Viking Line: Yhtiökokouskutsu

Viking Line Abp                       YHTIÖKOKOUSKUTSU             21.04.2020, klo 08.30

Yhtiökokouskutsu

Viking Line Abp:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään keskiviikkona 13. toukokuuta 2020 klo 12.00 kulttuuri- ja kongressitalo Alandicassa, Strandgatan 33, Maarianhamina. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen alkaa klo 11.00.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Toimintavuoden 2019 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

- Toimitusjohtajan lyhyt yleiskatsaus

7. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen

8. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

9. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

- Viking Line Abp:n hallitus ehdottaa, että toimintavuodelta 1.1.–31.12.2019 ei jaeta osinkoa.

10. Yhtiön hallituksen, toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan sijaisen palkitsemispolitiikan käsittely.

Palkitsemispolitiikka on julkaistu vikingline.com/fi/sijoittajat/hallinnointi/
palkitsemispolitiikka/

- Hallitus ehdottaa, että yhtiön toimielinten (hallitus, toimitusjohtaja ja toimitusjohtajan sijainen) palkitsemispolitiikka hyväksytään

11. Hallituksen jäsenten sekä tilintarkastajien palkkioista päättäminen

- Hallitus ehdottaa, että hallituksen jäsenten palkkiot säilyisivät ennallaan ja olisivat siten seuraavat:
Hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkio 28 000 euroa
Hallituksen jäsenen vuosipalkkio 22 000 euroa
Hallituksen varajäsenen vuosipalkkio 5 000 euroa
Lisäksi ehdotetaan, että hallituksen kokouksilta maksettava kokouspalkkio olisi 1 000 euroa kokoukselta.

Hallitus ehdottaa edelleen, että tilintarkastajien palkkio maksetaan laskua vastaan.

12. Tilintarkastajien ja varatilintarkastajien lukumäärästä päättäminen

- Hallitus ehdottaa, että valitaan yksi tilintarkastaja ja yksi varatilintarkastaja tilikaudelle 2020.

13. Hallituksen jäsenten valitseminen

- Hallitus ehdottaa nimityskomitean ominaisuudessa, että hallituksen varsinaisiksi jäseniksi valitaan: Ben Lundqvist, puheenjohtaja, Nils-Erik Eklund, Jakob Johansson, Stefan Lundqvist, Lars G Nordström, Laura Tarkka ja Peter Wiklöf. Varajäseniksi ehdotetaan valittavaksi Ulrica Danielsson, Erik Grönberg ja Casper Lundqvist.

Hallituksen nykyiset jäsenet Agneta Karlsson, Dick Lundqvist ja Erik Grönberg ovat kieltäytyneet uudelleenvalinnasta. Erik Grönberg on hyväksynyt, että hänet valitaan varajäseneksi. 

14. Tilintarkastajan valitseminen

Hallitus ehdottaa, että varsinaiseksi tilintarkastajaksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättymiseen asti valitaan tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy.

PricewaterhouseCoopers Oy on ilmoittanut, että KHT Ylva Eriksson toimisi vastuullisena tilintarkastajana.

Hallitus ehdottaa edelleen, että varatilintarkastajaksi valitaan uudelleen tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy.

15. Muut asiat

16. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen ehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Viking Line Abp:n internetsivuilla osoitteessa www.vikingline.com. Viking Line Abp:n vuosikertomus, joka sisältää yhtiön tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen, sekä palkitsemispolitiikka on saatavilla mainituilla internetsivuilla. Yhtiön painetun vuosikertomuksen voi tilata osoitteesta https://www.vikingline.com/fi/sijoittajat/yhteystiedot/. Hallituksen ehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa. Asiakirjojen jäljennökset ja tämä yhtiökokouskutsu lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 20. toukokuuta 2020 alkaen.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osakkeenomistaja, joka on merkitty yhtiön osakasluetteloon

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 30. huhtikuuta 2020 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistajan, joka on merkitty yhtiön osakasluetteloon ja joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään maanantaina 11. toukokuuta 2020 klo 12.00. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) sähköpostitse osoitteeseen bolagsstamma@vikingline.com
b) puhelimitse numeroon 018-27727
c) tai kirjeitse osoitteeseen Viking Line Abp, PB 166, AX-22101 MARIEHAMN.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi ja henkilötunnus sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus.

Osakkeenomistajien Viking Line Abp:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä on tarvittaessa pystyttävä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai toimikelpoisuutensa kokouspaikalla.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden perusteella, jotka on 30. huhtikuuta 2020 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osallistuminen edellyttää edelleen, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden perusteella rekisteröity 29. huhtikuuta 2020 klo 10.00 Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon. Hallintarekisteröityjen osakkeiden osalta tämä on samalla myös ilmoitus osallistumisesta yhtiökokoukseen. Muutokset osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen tai osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisö ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuna ajankohtana.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Jos arvo-osuustilille merkittyjen osakkeiden osakkeenomistajaa edustaa yhtiökokouksessa useampi asiamies, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava mitä osakkeenomistajan osakkeita kukin asiamies edustaa.

Valtakirjat on lähetettävä pdf-tiedostoina osoitteeseen bolagsstamma@vikingline.com tai postitse Viking Line Abp, PB 166, AX-22101 Mariehamn viimeistään maanantaina 11. toukokuuta 2020 klo 12.00. Kuoreen merkintä ”yhtiökokous”.

4. Muut ohjeet ja tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Viking Line Abp:llä on kokouskutsun päivänä 21. huhtikuuta 2020 yhteensä 10 800 000 osaketta ja 10 800 000 ääntä.

Muu tietoa koskien tämän vuoden yhtiökokousta: Vallitsevien olosuhteiden johdosta toivomme, että yhtiökokous pidetään niin harvojen henkilöiden läsnä ollessa kuin on mahdollista.

• Osakkeenomistajat, joilla on yli 50 % Viking Line Abp:n äänimäärästä ovat jo ennen yhtiökokousta ilmoittaneet hyväksyvänsä kaikki hallituksen tekemät esitykset ja useimmat heistä eivät tule olemaan läsnä yhtiökokouksessa vaan ainoastaan antamansa valtakirjan kautta.
• Yhtiökokous tullaan lähettämään yhtiön kotisivun kautta www.vikingline.com/sv/investerare/ jotta kaikilla halukkailla on mahdollisuus seurata sitä.
• Suosituksemme mukaan osakkeenomistaja, joka haluaa osallistua, antaa valtakirjan Viking Line Abp:n talousjohtaja Mats Engblomille. Valtakirjaan voidaan merkitä, miten valtuutetun tulee äänestää. Mallivaltakirja ruotsiksi löytyy yhtiön kotisivulta vikingline.com/fi/sijoittajat/hallinnointi/yhtiokokous/yhtiokokous-2020/
• Kaikki muodolliset yhtiöjärjestyksen mukaiset pakolliset päätöskohdat käsitellään yhtiökokouksessa, mutta toimintaa koskeva esitys tulee olemaan hyvin lyhyt.
• Tilaisuudessa ei tule olemaan tarjoilua.
• Osakkeenomistajat, jotka kuitenkin osallistuvat yhtiökokoukseen, tullaan sijoittamaan salissa kauas toisistaan.

Maarianhaminassa 21. huhtikuuta 2020

VIKING LINE ABP
HALLITUS



Jan Hanses
Toimitusjohtaja


 

Yhtiökokouskutsu on käännös virallisesta ruotsinkielisestä tekstistä.

TJ Jan Hanses
jan.hanses@vikingline.com
018-270 00