Mindre virksomheder kan opnå store besparelser ved digital fakturering

Den offentlige sektor har opnået store besparelser ved at sætte strøm til faktureringsprocessen. De små og mellemstore virksomheder har nu også mulighed for at få del i de sparet penge, hvis de er klar på en mere digital tilgang.

I en digital transformation med flere og flere digitale løsninger er det slut med papirnusseri, når virksomheder i fremtiden skal fakturere en kunde for udført arbejde. Hvis de små og mellemstore virksomheder er klar på at omstille sig til den digitale proces, er det muligt at opnå de samme besparelser, som den offentlige sektor har opnået, da den valgte at digitalisere alt fakturering tilbage i 2005.

Det kræver, at denne størrelse virksomheder erhverver sig et GLN-nummer (også kaldet EAN) – en elektronisk postadresse enhver offentlig institution og mange store virksomheder har.

Ifølge Vismas undersøgelse Digital Index er det kun omkring 18 procent af de adspurgte virksomheder, der benytter sig af muligheden for selv at modtage fakturaerne elektronisk. Omvendt svarede knap 40 procent, at de sender fakturaer digitalt. Der er altså stor forskel på antallet, der modtager og afsender fakturaer.

- Flere store virksomheder kræver, ligesom det offentlige, at modtage fakturaer elektronisk, således at de kan opnå administrative besparelser. Mange små og mellemstore leverandører tvinges derfor til at omstille sig til nye digitale systemer, som kan afsende fakturaer elektronisk til de kunder som kræver det, men et fåtal udnytter selv fordelene ved at modtage fakturaer elektronisk, siger Mads Rebsdorf, direktør for Visma Software A/S.

Få fakturaprocesser kører automatisk

Når det kommer til økonomisystemer, er det ikke den automatiske løsning, som SMV’erne tyer til. Kun 18 procent af de adspurgte virksomheder i undersøgelsen får tilsendt deres regninger digitalt via et GLN-nummer. Dermed har de resterende 82 procent stadig meget manuelt arbejde i forbindelse med indtastning af fakturaer. Den digitale postadresse, altså GLN-nummeret, er noget tillægsmodulet Smart Inbox til e-conomic hjælper virksomhederne med, da man som bruger automatisk får tildelt et. Regningerne lander og bliver aflæst direkte i økonomisystemet, uden at en medarbejder skal i gang med manuelt tastearbejde.

- Den digitale løsning letter arbejdet i virksomheder, der formidler deres service via fakturaer. De mindre virksomheder kan derfor høste store besparelser ved at sætte strøm til processen – ligesom den offentlige sektor og de store virksomheder har gjort, fortæller Mads Rebsdorf.

Han fortæller samtidig, at selvom virksomheder ikke har regnskabsprogrammet e-conomic, behøver det ikke at holde dem tilbage fra at digitalisere fakturahåndteringen. Den danske virksomhed Sproom, der blev købt af Visma-koncernen for et par år siden, er en af markedets førende inden for elektronisk fakturering og fungerer sammen med alle regnskabsprogrammer.

- Der er derfor ikke nogen undskyldning for ikke at udnytte de digitale muligheder, uanset hvilket regnskabsprogram man har, understreger Mads Rebsdorf.

It-løsninger højner arbejdsproduktiviteten

Og der er god grund til at sætte strøm til faktureringsprocesserne. En analyse fra Erhvervsministeriets digitale vækstpanel viser, at de mest digitale virksomheder i snit har 22 procent højere arbejdsproduktivitet end de mindst digitale virksomheder [1]. Ambitionen blandt virksomhederne er at blive mere digitale, men Mads Rebsdorf opfordrer flere danske virksomheder til rent faktisk at gribe mulighederne i den teknologiske udvikling.

- Nogle virksomheder er allerede nået langt med brugen af nye teknologier, der effektiviserer deres produktion og arbejdsprocesser. Men for de fleste danske virksomheder gælder det, at de inden for den nærmeste fremtid skal igennem en transformation for at bygge bro mellem det, de gør i dag, og det, der skal til i fremtiden for at kunne følge med den digitale omstilling, forklarer Mads Rebsdorf.

Om undersøgelsen

Vismas Digital Index er gennemført for at tage temperaturen på de danske virksomheders digitaliseringsgrad. Kilderne er små og mellemstore virksomheder i Danmark.
Undersøgelsen er foretaget som en online survey og består af syv spørgsmål. 1465 virksomheder har deltaget i undersøgelsen, der derfor er blandt de største undersøgelser af digitaliseringen af finansielle processer foretaget i Danmark.

Læs mere på www.visma.dk/digitalindex

[1] Danmark som digital frontløber – Anbefalinger til regeringen fra Digitalt Vækstpanel, maj 2017: 12-13

Tags: