SERES CONTRIBUI PARA O SUCESSO DA IMPLEMENTAÇÃO DA FATURAÇÃO ELETRÓNICA NAS EMPRESAS PORTUGUESAS

ñ          A implementação da faturação eletrónica é muito mais do que dispor da tecnologia necessária para cumprir os requisitos exigidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Trata-se de uma oportunidade para transformar processos obsoletos em vantagens competitivas.
ñ          As empresas portuguesas precisam de conhecer profundamente os requisitos do serviço de faturação eletrónica, para poderem ter sucesso nestes projetos.
Lisboa, 13 de setembro de 2018 - A partir de 1 de janeiro de 2019 a faturação eletrónica em Portugal será não apenas uma realidade, como também uma obrigação legal. Em qualquer caso, a faturação eletrónica será sempre uma oportunidade para melhorar a gestão das empresas e o nível de rentabilidade dos respetivos negócios.  Com o objetivo de contribuir para a implementação bem-sucedida dos projetos de faturação eletrónica nas empresas portuguesas, a SERES - empresa pioneira e especialista na transação eletrónica segura de documentos, propõe um  guião que simplifica esta mudança e assegura o seu sucesso.

4 Requisitos
A utilização da fatura eletrónica é uma realidade, e passará a ser exigida por lei a partir de 2019. Neste sentido, as empresas portuguesas devem começar a desenvolver e implementar projetos de faturação eletrónica o mais rapidamente possível.
 
No entanto, de acordo com Sergio Ruiz, diretor da Unidade de Negócio da Ibéria da SERES, “na maioria dos casos, o desenvolvimento destes projetos poderá ser complexo e até mesmo difícil, já que existem muitos fatores a ter em conta."

Segundo a SERES, “a fatura eletrónica permite transformar processos obsoletos, que envolvem elevadas cargas de trabalho manual pouco produtivas, em novos processos que dotam as direções financeiras com a capacidade de terem acesso a uma visão global e em tempo real do estado das suas contas, no que diz respeito às cobranças e aos pagamentos".
Existem várias formas de proceder à implementação da faturação eletrónica nas empresas, desde os modelos de desenvolvimento interno até às soluções disponibilizadas por prestadores de serviços de faturação eletrónica e com experiência num amplo leque de projetos, "a melhor opção e a mais recomendável".

O  guião da SERES identifica um conjunto de questões a ter em conta no momento de implementar a faturação eletrónica. A primeira é comunicar e ter visibilidade do estado da faturação eletrónica.  Assim, a comunicação com os parceiros, independentemente da sua dimensão, é essencial para  a transação das faturas nas empresas.  Estas transações tornam evidente a necessidade de que a solução adotada facilite um amplo conjunto de opções às empresas e que lhes permita conectarem-se com sucesso com qualquer um dos seus parceiros, garantindo a confidencialidade, a autenticidade e a integridade das faturas. Adicionalmente, a solução a eleger pelas empresas, deverá ser capaz de  dotá-las com um novo canal de comunicação com os seus parceiros de negócio, acelerando assim os tempos de resposta e a resolução de eventuais imprevistos. Paralelamente, a solução deve oferecer um maior controlo e capacidade de acompanhamento da informação partilhada, aumentando os níveis de eficácia do relacionamento e da comunicação das empresas com terceiros.

O segundo fator a ter em conta é a centralização da informação, garantindo  simultaneamente que esta se mantém integrada. Neste sentido, a decisão das empresas deverá ter em conta o volume de faturas que é necessário gerir. Se o volume de faturas for reduzido (menos de 30 faturas por mês), uma solução manual poderá ser a melhor solução. Já no caso de volumes superiores a 30 faturas por mês, uma solução integrada será sem dúvida a ideal. Por outro lado, caso as empresas disponham de ferramentas de gestão, a forma mais fácil de implementar a faturação eletrónica será através da integração da fatura eletrónica no processo habitual de trabalho nestas mesmas ferramentas. Desta forma, as empresas poderão aproveitar totalmente as vantagens oferecidas pela faturação eletrónica e melhorar os seus processos de decisão.
As mudanças que resultam da utilização da faturação eletrónica têm implicações muito mais abrangentes do que poderá parecer  à primeira vista. Pelo que o terceiro fator a ter em conta pelas empresas, será a necessidade de se certificarem de que o serviço de faturação eletrónica que vão implementar é global. Ou seja, terem a certeza de que este permite a gestão completa do tratamento das faturas, nomeadamente:  a emissão, a receção, o envio, a integração e o arquivo.

Por último, e de acordo com o  guião da SERES, a solução a adotar deverá cumprir as exigências legais da Autoridade Tributária e Aduaneira. É essencial que o projeto de faturação eletrónica contemple as mudanças tecnológicas e legais associadas às regras da faturação: formatos, assinatura eletrónica, prazos de entrega, prazos de adoção, etc. Devido ao facto do enquadramento legal e a tecnologia  estarem em constante evolução, conhecer as alterações e saber adaptar-se  às mesmas supõe uma grande taxa de esforço para as empresas portuguesas.  Torna-se portanto vital para o sucesso das empresas neste âmbito, disporem de um serviço com capacidade de se adaptar às mudanças automaticamente.
A SERES considera que implementar um projeto de faturação eletrónica vai muito além de uma mera alteração técnica e que o "desenvolvimento interno de uma solução, ou a compra de um módulo de faturação não permitirão às empresas usufruir de todos os benefícios  inerentes à faturação eletrónica."

SOBRE A SERES
A SERES é uma empresa internacional pioneira e especialista em Soluções de Transação Eletrónica Segura de Documentos que atua no mercado há mais de 30 anos. Com presença na América Latina há 10 anos, a SERES é o parceiro tecnológico que apoia a transformação digital das empresas no campo da otimização, automatização e gestão dos processos nas relações B2B, B2G e B2C.
Como filial da Docapost (Grupo La Poste), a SERES pertence a uma organização multinacional com presença através de filiais em França, Espanha, Alemanha, Portugal, México, Colômbia, Equador, Argentina e Perú. A empresa está também presente, através da sua rede de parceiros, no Canadá, na América do Norte, na América Latina, na Ásia, no Reino Unido, na Bélgica, na Suíça, em Itália, etc.
As soluções da SERES permitem otimizar os processos de negócio e a automatização  da transação eletrónica de documentos, área em que atua como parceiro de confiança. Entre os seus serviços destacam-se: SERES e-FACTURA®, uma plataforma global de faturação eletrónica; o SERESNET, oferta de serviços de EDI imprescindíveis para os setores do retalho, automóvel, saúde, etc; o VERIPOST, um serviço de correio eletrónico certificado; o e-Archivo, um serviço de custódia eletrónica; Digitalização, um serviço de digitalização OCR/ICR; e o  Fax/Email, um serviço de envio e receção de faxes  por email. Mais informação disponível em: http://pt.groupseres.com

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