Baswaren hankintatutkimus: 73 prosenttia yrityksistä säästää epäsuorista hankinnoista
- Ensimmäisenä liipaisimella toimistotarvikkeet, tietotekniikka ja liikematkustus.
20.10.2014 – Haastavan taloustilanteen vuoksi yritykset ovat aktiivisesti etsineet säästökohteita epäsuorista hankinnoista jo vuosien ajan. Hankintoihin on kiinnitetty selvästi enemmän huomiota ja yrityksissä ollaan nyt aikaisempaa paremmin kartalla epäsuorien hankintojen osuudesta, kertoo Baswaren tuore hankintatutkimus1. Epäsuorien hankintojen vastuu on yhä enemmän siirtynyt hankintaorganisaatioiden puolelle ja samalla hankinnan ja talouden yhteistyö on tiivistynyt.
Viime vuonna kyselyyn vastanneista 14 prosenttia ei tiennyt yrityksensä epäsuorien hankintojen määrää. Tänä vuonna luku oli pudonnut seitsemään prosenttiin. Yrityksissä on selvästi otettu tosissaan epäsuorien hankintojen tarkkailu, ja edellisiin vuosiin verrattuna hankintaorganisaatiot seuraavat nyt ostoja huolellisemmin. Nyt toteutetun kyselyn mukaan epäsuorista hankinnoista vastaava henkilö löytyy useimmiten hankintaorganisaatiosta (45 %). Aikaisemmin vastaava luku oli 30 prosenttia.
”Kyselymme osoittaa myös, että yhä useammassa yrityksessä kaikkien ostojen tai tietyn arvoisten ostojen tulee perustua budjettiin. Lisäksi epäsuorien hankintojen hyväksymiskäytäntöihin on kiinnitetty enemmän huomiota ja ne on määritelty tarkemmin. Taloudellinen tilanne on pakottanut yritykset seuraamaan kuluja aikaisempaa tiukemmin ja nipistämään sieltä, missä se vain on mahdollista”, kertoo Baswaren toimitusjohtaja Esa Tihilä.
Säästöpaineet eivät helpota – seuranta tarkentunut
Yrityksistä 57 prosenttia vastasi, että epäsuoriin hankintoihin kohdistunut säästöpaine on kasvanut edelliseen vuoteen verrattuna ja peräti 73 prosenttia etsii säästöjä aktiivisesti nimenomaan epäsuorista hankinnoista. Yritykset seuraavat eniten toimistotarvikkeiden ja tietotekniikan kuluja sekä liikematkustuksen ja kiinteistöhallinnan kustannuksia. Hankinnat on yhä useammin vastuutettu omille kategoriavastaaville.
Kuluseurannan lisäksi seurataan sitä, mistä hankinnat tehdään. Niiden yritysten määrä, jotka eivät tienneet kuinka suuri osa omista ostoista kohdistuu sopimustoimittajille, väheni vuoden aikana 19 prosentista 13 prosenttiin. Sen sijaan niiden yritysten määrä, joiden tavoitteena on kohdistaa yli 80 prosenttia epäsuorista kuluistaan sopimustoimittajille, kasvoi kymmenellä prosentilla 24 prosenttiin. Sopimusten mukaista ostamista on yrityksissä lisätty eniten henkilöstöä kouluttamalla ja viestintää parantamalla.
”Vastaajista 77 prosenttia aikoo tulevaisuudessa lisätä sopimuksiin kohdistuvaa ostamista ja sopimuksia päivitetään nyt myös hankintajärjestelmiin. Keskittäminen ja seuraaminen ovat hyvä asia, sillä sopimusten ohi ostaminen tulee yrityksille kalliiksi monellakin tapaa. Sähköiset hankintajärjestelmät tuovat monen yritykset toimintaan ryhtiä ja tarkkuutta”, toteaa Tihilä.
Laskujen täsmäytys edelleen puutteellista
Suurimmat puutteet hankinnoissa kohdistuvat edelleen tilauksen ja laskun täsmäyttämiseen. Vaikka lasku ja tilaus täsmäytyvät nyt automaattisesti hieman useammin (nyt 30 %, ennen 26 %), silti 69 prosentissa yrityksissä lasku ja tilaus täsmäytetään edelleen manuaalisesti joko yhdessä tai useammassa järjestelmässä. Yrityksistä reilu kolmannes (35 %) ei tiedä, kuinka suuri osa kaikista laskuista täsmää tilauksiin.
”Selvitykseen vastanneista yli puolet kertoi, että tilauksista yli 60 prosentin tulisi täsmäytyä laskun kanssa ja nyt tämä ei nyt selvästikään toteudu. Tilauksen ja laskun täsmäytys on asia, johon tulisi kiinnittää selvästi enemmän huomiota, vaikka selvitys osoittaakin jo positiivista kehitystä talouden ja hankinnan tiiviimmästä yhteistyöstä”, Tihilä toteaa.
Yleisimmin puutteet laskujen ja tilausten täsmäytyksissä johtuvat siitä, että ostoista ei ole sähköisiä tilauksia järjestelmässä, ostoista ei ole tilauksia lainkaan tai toimittajat eivät lisää laskulle tarvittavia tietoja. Yrityksistä lähes puolet (45 %) aikoo lisätä automaatiota laskujen ja tilausten täsmäyttämisen tehostamiseksi. Luvut ovat viime vuoteen verrattuna hienoisessa kasvussa.
”Vastaajista noin kolmasosalla on käytössään jonkinlainen sähköinen järjestelmä hankintoihin, mutta edelleen reilu viidennes toimii täysin ilman hankintajärjestelmiä. Uskon, että tämä luku tulee tulevaisuudessa putoamaan selvästi.”
Ostotilaukset lähetetään suurimmaksi osaksi sähköpostilla (93 %), mutta nyt jo 64 prosentilla on käytössään mahdollisuus tilata sähköisesti suoraan tilausjärjestelmästä ja näiden määrää aiotaan kasvattaa myös jatkossa. Katalogiostaminen on pysynyt entisellä tasollaan ja yrityksistä 62 prosenttia tekee joitakin ostoja katalogeista. Erilaiset katalogipalvelut ja yritysten omat extranetit yleistyivät hieman edellisestä vuodesta, mutta epäsuorissa hankinnoissa katalogiostaminen on edelleen melko pienimuotoista.
Esa Tihilä, CEO, Basware Oyj
puh. 040 480 7098
esa.tihila@basware.com
1Baswaren hankintatutkimus toteutettiin sähköpostitutkimuksena kesällä 2014. Tutkimukseen osallistui 100 hankintatoimen ja talouden ammattilaista. Vastaajista 84 % oli yrityksistä ja 126% julkishallinnosta. Hankintatutkimus toteutettiin nyt viidettä kertaa.
Epäsuoralla hankinnalla tarkoitetaan kyselyssä selkeää epäsuoraa hankintaa, kuten toimistotarvikkeita, IT-hankintoja ja palveluita. Lisäksi se tässä yhteydessä tarkoittaa muuta tuotannollista hankintaa, kuten laitteita ja kunnossapitoa.
Basware
Basware on maailman johtava hankinnasta maksuun- ja verkkolaskuratkaisujen toimittaja. Baswaren avulla organisaatiot voivat tehostaa talousohjaustaan ja talous- ja hankintatoimintojaan sekä yksinkertaistaa ja sujuvoittaa niihin liittyviä prosesseja. Paremmalla talousohjauksella autamme asiakkaitamme menestymään ja tuottamaan lisäarvoa liiketoiminnalle. Basware Commerce Network on maailman suurin yritysten välinen verkosto, joka mahdollistaa vaivattoman yhteistyön ja kaupankäynnin miljoonalle ostajalle ja myyjälle yli sadassa eri maassa. Baswaren ratkaisujen avulla kaikenkokoiset organisaatiot nousevat uudelle tasolle kulukontrollissaan ja tehokkuudessaan, muodostaen tiiviitä kauppasuhteita muiden verkostoon kuuluvien organisaatioiden kanssa. Baswaren ratkaisut tuovat merkittäviä kustannussäästöjä sekä tehostavat kassavirtaa täysin uudenlaisella tavalla ostaa ja myydä.
Lue lisää Baswaren tavasta tehostaa rahankiertoa sekä liiketoimintaa: www.basware.fi.