Smiling Workplaces hjälper Vedum att digitalisera anställningsprocessen i SharePoint

Vedum har löpande rekrytering av ny personal på så väl tjänstemannasidan som produktionssidan. Detta hanterades tidigare med hjälp av checklistor i pappersformat som skickades runt på kontoret för att säkerställa att allt går rätt till och att inget glöms bort. Flertalet personer är inblandade i processen vilket ökar komplexiteten och risken för att något glöms bort eller missas är överhängande. Rutinen upplevdes även som omodern och påfrestande för verksamheten.

Lösning

Efter en workshop på plats hos Vedum med de personer som är inblandade i flödet togs en tydlig flödesbeskrivning fram som digitaliserades i SharePoint. När en ny rekrytering initieras skapas uppgifter upp för den roll som har angivits för personen, man har här möjlighet att välja om personen ska ha allt från tjänstebil till visitkort och profilkläder. På Vedums intranät i SharePoint kan användarna sedan se vilka uppgifter de har tilldelats just för den aktuella anställningen vilket ökar användbarheten för medarbetarna.

Efter att personen börjat finns även en Introduktionschecklista som till exempel säkerställer att alla nyanställda får nödvändig information från närmaste chef, skyddsombud, IT och HR.Lösningen baseras på en modul som vi på Smiling Workplaces erbjuder, helt baserad på SharePoint. Onboarding – stöd vid nyanställning.

Resultat

Sedan digitaliseringen av anställningsprocessen i SharePoint lanserades har över 100 nyanställningar passerat flödet. Lösningen med anställningsprocessen i SharePoint har funkat så pass bra att Vedum valt att utvidga lösningen till att omfatta fler processer som när någon byter tjänst eller lämnar företaget.