Förutse avbrott i arbetet – spara tid och pengar!

Arbetshälsoinsitutet informerar 1/2017

Ett flertal utvecklingstrender i arbetslivet – kundorientering, konkurrens, tidspress och teknologisk utveckling – har bidragit till att göra arbetet mer avbrottsbenäget. Det har blivit allt svårare att planera arbetsmängden och bedöma tidsåtgången. Anställda i expertyrken har anpassat sig till den förändrade situationen genom att arbeta övertid. Men avbrott i arbetet kan förutses med hjälp av situationsbilder, som beskriver de faktorer som orsakar avbrott. På det sättet kan man spara både arbetstid och andra mänskliga resurser. Detta framgår av slutrapporten över Arbetshälsoinstitutets Prediktionsmodell-projekt. 

Man brukar inte planera sitt arbete med målsättningen att det ska omfatta ständiga avbrott och hopp mellan olika arbetsuppgifter. Man är snarare angelägen om att få arbetet att löpa friktionsfritt. Tidigare forskning har visat att avbrott påverkar människors kognitiva och målinriktade aktiviteter. Avbrott leder till förlorad arbetstid, misstag och frustration. De orsakas vanligen av andra människor, antingen direkt eller via informationssystemet.

I Prediktionsmodell-projektet analyserades avbrottssituationerna med avseende på förekomsten av sådana orsaker som aktörerna på arbetsplatsen själva kan åtgärda omedelbart. Med hjälp av Prediktionsmodellen kan man minska mängden tidskrävande avbrottsbenäget arbete. Anställda i expertyrken kan spara ungefär en timmes arbetstid i veckan och minska sitt behov av att arbeta över för att få arbetet gjort.

Många faktorer som orsakar avbrott kan beskrivas med hjälp av situationsbilder

I projektet analyserades de arbetsrelaterade faktorer som är utmärkande för expertarbete: projekt, uppgifter, samarbete med kolleger och kunder, sammanträden, samarbetsteam, utveckling av datasystem och problemhantering, rådgivning, arbetsadresser och tid för ostört arbete. Undersökningen utfördes med hjälp av en tidsanvändningsenkät av dagbokstyp under en uppföljningstid på 8 veckor. I undersökningen deltog totalt 272 experter som arbetar med programservice- eller supporttjänster. Dessutom intervjuades 37 experter i syfte att få fram bra rutiner för arbeten, där det är vanligt med avbrott.

De olika faktorerna analyserades med avseende på frekvensen. Avbrotten bedömdes utifrån hur ofta man upplevde att de förekom. Välbefinnandet i arbetet bedömdes på basis av individens upplevelser av stress, återhämtning och arbetseffektivitet.

– Resultaten visar hur arbetet varierar från vecka till vecka, en aspekt som inte fångas av enkäter som genomförs bara en gång om året, säger Tiina Kalliomäki-Levanto, specialforskare vid Arbetshälsoinstitutet.

Med hjälp av materialet skapade man situationsbilder av ett antal faktorer som orsakar avbrott i arbetet och påverkar arbetsvälbefinnandet.

– Till exempel i programservicearbete var stort antal arbetsuppgifter en sådan faktor, som ofta ledde till avbrott. De som ofta avbröts i arbetet hade dubbelt så hög upplevd stress och sämre återhämtning än genomsnittet för hela undersökningspopulationen. I datasupportarbete däremot berodde avbrotten i arbetet oftast på att man samarbetade med ett stort antal kolleger. De som ofta blev avbrutna i arbetet hade dubbelt så hög upplevd stress och sämre återhämtning än genomsnittet för hela undersökningspopulationen, säger Kalliomäki-Levanto.

Enstaka faktorer har stor betydelse

De förhållanden som är utmärkande för expertarbete är emellertid komplicerade, och enskilda faktorer har stor betydelse. Till exempel bland supportpersonal med måttlig arbetsbelastning och många avbrott i arbetet fanns både grupper som klarade sig bra och grupper som klarade sig dåligt. De som klarade sig bra arbetade tillsammans med flera kolleger och sällan helt ensamma. De som klarade sig dåligt hade bara ett fåtal kolleger att samarbeta med och arbetade ofta ensamma. Denna grupp upplevde dubbelt så ofta stress och tre gånger så ofta otillräcklig återhämtning som genomsnittet för hela undersökningspopulationen.

Resultaten visar också att de som ofta blir avbrutna i arbetet har längre veckoarbetstid och arbetar mer övertid än de som sällan blir avbrutna i arbetet.

Prediktionsmodell för hantering av avbrottsbenäget arbete

I projektet identifierades flera olika situationer och faktorer som kan läggas till grund för en prediktionsmodell för avbrottsbenäget arbete.

Det är viktigt att: 1) identifiera de situationer, där expertarbetet inte framskrider som planerat utan avbryts, 2) identifiera faktorer som är beroende av varandra och strukturera arbetet i helheter, 3) identifiera och utveckla avbrottsförebyggande åtgärder för att få en bättre avbrottshantering, 4) skapa en obruten kedja av situationsbilder som beskriver arbetsförhållandena, 5) förutse arbetsmängderna, 6) möjliggöra återhämtning från arbetet, 7) hålla fast vid nyttiga avbrott som främjar gott samarbete, 8) förebygga avbrott i situationer, där man behöver få arbeta ostört och 9) testa olika rekommendationer ur forskningslitteraturen och anpassa dem till behoven i den egna organisationen.

En utmaning när det gäller att förutse avbrott är förändringar och situationer där det krävs snabba åtgärder. Sådana situationer har uppstått till exempel i programbranschen till följd av både förändrade behov hos kunden eller en tredje part och faktorer som beror på den egna organisationens utvecklingshistoria. Tillsammans utgör de delar av en och samma helhet, där alla delar påverkar varandra.

Projektet finansierades av Arbetarskyddsfonden.

Mer information

specialforskare Tiina Kalliomäki-Levanto, Arbetshälsoinstitutet, tfn 046 8514013, tiina.kalliomaki-levanto[at]ttl.fi

specialforskare Antti Ukkonen, Arbetshälsoinstitutet, tfn 046 8514008, antti.ukkonen[at]ttl.fi

Forskningsrapport: Ratkaisuehdotuksia keskeytyvään työhön : Keskeyttävien työolomuutosten ennakointimalli tietointensiivisen työskentelyn parantamiseksi (http://urn.fi/URN:ISBN 978-952-261-684-5 (pdf))

Projektet webbsidor: Keskeyttävien työolomuutosten ennakointimalli tietointensiivisen työskentelyn parantamiseksi (https://www.ttl.fi/tutkimushanke/keskeyttavien-tyoolomuutosten-ennakointimalli-tietointensiivisen-tyoskentelyn-parantamiseksi/)

Arbetshälsoinstitutets webbtidning Työpiste innehåller en artikel om detta ämne: Asiantuntija, et ole yksin keskeytysten kanssa (Avbrott i arbetet är ett vanligt problem i expertyrken) (https://www.ttl.fi/tyopiste/asiantuntija-et-ole-yksin-keskeytysten-kanssa/)

Mediatjänster
Kristiina Kulha, informationschef
Arbetshälsoinstitutet, Helsingfors
tfn. 358 40 5486914, 358 30 474 2551

Tiina Kaksonen, informatör
Arbetshälsoinstitutet, Uleåborg
tfn. 358 30 474 3015, 358 50 3643158
www.ttl.fi

Arbetshälsoinstitutet är en finländsk forsknings-, utvecklings- och expertinstans inom området för arbetsvälbefinnande. Verksamhetens syfte är att främja hälsa och säkerhet i arbetet och öka arbetstagarnas välbefinnande. Institutet är ett självständigt offentligrättsligt samfund inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningssektor med verksamhetsställen på fem orter och huvudkontor i Helsingfors, Finland. Verksamheten finansieras till hälften av statsmedel. Arbetshälsoinstitutet har cirka 560 anställda.

Om oss

Arbetshälsoinstitutet (Työterveyslaitos) är en finländsk forsknings-, utvecklings- och expertinstans inom området för arbetsvälbefinnande. Verksamhetens syfte är att främja hälsa och säkerhet i arbetet och öka arbetstagarnas välbefinnande. Institutet är ett självständigt offentligrättsligt samfund inom social- och hälsovårdsministeriets förvaltningssektor med verksamhetsställen på fem orter och huvudkontor i Helsingfors, Finland. Verksamheten finansieras till hälften av statsmedel. Arbetshälsoinstitutet har cirka 500 anställda.

Prenumerera

Media

Media

Snabbfakta

avbrott i arbetet kan förutses med hjälp av situationsbilder, som beskriver de faktorer som orsakar avbrott. På det sättet kan man spara både arbetstid och andra mänskliga resurser.
Twittra det här

Citat

Till exempel i programservicearbete var stort antal arbetsuppgifter en sådan faktor, som ofta ledde till avbrott. De som ofta avbröts i arbetet hade dubbelt så hög upplevd stress och sämre återhämtning än genomsnittet för hela undersökningspopulationen. I datasupportarbete däremot berodde avbrotten i arbetet oftast på att man samarbetade med ett stort antal kolleger. De som ofta blev avbrutna i arbetet hade dubbelt så hög upplevd stress och sämre återhämtning än genomsnittet för hela undersökningspopulationen
Tiina Kalliomäki-Levanto, specialforskare, Arbetshälsoinsitutet