Baswaren hankintatutkimus:Yritykset selvästi petranneet hankintatoimeaan

-laskujen täsmäytys hankintatoimen häpeäpilkku

Espoo, 9.9.2013 – Sähköisten järjestelmien yleistyminen on tehostanut yritysten hankintoja huomattavasti viime vuoteen verrattuna, selviää Baswaren neljättä kertaa tehdystä hankintatutkimuksesta. Kustannuspaineet vähentävät ohiostamista ja tehostavat seurantaa. Suurimmat ongelmat liittyvät tilausten ja laskujen täsmäyttämiseen.

Viime vuoteen verrattuna sähköiset hankintajärjestelmät ovat lisääntyneet yrityksissä. Edellisenä vuotena 38 prosenttia kertoi, ettei heillä ollut käytössään sähköisiä järjestelmiä hankintaan. Nyt vastaava luku oli enää 19 prosenttia.

Järjestelmien yleistyminen näkyy myös siinä, että nyt yrityksillä on epäsuorista hankinnoista enemmän tietoa kuin viime vuonna. Niiden yritysten määrä, joilla ei ole lainkaan tietoja epäsuorista hankinnoistaan, putosi viime vuoden 14 prosentista neljään prosenttiin.

Vastaajista reilu kolmannes (34 %) kertoi, että heillä on kaikkeen suoraan hankintaan käytössä sähköiset järjestelmät ja epäsuoriin hankintoihin 19 prosentilla.

”Suorilla hankinnoilla on suuremmat kustannus- ja tulosvaikutukset sekä volyymit kuin epäsuorilla hankinnoilla. Tästä syystä suorat hankinnat on myös hanakammin viety järjestelmiin. Kustannussäästöpaineiden kasvaessa myös epäsuorat hankinnat halutaan jatkossa hankintajärjestelmien alle ”, kertoo Baswaren toimitusjohtaja Esa Tihilä.

Epäsuorat hankinnat vastuutettu aikaisempaa paremmin

Valtaosassa (64 %) organisaatioissa on nimetty epäsuorista hankinnoista ja prosessien kehittämisestä vastaava henkilö. Tässäkin osa-alueessa on havaittavissa selvää parannusta viime vuoteen verrattuna, jolloin vastaava luku oli 49 prosenttia. Myös epäsuorien hankintojen etukäteen hyväksyttäminen oli lisääntynyt.

”Viime vuoden tutkimus kertoi, että yrityksissä oli selkeä tarve ja halua tehostaa hankintojaan. Tämän vuotuinen tutkimus todistaa, että niin on myös tehty. Modernit järjestelmät sekä selkeä vastuuttaminen tehostavat myös hankintojen seurantaa, hallintaa ja hyväksyntää. Tämä puolestaan parantaa ymmärrystä kokonaiskustannuksista sekä ostoista ja vähentää villiä ostamista”, Tihilä tiivistää.

Vastaajista 48 prosenttia kertoi, että hankinnoista epäsuoria on vähintään 40 prosenttia; luku kasvoi vuoden aikana 12 prosentilla. Epäsuorat hankinnat ovat edelleen yrityksissä aktiivisina säästökohteina. Säästötarve on noussut jokaisena vuotena vuodesta 2011 lähtien (48 % / 56 % / 64 % ).

”Taloustilanteen ollessa sellainen kuin se nyt on, tähän tuskin on tulossa muutosta tulevinakaan vuosina. Näin ollen hankintojen kontrollin ja tehostamisen sekä sopimusten mukaisen ostamisen merkitys tulee vain kasvamaan. Tämä nostanee hankintaosaston merkitystä monessa organisaatiossa.”

Seuranta keskitetympää – kategoriahallinta kaipaa vielä terävöitystä

Neljännes (24 %) kertoi, ettei heillä ole varsinaista kategorianhallintaa epäsuorien hankintojen kohdalla. Kolmanneksessa (33 %) yrityksistä osa epäsuorista hankinnoista on vastuutettu omille kategoriavastaaville. Yleisimmin kaikista hankinnoista seurataan tietotekniikkaa (87 %), toimistotarvikkeita (76 %), kiinteistöhallintaa ja -kunnossapitoa (76 %) sekä liikematkustusta (72 %). Vähiten seurataan tuotantoon liittyviä laitteita (46 %) ja palveluita (47 %). Kaikissa hankintakategorioissa seuranta ja ohjaus olivat viime vuotta keskitetympää.

Katalogeja saatavilla melko vähän – ohiostaminen kiusaa edelleen

Katalogiostaminen on kasvussa – se kasvoi edelliseen vuoteen verrattuna kahdeksalla prosentilla ollen nyt 64 prosenttia. Määrät ovat silti vielä kohtuullisen pieniä, sillä vain reilut puolet (59 %) ostaa korkeintaan viidesosan epäsuorista hankinnoistaan katalogien kautta. Vain kolme prosenttia ostaa katalogipohjaisesti yli 80 prosenttia epäsuorista ostoistaan. Yleisimmin katalogipohjaisesti ostetaan toimistotarvikkeita ja tietotekniikkaa. Suurin osa toimittajista tarjoaa tuotekataloginsa omien ekstranettien kautta.

”Aktiivisten katalogitoimittajien määrä on edelleen hyvin vähäinen. Nyt lähes puolet vastaajista kertoi heillä olevan käytössä alle 10 katalogitoimittajaa. Tämä on selvästikin alue, johon toimittajien pitäisi panostaa enemmän, jotta myös yritykset pystyisivät kasvattamaan katalogiostamista. Hyöty olisi molemminpuolinen; yritykset vähentävät ohiostamista ja ostaminen on helppoa, toimittajat puolestaan palvelevat asiakkaitaan paremmin ja todennäköisesti myös myyvät enemmän”, Tihilä huomauttaa.

Tällä hetkellä organisaatiot, joilla yli 80 prosenttia epäsuorista ostoista tehdään sopimustoimittajilta ja täysin sopimusten mukaisesti, on vain neljännes vastaajista. Toinen neljännes (26 %) ei tiedä, kuinka hyvin hänen organisaatiossaan ostetaan sopimusten mukaisesti. Yrityksistä 27 prosenttia ei ole määritellyt tavoitetilaa siitä, kuinka suuri osa hankinnoista tulisi olla sopimustenmukaisia. Yleisin tavoitetila 37 prosentilla organisaatioista on, että epäsuorista ostoista 60 - 80 prosenttia on sopimusten mukaisia. Yleisin syy ohiostamiseen on se, että kaikista hankintakategorioista ei ole tehty sopimuksia. Toiseksi suurimmaksi syyksi nähdään se, että viestintä on puutteellista, jolloin henkilöstöllä ei ole riittävästi tietoa sopimuksista. Kolmanneksi henkilöstö kokee, että muut kuin sopimushinnat ovat edullisimpia eivätkä he tästä syystä hyödynnä sopimuksia.

”Näkisin, että yhteiset pelisäännöt ostoista ja sopimusten noudattamisesta sekä henkilökunnan kouluttaminen aiheesta vähentäisivät ohiostamista huomattavasti. Yksittäiset ihmiset eivät välttämättä ymmärrä yksittäisten ohiostojen merkitystä kokonaisuudelle. Näin ollen tehokkaalla viestinnällä ja taustojen avaamisella voitaisiin merkittävästi parantaa sopimusten mukaista ostamista ja näin ollen myös ehkä vähentää jatkuvaa epäsuoriin hankintoihin kohdistuvaa säästöpainetta”, Tihilä vinkkaa.

Vastaajaorganisaatioista puolet aikookin lisätä sopimuksiin kohdistuvaa ostamista tulevaisuudessa.

Laskujen täsmäytys hankintatoimen häpeäpilkku

Sähköisten hankintajärjestelmien yleistyminen näkyy myös siinä, että nykyään ostotilauksista jo 61 prosenttia lähetetään sähköisesti suoraan tilausjärjestelmästä myyntijärjestelmään. Viime vuonna luku oli vain 32 prosenttia. Edelleen yleisin tapa tilata on sähköposti (89 %).

”Laskujen manuaalinen täsmäytys on edelleen tasolla, jolla sen ei tulisi olla. 69 prosenttia täsmäyttää laskun ja tilauksen manuaalisesti ja vain noin neljännes automaattisesti. Neljännes ei myöskään tiedä kuinka suuri osa laskuista täsmää tilaukseen ja lähes puolet ei ole määritellyt tavoitetasoa siitä, kuinka suuren osan laskuista tulisi täsmentyä laskun kanssa. Mielestäni tämä on asia, joka yrityksissä nyt kaipaisi todellista remonttia”, Tihilä haastaa.

Esa Tihilä, CEO, Basware Oyj
puh. 040 480 7098
esa.tihila@basware.com

Baswaren hankintatutkimus toteutettiin sähköpostitutkimuksena kesä-elokuussa 2013. Tutkimukseen osallistui 208 hankintatoimen ja talouden ammattilaista. Vastaajista 88 % oli yrityksistä ja 12 % julkishallinnosta. Hankintatutkimus toteutettiin nyt neljättä kertaa. Epäsuoralla hankinnalla tarkoitetaan kyselyssä selkeää epäsuoraa hankintaa, kuten toimistotarvikkeita, IT-hankintoja ja palveluita. Lisäksi se tässä yhteydessä tarkoittaa muuta tuotannollista hankintaa, kuten laitteita ja kunnossapitoa.

Basware

Basware tarjoaa avoimia, turvallisia, pilvipalveluihin perustuvia ratkaisuja kaikenkokoisille organisaatioille. Ratkaisujen avulla organisaatiot voivat tehostaa hankinta-, ostoreskontra-, laskutus-, maksuliikenne- ja talousohjausprosessejaan.

Eri toimialojen yritykset, pienistä suuryhtiöihin, käyttävät Baswaren ratkaisuja saavuttaakseen huomattavia kustannussäästöjä, parantaakseen rahavirran ennustettavuutta ja tiivistääkseen asiakas-toimittajasuhteita. Basware Commerce -verkoston perustana on avoimuus, joka mahdollistaa erilaisten organisaatioiden välisen kaupankäynnin sähköisen asioinnin ja tekee verkostosta maailman kattavimman. Verkosto yhdistää miljoonia käyttäjiä yli 100 maassa ja 900 000 organisaatiossa.

Basware on maailman johtava helpomman ostamisen ja paremman myymisen ratkaisujen toimittaja. Lue lisää Baswaren tavasta tehostaa talousprosesseja ja kannattavuutta verkkosivuiltamme www.basware.fi.