Store besparelsesmuligheder for europæiske virksomheder via bedre kontrol med indirekte omkostninger

Europæiske virksomheder bruger årligt 1.300 mia. euro[1] (næsten 10.000 mia. kroner) på indirekte omkostninger. 33 % af disse omkostninger består af køb fra ikke prioriterede leverandører. Det viser en ny stor undersøgelse gennemført af A.T. Kearney på vegne af American Express Corporate Payment Solutions. The American Express European Indirect Spend Management Study, som nok er den mest omfattende undersøgelse af sin slags, omfatter 162 store og mellemstore virksomheder inden for 30 forskellige brancher i 10 lande. Undersøgelsen bekræfter, at virksomheder anvender varierende metoder og processer i forhold til at styre omkostningerne, og afslører massive potentielle besparelser for europæiske virksomheder.

Undersøgelsen afslører, at nordiske virksomheder har omtrent lige så gode rutiner i forbindelse med indirekte omkostninger som de internationale. De nordiske virksomheder skiller sig dog ud fra mængden ved at have mindre kontrol på detaljeniveau.

• 41 % af nordiske virksomheder har høj synlighed på enkelttransaktioner for varer og tjenester, mod gennemsnittets 58 %
• 51 % af nordiske virksomheder mener, at nøjagtigheden i omkostningsinformationerne er gode mod 67 %, som er gennemsnittet for alle der deltog i undersøgelsen

Europæiske virksomheder er i dag langt mere prisbevidste end nogensinde før. 84 % af virksomhederne i undersøgelsen er enige om, at den økonomiske krise har øget fokus på kontrol af omkostninger. Desuden har den stigende kompleksitet samt finans- og indkøbsfunktionens udvidede rolle gjort, at europæiske virksomheder i øget omfang ser på alle indirekte indkøbskategorier som fx rejser og repræsentation, vikarer, kontormaterialer, telefoni og IT-relaterede omkostninger.

Undersøgelsen viser, at omkostninger på € 433 mia.[2] (af totalbeløbet på € 1.300 mia.) kan udledes til omkostninger uden for virksomhedens rutiner og retningslinjer for indkøb. Det indebærer, at væsentlige besparelsesmuligheder eksisterer, og belyser en betydelig mulighed for virksomheden til at etablere mere robuste kontrolmekanismer for at forhindre unødige omkostninger i fremtiden.  

Undersøgelsen viser, at leverandøraftaler og forhandlede priser er vigtige for virksomheden. 95 % af virksomhederne har en foretrukken leverandørliste i mindst én kategori for indirekte omkostninger, mens 98 % har forhandlede priser i mindst én kategori. 62 % af virksomhederne mente, at medarbejderne kendte til de foretrukne leverandører, men mere end 55 % følte, at de ikke havde kontrolmekanismer, der kan identificere afvigelser fra disse. Overordnet set er brugen af foretrukne leverandører højere inden for områder hvor indkøbene sker kontinuerligt. De bedste resultater opnås ved omkostninger for ydelser som IT og telefoni, hvor 92 % af leverandørerne er godkendt, og 71 % af indkøbene sker til aftalte priser. 

Der har været tiltagende fokus på og investering i Enterprise Ressource Planning (ERP) software over de sidste par år, og undersøgelsen viser, at det har resulteret i udbetaling af dividender. På trods af forbedringer viser undersøgelsen dog, at en automatisk procure-to-pay proces ikke er blevet hverdagsrutine, da kun 42 % af virksomhederne fanger alle transaktioner i deres indkøbssystemer. Undersøgelsen afslørede også en mulighed for forbedring når det gælder integration mellem virksomhedens interne systemer. 57 % mener, at flere systemer i deres virksomhed er dårligt integrerede, hvilket kan føre til mangel på rapporter, eller at virksomheden overhovedet ikke har mulighed for at trække statistik ud på indkøb. 58 % af de adspurgte, som ikke har adgang til detaljeret indkøbsinformation, gætter sig frem, når de forhandler priser med leverandører.

- Undersøgelsen viser, at selv om alle de virksomheder, der har medvirket i undersøgelsen, i dag har både rutiner og kontrol med omkostningerne, er der stadig store muligheder for at skabe endnu bedre rutiner for processerne for indkøb og håndtering af faktura. Baseret på resultatet af undersøgelsen vurderer vi, at virksomhederne kan opnå besparelser på 5 %[3] på deres indirekte omkostninger. Det betyder, at alene i de 162 virksomheder, som deltog i undersøgelsen, er der et potentiale for besparelser på € 900 mio.[4] (ca. 7.000 mio. kroner), siger Jerker Elming, salgsdirektør, American Express Corporate Payment Solutions.

- Tallet indikerer, at der potentielt er betydelige besparelser at hente. Disse besparelser kan være meget betydningsfulde, specielt i tider hvor virksomheder i det meste af Europa kæmper for at holde en positiv margin. Virksomheder er allerede nu på vej til at opnå disse besparelser, og ved at fokusere på omkostningsstyring, maksimere synligheden og forøge effektiviteten kan de opnå endnu større besparelser, siger Jerker Elming.

Undersøgelsen belyser en mangel på tillid blandt europæiske ledere i forhold til nøjagtigheden, når det gælder synlighed af indkøbs- og fakturadata. 40 % af de adspurgte mener, at de har dårlig gennemsigtighed på detaljeniveau, og af ud af dem som mener at de har gennemsigtighed på detaljeniveau, mener én ud af tre, at deres omkostningsdata er upålidelige. De peger på, at en af årsagerne til dette er dårligt integrerede eller fritstående systemer. Nogle virksomheder må endda stole på deres leverandører som kilde til information.

- Dette er et ideelt tidspunkt for virksomheder i forhold til at kaste et kritisk blik på deres kontrol med økonomien og tage kontrol over både indkøbsomkostningerne og -processen. En gennemgang og revision nu kan give store besparelser i det lange løb og gøre virksomhederne stærkere, konkluderer Jerker Elming.

Anbefalinger fra American Express

American Express anbefaler, at virksomheder uanset størrelse fokuserer på hovedsageligt tre områder til at forbedre og sikre kontrol med indirekte omkostninger:

1. Implementere kontrolprocedurer, som kan sikre, at der er overensstemmelse mellem de foretrukne leverandører og de aftalte priser

1. Skabe en rapporteringsrutine for gennemsigtighed af omkostningerne på detaljeniveau, som kan identificere manglende overholdelse af virksomhedens policy, sikre foranstaltninger til korrigering samt skabe grundlag for mere strategiske indkøb

1. Forstærke effektiviteten ved at forbedre og forenkle end-to-end processer og ikke alene stole på automatiserede processer

Fakta om undersøgelsen

Undersøgelsen American Express European Indirect Spend Management blev gennemført i perioden november 2010 til januar 2011. Formålet var, at undersøge i hvor høj grad virksomhederne tilpasser deres interne indkøbskontroller, set i lyset af en vækst i indkøb de seneste år. Undersøgelsen har også set på, i hvilken grad det øgede fokus på indkøbsbesparelser omsættes til effektive og udbredte praktiske foranstaltninger.

Undersøgelsen blev gennemført af A.T. Kearney blandt 162 virksomheder fra 30 forskellige brancher i Danmark, Norge, Sverige, Finland, Storbritannien, Frankrig, Tyskland, Italien, Holland og Spanien med en samlet årlig omsætning på € 247 mia.

For yderligere information, kontakt:

Jerker Elming, salgsdirektør, American Express Corporate Payment Solutions

Telefon: +46 84 29 51 26 E-mail: jerker.a.elming@aexp.com

Om American Express Corporate Payment Solutions
American Express tilbyder Corporate Card og Business Travel Account knyttet til udgiftshåndtering til mellemstore og store virksomheder over hele verden gennem Corporate Payment Solutions. American Express udsteder Corporate Cards i lokal valuta i 40 lande samt Internationale Dollar Corporate Cards i yderligere 100 lande. For mere information se www.americanexpress.dk

Resultat per land:

Danmark, Norge, Sverige og Finland

Beregnede indirekte omkostninger:                          € 96 mia.

Beregnet uden for policy:                                            € 35 mia.

De Nordiske lande klarer sig mindre godt jævnført med resten af Europa, da deres virksomheder savnede kontrol eller tillid til kontrollen med de indirekte omkostninger. Kun halvdelen af virksomhederne i Norden (52 %) har tillid til nøjagtigheden i deres omkostningsdata.

Storbritannien

Beregnede indirekte omkostninger:                          € 155 mia.

Beregnet uden for policy:                                            € 45 mia.

Oversigten over omkostninger er god i Storbritannien med 67 %, hvilket er over det europæiske gennemsnit på 58 %. 71 % af virksomhederne gør brug af aftaler med prioriterede leverandører, og 65 % af de adspurgte mener, at nøjagtigheden i deres omkostningsinformation er god. Men kun halvdelen (56 %) gør brug af aftalte priser i forbindelse med deres indirekte omkostninger. 

Frankrig 

Beregnede indirekte omkostninger:                          € 175 mia.

Beregnet uden for policy:                                            € 42 mia.

De franske virksomheder gør mere brug af leverandøraftaler end gennemsnittet i Europa (77 % vs. 73 %) og har også højere efterlevelse af virksomhedens policy, hvor 76 % følger aftalen set i forhold til det europæiske gennemsnit på 66 %.

Tyskland

Beregnede indirekte omkostninger:                          € 227 mia.

Beregnet uden for policy:                                            € 84 mia.

78 % af de tyske virksomheder gør brug af aftaler med prioriterede leverandører – et tal som er det næst bedste i Europa, kun overgået af Spanien (som har 80 %). Tyske virksomheder er dog dem som stoler mest på nøjagtigheden i deres omkostningsdata, da overvældende 81 % af de adspurgte mener, at deres omkostningsinformation er korrekt til forskel fra kun 67 % blandt de øvrige europæiske.

Holland

Beregnede indirekte omkostninger:                          € 52 mia.

Beregnet uden for policy:                                            € 21 mia.

Holland klarede sig mindre godt, da deres virksomheder savnede kontrol eller tillid til kontrollen af de indirekte omkostninger. Kun halvdelen af virksomhederne (51 %) har tillid til nøjagtigheden i deres omkostningsdata.

Spanien

Beregnede indirekte omkostninger:                          € 94 mia.

Beregnet uden for policy:                                            € 42 mia.

Flere virksomheder i Spanien gør brug af aftaler med prioriterede leverandører i forhold til de øvrige i Europa (80 % vs. 73 %) og 72 % af de spanske virksomheder stoler på nøjagtigheden i deres omkostningsdata, hvilket er højere end det europæiske gennemsnit på 67 %.

[1] European Indirect Spendt Market Estimate: € 1.300 mia. ($ 1.700 mia.). Dette beregnes som den totale BNP for Europa multipliceret med 9 % af totale indtægter (et tal taget fra Purchasing and Supply Management – Fourth Edition by Robert M. Monczka, Robert B. Handfield, Larry Giunipero, baseret på research fra Fortune 500 organisation).

[2] Tallet er anslået via en del af European Indirect Spend market estimat1 med tre eftersom undersøgelsen viser at en tredjedel af den totale Indirect Spend ikke følger retningslinjerne.

[3] A.T. Kearney, 2008 Assessment of Excellence in Procurement.

[4] De totale indirekte omkostninger for virksomhederne som medvirkede i undersøgelsen var € 45 mia. (€ 6 mia. for mellemstore virksomheder). Undersøgelsen viser at 40 % af de totale indirekte omkostninger har dårlig detaljeret information. En besparelse på 5 % er beregnet på de omkostninger, som ikke giver synlighed op detaljeniveau.