Indkaldelse til generalforsamling i PostNord AB (publ)

Aktionærerne i PostNord AB (publ), organisationsnr. 556771-2640, indkaldes hermed til generalforsamling tirsdag den 26. april 2022 kl. 16.00.

Digital generalforsamling

Bestyrelsen har besluttet, at den ordinære generalforsamling kun afholdes via elektronisk opkobling i overensstemmelse med loven om midlertidige undtagelser for at understøtte afviklingen af selskabs- og foreningsgeneralforsamlinger (2020:198). Generalforsamlingen vil ikke være tilgængelig for offentligheden. En på forhånd optaget beretning fra administrerende direktør Annemarie Gardshol hvor hun gennemgår PostNords aktiviteter, udfordringer og muligheder, bliver lagt på PostNords hjemmeside, www.postnord.com, den 26. april 2022.

Ret til at deltage elektronisk og tilmelding

Aktionærer

Aktionærer, som ønsker at deltage i generalforsamlingen, skal være noteret i den af Euroclear Sweden AB førte aktiebog torsdag den 14. april 2022.

Aktionærer med forvaltningsregistrerede aktier skal midlertidigt omregistrere aktierne i eget navn i den af Euroclear Sweden AB førte aktiebog (såkaldt registrering af stemmerettigheder) for at opnå ret til at stemme og deltage i generalforsamlingen. Ved præsentationen af selskabets aktieregister på afstemningsdagen torsdag den 14. april 2022 medtages registreringer af stemmerettigheder, der er foretaget senest onsdag den 20. april 2022. Det betyder, at aktionæren bør underrette aktieforvalteren om omregistreringen i god tid.

Folketings- og riksdagsmedlemmer Folketings- og riksdagsmedlemmer har efter tilmelding til selskabet ret til at deltage i generalforsamlingen og stille spørgsmål til selskabet.

Offentligheden

Generalforsamlingen vil ikke være åben for offentligheden. Yderligere oplysninger findes på PostNords hjemmeside www.postnord.com.

Aktionærers samt folketings- og riksdagsmedlemmers tilmelding til generalforsamlingen kan ske pr. post til PostNord AB (publ), Investor Relations, A 07 V, 105 00 Stockholm eller via e-mail til ir@postnord.com og skal være selskabet i hænde senest en uge inden generalforsamlingen, dvs. tirsdag den 19. april 2022. Tilmeldingen skal indeholde deltagerens e-mailadresse, så denne kan modtage et link til generalforsamlingen.

Repræsentant m.m.

Hvis deltagelse sker ved repræsentant eller stedfortræder, skal der sendes en fuldmagt, registreringsattest eller andre beføjelsesdokumenter til selskabet på ovennævnte adresse i god tid før generalforsamlingen.

Deltagelse

Generalforsamlingen vil blive gennemført elektronisk via Microsoft Teams, hvor aktionærer, repræsentanter, folketings- og riksdagsmedlemmer vil kunne deltage.

Forslag til dagsorden

1. Åbning af generalforsamlingen
2. Valg af dirigent
3. Oprettelse og godkendelse af stemmeliste
4. Valg af en eller to justeringspersoner
5. Godkendelse af dagsordenen
6. Beslutning om udenforståendes ret til deltagelse
7. Spørgsmål om, hvorvidt generalforsamlingen er lovligt indkaldt
8. Fremlægning af
   1. Års- og bæredygtighedsrapporten, inklusive rapporten om god selskabsledelse og koncernrapporten, og
   2. revisionsberetningen og koncernrevisionsberetningen
9. Redegørelse for det forløbne års arbejde

1. bestyrelsesformandens beretning,
2. den administrerende direktørs beretning og
3. redegørelse fra selskabets revisor

10. Beslutning om

1. godkendelse af resultatopgørelsen og balancen samt af koncernresultatopgørelsen og koncernbalancen,
2. dispositioner vedr. selskabets resultat i henhold til den godkendte balance, og
3. decharge for bestyrelsesmedlemmer og den administrerende direktør

11. Rapportering om vederlag og anvendelsen af tidligere vedtagne retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere

1. fremlægning af vederlagsrapport og mundtlig redegørelse fra bestyrelsesformanden om de ledende medarbejderes vederlag i PostNord AB inkl. datterselskaber,
2. fremlægning af revisors redegørelse i henhold til kapitel 8, § 54 i den svenske aktieselskabslov (aktiebolagslagen) (2005:551), og
3. Beslutning om godkendelse af vederlagsrapport

12. Beslutning om bestyrelsens forslag til retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere
13. Redegørelse for aktionærernes forslag til beslutning om honorarer, antal bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer, formand og næstformand for bestyrelsen
14. Beslutning om honorar til bestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer
15. Beslutning om antal bestyrelsesmedlemmer
16. Valg af bestyrelsesmedlemmer, formand for bestyrelsen og næstformand for bestyrelsen
17. Redegørelse for bestyrelsens forslag til beslutning om revisor og honorar til revisor
18. Beslutning om honorar til revisor
19. Beslutning om antal revisorer
20. Valg af revisorer
21. Afslutning af generalforsamlingen

Beslutningsforslag

2.         Valg af dirigent

Aktionærerne foreslår, at bestyrelsens formand vælges som dirigent på generalforsamlingen.

10b).  Beslutning om dispositioner vedrørende selskabets overskud i henhold til den godkendte balance

Bestyrelsen foreslår, at der ikke sker udlodning for regnskabsåret, og at årets resultat og det overførte resultat, i alt SEK 3.482.613.689, overføres til næste år.

12.       Beslutning om bestyrelsens forslag til retningslinjer for vederlag til ledende

medarbejdere

Generalforsamlingen besluttede den 27. april 2021 at godkende bestyrelsens forslag til retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere. Generalforsamlingen skal hvert år træffe beslutning om godkendelse af sådanne retningslinjer. Bestyrelsen foreslår derfor, at generalforsamlingen 2022 beslutter at godkende bestyrelsens forslag til uændrede retningslinjer for løn og andre vederlag til ledende medarbejdere.

Forslagets indhold i hovedtræk:

• Den personkreds, der er omfattet af retningslinjerne, består af koncernchefen og øvrige medlemmer af koncernledelsen.
• Retningslinjerne skal tage udgangspunkt i den svenske regerings "Principper for ansættelsesvilkår for ledende medarbejdere i statsejede selskaber" vedtaget den 27. februar 2020.
• Det samlede vederlag til ledende medarbejdere skal følge markedsmæssige vilkår, være velafbalanceret, konkurrencedygtigt, indeholde en maksimumgrænse, være rimeligt og i overensstemmelse med formålet samt bidrage til god etik og virksomhedskultur og sikre, at hhv. selskabet og koncernen kan tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere, som fremmer selskabets forretningsstrategi og langsigtede interesser og bidrager til en bæredygtig organisation. Dette skal også være vejledende for den samlede løn til øvrige ansatte, hvilket den administrerende direktør hvert år skal redegøre for over for bestyrelsen i en særskilt rapport.
• For koncernchefen og andre ledende medarbejdere i PostNord-koncernen, som er ansat i Sverige, består vederlaget hovedsagelig af en fast kontant månedsløn. Derudover tegnes der individuelle præmiebestemte pensionsaftaler, idet udgiften hertil maks. må udgøre 30% af den faste månedsløn. Obligatoriske forsikringer tegnes inden for rammerne af denne udgift.
• Pensionsalderen for medarbejdere i Sverige er 65 år. For ledende medarbejdere, der er ansat i henhold til norsk arbejdsret, anvendes det norske selskabs overenskomstmæssige pensionsordning, og pensionsalderen er 65 år. For ledende medarbejdere, der er ansat i Danmark, indgår pension svarende til 10% af den aftalte månedsløn. Pensionsalderen følger dansk lovgivning.
• Opsigelsesperioden for alle de ledende medarbejdere, der er omfattet af disse retningslinjer, er seks måneder.
• Fratrædelsesgodtgørelse udbetales højst indtil den aftalte pensionsalder, aldrig længere end til det fyldte 65. år og i højst tolv måneder.
• Retningslinjerne er udarbejdet af bestyrelsen under hensyntagen til bl.a. løn- og ansættelsesvilkår for selskabets ansatte, og retningslinjerne skal gennemgås hvert år. Koncernchefen og de øvrige ledende medarbejdere, som er omfattet af retningslinjerne, må ikke deltage i behandling og beslutninger om vederlagsstrukturer og vederlagsniveauer, i det omfang disse vedrører dem.
• Bestyrelsen kan beslutte helt eller delvist midlertidigt at afvige fra ethvert af ovenstående principper, hvis der er særlige grunde til det, og hvis afvigelsen er nødvendig for at tilgodese selskabets langsigtede interesser og bæredygtighed eller sikre selskabets økonomiske soliditet. Bestyrelsen skal i så fald rapportere afvigelsen og årsagen dertil.
• Bestyrelsen skal hvert år udarbejde en rapport over udbetalt og endnu ikke udbetalt vederlag, der er omfattet af retningslinjerne, og om afvigelser fra principperne samt årsagerne hertil.

13.    Redegørelse for aktionærernes forslag til beslutning om honorarer, antal bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer, formand og næstformand for bestyrelsen

Honorarer

Det foreslås, at honorar til bestyrelsen for perioden frem til afslutningen af næste ordinære generalforsamling udgør følgende:

Bestyrelsesformanden:                                 SEK 705.000

Næstformanden for bestyrelsen:                     SEK 526.000

Bestyrelsesmedlemmer:                                SEK 314.000

Det foreslås, at der ydes honorar til medarbejderrepræsentanter og suppleanter, som deltager i bestyrelsesmøder, svarende til et svensk grundbeløb (SEK 48.300).

Det foreslås, at udvalgshonorarer for perioden frem til afslutningen af næste ordinære generalforsamling udgør følgende:

Revisionsudvalgets formand:                          SEK 74.000

Revisionsudvalgsmedlemmer:                         SEK 58.000

Vederlagsudvalgets formand:                          SEK 37.500

Vederlagsudvalgsmedlemmer:                         SEK 25.000

Det foreslås, at der ikke ydes honorar til bestyrelsesmedlemmer, som er ansat i det svenske Regeringskansliet.

Antal bestyrelsesmedlemmer

Det foreslås, at antallet af bestyrelsesmedlemmer, der er valgt på selskabets generalforsamling, skal være otte (8), ekskl. suppleanter, hvoraf fire (4) nomineres af den svenske stat og fire (4) nomineres af den danske stat.

Bestyrelsesmedlemmer, formand for bestyrelsen og næstformand for bestyrelsen

Der foreslås genvalg af Sonat Burman Olsson, Christian Frigast, Susanne Hundsbæk-Pedersen, Christian Jansson, Peder Lundquist, Charlotte Strand, Erik Sandstedt og Hillevi Engström for perioden frem til afslutningen af næste ordinære generalforsamling.

Begrundelse for valg af bestyrelsesmedlemmer: Det vurderes, at de foreslåede bestyrelsesmedlemmer har de i forhold til selskabets virksomhed, udviklingsstadie og forhold i øvrigt relevante kompetencer, erfaringer og baggrund. Bestyrelsen som helhed har en alsidighed, bredde og kønsfordeling som afspejler kravene i statens ejerpolitik.

Som formand for bestyrelsen foreslås genvalg af Christian Jansson, og som næstformand for bestyrelsen foreslås genvalg af Christian Frigast, begge for perioden frem til afslutningen af næste ordinære generalforsamling.

17.        Redegørelse for bestyrelsens forslag til beslutning om revisor og honorar til revisor

Det foreslås, at revisorens arbejde honoreres i henhold til godkendt regning.

Det registrerede revisionsselskab KPMG AB foreslås i overensstemmelse med revisionsudvalgets anbefaling som revisor for en periode af et år indtil udgangen af generalforsamlingen 2023.

Øvrige oplysninger

Regnskabsdokumenter, revisionsberetning, bestyrelsens forslag til retningslinjer for vederlag og andre ansættelsesvilkår for ledende medarbejdere, revisors redegørelse i henhold til kapitel 8, § 54 i den svenske aktieselskabslov (aktiebolagslagen) og bestyrelsens vederlagsrapport vil være tilgængelige for aktionærerne i selskabet og på selskabets hjemmeside, www.postnord.com, tre uger før generalforsamlingen. Også denne indkaldelse og de fuldstændige beslutningsforslag er tilgængelige på selskabets hjemmeside. Indkaldelsen sendes omkostningsfrit for modtageren til de aktionærer, der anmoder herom og oplyser deres postadresse. En sådan anmodning kan sendes til ovenstående tilmeldingsadresse.

Antal aktier og stemmer

På tidspunktet for udarbejdelsen af denne indkaldelse udgør det samlede antal aktier i selskabet 1.524.905.971 A-aktier og 475.094.030 B-aktier, svarende til i alt 1.572.415.374 stemmer.

Behandling af personoplysninger

Personoplysninger, der stammer fra aktiebogen, tilmelding til generalforsamlingen og oplysninger om repræsentanter og stedfortrædere, bliver anvendt til registrering, udarbejdelse af stemmeliste til generalforsamlingen og i givet fald til referatet fra generalforsamlingen. Hvad angår information om, hvordan personoplysninger behandles, henvises til den privatlivspolitik, der er på Euroclears hjemmeside: www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

                                                              _______________

Solna, marts 2022

PostNord AB (publ)

BESTYRELSEN

Kontaktperson Malin Nordén: Oplysningerne blev offentliggjort af ovennævnte kontaktperson den 24. marts 2022 kl. 15.30 CET.

Ved yderligere spørgsmål kontakt: 
PostNord pressetelefon Danmark, tlf. +45 7011 1220
 

Vi gør hverdagen lettere. PostNord er førende inden for pakke- og logistiktjenster til, fra og inden for Norden. Vi sikrer postservice til private og virksomhed er i Sverige og Danmark, uanset hvor de bor og arbejder. PostNord forbinder virksomheder, myndigheder og privatpersoner og muliggør forretning, handel og kommunikation i Norden. Med vores ekspertise og et veludviklet distributionsnet skaber vi forudsætningerne for fremtidens e-handel, distribution, logistik og kommunikation i Norden. I 2021 havde koncernen ca. 28.500 medarbejdere og en omsætning på 40,7 mia. SEK. Moderselskabet er et svensk aktieselskab (publikt bolag) med hovedkontor i Solna, Sverige. Besøg os på www.postnord.com