Kutsu Viafin Service Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

VIAFIN SERVICE OYJ | Yhtiötiedote 4.4.2023 kello 08:00.

Kutsu Viafin Service Oyj:n varsinaiseen yhtiökokoukseen

Viafin Service Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään tiistaina 25.4.2023 alkaen kello 13.00 Espoossa Innopoli 2:ssa osoitteessa Tekniikantie 14, 02150 Espoo. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 12:30.

Osakkeenomistajat voivat käyttää äänioikeuttaan myös äänestämällä ennakkoon. Ohjeet ennakkoäänestykseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C sekä yhtiön verkkosivuilta.

Osakkeenomistajat voivat esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista myös kirjallisesti ennen kokousta. Ohjeet kirjallisten kysymysten esittämiseen on esitetty tämän yhtiökokouskutsun osassa C.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Viafin Service Oyj:n varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat ja esitetään toimitusjohtajan katsaus:

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Tilikauden 1.1.2022-31.12.2022 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

Yhtiön vuoden 2022 tilinpäätös, konsernitilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus, ovat saatavilla yhtiön internetsivuilta viimeistään 4.4.2023 osoitteessa https://sijoittajat.viafinservice.fi/fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokous

7. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen
8. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

Hallitus esittää 25.4.2023 pidettävälle yhtiökokoukselle, että tilikaudelta maksetaan osinkoa 0,45 euroa osakkeelta. Osinko maksetaan osakkeenomistajalle, joka on osingonmaksun täsmäytyspäivänä 27.4.2023 merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Hallitus ehdottaa, että osinko maksetaan 4.5.2023.

9. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle tilikaudelta 1.1.– 31.12.2022
10. Hallituksen jäsenten palkkioista ja matkakustannusten korvausperusteista päättäminen

Yhtiön osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 48 % yhtiön osakkeista ja äänistä ehdottavat, että yhtiökokouksessa valittaville hallituksen jäsenille maksetaan vuoden 2024 varsinaiseen yhtiökokoukseen päättyvälle toimikaudelle palkkiota seuraavasti:

hallituksen puheenjohtajalle maksetaan palkkiota 2.500 euroa kuukaudessa ja kullekin hallituksen varsinaiselle jäsenelle 1.500 euroa kuukaudessa. Lisäksi hallituksen puheenjohtajalle ja hallituksen jäsenille korvataan kohtuulliset matkakulut osallistumisesta kokouksiin. Matkakulut korvataan yhtiön matkustussäännön mukaisesti.

11. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen

Yhtiön osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 48 % yhtiön osakkeista ja äänistä ehdottavat, että yhtiön hallitukseen valittaisiin neljä varsinaista jäsentä.

12. Hallituksen jäsenten valitseminen

Yhtiön osakkeenomistajat, jotka edustavat yhteensä yli 48 % yhtiön osakkeista ja äänistä ehdottavat, että yhtiön hallitukseen valittaisiin hallituksen aikaisemmista jäsenistä Marko Sipola, Ilkka Tykkyläinen ja Terhi Kauppi, sekä uutena hallituksen jäsenenä Sakari Toikkanen (s. 1967, Lic. Tech.).

Näin ollen esityksen mukaisesti yhtiön hallituksen jäseniksi valittaisiin Marko Sipola, Ilkka Tykkyläinen, Terhi Kauppi sekä Sakari Toikkanen.

Ehdotetuista henkilöistä Ilkka Tykkyläinen, Terhi Kauppi ja Sakari Toikkanen ovat riippumattomia yhtiöstä ja yhtiön suurimmista osakkeenomistajista. Kaikki ehdotetut henkilöt ovat antaneet suostumuksensa tehtävään.

13. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen

Hallitus ehdottaa, että tilintarkastajan palkkio maksetaan yhtiön hyväksymän laskun mukaan.

14. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa, että tilintarkastajaksi valitaan KHT Timo Helle (Advico Grant Thornton Oy:stä) ja yhtiön varatilintarkastajaksi KHT Riku Vuorinen.

15. Hallituksen valtuuttaminen päättämään omien osakkeiden hankkimisesta ja luovuttamisesta

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen;

Omien osakkeiden hankkiminen

Päättämään yhtiön omien osakkeiden hankkimisesta yhdessä tai useammassa erässä yhtiön vapaalla omalla pääomalla seuraavasti;

Hankittavien omien osakkeiden lukumäärä on yhteensä enintään 360.000 osaketta, joka vastaa noin 10 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista. Päätöstä omien osakkeiden hankkimisesta ei kuitenkaan voida tehdä siten, että yhtiöllä ja sen tytäryhteisöllä hallussaan tai panttina olevien omien osakkeiden yhteenlaskettu määrä olisi yli 10 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista.

Osakkeita voidaan hankkia säännellyllä markkinalla niillä markkinapaikoilla, joiden sääntöjen mukaan yhtiö saa käydä kauppaa omilla osakkeillaan. Tällöin osakkeet hankitaan suunnatusti eli muuten kuin osakkeenomistajien omistamien osakkeiden suhteessa ja osakkeista maksettava vastike perustuu yhtiön osakkeen julkisesti noteerattuun markkinahintaan siten, että hankittavien osakkeiden vähimmäishinta on osakkeen alin julkisessa kaupankäynnissä noteerattu markkinahinta ja enimmäishinta on osakkeen korkein julkisessa kaupankäynnissä noteerattu markkinahinta valtuutuksen voimassaoloaikana.

Omia osakkeita voidaan hankkia muun muassa yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, luovutettavaksi mahdollisten yrityskauppojen yhteydessä, käytettäväksi yhtiön kannustinjärjestelmissä, yhtiön avainhenkilöstön sitouttamisen edellyttämällä tavalla, hallituksen jäsenten mahdollisten osakepalkkioiden maksamiseen, mitätöitäväksi tai muihin tarkoituksiin. Hallitus valtuutetaan päättämään kaikista muista hankkimisen ehdoista.

Valtuutus on voimassa seuraavaan Yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.4.2024 saakka.

Omien osakkeiden luovuttaminen

Päättämään yhtiön omien osakkeiden luovuttamisesta yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti:

Luovutettavien osakkeiden lukumäärä on yhteensä enintään 360.000 osaketta.

Hallitus voi päättää osakkeiden luovuttamisesta myös suunnatusti eli osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen. Hallitus valtuutetaan päättämään muista luovuttamisen ehdoista.

Omia osakkeita voidaan luovuttaa muun muassa yhtiön pääomarakenteen kehittämiseksi, luovutettavaksi mahdollisten yrityskauppojen yhteydessä, käytettäväksi yhtiön kannustinjärjestelmissä, yhtiön avainhenkilöstön sitouttamisen edellyttämällä tavalla, hallituksen jäsenten mahdollisten osakepalkkioiden maksamiseen, mitätöitäväksi tai muihin tarkoituksiin.

Valtuutus on voimassa seuraavaan Yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.4.2024 saakka.

16. Hallituksen valtuuttaminen päättämään osakeannista

Hallitus ehdottaa, että yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeannista yhdessä tai useammassa erässä seuraavasti;

Valtuutuksen perusteella voidaan antaa enintään 360.000 uutta tai yhtiön hallussa olevaa osaketta, joka vastaa noin 10 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista.

Hallitus voi päättää osakeannista myös suunnatusti eli osakkeenomistajien merkintäetuoikeudesta poiketen. Hallitus valtuutetaan päättämään muista osakeannin ehdoista. Valtuutusta voidaan käyttää muun muassa kannustinjärjestelmien toteuttamiseen, yrityskauppojen toteuttamiseksi, yhtiön avainhenkilöstön sitouttamiseen, hallituksen jäsenten mahdollisten osakepalkkioiden maksamiseen sekä muihin tarkoituksiin.

Valtuutus on voimassa seuraavaan Yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka, kuitenkin enintään 30.4.2024 saakka. 

17. Hallituksen valtuuttaminen päättämään lahjoituksista yleishyödyllisiin tarkoituksiin

Hallitus ehdottaa, että hallitus valtuutetaan päättämään yhteensä enintään 2 000 euron suuruisista lahjoituksista yleishyödyllisiin tai niihin rinnastettaviin tarkoituksiin, sekä päättämään lahjoitusten saajista, käyttötarkoituksista ja muista lahjoitusten ehdoista.

Valtuutus olisi voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka.

18. Hallituksen valtuuttaminen omien osakkeiden vastaanottamisesta VPP Management Oy:n selvitysmenettelyssä

Hallitus ehdottaa, että hallitus valtuutetaan toimimaan VPP Management Oy:n purkamiseen tähtäävässä selvitysmenettelyssä siten, että Viafin Service Oyj:n omistamille VPP Management Oy:n osakkeille mahdollisesti jako-osuutena tulevat Viafin Service Oyj:n omat osakkeet voidaan vastaanottaa Yhtiön omistukseen.

Valtuutus olisi voimassa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen saakka.

Hallitus katsoo valtuutuksen tarpeelliseksi, koska VPP Management Oy:n purkamiseen tähtäävässä selvitysmenettelyssä jako-osuutena vastaanotettavien Viafin Service Oyj:n omien osakkeiden vastaanottaminen vaikuttaa kirjanpidollisesti Viafin Service Oyj:n taseen vapaaseen omaan pääomaan siihen kirjattujen VPP Management Oy:n osakkeiden kirjanpitoarvon osalta.

VPP Management Oy on Viafin Service Oyj:n tytäryhtiön Viafin Process Piping Oy:n avainhenkilöiden omistama sijoitusyhtiö, joka omistaa yhtiökokouksen kutsupäivänä yhteensä 108 988 kappaletta Viafin Service Oyj:n osaketta, jotka VPP Management Oy on saanut haltuunsa vuonna 2018 tehdyssä osakevaihdossa ennen Viafin Service Oyj:n listautumista Nasdaq First North Growth Market Finland -listalle. VPP Management Oy on ollut pitkän aikavälin sitouttamiseen tähtäävä ns. johdon sijoitusyhtiö, jota Viafin Service Oyj on hallinnoinut avainhenkilöiden kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti. Viafin Service Oyj omistaa n. 16,41% omistusosuuden VPP Management Oy:stä, jonka se on saanut pääasiassa haltuunsa lunastamalla haltuunsa Viafin Service Oyj -konsernin palveluksesta lähteneiden avainhenkilöiden osuuksia VPP Management Oy:tä koskevien sopimusten mukaisesti. Viafin Service Oyj on lunastanut VPP Management Oy:n osakkeet lähteneiltä avainhenkilöiltä niiden käypää arvoa alemmalla hinnalla, ja lunastuksille on ollut liiketaloudellinen peruste. VPP Management Oy:n osakkeenomistajat ovat päättäneet purkaa yhtiön osakeyhtiölain 20 luvun mukaisella, ns. vapaaehtoisella selvitystilamenettelyllä vuoden 2023 aikana, jolloin VPP Management Oy tulee todennäköisesti jakamaan omistamiaan Viafin Service Oyj:n osakkeita omistajilleen jako-osuuksina.

19. Yhtiöjärjestyksen muutos (etä- ja hybridikokoukset)

Hallitus ehdottaa, että yhtiöjärjestykseen tehdään lisäys hallituksen mahdollisuudesta päättää harkintansa mukaan yhtiökokouksen järjestämisestä hybridikokouksena. Lisäksi mahdollistettaisiin yhtiökokouksen järjestäminen etäkokouksena kokonaan ilman kokouspaikkaa. Osakeyhtiölaki edellyttää, että osakkeenomistajat pystyvät hybridi- ja etäkokouksissa käyttämään oikeuksiaan täysimääräisesti siten, että osakkeenomistajilla on yhtäläiset oikeudet kuin tavallisessa yhtiökokouksessa. Muutos tehtäisiin yhtiöjärjestykseen kohtaan 8 (Yhtiökokouksen paikka).

Päivitetyn kohdan ehdotetaan kuuluvan seuraavasti (muutokset kursiivilla):

”8. Yhtiökokouksen paikka

Yhtiön yhtiökokoukset voidaan järjestää yhtiön kotipaikan lisäksi Helsingissä, Espoossa tai Vantaalla.

Hallitus voi päättää, että yhtiökokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten, että osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa kokouksen aikana täysimääräisesti ja ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla (etäkokous). Hallitus voi lisäksi päättää, että yhtiökokoukseen saa osallistua myös siten, että osakkeenomistaja käyttää päätösvaltaansa kokouksen aikana täysimääräisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla (hybridikokous).”

20. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut varsinaisen yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Viafin Service Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.viafinservice.fi. Päätösehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös nähtävillä yhtiökokouksessa.

Päätösehdotukset ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa, ja niistä sekä tästä kokouskutsusta lähetetään pyynnöstä jäljennökset osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 10.5.2023 alkaen.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 13.4.2023 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen ja ennakkoäänestys alkavat 7.4.2023 kello 10:00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään 15.4.2023 kello 16:00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö- tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan, valtuutetun asiamiehen tai lakimääräisen edustajan nimi ja henkilötunnus. Osakkeenomistajien ja asiamiesten Euroclear Finland Oy:lle ja Viafin Service Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain varsinaisen yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon 13.4.2023. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään torstaina 20.4.2023 klo 10:00 mennessä. Hallintarekisteröityjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen ja äänestysohjeiden antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen ja ennakkoon äänestämistä. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä sekä huolehtia tarvittaessa ennakkoäänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta ennen hallintarekisteröityjä osakkeenomistajia koskevan ilmoittautumisajan päättymistä. Lisätietoa asiasta on saatavilla myös yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://sijoittajat.viafinservice.fi/fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokous.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamies voi myös halutessaan äänestää ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa yhtiökokouksessa. Malli valtakirjaksi ja äänestysohjeiksi on saatavilla yhtiön internetsivuilla https://sijoittajat.viafinservice.fi/fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokous. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat, sisältäen mahdollisen ennakkoäänestyslomakkeen, tulee toimittaa postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/Viafin Service Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu ennen ennakkoäänestysajan päättymistä 15.4.2023 kello 16.00, mihin mennessä mainittujen asiakirjojen on oltava perillä. Valtakirjojen toimittamisen lisäksi osakkeenomistajan tai tämän asiamiehen tulee huolehtia ilmoittautumisesta yhtiökokoukseen edellä tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Yhteisöomistajat voivat perinteisen valtakirjan vaihtoehtona käyttää sähköistä Suomi.fi valtuuttamispalvelua asiamiehen valtuuttamista varten. Asiamies nimetään Suomi.fi-palvelussa osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet (valtuutusasia ”Yhtiökokouksessa edustaminen”). Yhtiökokouspalvelussa valtuutetun tulee ilmoittautumisen yhteydessä tunnistautua vahvalla sähköisellä tunnistautumisella, ja sen jälkeen sähköinen valtuus tarkistetaan automaattisesti. Vahva sähköinen tunnistaminen tapahtuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Lisätietoja sähköisestä valtuuttamisesta on saatavilla osoitteessa www.suomi.fi/valtuudet.

4. Äänestäminen ennakkoon

Osakkeenomistajat, joilla on suomalainen arvo-osuustili, voivat ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 7.4.2023 klo 10.00 – 15.4.2023 kello 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla;

a) Yhtiön internetsivujen kautta osoitteessa:

https://sijoittajat.viafinservice.fi/fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokous

 Sähköiseen ennakkoäänestämiseen tarvitaan osakkeenomistajan henkilö- tai Y-tunnus ja arvo-osuustilin numero. Kun henkilöomistaja kirjautuu yhtiön verkkosivujen kautta Euroclear Finland Oy:n palveluun, hänet ohjataan vahvaan sähköiseen tunnistamiseen. Yhteisöomistajien osalta vahvaa sähköistä tunnistamista ei vaadita. Vahva sähköinen tunnistaminen toimii pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Sähköisen äänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla kyseisiltä internetsivuilta.

b) Postitse tai sähköpostin kautta:

Osakkeenomistaja voi toimittaa yhtiön verkkosivuilla https://sijoittajat.viafinservice.fi/fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokous saatavilla olevan ennakkoäänestyslomakkeen tai vastaavat tiedot Euroclear Finland Oy:lle postitse osoitteeseen Euroclear Finland Oy, Yhtiökokous/Viafin Service Oyj, PL 1110, 00101 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen yhtiokokous@euroclear.eu.

Jos osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen toimittamalla ennakkoäänet postitse tai sähköpostitse Euroclear Finland Oy:lle, äänten toimittaminen ennen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestyksen päättymistä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen, mikäli siitä ilmenevät edellä mainitut ilmoittautumiseen vaadittavat tiedot ja tiedot ovat perillä ennen ennakkoäänestysajan päättymistä.

Äänestyslomake on saatavilla yhtiön internetsivuilla 7.4.2023 alkaen.

Ennakkoon äänestäneen osakkeenomistajan ei ole mahdollista käyttää osakeyhtiölain mukaista kyselyoikeutta tai oikeutta vaatia äänestystä, ellei hän itse tai asiamiehen välityksellä osallistu yhtiökokoukseen kokouspaikalla.

Hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan osalta ennakkoäänestys tapahtuu tilinhoitajan välityksellä. Tilinhoitaja voi äänestää ennakkoon edustamiensa hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien puolesta näiden antamien äänestysohjeiden mukaisesti hallintarekisteröidyille osakkeille asetettuna ilmoittautumisaikana.

Ennakkoäänestyksen kohteena oleva päätösehdotus katsotaan esitetyksi muuttumattomana yhtiökokouksessa. Sähköisen ennakkoäänestyksen ehdot ja muut sitä koskevat ohjeet ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa https://sijoittajat.viafinservice.fi/fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokous.

4. Muut tiedot

Kokouskielenä on suomi.

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 7.4.2023 klo 16.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen hallinto@viafin.fi tai postitse osoitteeseen Viafin Service Oyj – Yhtiökokous, Tekniikantie 14, 02150 Espoo. Yhtiö julkaisee tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön johdon vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset verkkosivuillaan https://sijoittajat.viafinservice.fi/fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokous viimeistään 12.4.2023 klo 16.00. Kysymysten tekemisen edellytyksenä on, että osakkeenomistaja esittää riittävän selvityksen osakeomistuksestaan.

Osakeomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen tapahtuneet muutokset eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen eivätkä osakkeenomistajan äänimäärään.

Viafin Service Oyj:llä on kokouskutsun päivämääränä yhteensä 3.628.795 osaketta ja ääntä. Kokouskutsun päivänä yhtiöllä on hallussaan omia osakkeitaan yhteensä 81.369 osaketta.

Espoossa 4.4.2023

Viafin Service Oyj

Hallitus

ILMOITTAUTUMINEN VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN ALKAA 7.4.2023 KLO 10.00

Yhtiökokousasiakirjat:

Liite 1: Viafin Service Oyj hallituksen ehdotukset yhtiökokoukselle

Liite 2: Viafin Service Oyj osakkeenomistajien ehdotukset yhtiökokoukselle

Lisätietoja

Heikki Pesu, toimitusjohtaja, sähköposti: heikki.pesu@viafin.fi, puh. +358 40 300 5450

Hyväksytty neuvonantaja: Aktia Alexander Corporate Finance Oy, puh. +358 50 520 4098

Viafin Service Oyj lyhyesti

Viafin Service Oyj on teollisuuden kunnossapitoon sekä putkistojen, laitteistojen ja kaasujärjestelmien huoltoon sekä näiden asentamiseen erikoistunut yhtiö. Viafin Servicen laajaan palveluvalikoimaan kuuluvat myös LNG- ja biokaasujärjestelmien, kaasuverkkojen sekä kaasutankkausasemien kunnossapitopalvelut ja järjestelmätoimitukset. Viafin Service harjoittaa liiketoimintaa pääasiassa Suomessa, ja sen asiakkaisiin kuuluu useita merkittäviä sellu-, energia-, kemian- sekä metalliteollisuuden alalla toimivia suuria yrityksiä. Yhtiöllä on kaksikymmentäyhdeksän alueellista palveluyksikköä kahdellakymmenelläkahdella paikkakunnalla eri puolilla Suomea. Yhtiöllä on palveluksessaan noin 500 henkilöä. Viafin Service Oyj:n osakkeet on listattu Nasdaq Helsinki Oy:n ylläpitämällä Nasdaq First North Growth Market Finland -markkinapaikalla, kaupankäyntitunnus on VIAFIN.

www.viafinservice.fi