Viking Line: Kallelse till ordinarie bolagsstämma
Viking Line Abp BOLAGSSTÄMMOKALLELSE 21.04.2020, kl. 08.30
BOLAGSSTÄMMOKALLELSE
Aktieägarna i Viking Line Abp kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls onsdagen den 13 maj 2020 kl. 12.00 i Alandica Kultur & Kongress, Strandgatan 33, Mariehamn.
Emottagandet av personer som har anmält sig till stämman och utdelning av röstsedlar börjar kl. 11.00.
A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman
På bolagsstämman behandlas följande ärenden:
1. Öppnande av stämman
2. Konstituering av stämman
3. Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkningen
4. Konstaterande av stämmans laglighet
5. Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängden
6. Framläggande av bokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse för år 2019.
- Verkställande direktörens korta översikt
7. Fastställande av bokslutet och koncernbokslutet
8. Beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktören
9. Beslut om disposition av den vinst som balansräkningen utvisar och dividendutdelning
- Styrelsen för Viking Line Abp föreslår att inte någon dividend för räkenskapsåret 1.1 – 31.12.2019 utdelas.
10. Behandling av ersättningspolicyn för bolagets styrelse, VD och VD:s ersättare.
Ersättningspolicyn finns publicerad på vikingline.com/sv/investerare/bolagsstyrning/ersattningspolicy
- Styrelsen föreslår att ersättningspolicyn för bolagets organ (styrelse, VD, och VD:s ersättare) bifalls.
11. Beslut om styrelseledamöternas och revisorernas arvoden
- Styrelsen föreslår att styrelseledamöternas arvoden behålls oförändrade enligt följande:
Årsarvode, styrelsens ordförande 28 000 euro
Årsarvode, övriga ordinarie styrelsemedlemmar 22 000 euro
Årsarvode, styrelsesuppleanter 5 000 euro
Därtill föreslås ett arvode om 1 000 euro per bevistat möte.
Styrelsen föreslår vidare att revisorernas arvode utgår enligt skälig räkning.
12. Beslut om antalet revisorer och revisorssuppleanter
- Styrelsen föreslår att bolaget fastställer antalet revisorer för räkenskapsåret 2020 till en samt att en revisorssuppleant utses.
13. Val av styrelseledamöter
Styrelsen (i egenskap nomineringskommitté) föreslår att till ordinarie medlemmar väljs: Ben Lundqvist, ordförande, Nils-Erik Eklund, Jakob Johansson, Stefan Lundqvist, Lars G Nordström, Laura Tarkka och Peter Wiklöf. Till suppleanter föreslås Ulrika Danielsson, Erik Grönberg och Casper Lundqvist bli valda.
Styrelseledamöterna Agneta Karlsson, Dick Lundqvist och Erik Grönberg har undanbett sig återval. Erik Grönberg har samtyckt till att väljas till suppleant.
14. Val av revisor
- Styrelsen föreslår för stämman att revisionssammanslutningen PricewaterhouseCoopers Oy väljs till revisor för perioden fram till och med utgången av nästa ordinarie bolagsstämma.
PricewaterhouseCoopers Oy har meddelat Bolaget att CGR Ylva Eriksson skulle fungera som huvudansvarig revisor.
Styrelsen föreslår vidare att revisionssammanslutningen PricewaterhouseCoopers Oy återväljs som revisorssuppleant.
15. Övriga ärenden
16. Avslutande av stämman
B. Bolagsstämmohandlingar
De beslutsförslag som hänför sig till föredragningslistan ovan samt denna stämmokallelse finns tillgängliga på Viking Line Abp:s Internetsidor vikingline.com. Viking Line Abp:s bokslut, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse och ersättningspolicy är tillgängliga på ovan nämnda Internetsidor. Bolagets tryckta årsredovisning kan beställas på adressen: vikingline.com/sv/investerare/kontakt/. Beslutsförslagen och övriga ovan nämnda dokument finns också tillgängliga vid bolagsstämman. Kopior av dessa handlingar samt av denna stämmokallelse skickas på begäran till aktieägarna. Stämmoprotokollet finns till påseende på ovan nämnda Internetsidor senast den 20 maj 2020.
C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman
1. Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning
Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som den 30 april 2020 (bolagsstämmans avstämningsdag) har antecknats som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning som förs av Euroclear Finland Ab. Aktieägare vars aktier är registrerade på dennes personliga finska värdeandelskonto är antecknad som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning.
Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning och som vill delta i bolagsstämman skall anmäla sig senast måndagen den 11 maj 2020 kl. 12.00. Anmälan till bolagsstämman kan göras:
a) per e-post bolagsstamma@vikingline.com
b) per telefon på numret 018-27727
c) eller skriftligt till Viking Line Abp, Pb 166, AX-22101 MARIEHAMN.
I samband med anmälan skall anges aktieägarens namn och personbeteckning, samt namnet på ett eventuellt biträde eller ombud och ombudets personbeteckning.
De personuppgifter som aktieägarna överlåter till Viking Line Abp används endast för ändamål som hänför sig till bolagsstämman och för behandlingen av därtill anknutna registreringar.
Aktieägare, hans/hennes representant eller ombud skall vid behov på mötesplatsen kunna påvisa sin identitet och/eller behörighet.
2. Ägare till förvaltarregistrerade aktier
Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med de aktier på basis av vilka han eller hon skulle ha rätt att på bolagsstämmans avstämningsdag 30 april 2020 vara antecknad i aktieägarförteckningen som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. Deltagande förutsätter ytterligare att aktieägaren på grundval av dessa aktier senast den 8 maj 2020, kl. 10.00 har antecknats i den tillfälliga aktieägarförteckning som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. För de förvaltarregistrerade aktiernas del utgör detta också anmälan till bolagsstämman. Ändringar i aktieägandet efter bolagsstämmans avstämningsdag påverkar inte rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstetal.
Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas i god tid begära av sin egendomsförvaltare nödvändiga anvisningar gällande aktieägarens införande i den tillfälliga aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter samt anmälan till bolagsstämman. Egendomsförvaltarens kontoförande institut anmäler ägare till förvaltarregistrerade aktier som vill delta i bolagsstämman att införas i bolagets tillfälliga aktieägarförteckning senast vid ovannämnda tidpunkt.
3. Ombud och fullmakter
Aktieägare får delta i bolagsstämman och där utöva sina rättigheter genom ombud. Aktieägarens ombud skall visa upp en daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt visa sin rätt att företräda aktieägaren. Om en aktieägare företräds av flera ombud på bolagsstämman, vilka företräder aktieägaren med aktier som förvaras på olika värdepapperskonton, ska det i samband med anmälan uppges med vilka aktier varje ombud företräder aktieägaren.
Fullmakter bör sändas som PDF-fil till bolagsstamma@vikingline.com.ax eller per post till Viking Line Abp, PB 166, AX-22101 Mariehamn och vara bolaget tillhanda senast måndagen den 11 maj 2020 kl. 12.00. Vänligen märk kuvertet ”bolagsstämma”.
4. Övriga anvisningar och information
Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har frågerätt beträffande ärenden som behandlas vid bolagsstämman i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen.
På dagen för denna stämmokallelse 21 april 2020 uppgår det totala antalet aktier i Viking Line Abp till 10 800 000 aktier och det totala antalet röster i Viking Line Abp till 10 800 000 röster.
Övrig information beträffande årets bolagsstämma: Vår önskan med anledning av rådande läge är att bolagsstämman ska hållas med så få närvarande personer som möjligt.
• Aktieägare med över 50 % procent av Viking Line Abp:s röster har redan innan bolagsstämman meddelat att de kommer att omfatta samtliga av styrelsen lagda förslag och flertalet av dem kommer inte att närvara på stämman utan endast vara företrädda via fullmakt.
• Bolagsstämman kommer att sändas via Internet på bolagets hemsida vikingline.com/sv/investerare/ så att alla som önskar bereds möjlighet att följa den.
• Vår rekommendation till aktieägare som önskar delta är att de gör det genom att tillställa en fullmakt till Viking Line Abp:s ekonomidirektör Mats Engblom. I fullmakten kan man framföra hur den som har fullmakten skall rösta. Mallfullmakter finns på bolagets hemsida vikingline.com/sv/investerare/bolagsstyrning/bolagsstamma/bolagsstamma-2020/
• Samtliga formella enligt bolagsordningen obligatoriska beslutspunkter kommer att behandlas vid bolagsstämman, men verksamhetspresentationen kommer att vara mycket kort.
• Någon förtäring kommer inte att erbjudas.
• Aktieägare som ändå väljer att komma till bolagsstämman kommer att placeras långt ifrån varandra i salen.
Mariehamn den 21 april 2020
Viking Line Abp
STYRELSEN
Jan Hanses
Verkställande direktör
VD Jan Hanses
jan.hanses@vikingline.com
018-270 00