Fokus kateissa, aika palasina? Uusi opas tarjoaa apua asiantuntijoiden ajanhallintaan
Työterveyslaitos tiedottaa 13.12.2016, Helsinki 61/2016
Tuoreen tutkimuksen mukaan asiantuntijatyötä tekevillä on huomattavan paljon ajankäytön ongelmia. 67 % asiantuntijoista teki liian monta päällekkäistä tehtävää ja 64 %:n mielestä työt jakautuvat epätasaisesti ja usein ruuhkautuvat. 50 % asiantuntijoista ei ehtinyt tehdä töitä niin hyvin kuin haluaisi. Ajankäytön ongelmat vaikuttavat työn laatuun ja niillä on tutkitusti yhteyttä myös hyvinvointiin. Työterveyslaitoksen uusi opas Fokus kateissa, aika palasina? tarjoaa ratkaisuja asiantuntijatyön ajankäytön ongelmiin. Opas ja sen ohjeet on suunnattu asiantuntijaorganisaatioiden johdolle, esimiehille, työnteon yhteisöille ja asiantuntijoille.
Asiantuntijoita on tavattu pitää vastuussa omasta ajankäytöstään. Ratkaisuja ajankäytön ongelmiin haetaankin yleensä omaa työtä ja toimintatapoja muuttamalla.
– Ajatus, että kaiken saa tehtyä kunhan vain seuraa jotakin tiettyä ajanhallinnan menetelmää on haitallinen ja turhaan syyllistäväkin myytti. Nopeasti muuttuvassa työelämässä kukaan ei hallitse aikaansa yksin. Esimerkiksi yhteistyöverkostot, asiakkaat, organisaation tavoitteet ja toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset vaikuttavat asiantuntijan aikatauluihin ja tahdittavat työtä, sanoo tutkija Kirsi Yli-Kaitala Työterveyslaitoksesta.
Ajanhallinnan ongelmat vaarantavat työn tuottavuuden
Aiemmin paikkaan ja aikaan sidottu työ on muuttunut monin tavoin joustavammaksi. Teknologian tuomat mahdollisuudet kuitenkin myös kuormittavat, etenkin epävakaassa tilanteessa, jossa useat alat ovat murroksessa.
– On ristiriitaista, että työtä tehdään yhdessä, useimmiten organisaation asettamien tavoitteiden eteen, mutta aikapaineet pitäisi kantaa yksin. Tämä on ongelmallista erityisesti koska tiedetään, että asiantuntijatyön tuottavuus syntyy ensi kädessä verkostojen ja työryhmien yhteistyöstä, ei niinkään yksilöiden suorituksista, huomauttaa AikaJärjestys asiantuntijatyössä -hanketta Työterveyslaitoksella vetävä Minna Toivanen.
Ajanhallinnan näkökulmasta tilanne edellyttää organisaation johdon, esimiesten, työryhmien ja verkostojen sekä yksittäisten asiantuntijoiden ajanhallinnan keinojen risteytymistä. Toisin sanoen vastuun jakamista ajanhallinnasta. Asiantuntijat itse ovat jo tunnistaneet tämän tarpeen, sillä 82 % heistä uskoo hyötyvänsä yhteisistä ajankäytön pelisäännöistä.
Liian tiukat aikataulut ja ylimitoitetut työnkuvat haittaavat ydintoimintojen suorittamista
Ajan rajallisuus unohdetaan usein organisaatioissa. Aikatauluista tehdään helposti liian tiukkoja ja työnkuvista liian laajoja. Tästä voi seurata ylikuormitusta, joka haittaa lopulta ydintoimintojen suorittamista.
Fokus kateissa, aika palasina? -opas ohjaa kiinnittämään voimavarat olennaiseen ja varmistamaan, että keskittyneelle ajattelutyölle, organisaation tärkeimmälle resurssille, on riittävät edellytykset. Opas esittelee konkreettisia keinoja, joilla priorisoinnin, työn näkyväksi tekemisen ja keskeytysten hallinnan avulla ajankäytöstä tehdään mielekkäämpää. Itsenäisinä ohjeina toimivat ratkaisut luovat kokonaisuuden, joka pyrkii ratkomaan ajankäytön ongelmia ylhäältä alaspäin, organisaation johdosta yksittäisiin asiantuntijoihin asti.
Toiminnanjohtajat Simo Pöyhönen Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:stä ja Simon Huldén Specia ry:stä kertovat, että jäsenten yhteydenotoista käy ilmi ajankäytön ongelmien yleisyys ja niiden hyvinvointivaikutukset. Suuri osa liittojen jäsenistöstä toimii asiantuntija-ammateissa.
– Pidämme tärkeänä, että huomiota aletaan kiinnittää siihen, miten koko organisaatio voi yhdessä ratkaista ajanhallinnan kysymyksiä Fokus kateissa, aika palasina? -oppaan tapaan, Pöyhönen ja Huldén toteavat.
Fokus kateissa, aika palasina? Ajanhallinnasta asiantuntijatyössä -oppaan julkaisi Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä -hanke. Opas on maksutta saatavilla osoitteessa https://www.ttl.fi/fokus-kateissa-aika-palasina/.
AikaJärjestys asiantuntijatyössä -hankkeessa (2014-2016) kerättiin määrällisin ja laadullisin menetelmin tietoa asiantuntija-ammateissa toimivien ajankäytön kysymyksistä. Hanke tavoitti yhteensä 2844 asiantuntijaa. Hanke toteutetaan yhteistyössä Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry:n, Specia ry:n, Sivistystyönantajien, Viestinnän Keskusliiton ja Työturvallisuuskeskuksen kanssa. Hankkeen loppuraportti ilmestyy joulukuussa 2016. Hanketta rahoittaa Työsuojelurahasto.
Lisätietoja
tutkija Kirsi Yli-Kaitala, Työterveyslaitos, puh. 043 824 8585, kirsi.yli-kaitala[at]ttl.fi
tutkija Minna Toivanen, Työterveyslaitos, puh. 030 474 2665, minna.toivanen[at]ttl.fi
toiminnanjohtaja Simo Pöyhönen, Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut ry, puh.010 231 0362, simo.poyhonen[at]yhteiskunta-ala.fi
toiminnanjohtaja Simon Huldén, Specia ry, puh. 040 719 3328, simon.hulden[at]specia.fi
Lue lisää AikaJärjestys asiantuntijatyössä -hankkeesta www.ttl.fi/aikajarjestys
Mediapalvelut
Kristiina Kulha, viestintäpäällikkö
Työterveyslaitos, Helsinki
puh. 030 474 2551, 040 548 6914,
kristiina.kulha[at]ttl.fi
Tiina Kaksonen, koordinaattori, viestintä
Työterveyslaitos, Oulu
puh. 030 474 3015, 050 364 3158
tiina.kaksonen[at]ttl.fi
Työterveyslaitos on työhyvinvoinnin asiantuntija, joka tutkii, palvelee ja kouluttaa. Kehitämme asiakkaidemme kanssa hyviä työyhteisöjä ja turvallisia työympäristöjä sekä tuemme työntekijöiden työkykyä. Asiakkaitamme ovat työpaikat, päättäjät, kansalaiset, työterveysyksiköt sekä muut työhyvinvointia kehittävät organisaatiot. Visiomme on ”Hyvinvointia työstä”, sillä terveellinen, turvallinen ja mielekäs työ luo hyvinvointia. Laitos on itsenäinen, sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalalla toimiva julkisoikeudellinen yhteisö. Henkilötyövuosia on 560 ja rahoituksesta 50 % tulee valtion budjetista. Toimipisteemme sijaitsevat Helsingissä, Kuopiossa, Oulussa, Tampereella ja Turussa.
@tyoterveys @fioh
Avainsanat:
