Yritysten heikko sopimusten hallinta vaarantaa kasvun
Lehdistötiedote 20.10.2021 klo 9.00
Kansainvälisen tutkimuksen mukaan yli puolet maailman suurimmista yrityksistä menettää tuloja ja liiketoimintamahdollisuuksia tehottomien sopimusprosessien vuoksi. Sopimusprosessien tehottomuus on hidastanut liikevaihdon kasvua ja johtanut liiketoimintamahdollisuuksien menettämiseen yli puolella haastatelluista yrityksistä.
EY:n ja Harvard Law School Center on the Legal Profession tutkimukseen haastateltiin 22 maassa yli 2 000 yritysjohtajaa, joista yli puolet johtaa lakiosastoja.
”Sopimukset ovat jokaisen yrityksen ydin. Ne määrittävät kuinka kasvu tapahtuu ja miten riskejä hallitaan. Siksi on ehdottoman tärkeää, että organisaatioilla on tehokkaat järjestelmät ja prosessit, joilla hallitaan kaikkia sopimusprosessin osa-alueita neuvotteluista ja toteutuksesta aina irtisanomiseen tai uusimiseen saakka”, sanoo David B. Wilkins, Harvard Law Schoolin oikeustieteen professori kansainvälisessä tiedotteessa.
”Tutkimus alleviivaa havaintoa, että kun vastuu sopimuksista on monilla eri osastoilla, on sopimusten tehokas hallinta useimmissa yrityksissä vaikeaa. Siirtyessämme kiihtyvän kasvun ja riskien aikakauteen, yritysjohtajien on löydettävä uusia tapoja tasapainottaa nämä sisäiset haasteet hallitakseen sopimusprosessejaan tehokkaammin tulevaisuudessa.”
Tutkimuksen mukaan yli puolet liiketoiminnan kehitysjohtajista (57 %) sanoo, että puutteet sopimusprosesseissa aiheuttaa kitkaa liiketoiminnan kannalta, ja joka toinen sanoo hävinneensä kauppoja samasta syystä. Suurin osa (92 %) kyselyyn vastanneista organisaatioista yrittää muuttaa toimintatapaansa. Lähes kaikki organisaatiot (98 %) sanovat kohtaavansa kriittisiä haasteita, kun taas 38 prosenttia sanoo yrittäneensä jo muuttaa käytänteitään, mutta on epäonnistunut muutoksen hallinnassa.
”Liikevaihdon kasvu on keskeinen tavoite kaupallisissa organisaatioissa, ja tehokkailla sopimusprosesseilla on keskeinen rooli tämän mahdollistamiseksi”, sanoo Reino Hyvärinen, EY:n lakipalveluiden johtaja. Hyvärisellä on pitkä kokemus myös kansainvälisistä liiketoiminnan johtotehtävistä.
”Sopimustiimit ympäri maailmaa tietävät, mitä arvoa ne voisivat tuoda, ja ne ponnistelevat todella muuttaakseen toimintamallejaan liiketoimintaa tukevaksi. Kansainvälinen tutkimuksemme tuo selkeästi esiin monia haasteita, jotka yritysten on hallittava saadakseen toimintatapaansa tavoittelemansa parannukset.”
Leikkaukset ja epäselvät vastuut sopimusprosessien haasteina
Lähes kaikki (99 %) organisaatiot pyrkivät kehittämään sopimusprosessejaan parantaakseen liiketoimintansa kannattavuutta seuraavien kahden vuoden aikana. Suunnitelmien laajuus on merkittävä, sillä suuremmista organisaatioista joka kolmas haluaa alentaa sopimusprosessiin liittyviä kustannuksiaan kolmanneksen tai enemmän.
”Suurin kustannus yrityksille on kuitenkin menetetyt mahdollisuudet, jotka aiheutuvat hitaista prosesseista”, sanoo Reino Hyvärinen.
Toinen haaste monille kyselyyn vastanneille on se, että huolimatta laajasta yhteisymmärryksestä muutoksen tarpeellisuudesta ja laajuudesta, monet yritykset ovat nostaneet haasteeksi vastuun pilkkoutumisen. Ongelma voi vaikeuttaa sopimusprosessimuutoksen hallintaa.
Lakiosastoista 59 prosenttia uskoo olevansa pääasiallisessa vastuussa sopimusjärjestelmistä, kun vastaava osuus (56 %) liiketoiminnan sopimusvastaavista uskoo olevansa vastuussa. Samaan aikaan 39 prosenttia liiketoiminnan kehitysfunktiosta ajattelee olevansa päättävässä asemassa. Nämä vastuualueiden rajaukset vaativat yrityksissä selvennystä.
Teknologian hyödyt sopimusprosessissa odottavat hyödyntämistä
Tutkimuksen mukaan suurimmalla osalla (70 %) organisaatioista on käytössään yrityksen sisäinen sopimuksenhallinta- ja teknologiastrategia, mutta kuitenkin lähes kaikki (99 %) sanovat, että heillä ei ole tarvittavaa dataa ja teknologiaa sopimusprosessinsa optimoimiseksi käytännössä. Yritykset eivät koe pystyvänsä mittaamaan, hallitsemaan ja valvomaan strategiansa noudattamista dataan perustuen.
Organisaatiot kamppailevat myös tekniikan käyttöönoton kanssa. Lähes puolet (47%) vastaajista sanoo toteutuksen olevan suuri haaste ja noin kolmannes (34%) sanoo, että heidän on vaikea rekrytoida ihmisiä, joilla on riittävät taidot tarvittavan teknologian tunnistamiseen ja käyttöönottoon.
”Suomessa monessa yrityksessä sähköinen arkistointi on synonyymi sopimuksenhallintajärjestelmälle. Nykyaikaiset järjestelmät pystyvät kuitenkin toimimaan todellisina toiminnanohjausjärjestelminä lakiosastoille, jolloin arkistointi on vain yksi pieni osa prosessia”, kertoo Reino Hyvärinen.
Yritykset valvovat heikosti sopimusten noudattamista
Tutkimus paljastaa, että organisaatioista 69 prosenttia ei vaadi henkilöstöä käyttämään sopimuspohjia sopimusten laadinnassa ja yhtä moni ei vaadi sääntöjen tai ohjeiden noudattamista.
Lähes puolet (49%) tutkimuksen vastaajista sanoo, että heiltä puuttuu määritelty prosessi sopimusten tallentamiseksi toteutuksen jälkeen, ja lähes kahdeksan kymmenestä (78%) kertoo ettei seuraa järjestelmällisesti sopimusvelvoitteita. Lisäksi poikkeamia vakioehdoista ei tarkkailla lähes kolmesta neljäsosasta (71%) sopimuksia.
”Yritykset näkevät vaivaa sopimuksen tekemiseen ja neuvottelemiseen tapauskohtaisesti, mutta sopimusvelvotteiden noudattamisen seuraamista ei ole integroitu osaksi yrityksen johtamista”, kertoo Reino Hyvärinen.
”Sopimusprosessien hyvän hallinnoinnin merkitystä ei voida aliarvioida. Monille organisaatioille sopimusprosessit ovat haaste, jonka kanssa on opittu elämään. Organisaatioiden tulisi hyväksyä se tosiasia, että kyseessä ei ole nopea projekti vaan pidempi muutosprosessi, jossa on huomioitava vaadittava osaaminen, prosessit ja teknologian käyttöönotto, jotta sopimusprosessista voi tulla ketterä liiketoiminnan mahdollistaja.”
Tutkimus osoittaa, että yksi tapa, jolla organisaatiot pyrkivät vastaamaan näihin haasteisiin, on yhteistyö asiantuntijoiden ja ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa.
”Koska kyseessä on merkittävä strateginen ja transformatiivinen hanke, on tärkeää selventää vastuita, keskittää prosessit ja varmistaa, että hyödynnetään oikein myös ulkopuolisia resursseja, jotta organisaatiot voivat keskittyä strategisempaan toimiin liiketoiminnan jokapäiväisen johtamisen ohella.”
”Asian tärkeys on tutkimuksen mukaan tunnistettu ja valmius muutokseen on vahva – nyt kannattaa miettiä, miten sopimusprosessit ja uudet teknologia-alustat saadaan tukemaan liiketoimintaa uudella tavalla mahdollisimman tehokkaasti ja nopeasti. Täsmätyökaluilla tätä haastetta ei ratkaista”, muistuttaa Reino Hyvärinen.
Lisätietoja
Reino Hyvärinen
Partneri, EY:n Suomen lakipalveluiden johtaja
reino.hyvarinen@fi.ey.com
p. 040 764 7484
Lotta Roitto
Head of Communications and PR
lotta.roitto@fi.ey.com
P. 040 747 0871
EY | Building a better working world
EY rakentaa paremmin toimivaa maailmaa, auttaen luomaan pitkäaikaista arvoa asiakkaillemme, henkilöstöllemme ja yhteiskunnalle sekä rakentaen luottamusta pääomamarkkinoilla.
Hyödyntäen dataa ja teknologiaa, EY:n monipuoliset tiimit yli 150 maassa luovat luottamusta tilintarkastuspalveluiden avulla sekä auttavat asiakkaitamme kasvamaan, uudistumaan ja toimimaan paremmin.
Tilintarkastuksen, konsultoinnin, laki-, strategia-, vero- ja transaktiopalveluiden parissa työskentelevät EY-tiimit kysyvät parempia kysymyksiä löytääkseen uusia vastauksia nykypäivän monimutkaisiin ongelmiin.
Lisätietoja löydät internetistä www.ey.com/fi.
Voit myös seurata meitä Twitterissä @EY_Suomi
Avainsanat: