohtaan mennessä. Ennakkoäänten toimittaminen tällä tavoin ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, kunhan siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot.

Osakkeenomistajan edustajan tai asiamiehen on toimittaessaan ennakkoäänestyslomake esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa.

Lisätietoja ilmoittautumisesta ja ennakkoäänestämisestä voi tiedustella puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana numerosta 010 2818 909 ma-pe klo 9.00–12.00 ja klo 13.00–16.00 (Suomen aikaa).

b) Hallintarekisteröidyt osakkeenomistajat

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.

Selvyyden vuoksi todetaan, että ohjeet osakkeenomistajille, joiden osakkeet ovat hallintarekisteröitynä Ruotsissa tai Norjassa, on annettu kappaleen C. alakohdissa 3.c) "Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:ssa Ruotsissa" ja 3.d) "Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euronext Securities Oslo/Verdipapirsentralen ASA:ssa (VPS) Norjassa". 

c) Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:ssa Ruotsissa

Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on kirjattu ruotsalaiselle arvo-osuustilille, voi äänestää ennakkoon tietyistä yhtiökokouksen asialistalla olevista asiakohdista 15.2.2024 - 5.3.2024 klo 16.00 (Suomen aikaa) joko:

• sähköisesti: www.tietoevry.com/yhtiokokous. Palveluun kirjaudutaan vastaavasti kuin ilmoittautuessa kohdassa C.1.c) "Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:ssä Ruotsissa".
• sähköpostitse: agm@innovatics.fi, tai
• postitse: Innovatics Oy, AGM/Tietoevry, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki.

Sähköpostitse tai postitse äänestävän osakkeenomistajan tulee sisällyttää viestiin yhtiön verkkosivuilla www.tietoevry.com/yhtiokokous saatavilla oleva ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot.

Osakkeenomistajan lakimääräisen edustajan tai asiamiehen on toimittaessaan ennakkoäänestyslomake esitettävä päivätty valtakirja tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet Innovatics Oy:lle, ennakkoäänten toimittaminen katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Ennakkoäänten on oltava perillä ilmoittautumisajan kuluessa.

Lisätietoja ilmoittautumisesta ja ennakkoäänestämisestä voi tiedustella puhelimitse yhtiökokouksen ilmoittautumisaikana numerosta 010 2818 910 ma-pe klo 9.00–12.00 ja klo 13.00–16.00 (Suomen aikaa).

d) Osakkeenomistajat, joiden osakkeet on rekisteröity Euronext Securities Oslo/Verdipapirsentralen ASA:ssa (VPS) Norjassa

Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euronext Securities Oslo/Verdipapirsentralen ASA (VPS) arvopaperijärjestelmään ja joka haluaa äänestää ennakkoon tietyistä yhtiökokouksen asialistalla olevista asiakohdista, tulee lähettää äänestysohjeet Nordea Issuer Servicelle joko sähköpostitse osoitteeseen nis@nordea.com tai postitse osoitteeseen Nordea, Issuer Services, Postboks 1166, Sentrum, 0107 Oslo, Norja. Äänestysohjeiden on oltava perillä viimeistään 4.3.2024 klo 12.00 (Norjan aikaa).

e) Muut ennakkoon äänestämiseen liittyvät asiat

Ennakkoon äänestänyt osakkeenomistaja, joka haluaa käyttää muita osakeyhtiölain mukaisia oikeuksiaan, kuten kyselyoikeutta, oikeutta tehdä päätösehdotuksia, oikeutta vaatia äänestystä tai äänestää mahdollisesta vastaehdotuksesta tai muista kokouksessa tehtävistä ehdotuksista, tulee itse tai asiamiehen välityksellä osallistua yhtiökokoukseen kokouspaikalla.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa.

4 Verkkolähetyksen seuraaminen

Yhtiökokoukseen ilmoittautunut osakkeenomistaja voi halutessaan seurata yhtiökokousta myös verkkolähetyksen kautta.

Etäyhteys yhtiökokoukseen toteutetaan Inderes Oyj:n virtuaalisen yhtiökokouspalvelun kautta Videosync-alustalla, joka sisältää video- ja ääniyhteyden yhtiökokoukseen. Etäyhteyden käyttäminen ei vaadi maksullisia ohjelmistoja tai latauksia. Etäseuranta vaatii internetyhteyden lisäksi tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin, jossa on äänentoistoa varten kaiuttimet tai kuulokkeet. Osallistumiseen suositellaan käytettäväksi jotakin seuraavista selaimista: Chrome, Firefox, Edge, Safari tai Opera.

Seurantalinkki ja salasana etäseurantaan lähetetään sähköpostilla ja/tai tekstiviestinä ilmoittautumisen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen ja/tai matkapuhelinnumeroon kaikille yhtiökokoukseen ilmoittautuneille viimeistään yhtiökokousta edeltävänä päivänä. Yhtiökokouspalveluun on suositeltavaa kirjautua jo hyvissä ajoin ennen kokouksen alkamisajankohtaa.

Tarkemmat tiedot yhtiökokouspalvelusta, palveluntarjoajan yhteystiedot ja ohjeet mahdollisten häiriötilanteiden varalle löytyvät osoitteesta https://vagm.fi/support. Linkki tietokoneen, älypuhelimen tai tabletin ja verkkoyhteyden yhteensopivuuden testaamiseen löytyy osoitteesta https://demo.videosync.fi/agm-compatibility?language=fi. On suositeltavaa, että tarkempiin ohjeisiin tutustutaan ennen yhtiökokouksen alkamista.

Verkkolähetyksen välityksellä ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, tehdä vastaehdotuksia, käyttää muita puheenvuoroja tai äänestää, eikä verkkolähetyksen välityksellä tapahtuvaa kokouksen seuraamista pidetä osakeyhtiölain mukaisena yhtiökokoukseen osallistumisena tai osakkeenomistajien oikeuksien käyttämisenä.

5 Muut ohjeet

Kokouskielenä on suomi, ja kokouksessa on esityksiä sekä suomeksi että englanniksi. Kokous simultaanitulkataan englanniksi ja tarvittaessa suomeksi.

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Osakeyhtiölaissa ja arvopaperimarkkinalaissa säädetyt yhtiökokousta koskevat tiedot ovat saatavilla yhtiön verkkosivuilla osoitteessa tietoevry.com/yhtiokokous.

Tietoevry Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä 118 425 771 osaketta ja ääntä. Kokouskutsun päivänä yhtiön hallussa on 34 679 omaa osaketta. Yhtiön hallussa olevilla omilla osakkeilla ei voi käyttää äänivaltaa yhtiökokouksessa.

Kahvitarjoilu on kokouksen jälkeen.

15.2.2024

Tietoevry Oyj
Hallitus

Lisätietoja:
Jussi Tokola, lakiasiainjohtaja, puh. 040 834 9376, jussi.tokola (at) tietoevry.com

JAKELU
NASDAQ Helsinki
NASDAQ Stockholm
Oslo Børs
Keskeiset tiedotusvälineet

Tietoevry tukee yhteiskunnan kehitystä vastuullisen teknologian avulla. Olemme johtava teknologiayritys, jolla on pitkä historia Pohjoismaissa sekä globaalit kyvykkyydet. Arvojemme - avoimuus, luottamus ja monimuotoisuus - ohjaamana rakennamme asiakkaidemme kanssa digitaalista tulevaisuutta, jossa yritykset, yhteiskunnat ja ihmiskunta menestyvät.

24 000 pilviteknologiaan, dataan ja ohjelmistoihin erikoistunutta asiantuntijaamme ympäri maailmaa palvelevat tuhansia yksityisen ja julkisen sektorin asiakkaita yli 90 maassa. Tietoevryn vuotuinen liikevaihto on noin 3 miljardia euroa ja yhtiön osakkeet on listattu NASDAQissa Helsingissä ja Tukholmassa sekä Oslo Børsissä. www.tietoevry.com.

Avainsanat: