Ennakoi työn keskeytyminen – säästät!
Työterveyslaitos tiedottaa 4.1.2017, Helsinki (1/2017)
Työelämän muutostrendit, kuten asiakastarvelähtöisyys, kilpailu, aikapaineet ja teknologinen kehitys, ovat vaikuttaneet siihen, että työ keskeytyy yhä useammin. Työn määrän ja toteuttamisajan arvioiminen ja suunnittelu etukäteen on entistä vaikeampaa. Muuttuvissa tilanteissa asiantuntijat venyttävät työaikaansa työn tavoitteiden saavuttamiseksi. Työn keskeytymistä voi kuitenkin ennakoida niihin johtaneiden tosiasiallisten tilanteiden eli tilannekuvien avulla ja näin säästää työaikaa ja muita inhimillisiä voimavaroja. Tiedot käyvät ilmi Työterveyslaitoksen Ennakointimalli-hankkeen loppuraportista.
Tuskin kukaan suunnittelee työtään jatkuvien keskeytysten ja tehtävästä toiseen harppomisen värittämäksi. Ennemminkin työnteon tavoitteena on sujuvuus. Aiemman tutkimustiedon valossa tiedetään, että keskeytykset vaikuttavat suoraan ihmisen kognitiiviseen ja tavoitteelliseen toimintaan. Ne myös sitovat aikaa, lisäävät virheitä ja turhauttavat. Useimmiten keskeytyksien välitön syy on toinen ihminen kasvokkain tai ICT:n välityksellä.
Työterveyslaitoksen Ennakointimalli-hankkeessa ilmiötä lähestyttiin tunnistamalla työn keskeytymiseen johtaneita tilanteita tuttujen, työhön liittyvien tosiasioiden avulla, joihin työpaikan toimijoiden on mahdollisuus heti tarttua. Ennakointimallilla voidaan haitallista, aikaa sitovaa keskeytyvää työtä vähentää. Mallin avulla asiantuntijan työaikaa voi säästyä noin tunti viikossa ja samalla voidaan vähentää tarvetta käyttää työn ulkopuolista aikaa työn tavoitteiden saavuttamiseksi.
Erilaisia työoloja ja niihin liittyviä tyypillisiä keskeytyksiä voi kuvata tilannekuvien avulla
Hankkeessa tarkasteltiin asiantuntijan työstä työoloja eli projekteja ja tehtäviä, kollega- ja asiakasyhteistyötä, kokouksia, tiimejä joiden kanssa tehdään yhteistyötä, tietojärjestelmiä ja niiden ongelmia, ohjeita ja osoitteita joissa työskennellään ja aikaa yksintyöskentelyä varten. Menetelmänä käytettiin päiväkirjatyyppistä jaksokyselyä, johon osallistui 8 viikon seurannassa yhteensä 272 asiantuntijaa ohjelmisto- tai tukipalveluista. Lisäksi hankkeessa etsittiin käytäntöjä selvitä keskeytyvässä työssä haastattelemalla 37 asiantuntijaa.
Erilaisia työoloja seurattiin niiden lukumäärien perusteella. Keskeytyksiä arvioitiin niiden koetun toistuvuuden perusteella. Työhyvinvointia puolestaan arvioitiin koetun stressin, palautumisen ja oman työskentelyn tehokkuuden perusteella.
– Tulokset tuovat esiin työn viikoittaista vaihtelua, mitä kerran vuodessa tehtävät yksittäiset kyselyt eivät tavoita, erikoistutkija Tiina Kalliomäki-Levanto Työterveyslaitoksesta kertoo.
Aineistosta tunnistettiin tilannekuvina erilaisia työoloja, joihin kytkeytyi erilaisia keskeytyksiä, joista puolestaan seurasi erilaista työhyvinvointia.
– Esimerkiksi ohjelmistopalvelutyössä yksittäinen olosuhde, josta seurasi usein keskeytyksiä, oli tehtävien suuri määrä. Näillä usein keskeytyksiä kohdanneilla oli kaksinkertainen määrä koettua stressiä ja huonoa palautumista verrattuna koko aineiston keskimääräiseen arvioon. Tukipalvelutyössä puolestaan yksittäinen olosuhde, josta seurasi usein keskeytyksiä, oli kollegojen suuri määrä joiden kanssa tehtiin yhteistyötä. Näillä usein keskeytyksiä kohdanneilla oli melkein kaksinkertainen määrä koettua stressiä ja huonoa palautumista verrattuna koko aineiston keskimääräiseen arvioon, Kalliomäki-Levanto kuvaa.
Yksittäisillä työolotekijöillä on suuri merkitys
Työolot ovat kuitenkin monimutkaisia ja yksittäisellä tekijällä on suuri merkitys. Esimerkiksi ohjelmistopalvelutyössä kohtuullisen työn määrän oloissa, joissa kohdataan usein keskeytyksiä, tunnistettiin sekä hyvin että huonosti jaksavat ryhmät.
Hyvään jaksamiseen liittyi, että tehtiin useiden kollegojen kanssa yhteistyötä ja yksin työskentelyä oli vähän. Huonosti jaksamiseen liittyi, että tehtiin harvojen kollegojen kanssa yhteistyötä ja yksin työskentelyä oli paljon. Esimerkiksi stressiä tämä ryhmä koki kaksinkertaisesti ja huonoa palautumista kolminkertaisesti verrattuna aineiston keskimääräiseen.
Tulokset toivat myös esiin, että keskeytyksiä työssä usein kohtaavat joutuvat tekemään pidempää viikkotyöaikaa ja käyttävät työn ulkopuolista aikaa työn tekemistä varten enemmän kuin harvoin keskeytyksiä kohtaavat.
Keskeytyvän työn ennakointimalli auttaa hallitsemaan työn keskeytyksiä
Hankkeessa saatiin näkyviin lukuisia tilanteita ja tekijöitä, joiden pohjalta voidaan rakentaa keskeytyvän työn ennakointimallia.
Olennaista on: 1) tunnistaa tilanteita, joissa asiantuntijatyö ei etene suunnitellusti vaan keskeytyy, 2) tunnistaa keskinäiset riippuvuudet ja organisoida kokonaisuuksia, 3) tunnistaa ja kehittää keskeytyssiepparit työn hallintaa varten, 4) muodostaa jatkuva tilannekuvien ketju työoloista, 5) ennakoida työn määriä, 6) mahdollistaa palautuminen, 7) säilyttää hyödylliset yhteistyön siivittämät keskeytykset, 8) estää haitalliset yksin työskentelyn keskeytykset ja 9) kokeilla ja sovittaa tutkimuskirjallisuuden suosituksia oman organisaation tilanteisiin ja tarpeisiin.
Haastetta ennakoinnille aiheuttavat muuttuvat ja nopeaa reagointia vaativat tilanteet, joita esimerkiksi ohjelmistoalalla kehkeytyi asiakkaan muuttuvista tilanteista ja tarpeista, kolmannen osapuolen tarpeista ja organisaation omista kerrostumista ja tilanteista sekä näiden muodostamasta kokonaisuudesta, jossa kaikki osat ovat kytköksissä toisiinsa.
Hanketta rahoitti Työsuojelurahasto.
Lisätietoja
erikoistutkija Tiina Kalliomäki-Levanto, Työterveyslaitos, p. 046 8514013, tiina.kalliomaki-levanto[at]ttl.fi
erikoistutkija Antti Ukkonen, Työterveyslaitos, p. 046 8514008, antti.ukkonen[at]ttl.fi
Tutkimusraportti: Ratkaisuehdotuksia keskeytyvään työhön: Keskeyttävien työolomuutosten ennakointimalli tietointensiivisen työskentelyn parantamiseksi (http://urn.fi/URN:ISBN 978-952-261-684-5 (pdf))
Hankkeen verkkosivu: Keskeyttävien työolomuutosten ennakointimalli tietointensiivisen työskentelyn parantamiseksi (https://www.ttl.fi/tutkimushanke/keskeyttavien-tyoolomuutosten-ennakointimalli-tietointensiivisen-tyoskentelyn-parantamiseksi/)
Työpiste-verkkolehdessä aiemmin julkaistu juttu aiheesta: Asiantuntija, et ole yksin keskeytysten kanssa (https://www.ttl.fi/tyopiste/asiantuntija-et-ole-yksin-keskeytysten-kanssa/)
Mediapalvelut
Kristiina Kulha, viestintäpäällikkö
Työterveyslaitos, Helsinki
puh. 030 474 2551, 040 548 6914,
kristiina.kulha[at]ttl.fi
Tiina Kaksonen, koordinaattori
Työterveyslaitos, Oulu
puh. 030 474 3015, 050 364 3158
tiina.kaksonen[at]ttl.fi
Avainsanat:
