Yksinkertainen ratkaisu julkisen kilpailutuksen ongelmiin

Kilpailutetut julkiset hankinnat noudattavat toteutuessaan vain harvoin kilpailuttajan tavoittelemaa alkuperäistä suunnitelmaa, mistä johtuen loppukäyttäjät eivät ole tyytyväisiä. Seurauksena on riitoja ja oikeusprosesseja. Markkinaoikeuden käsittelyt kestävät kuukausia, jolloin hankintaprosessit viivästyvät.

”Nykyisellään hyvät suunnitelmat kuolevat kilpailutuksen alttarille. Epäonnistuneet kilpailutukset muodostavat aivan liian suuren menoerän julkiselle sektorille”, Martelan myyntijohtaja Matti Mäenpää lataa.

”Yleisesti on ajateltu, että halvimman tarjouksen valinta tuo säästöjä. Tämä kuvitelma on virheellinen. Halvimman tarjouksen voittaessa asiakas saa keskinkertaista laatua, jonka elinkaarikustannukset nousevat käytettävyyden ja käyttöiän suhteen korkeiksi, ja myös jatkotoimituksesta joudutaan maksamaan tähtitieteellisiä summia.”

Ratkaisu ongelmaan on yksinkertainen. Muutetaan kilpailutus käänteiseksi, jolloin hankinnan arvo, tavoitteet ja haluttu lopputulos määritellään ennalta. Tällöin hinta ei ole enää valintakriteeri. Uusiksi valintakriteereiksi voidaan hinnan sijasta nostaa käyttäjille tärkeitä asioita, kuten kokonaisuuden toimivuus ja riittävyys, muunneltavuuden helppous, esteettisyys ja eri käyttäjäryhmiä koskeva ergonomia. Uusi tapa kilpailuttaa on noussut erittäin suosituksi tavaksi kuluneiden kuukausien aikana.

”Kun hinta on kaikille sama, toimittajat voivat tehdä omien vahvuuksiensa mukaisen tarjouksen. Tällöin nykyisin vallalla oleva tuotteiden plagiointi ja kilpailijoiden tarjousvirheiden kyttääminen vähenee.”

Julkisen sektorin hankintayksiköt varovat mahdollisia virheitä. Käänteisessä kilpailutuksessa kilpailutusvirhe poistuu. Myös tarjoukseen tuotetusta materiaalista koostuvat kustannukset ovat täysin tarjoajan liiketoimintariskinä.

”Toimittajien pitää laittaa peliin koko ammattitaitonsa, jotta voittaisivat urakan. Hyötyjänä on tietysti asiakas, joka saa aitoja innovaatioita ja parhaat mahdolliset ehdotukset.”

Määrittelyvaihe tärkeä osa onnistunutta projektia

Ennen kilpailutusta tulee laatia perusteellinen määrittely, jossa kartoitetaan loppukäyttäjien todelliset tarpeet. Onnistuneessa määrittelyvaiheessa loppukäyttäjät osallistetaan työpajoilla, avainhenkilöhaastatteluluilla  ja nettikyselyillä.

”Uusi kilpailuttamisen tapa pakottaa muutosjohtajuuteen ja pohtimaan tarpeita. Tällöin syntyy myös entistä parempia toimintaympäristöjä.”

”Valitusprosessit vähenevät, kun asiakas voi vapaasti valita todellisia tarpeita palvelevan tarjouksen. Hyvin tehdyn määrittelyvaiheen kustannus on vain murto-osa kokonaiskustannuksista, mutta sen merkitys on ensisijainen onnistumisen kannalta”, Matti Mäenpää kertoo.

Tuottaja on vastuussa, että suunnitelma toimii käytännössä. Juuri helppous ja ajansäästö on koettu käänteisen kilpailutuksen suurimmiksi eduiksi.

”Asiakkaana tämä on ollut helppo ja kevyt ratkaisu. Aikaa kului paljon vähemmän, kun ei joutunut miettimään kaikkea erikseen”, Turun Braheskolanin rehtori Nicke Wulff analysoi käänteistä kilpailutusta.

Haluatko kuulla lisää kilpailutuksesta? Ota yhteyttä!

Lisätiedot:

Matti Mäenpää, Myyntijohtaja, Martela Oyj, 010 345 5267, matti.maenpaa@martela.fi

Martela-konserni kuuluu alansa johtaviin käyttäjälähtöisiä työympäristöjä tuottaviin yrityksiin Pohjoismaissa. Halu tarjota asiakkaille parhaita työympäristöjä on ohjannut toimintaamme jo seitsemänkymmenen vuoden ajan. Suomalaisen Työn Liitto on myöntänyt Martelan palveluille ja valituille tuotteille Avainlippu-tunnuksen osoituksena Suomessa valmistetuista tuotteista ja Suomessa työllistävästä toiminnasta. Parannamme työhyvinvointia samalla tilojen käyttöä tehostaen työympäristöjen lisäksi oppimisympäristöissä sekä hoivakohteissa. Liikevaihto oli vuoden 2015 lopussa 132,8 miljoonaa euroa ja vuoden 2015 keskimääräinen henkilömäärä 622.

Avainsanat:

Liitteet & linkit