Täysin uudet toimistot ovat odottaneet 1,5 vuotta lähes tyhjillään - toimistoille palaavat etsivät ensimmäisenä työpisteensä
Etätyösuositus päättyi viime perjantaina. Niissä työyhteisöissä, joissa kuluneet 1,5 vuotta on tehty pääasiassa etätöitä, on jo jonkin aikaa valmistauduttu toimistoille paluuseen ja uuteen normaaliin. Visma Solutionsilla paluu toimistoille tapahtuu hieman erilaisissa merkeissä.
Ohjelmistotalo Visma Solutionsilla ollaan monien muiden tavoin siirtymässä etätöistä ns. hybridimalliin. Etätyön ja toimistotyön yhdistäminen on kuitenkin Visma Solutionsilla ehkä hieman helpompaa, koska paluu tapahtuu täysin uusiin toimitiloihin, eikä suurimmalla osalla työntekijöistä ole vielä ollut nimettyjä työpöytiä.
Kun Suomessa siirryttiin laajamittaisesti etätöihin maaliskuussa 2020, oltiin Visma Solutionsilla valmistautumassa muuttamaan uusiin toimitiloihin sekä Lappeenrannassa että Helsingissä. Lappeenrannan keskustaan oli juuri valmistunut täysin uusi toimistorakennus, pelkästään Visma-yhtiöiden käyttöön. Helsingissä yhtiö oli varannut Triplan uusista toimistotiloista kaksi kokonaista kerrosta uusiksi työtiloikseen.
Uudet toimistot otettiin käyttöön toukokuussa 2020 ja ne ovat olleet sen jälkeen lähes tyhjillään. Henkilöstöstä vajaat 10% on käynyt säännöllisesti toimistolla töissä. Business Analyst Emma Matikainen on yksi säännöllisesti toimistolla työskennelleistä ja hänen mukaansa lähes tyhjässä toimistossa on ollut sekä hyvät että huonot puolensa.
“Olen käynyt toimistolla, koska siellä työpäivän rytmittäminen on helpompaa. Pystyn paljon paremmin keskittymään, kun on rauhallista, mutta toisaalta olen kyllä kaivannut todella paljon kollegoiden seuraa”, Emma Matikainen pohtii.
Hybridimalliin valmistautuminen aloitettiin hyvissä ajoin
Visma Solutionsilla suurin osa henkilökunnasta on tehnyt 100% etätöitä koko korona-ajan. Kotitoimistoilla, työyhteisöstä erillään olleesta henkilökunnasta on pidetty huolta monin tavoin. Henkilökunnalle on mm. tarjottu mahdollisuus rakentaa kotiin yhtä hyvät työolot kuin toimistoilla.
Sosiaalisten kontaktien tarve on kuitenkin ollut vahva koko eristäytymisen ajan ja siksi yhtiössä aloitettiin toimistotöihin paluun suunnittelu jo hyvissä ajoin viime keväänä. Yksi tarkkaa suunnittelua vaatinut asia oli se, että yhtiön henkilöstömäärä on kasvanut korona-aikana noin 80 henkilöllä, eli runsaat 30%. Uusien, käyttämättömien toimistojen työpistekapasiteetti alkoi olla siis täynnä, vaikka toimistoja ei oltu vielä otettu edes kunnolla käyttöön.
Ensimmäinen askel valmistautumisessa oli henkilöstökysely. People Operations Manager Henna Savolan mukaan kysely antoi hyvää kuvaa siitä, miten ihmiset aikovat jatkossa töitä tehdä.
“Kyselyssä selvitettiin kuinka paljon työntekijät haluavat tehdä jatkossa töitä toimistolla, minä päivinä ja millaista työtä toimistoille tultaisiin tekemään. Jo ensimmäisessä kyselyssä kävi ilmi, että suurin osa työntekijöistä haluaa jatkaa töiden tekemistä ainakin osin etänä”, Henna Savola kertoo.
Savola uskoo, että intoa toimistolle paluuseen löytyy alkuun, mutta tilanne tasaantunee muutaman kuukauden jälkeen. Hän uskoo, että lopputuloksena noin puolet töistä tehdään kotona ja puolet toimistolla. Samaa mieltä on etätyöaikanakin säännöllisesti toimistolla käynyt Business Analyst Kai Ahteela.
“Se on tehnyt mielenterveydelle hyvää, kun on voinut tehdä töitä silloin, kun itselle sopii ja missä itselle sopii. Työmotivaatio ja teho on ihan erilainen kuin jos olisi pelkästään toimistolla. Uskon, että työnteko jatkuu toimistojen avauduttuakin suunnilleen samanlaisena”, Kai Ahteela sanoo.
Suurin osa työpisteistä muuttuu pop-up-pisteiksi
Syksyllä Visma Solutionsin henkilökunnan tulevia työtapoja selvitettiin vielä tarkemmin, kun yksi työntekijöistä otti opinnäytetyönsä aiheeksi Visma Solutionsin hybridimallin suunnittelun ja jalkautuksen. Tutkimuksessa selvitettiin kuinka moni tarvitsee oman työpisteen, kuinka monelle riittää pop up eli yhteiskäyttöinen työpiste ja miten erilaiset työpisteet kannattaa toimistoille sijoittaa.
Jenny-Sofia Kiiasen selvityksen mukaan 66% Visma Solutionsin henkilökunnasta aikoo jatkaa etätöitä jossain muodossa. Yleisin malli on tehdä noin puolet työajasta kotona ja puolet toimistolla. Tämän hetkinen suunnitelma onkin tarjota kiinteä työpiste kaikille, jotka ovat ilmoittaneet palaavansa pääosin toimistotyöhön ja loput työpisteet rakennetaan pop-up pisteiksi.
“Tätä hybridimallia muovataan tietysti koko ajan henkilöstön ja tiimien tarpeiden ja tahtotilan mukaisesti. Suuntaviivoja ja suosituksia on hyvä olla, mutta pääasiassa kaikki saavat itse päättää missä ja miten työtä tekevät”, Kiianen kertoo.
“Tämä on ollut melkoinen palapeli. Onneksi meillä löytyy joustoa niin henkilökunnasta kuin yhtiön johdosta, joten olemme saaneet rakennettua mallin, joka toivottavasti toimii kaikille”, Henna Savola sanoo.
IT-talossa on myös luonnollisesti otettu ohjelmistot apuun helpottamaan uudenlaista työskentelykulttuuria. Uudesta järjestelmästä henkilökunta voi varata pop-up työpisteen tai neuvotteluhuoneen etukäteen kotoa käsin.
“Järjestelmän avulla pystymme myös seuraamaan, miten startti tapahtuu ja sitten muuttamaan tiloja tarpeen mukaan. Uskon, että näemme vasta muutamien kuukausien päästä mihin uusi normaali asettuu”, Henna Savola arvioi.
Etätyöaika helpotti rekrytointia
Koko etätyöajan ja tulevan hybridimallinkin parhaita puolia it-yrityksen näkökulmasta on rekrytoinnin hienoinen helpottuminen. Vaikka Visma Solutionsilla on toimistoja jo kolmella paikkakunnalla on uusien työntekijöiden rekrytoinnissa haasteita.
Se, että tulevan työntekijän ei tarvitse muuttaa työn perässä toiselle paikkakunnalle, on Henna Savolan mukaan helpottanut rekrytointia.
“Uskon, että muilta kuin toimistopaikkakunnilta rekrytointi yleistyy entisestään. Se tarkoittaa, että rekrytointi helpottuu, kun hakijoita on enemmän, mutta toisaalta myös sitä, että etätyöläisiä tulee olemaan entistä enemmän.”
Lisätietoja:
People Operations Manager Henna Savola, +358 40 836 2593
Content Specialist Ani Rumpu, +358 41 432 8431
Visma Solutions Oy
Visma Solutions Oy on Suomen johtava pilvipalveluiden ohjelmistotoimittaja, joka tarjoaa ratkaisut liiketoiminnan pyörittämisen ja johtamisen tueksi pk-yrityksille. Ratkaisuja käyttää Suomessa lähes 80 000 yritystä. Visma Solutionsin tuoteperheeseen kuuluvat Visma Netvisor, Visma Severa ja ValueFrame, Maventa sekä Visma Sign. Taustallamme on ketterä pohjoismainen ohjelmistotalo Visma, joka työllistää Suomessa yli 1500 asiantuntijaa. www.vismasolutions.com
