Huono tietojärjestelmä on aikasyöppö

Työterveyslaitoksen ja Aalto-yliopiston FlowIT-tutkimuksen kyselyyn vastanneista lähes 90 prosenttia kokee tietotekniikan nopeuttavan työtehtävien suorittamista, parantavan työn laatua tai helpottavan työtä. Kuitenkin yli 65 prosenttia vastaajista menettää työaikaa keskimäärin neljä tuntia viikossa tietotekniikan toimimattomuuden, hitauden tai muun hankaluuden vuoksi. Kyselyyn vastasi yli 2400 tietotyöntekijää, joista valtaosa työskentelee valtiosektorilla.

– Tietojärjestelmäongelmiin tuhlattu työaika tarkoittaa kyselyyn vastanneilla yhteensä noin 6450 tuntia viikossa eli yli 10 prosenttia työajasta. Tässä vastaajajoukossa kustannukset ovat 12 miljoonaa euroa valtiosektorin työtuntikustannuksilla laskettuna, sanoo kehittämispäällikkö Teppo Valtonen Työterveyslaitoksesta.

– Jos tilanne on sama muillakin kuin kyselyyn vastanneilla, vuosittain menetetyn työajan hinta pelkästään valtiosektorilla on varovaistenkin arvioiden mukaan huikeat 275 miljoonaa euroa, arvioi Valtonen.

– Turhien kokouksien viemästä ajasta on keskusteltu paljon, mutta kokouksissa asiat yleensä edistyvät. Tietojärjestelmiin liittyvät ongelmat ovat huomattavasti suurempi ja näkymätön aikasyöppö, ja tuo aika menee pelkästään hukkaan.

Käyttäjillä on aito halu saada parempia tietojärjestelmiä 

– Kyselyn perusteella työntekijät suhtautuvat tietotekniikkaan hyvin myönteisesti. Se, että huonoista järjestelmistä valitetaan, ei siis näytä kertovan motivaatio-ongelmista tai muutosvastarinnasta, vaan aidosta halusta saada parempia tietojärjestelmiä työhön, erikoistutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitoksesta kommentoi tulosta.

Jopa kolme neljästä vastaajasta koki tietotekniikan käytön helpoksi. Tietotekniikassa ja tietojärjestelmissä on kuitenkin vastaajien mielestä parantamisen varaa ja 70–85 prosenttia on sitä mieltä, että tietojärjestelmien yhdenmukaistaminen, päivittäminen tai käytettävyyden huomioiminen tehostaisi työn sujumista.

Huono käytettävyys nostaa tietojärjestelmän kokonaiskustannuksia

Tietoteknisten sovellusten määrä ja käyttö kasvavat. Organisaatioissa tarvitaan uutta osaamista tietojärjestelmien hankintoihin, jotta ne onnistuisivat.

– Käytettävyys ja käyttäjäarvo tulee varmistaa hankinnan suunnittelun ja hankintailmoituksen laatimisen aikana. Kun hankintapäätös on jo tehty, on myöhäistä yrittää saada huonosta järjestelmästä hyvä, huomauttaa professori Marko Nieminen Aalto-yliopistosta.

– Julkisen sektorin tuottavuustavoitteet eivät toteudu, jos tietojärjestelmät eivät sujuvoita ja tehosta työn tekemistä. Tietojärjestelmien ja palveluiden hankinnassa tulee ottaa huomioon todelliset kokonaiskustannukset. Kustannukset kasvavat, jos käytettävyys ei ole kunnossa, muistuttaa Kalakoski.

FlowIT- hankkeen tavoitteena sujuva työ hyvillä työkaluilla

Työterveyslaitoksen ja Aalto-yliopiston FlowIT – Virtaa IT-hankintoihin -tutkimuksen tavoitteena on, että tulevaisuudessa tietotekniikka on suunniteltu työtä ja ihmistä varten ja tietotyöläinen saa hoitaa tehtävänsä sujuvasti ja nopeasti hyvillä työvälineillä.

– Pyrimme projektissa tunnistamaan tekijöitä, jotka tulisi ottaa huomioon, kun tietojärjestelmiä ja niiden hankintaa suunnitellaan, kertoo Kalakoski. Tarkastelemme järjestelmien käyttöä ja käytettävyyttä, työn sujuvuutta ja hyvinvointia, ergonomiaa ja esteettömyyttä sekä elinkaarikustannuksia.

FlowIT-hankkeen kyselyyn on osallistunut yhteensä yli 2400 vastaajaa avoimessa verkkokyselyssä sekä neljässä julkisessa organisaatiossa. Vastaajat ovat 20-69 vuotiaita, keskimäärin 47-vuotiaita tietotyön tekijöitä. 52 prosenttia heistä on naisia ja valtaosa työskentelee valtiosektorilla.

FlowIT – Virtaa IT-hankintoihin -hanke jatkuu ja valmistuu vuoden 2014 aikana ja sitä rahoittaa Tekes. Ensimmäiset tulokset esiteltiin seminaarissa 20.5. Helsingissä.

Ilmoittautuminen seminaariin ja ohjelma.

Lisätiedot

FlowIT – Virtaa IT-hankintoihin www.ttl.fi/flowit
kehittämispäällikkö Teppo Valtonen, Työterveyslaitos, puh. 030 474 2625, 046 851 6139, Teppo.Valtonen(at)ttl.fi
erikoistutkija Virpi Kalakoski, Työterveyslaitos, puh. 030 474 2242, 046 851 4008, Virpi.Kalakoski(at)ttl.fi
professori Marko Nieminen, Aalto-yliopisto, puh. 050 368 4763, Marko.Nieminen(at)aalto.fi

Työterveyslaitoksen viestinnän yhteystiedot

Työterveyslaitos on työhyvinvoinnin tutkija, kehittäjä ja asiantuntija, joka edistää työn terveellisyyttä ja turvallisuutta sekä työntekijöiden hyvinvointia. Laitos on itsenäinen, sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalalla toimiva julkisoikeudellinen yhteisö. Toimipisteitä on kuudella paikkakunnalla, päätoimipiste on Helsingissä. Työntekijöitä on noin 750.