Suomalaiset pk-yritykset Euroopan kärkikastia älypuhelinten ja pilvipalvelujen käytössä – todellinen tuottavuusloikka vielä ottamatta
Tuoreen selvityksen mukaan moderni tieto- ja viestintäteknologia on parantanut pienten ja keskisuurten yritysten sisäistä viestintää ja yhteistyötä, asiakaspalvelua sekä työn tekemisen joustavuutta. Eurooppalaisessa vertailussa suomalaisilla pk-yrityksillä on johtavat valmiudet liikkuvan työn tekemiseen – käytämme jo nyt eniten älypuhelimia ja pilvipalveluita.
Selvityksen mukaan suomalaiset pk-yritykset pitivät tulevaisuuden menestymisen kannalta tärkeimpänä parempaa yhteyttä asiakkaisiin (42 %). Myös teknologian hyödyntäminen kasvun mahdollistajana (35 %) ja joustavampi työn tekeminen koettiin tärkeiksi menestystekijöiksi (25 %).
”Tulosten näkökulmasta meillä on Suomessa kaikki edellytykset luoda maailmanluokan pk-yrityksiä, joissa mobiili- ja pilviteknologian hyödyntäminen ruokkii kasvua ja tuottavuutta. Uusien palveluiden käyttöönotto on meillä jo hyvällä tasolla, mutta menestyksen edellytyksenä on organisaation aito sitoutuminen kulttuurin muutokseen ja uusien työtapojen tehokkaaseen omaksumiseen. Joustavuudessa ja muutoksen läpiviennissä pk-yritys voi nyt haastaa isommat kilpailijansa”, sanoo johtaja Jukka Veräväinen Microsoft Oy:stä.
Mobiiliteknologia kunnossa – työtä tehdään vielä paljon toimistolla
Selvityksen mukaan suomalaisissa pk-yrityksissä käytetään eniten älypuhelimia Euroopassa. Suomalaisista pk-yritysten työntekijöistä 59 prosenttia käyttää älypuhelinta työhönsä, kun Euroopan keskiarvo 44 prosenttia. Vastaavasti Suomessa käytetään kiinteitä työasemia vähemmän kuin muualla Euroopassa. Kiinteä työasema on käytössä keskimäärin 74 prosentilla eurooppalaisista vastaajista, kun suomalaisista vastaajista enää 59 prosenttia ilmoitti käyttävänsä kiinteää työasemaa. Kannettavia tietokoneita käytetään Suomessa jo pöytäkonetta enemmän (62 %).
Selvityksen perusteella työskentely pk-yrityksissä tapahtuu edelleen pääsääntöisesti työpaikalla. Eurooppalaisista vastaajista 61 prosenttia ja suomalaista vastaajista 57 prosenttia ilmoitti, että heidän tulee tehdä työnsä työpaikalla. Merkittävin syy työpaikalla työskentelyyn on, että itse työ edellyttää läsnäoloa työpaikalla. Suomalaisista vastaajista tätä mieltä oli 62 prosenttia, mikä on lähellä eurooppalaista keskiarvoa (59 %).
Mikäli etätyön tekeminen on mahdollista, jopa 47 prosenttia suomalaisista vastaajista hyödyntää sähköpostia tai tiedostonsiirtoa pilvessä. Tämä on eurooppalaista keskiarvoa (40 %) korkeampi määrä. Etäyhteyttä yritysverkkoon hyödynsi 34 prosenttia suomalaisista etätyön tekijöistä.
Tunnistetut hyödyt teknologiasta
Tieto- ja viestintäteknologian pääasialliseksi hyödyksi on pk-yrityksissä tunnistettu vahvistunut sisäinen viestintä, yhteistyö ja tiedon jakaminen (30 %). Suuri osa vastaajista koki myös asiakaspalvelun (23 %) ja joustavan työn tekemisen tavan (23 %) parantuneen uuden teknologian käyttöönoton myötä.
Tulevaisuudessa merkittävimmäksi teknologiahyödyksi koettiin työtyytyväisyyden kohoaminen (33 %). Vastaajista 32 prosenttia uskoi myös edelleen asiakaspalvelun parantuvan tulevaisuudessa. Työntekijöiden tuottavuuden kasvuun teknologian käytön myötä uskoi 23 prosenttia suomalaisista vastaajista. Vastaavia odotuksia oli myös muissa Euroopan maissa.
Tuottavuus rakentuu yhteistyölle
Selvityksessä kysyttiin perusteita tuottavalle työpäivälle. Suomalaisille kokemus tuottavuudesta syntyi ennen kaikkea mahdollisuudesta auttaa työkavereita (82 %), vaikuttamisen tunteesta (79 %) sekä oman tehtävälistan suorittamisesta (73 %). Esimerkiksi uuden liiketoiminnan luominen (44 %) ja sähköpostilaatikon tyhjentäminen (31 %) nähtiin vähemmän tärkeiksi tuottavan työpäivän mittareiksi. Suomalaisille myös vapaamuotoinen jutustelu ja tauot ovat tärkeitä tuottavuuden lähteitä päivittäisessä työssä.
Suurimpana tuottavuuden esteenä pk-yritysten työntekijät näkevät häiriötekijät (48 %). Suomalaiset vastaajat toivoivat myös selkeämpiä tavoitteita (32 %) sekä mahdollisuutta työskennellä paikasta riippumatta (31 %) – siis myös etätöissä.
”Selvitys antaa perusteita väittää, että sosiaalisuus ei ole tuottavuuden hidaste, vaan parhaimmillaan sen kiihdyttäjä. Yhteisölliset teknologiat, kuten Yammer, mahdollistavat paitsi tehokkaamman ja keskeytyksettömän työnteon, myös luontevan tavan pitää yhteyttä asiakkaisiin ja kollegoihin ajasta tai paikasta riippumatta – ja silloin, kun se itselle sopii. Omaa tehtävälistaa voi helpottaa esimerkiksi OneNote- tai Outlook-sovelluksilla”, sanoo Jukka Veräväinen.
Roolimalleja kotimaasta
Suomalaiset edelläkävijäyritykset ovat huomanneet teknologian merkityksen kasvun ja yhteistyön mahdollistajana. Esimerkiksi Valkeakoskelainen betonielementtien tuotantoon erikoistunut VaBe Oy on tietoisesti panostanut pilvipalveluihin.
”Pilvipalvelut ovat helpottaneet dokumenttien hallintaa ja yhteydenpitoa niin yrityksen sisällä kuin asiakkaisiin. Oman tiedostopalvelimen sijaan yhteiset asiakirjamme sijaitsevat nyt SharePointissa, joka käyttää OneDrive for Business -tallennuspalvelua. Vastaavasti etätyöskentelyn mukavuutta ja yhteisöllisyyttä on tehostettu Lync-pikaviestimellä. Pilvipalveluiden käyttöönotto oli nopeaa”, sanoo VaBen toimitusjohtaja Markus Lehtinen.
*) Taustaa
Tutkimusyhtiö Ipsos MORIn toteuttama, Microsoftin tilaama selvitys tehtiin tammi-helmikuussa 2015 interaktiivisena verkkopaneelitutkimuksena. Suomessa siihen vastasi 304 henkilöä, joiden työnantajan palveluksessa oli enintään 250 henkilöä. Vastaajat edustivat hallintoa, yleisjohtoa, myyntiä, projektitoimitusta, IT-/järjestelmätukea, taloushallintoa, asiakaspalvelua, markkinointia ja muita tehtäviä. Vastaava kartoitus on tehty Suomen lisäksi Espanjassa, Itävallassa, Kreikassa, Liettuassa, Portugalissa, Puolassa, Ranskassa, Romaniassa, Saksassa, Tšekissä, Unkarissa ja Ukrainassa.
Vinkit tehokkaampaan työhön
- Teet työt silloin kun olet parhaimmillasi. Käyttäytymistutkijat sanovat, että olemme tehokkaimmillamme kaksi tuntia heräämisen jälkeen, mutta tuhlaamme tämän ajan tavanomaisiin tehtäviin.
- Päätä päivää ennen, mitä haluat saavuttaa seuraavana päivänä – suo itsellesi lepohetki illalla ennen nukkumaanmenoa.
- Selvitysten mukaan olemme tuottavimmillamme maanantaina klo 10.01, tuottavuuden kannalta epäoptimaalisin aika työskentelylle on tiistaina klo 16.00
- Keskity työskentelyysi määrätty aika, mutta muista pitää taukoja. Keskittyminen on kuin lihastyötä. Tuottava työ vaatii keskittymistä, jonka jälkeen voit rentoutua hyvällä omatunnolla.
- Puhu ihmisten kanssa. Tekstiviestit ja sähköpostit säästävät aikaa, mutta sosiaalinen kanssakäyminen kollegojen kanssa parantaa tuottavuutta.
- Vaihtele työasentoasi. Yritä työskennellä osa päivästä seisoen, koska se edistää terveyttä ja parantaa tuottavuutta.
- Priorisoi ja keskity tehtäviin. Keskeytykset työskentelyn aikana ovat yleisin syy unohduksiin ja virheisiin työpäivän aikana.
- Puhelin ei kuulu makuuhuoneeseen. International Journal of Neuropsychotherapyn tekemän tutkimuksen mukaan liiallinen teknologian käyttö saa parisuhteessa toisen osapuolen tuntemaan itsensä epävarmaksi ja tuntemaan, ettei häntä huomioida.
- Poista työsähköpostisi synkronointi puhelimestasi kun vietät aikaa perheesi kanssa, jotta vältyt houkutukselta lukea työsähköposteja.
- Pyri saavuttamaan tasapaino itsenäisen ja ryhmässä työskentelyn välillä. Tehokkaaseen työhön tarvitaan teknologiaa ja sosiaalista kanssakäymistä.
Lisätietoa
Microsoft Oy, Jukka Veräväinen, johtaja, tuottavuusliiketoiminta, p. 050 364 8312, jukkav@microsoft.com
Mikäli haluat tutkimusesityksen käyttöösi, ota yhteyttä viestintätoimisto SEK Publiciin: Janne Saarinen, janne.saarinen@sek.fi
Microsoft
Vuonna 1975 perustettu Microsoft on maailman johtava ohjelmistotuotteiden, -ratkaisujen ja -palveluiden toimittaja, joka auttaa yrityksiä, organisaatioita ja ihmisiä hyödyntämään tietotekniikan mahdollisuuksia uusilla innovatiivisilla tavoilla. Suomessa Microsoft Oy:n palveluksessa työskentelee 280 henkilöä, joiden visiona on lähes 2 000 yhteistyökumppanin kanssa auttaa asiakasta menestymään Microsoftin ratkaisujen avulla. Kesäkuussa 2014 päättyneenä tilivuonna Microsoftin liikevaihto oli 86,83 miljardia US dollaria. www.microsoft.fi/uutisia
Avainsanat:
