Projektityö muuttaa työnteon vakiintuneita tapoja
Tiedote 64/2014, Helsinki
Projektityö vaatii aiempaa tarkempaa töiden suunnittelua ja luotsausta eli ohjaavaa otetta johtamiseen. Yksi keskeinen osa projektin suunnittelua on varautuminen muutoksiin, kuten henkilövaihdoksiin. Projektipäällikön on osattava ohjata projekti maaliin muutosten läpi. Työterveyslaitoksen tutkimus Rajoja rikkova työ tarjoaa neuvoja projektityön sujuvoittamiseksi.
Projektityö pitää suunnitella hyvin. Kaikille projektin jäsenille pitää olla selvää, mikä on projektin tavoite, ja jokaisen tulee tietää oma roolinsa projektissa.
– Yllättävän usein projekteja aletaan vain tehdä ilman kunnollista suunnittelua. Se aiheuttaa töiden sujumattomuutta. Jos vaikkapa tehtävien järjestystä ei pohdita etukäteen, yksi ei saa töitään edistettyä, koska toinen ei ole vielä hoitanut omaa osuuttaan, kuvaa projektityön ongelmakohtia erikoistutkija Minna Janhonen Työterveyslaitoksesta.
Projektityölle on leimallista päällekkäisyys: harvoin kenelläkään on vain yksi projekti kerrallaan. Niinpä yhden ihmisen myöhästyminen yhdessä projektissa vaikuttaa pahimmillaan lukuisiin ihmisiin lukuisissa projekteissa, kun työntekijöiden työkuormitus käy viivästysten aiheuttaman töiden kasautumisen vuoksi liian korkealla.
Huono aikataulutus onkin Rajoja rikkova työ -tutkimuksen mukaan yksi keskeisiä projektityön stressitekijöitä. Myös projektin sujumattomuus, huono johtaminen, aliresursointi sekä tiedonkulun puutteet aiheuttavat paljon stressiä.
Projekti ei mene koskaan niin kuin Strömsössä
Kun projektien aikatauluja tehdään, muutoksiin on varauduttava, sillä lähes aina jokin muuttuu matkan varrella: henkilöt vaihtuvat tai projektin sisältö tai toimintaympäristö muuttuvat. Väljyyttä pitää saada myös omaan ajatteluun: kun on varautunut henkisesti myöhästymisiin, niihin on helpompi suhtautua ja ne aiheuttavat vähemmän stressiä.
– On inhimillistä kuvitella, että asiat sujuvat suunnitellusti. Työt eivät kuitenkaan juuri koskaan mene niin kuin Strömsössä. Projektien aikatauluihin pitää jättää väljyyttä, muistuttaa tutkija Minna Toivanen Työterveyslaitoksesta.
Johtajan tehtävä on luotsata
Projektinjohtajan rooli poikkeaa vanhasta tavasta johtaa. Johtajan on osattava ennen kaikkea luotsata eli ohjata projektia kohti maalia. Johtaja huolehtii siitä, että projektin toimintatavat, työnjako, tehtävät ja aikataulut on määritelty yhdessä ja että ne ovat selkeitä kaikille. Hänen tehtävänsä on reagoida ja toimia, kun esimerkiksi projektin henkilöstö vaihtuu tai asiakkaalta tulee muutostoive.
– Projektityössä yksi tärkeimpiä johtamisen keinoja on valtuutus. Johtajan on sallittava projektin jäsenten hoitaa omat työnsä ja luotettava, että ne tulevat tehdyiksi. Jokainen projektin jäsen on vastuussa omasta osastaan, mutta tukea on oltava tarjolla tarvittaessa, Janhonen tähdentää.
Tietoa tutkimuksesta
Työterveyslaitoksen Rajoja rikkova työ -tutkimus- ja kehittämishanke selvittää, miten työpaikkojen sisäisten ja ulkoisten rajapintojen rikkoutuminen muuttaa sujuvan toiminnan edellytyksiä. Työsuojelurahaston rahoittama hanke alkoi vuonna 2012 ja se jatkuu vuoden 2014 loppuun. Case-tutkimuksen tutkimus- ja kehittämiskohteina ovat Vahanen-yhtiöt ja Tays Ensiapu Acuta.
Lisätietoja
erikoistutkija Minna Janhonen, Työterveyslaitos, puh. +358 43 824 3391, minna.janhonen[at]ttl.fi
tutkija Minna Toivanen, Työterveyslaitos, puh. +358 43 824 4506, minna.toivanen[at]ttl.fi
Tutustu
Vinkkejä projektityön hallintaan www.ttl.fi/rajojarikkovatyo
Lue kaikki tutkijoiden blogitekstit hankkeen ajalta
Mediapalvelut
Kristiina Kulha, viestintäpäällikkö
Työterveyslaitos, Helsinki
puh. 030 474 2551, 040 548 6914,
kristiina.kulha[at]ttl.fi
Lotta Englund, tiedottaja
Työterveyslaitos, Helsinki
puh. 030 474 2948, 043 8246251
lotta.englund[at]ttl.fi
Tuula Vauhkonen, tiedottaja
Työterveyslaitos, Oulu
puh. 030 474 6170, 043 824 1203
tuula.vauhkonen[at]ttl.fi
Työterveyslaitos on työhyvinvoinnin tutkija, kehittäjä ja asiantuntija, joka edistää työn terveellisyyttä ja turvallisuutta sekä työntekijöiden hyvinvointia. Laitos on itsenäinen, sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalalla toimiva julkisoikeudellinen yhteisö. Toimipisteitä on kuudella paikkakunnalla, päätoimipiste on Helsingissä. Työntekijöitä on noin 750.