Virksomheder kan få mere ud af deres investering i møder og konferencer.

Mange virksomheder har ikke formuleret nogen strategi og politik for deres mødeaktiviteter.

Virksomheder og organisationer kan styre deres omkostninger til møder og konferencer mere effektivt. Det bekræftes af en undersøgelse, der er gennemført af det uafhængige undersøgelsesfirma Resegeometri Nordic på foranledning af American Express Meetings & Events. Undersøgelsen blev gennemført i januar 2012 og omfatter beslutningstagere fra 281 svenske virksomheder og organisationer. Undersøgelsen viser, at virksomhederne ikke griber muligheden for at sænke omkostningerne og øge kontrollen. Dette til trods for, at virksomhederne og organisationerne selv ser, at de kan effektivisere deres møder og konferencer. Der mangler styring, og det er ofte uklart, hvor ansvaret ligger.

• Mødestrategi og mødepolitik mangler: Blandt de beslutningstagere, der medvirkede, opgav 63 %, at de ikke kender til virksomhedens samlede omkostninger til møder og konferencer. Hele 47 % af de adspurgte har ikke udviklet en strategi for møder, og 58 % mangler en decideret mødepolitik.
• Hvis der findes en mødepolitik, er den ikke altid effektiv: Valg af konferencested er den hyppigst forekommende komponent i en mødepolitik og findes hos 61 % af de virksomheder, der har en politik. Dette til trods for, at destinationen ikke altid har afgørende betydning for omkostningen. Definerede omkostningsniveauer er kun med i 28 % af tilfældene, og retningslinjer for, hvilke arrangører der skal anvendes, nævnes kun hos 23 % af de virksomheder, der har en mødepolitik.
• Brug af færre konferenceformidlere sænker omkostningerne: Af virksomheder, der samarbejder med konferenceformidlere, er 40 % af den opfattelse, at der findes et besparelsespotentiale i at konsolidere til færre eller til én formidler. Det gennemsnitlige besparelsespotentiale ved at konsolidere til færre konferenceformidlere er 8 %.
• Besparelsespotentiale hentes ikke hjem: Selv om virksomheder er bevidste om besparelsespotentialet, angiver hele 44 %, at møder ikke er et prioriteret område sammenlignet med andre omkostninger. I 39 % af tilfældene skyldes det manglen på et helhedsansvar i virksomhederne for at arrangere og følge op på netop mødeaktiviteter.

- Undersøgelsen viser, at mange virksomheder ikke indser, hvilke omkostninger de har, og hvilket besparelsespotentiale der findes i relation til møder og konferencer, siger Michael Schüller, som er Vice President for Meetings & Events inden for American Express Europa. - Ledelsen i hver virksomhed burde udforme retningslinjer for, hvilket formål møder og konferencer har og klargøre, hvilke budgetrammer der gælder, fortsætter Michael Schüller.

Om American Express Global Business Travel
American Express Global Business Travel (www.americanexpress.com/businesstravel) er en afdeling af American Express Company, som har fokus på at hjælpe kunderne med at maksimere afkastet af deres rejseinvesteringer via større omkostningsbesparelser, kundeservice i verdensklasse samt at have bedre kontrol med rejseudgifterne. American Express Business Travel tilbyder kunder lige fra små virksomheder til multinationale virksomheder en kombination af brancheførende teknik, ”travel management”, strategiske indkøb og støtte ved forhandlinger med leverandører af rejsetjenester. Dertil kommer global kundeservice og tilgængelighed både online og offline. Selskabet tilbyder også adgang til et dynamisk community (www.businesstravelconneXion.com), som udnytter den samlede viden hos alle i forretningsrejsebranchen ved at tilbyde forskellige perspektiver, bedste praksis, aktuel forskning og nyheder inden for branchen

Om American Express
American Express er en global servicevirksomhed, der tilbyder sine kunder adgang til produkter, viden og oplevelser, der beriger livet og skaber forretningssucces. Læs mere på www.americanexpress.dk og på www.facebook.com/americanexpress, www.twitter.com/americanexpress og www.youtube.com/americanexpress.

Kontakt:       
Sten Haage, StrandbergHaage, +46-709-955275, sten@strandberghaage.se
Fanny Lindquist, StrandbergHaage, +46-701-440430, fanny@strandberghaage.se