Viking Line Abp: Yhtiökokouskutsu

Viking Line Abp             YHTIÖKOKOUSKUTSU                  06.05.2021, klo 08.10
 

Yhtiökokouskutsu

Viking Line Abp:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 27. toukokuuta 2021 klo 12.00 kulttuuri- ja kongressitalo Alandicassa, Strandgatan 33, Maarianhamina.

Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen alkaa klo 11.00.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Toimintavuoden 2020 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

- Toimitusjohtajan lyhyt yleiskatsaus

7. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen

8. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

9. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

- Viking Line Abp:n hallitus ehdottaa, että toimintavuodelta 1.1.–31.12.2020 ei jaeta osinkoa.

10. Ehdotus yhtiöjärjestyksen muuttamisesta

a) Viking Line Abp:n hallitus ehdottaa yhtiöjärjestyksen 7 §:n mukauttamista:

” 7 § Yhtiöllä on vähintään yksi varsinainen tilintarkastaja ja yksi varatilintarkastaja. Tilintarkastajat ja varatilintarkastajat valitsee varsinainen yhtiökokous toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Tilintarkastajien tulee antaa hallitukselle tilintarkastuspöytäkirja sekä antaa tilintarkastuksesta kirjallinen lausunto, joka esitetään varsinaiselle yhtiökokoukselle yhdessä hallituksen mahdollisten vastineiden kanssa.”

muutetaan seuraavaan sanamuotoon:

” 7 § Yhtiöllä on yksi tilintarkastaja, jonka pitää olla tilintarkastusyhteisö. Tilintarkastajan valitsee varsinainen yhtiökokous toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä”

b) 1.010 osaketta omistava osakkeenomistaja on ehdottanut yhtiöjärjestyksen 4 §:n muuttamista seuraavaksi:

” 4 § Yhtiön hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja neljästä kuuteen jäsentä. Puheenjohtajan ja jäsenet valitsee varsinainen yhtiökokous toimikaudeksi, joka päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Hallituksen kokouksista pidetään pöytäkirjaa, jonka kaikki läsnä olevat hallituksen jäsenet allekirjoittavat.”

Ehdotus tarkoittaa siis sitä, että varajäseniä ei nimitetä ja että hallituksen jäsenten määrä voi vaihdella viidestä seitsemään.

11. Hallituksen jäsenten sekä tilintarkastajien palkkioista päättäminen

- Hallitus ehdottaa, että hallituksen jäsenten palkkiot säilyisivät ennallaan ja olisivat siten seuraavat:
Hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkio 28 000 euroa
Hallituksen jäsenen vuosipalkkio 22 000 euroa
Hallituksen varajäsenen vuosipalkkio 5 000 euroa

Lisäksi ehdotetaan, että hallituksen kokouksilta maksettava kokouspalkkio olisi 1 000 euroa kokoukselta.

Hallitus ehdottaa edelleen, että tilintarkastajien palkkio maksetaan laskua vastaan.

12. Hallituksen jäsenten valitseminen

- Hallitus ehdottaa nimityskomitean ominaisuudessa, että hallituksen varsinaisiksi jäseniksi valitaan uudelleen: Ben Lundqvist, puheenjohtaja, Nils-Erik Eklund, Jakob Johansson, Stefan Lundqvist, Lars G Nordström ja Peter Wiklöf. Uudeksi hallituksen jäseneksi valitaan Christina Dahlblom. Varajäseniksi ehdotetaan valittavaksi uudelleen Ulrica Danielsson ja Casper Lundqvist. Uudeksi hallituksen varajäseneksi ehdotetaan valittavaksi Gert Sviberg.

13. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa, että varsinaiseksi tilintarkastajaksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen asti valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy.

PricewaterhouseCoopers Oy on ilmoittanut, että KHT Ylva Eriksson jatkaisi vastuullisena tilintarkastajana.

14. Muut asiat

15. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen ehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Viking Line Abp:n internetsivuilla osoitteessa www.vikingline.com. Viking Line Abp:n tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus, sekä palkitsemispolitiikka on saatavilla mainituilla internetsivuilla. Hallituksen ehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa. Asiakirjojen jäljennökset ja tämä yhtiökokouskutsu lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 3. kesäkuuta 2021 alkaen.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osakkeenomistaja, joka on merkitty yhtiön osakasluetteloon

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 17. toukokuuta 2021 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistajan, joka on merkitty yhtiön osakasluetteloon ja joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään tiistaina 25. toukokuuta 2021 klo 12.00. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) sähköpostitse osoitteeseen bolagsstamma@vikingline.com
b) puhelimitse numeroon 018-27000
c) tai kirjeitse osoitteeseen Viking Line Abp, PB 166, AX-22101 MARIEHAMN.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi ja henkilötunnus sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus.

Osakkeenomistajien Viking Line Abp:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Yhtiökokousta koskeva tietosuojaseloste julkaistaan yhtiön internetsivuilla vikingline.com/yhtiokokous-2021

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä on tarvittaessa pystyttävä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai toimikelpoisuutensa kokouspaikalla.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden perusteella, jotka on 17. toukokuuta 2021 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osallistuminen edellyttää edelleen, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden perusteella rekisteröity 24. toukokuuta 2021 klo 10.00 Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon. Hallintarekisteröityjen osakkeiden osalta tämä on samalla myös ilmoitus osallistumisesta yhtiökokoukseen. Muutokset osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen tai osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisö ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuna ajankohtana.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Jos arvo-osuustilille merkittyjen osakkeiden osakkeenomistajaa edustaa yhtiökokouksessa useampi asiamies, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava mitä osakkeenomistajan osakkeita kukin asiamies edustaa.

Valtakirjat on toimitettava pdf-tiedostoina osoitteeseen bolagsstamma@vikingline.com tai postitse Viking Line Abp, PB 166, AX-22101 Mariehamn ja viimeistään tiistaina 25. toukokuuta 2021 klo 12.00. Kuoreen merkintä ”yhtiökokous”.

4. Muut ohjeet ja tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Viking Line Abp:llä on kokouskutsun päivänä 6. toukokuuta 2021 yhteensä 10 800 000 osaketta ja 10 800 000 ääntä.

Muu tietoa koskien tämän vuoden yhtiökokousta:

Vallitsevien olosuhteiden johdosta toivomme, että yhtiökokous pidetään niin harvojen henkilöiden läsnä ollessa kuin on mahdollista.

• Osakkeenomistajat, joilla on yli 50 % Viking Line Abp:n äänimäärästä ovat jo ennen yhtiökokousta ilmoittaneet hyväksyvänsä kaikki hallituksen tekemät esitykset ja useimmat heistä eivät tule olemaan läsnä yhtiökokouksessa vaan ainoastaan antamansa valtakirjan kautta.
• Yhtiökokous tullaan lähettämään yhtiön kotisivun kautta vikingline.cm/yhtiokokous-2021 jotta kaikilla halukkailla on mahdollisuus seurata sitä.
• Suosituksemme mukaan osakkeenomistaja, joka haluaa osallistua, antaa valtakirjan Viking Line Abp:n talousjohtaja Mats Engblomille. Valtakirjaan voidaan merkitä, miten valtuutetun tulee äänestää. Mallivaltakirja löytyy yhtiön kotisivulta vikingline.com/yhtiokokous-2021
• Kaikki muodolliset yhtiöjärjestyksen mukaiset pakolliset päätöskohdat käsitellään yhtiökokouksessa, mutta toimintaa koskeva esitys tulee olemaan hyvin lyhyt.
• Tilaisuudessa ei tule olemaan tarjoilua.
• Osakkeenomistajat, jotka kuitenkin osallistuvat yhtiökokoukseen, tullaan sijoittamaan salissa kauas toisistaan.

Maarianhaminassa 6. toukokuuta 2021

VIKING LINE ABP
HALLITUS



Jan Hanses
Toimitusjohtaja

[Yhtiökokouskutsu on käännös virallisesta ruotsinkielisestä tekstistä.]