Viking Line Abp: Yhtiökokouskutsu

Viking Line Abp                YHTIÖKOKOUSKUTSU                     27.03.2024, klo 09.00

YHTIÖKOKOUSKUTSU

Viking Line Abp:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään tiistaina 23. huhtikuuta 2024 klo 12.00 kulttuuri- ja kongressitalo Alandicassa, Strandgatan 33, Maarianhamina.

Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen alkaa klo 11.00.

A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Toimintavuoden 1.1.–31.12.2023 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen

- Toimitusjohtajan lyhyt yleiskatsaus

Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa vikingline.com/fi/sijoittajat/taloudelliset-raportit/

7. Tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen vahvistaminen

8. Vastuuvapaudesta päättäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle

9. Taseen osoittaman voiton käyttäminen ja osingonmaksusta päättäminen

- Viking Line Abp:n hallitus ehdottaa, että toimintavuodelta 1.1.–31.12.2023 jaetaan osinkoa 1,00 euroa per osake. Hallitus ehdottaa edelleen, että osingonjaon täsmäytyspäivä on 25. huhtikuuta 2024 ja että osingon maksupäivä on 2. toukokuuta 2024.

10. Palkka- ja palkkioselvityksen esittely

- Hallitus ehdottaa, että palkka- ja palkkioselvitys hyväksytään

Palkka- ja palkkioselvitys on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa vikingline.com/fi/sijoittajat/hallinnointi/palkka-ja-palkkioselvitys/

11. Palkka- ja palkkiopolitiikan esittely

- Hallitus ehdottaa, että palkka- ja palkkiopolitiikka hyväksytään

Palkka- ja palkkiopolitiikka on saatavilla yhtiön internetsivuilla osoitteessa vikingline.com/fi/sijoittajat/hallinnointi/palkitsemispolitiikka/

12. Hallituksen jäsenten sekä tilintarkastajien palkkioista päättäminen

- Hallitus ehdottaa, että hallituksen jäsenten palkkiot mukautetaan ja olisivat siten seuraavat:

Hallituksen puheenjohtajan vuosipalkkio 30 000 euroa (28 000 euroa)

Hallituksen jäsenen vuosipalkkio 24 000 euroa (22 000 euroa)

Hallituksen varajäsenen vuosipalkkio 5 000 euroa (5 000 euroa)

Lisäksi ehdotetaan, että hallituksen kokouksilta maksettava kokouspalkkio olisi 1 000 euroa (1 000 euroa) kokoukselta.

Hallitus ehdottaa edelleen, että tilintarkastajien palkkio maksetaan laskua vastaan.

13. Hallituksen jäsenten valitseminen

Hallitus ehdottaa nimityskomitean ominaisuudessa, että hallituksen varsinaisiksi jäseniksi valitaan uudelleen: Jakob Johansson, puheenjohtaja, Christina Dahlblom, Ulrica Danielsson, Stefan Lundqvist, Andreas Remmer, Gert Sviberg ja Peter Wiklöf. Varajäseniksi ehdotetaan valittavaksi uudelleen Tomas Lindholm, Casper Lundqvist ja Fredrik Vojbacke.

14. Tilintarkastajan valitseminen

- Hallitus ehdottaa, että tilintarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy valitaan uudelleen yhtiön tilintarkastajaksi vuodeksi 2024.

PricewaterhouseCoopers Oy on ilmoittanut, että KHT Martin Grandell jatkaisi päävastuullisena tilintarkastajana.

15. Kestävyysraportointitarkastajan valitseminen

- Hallitus ehdottaa, että kestävyystarkastusyhteisö PricewaterhouseCoopers Oy valitaan yhtiön kestävyysraportointitarkastajaksi vuodeksi 2024.

PricewaterhouseCoopers Oy on ilmoittanut, että KRT Martin Grandell toimisi päävastuullisena kestävyysraportointitarkastajana.

16. Muut asiat

17. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitut yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen ehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Viking Line Abp:n internetsivuilla osoitteessa www.vikingline.com. Viking Line Abp:n tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus, palkka- ja palkkioselvitys sekä ehdotus palkka- ja palkkiopolitiikaksi ovat saatavilla mainituilla internetsivuilla. Hallituksen ehdotukset ja muut edellä mainitut asiakirjat ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa. Asiakirjojen jäljennökset ja tämä yhtiökokouskutsu lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajille. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 26. huhtikuuta 2024 alkaen.

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille

1. Osakkeenomistaja, joka on merkitty yhtiön osakasluetteloon

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 11. huhtikuuta 2024 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Osakkeenomistajan, joka on merkitty yhtiön osakasluetteloon ja joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään perjantaina 19. huhtikuuta 2024 klo 12.00. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) yhtiön internetsivuilla osoitteessa vikingline.com/yhtiokokous-2024/

b) sähköpostitse osoitteeseen bolagsstamma@vikingline.com

c) puhelimitse numeroon 018-27000

d) tai kirjeitse osoitteeseen Viking Line Abp, PB 166, AX-22101 MARIEHAMN.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi ja henkilötunnus sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus.

Osakkeenomistajien Viking Line Abp:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Yhtiökokousta koskeva tietosuojaseloste julkaistaan yhtiön internetsivuilla osoitteessa vikingline.com/yhtiokokous-2024

Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä on tarvittaessa pystyttävä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai toimikelpoisuutensa kokouspaikalla.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden perusteella, jotka on 11. huhtikuuta 2024 (yhtiökokouksen täsmäytyspäivä) rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osallistuminen edellyttää edelleen, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden perusteella rekisteröity viimeistään 18. huhtikuuta 2024 klo 10.00 Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon. Hallintarekisteröityjen osakkeiden osalta tämä on samalla myös ilmoitus osallistumisesta yhtiökokoukseen. Muutokset osakkeenomistuksessa yhtiökokouksen täsmäytyspäivän jälkeen eivät vaikuta oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen tai osakkeenomistajan äänimäärään.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisö ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuna ajankohtana.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Jos arvo-osuustilille merkittyjen osakkeiden osakkeenomistajaa edustaa yhtiökokouksessa useampi asiamies, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava mitä osakkeenomistajan osakkeita kukin asiamies edustaa.

Valtakirjat on toimitettava pdf-tiedostoina osoitteeseen bolagsstamma@vikingline.com tai postitse Viking Line Abp, PB 166, AX-22101 Mariehamn ja viimeistään perjantaina 19. huhtikuuta 2024 klo 12.00. Kuoreen merkintä ”Yhtiökokous”.

4. Muut ohjeet ja tiedot

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Viking Line Abp:llä on kokouskutsun päivänä 27. maaliskuuta 2024 yhteensä 17 280 000 osaketta ja 17 280 000 ääntä.

Muuta tietoa koskien tämän vuoden yhtiökokousta

• Yhtiökokouksen jälkeen tarjolla lounasbuffet

Maarianhaminassa 27. maaliskuuta 2024

Viking Line Abp

HALLITUS

Jan Hanses
Toimitusjohtaja

TJ Jan Hanses
jan.hanses@vikingline.com
018-270 00