Viking Line Abp: Kallelse till ordinarie bolagsstämma

Viking Line Abp                             BOLAGSSTÄMMOKALLELSE                    27.03.2024, kl 09.00

BOLAGSSTÄMMOKALLELSE

Aktieägarna i Viking Line Abp kallas till ordinarie bolagsstämma som hålls tisdagen den 23 april 2024 kl. 12.00 i Alandica Kultur och Kongress, Strandgatan 33, Mariehamn.

Emottagandet av personer som har anmält sig till stämman och utdelning av röstsedlar börjar kl. 11.00.

A. Ärenden som behandlas på bolagsstämman

På bolagsstämman behandlas följande ärenden:

1. Öppnande av stämman

2. Konstituering av stämman

3. Val av protokolljusterare och övervakare av rösträkningen

4. Konstaterande av stämmans laglighet

5. Konstaterande av närvaro vid stämman och fastställande av röstlängden

6. Framläggande av bokslut, verksamhetsberättelse och revisionsberättelse för verksamhetsåret 1.1. – 31.12.2023.

- Verkställande direktörens korta översikt

Bokslutet, verksamhetsberättelsen samt revisionsrapporten finns tillgängliga på bolagets hemsida vikingline.com/sv/investerare/finansiella-rapporter/

7. Fastställande av bokslutet och koncernbokslutet

8. Beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktören

9. Beslut om disposition av den vinst som balansräkningen utvisar och dividendutdelning

- Styrelsen för Viking Line Abp föreslår att 1,00 euro/aktie utdelas i dividend för räkenskapsåret 1.1 – 31.12.2023. Styrelsen föreslår vidare att avstämningsdag för dividendutbetalningen skulle vara den 25 april 2024 samt utbetalningsdag den 2 maj 2024.

10. Föredragning av ersättningsrapport.

- Styrelsen föreslår att ersättningsrapporten godkänns

 Ersättningsrapporten finns tillgänglig på bolagets hemsida vikingline.com/sv/investerare/bolagsstyrning/ersattningsrapport/

11. Föredragning av ersättningspolicyn.

- Styrelsen föreslår att förslaget till ersättningspolicy godkänns

 Förslaget till ersättningspolicyn finns tillgänglig på bolagets hemsida vikingline.com/sv/investerare/bolagsstyrning/ersattningspolicy/

12. Beslut om styrelseledamöternas och revisorernas arvoden

- Styrelsen föreslår att styrelseledamöternas arvoden justeras enligt följande:

Årsarvode, styrelsens ordförande 30 000 euro (28 000 euro)

Årsarvode, övriga ordinarie styrelsemedlemmar 24 000 euro (22 000 euro)

Årsarvode, styrelsesuppleanter 5 000 euro (5 000 euro)

Därtill föreslås ett arvode om 1 000 euro (1 000 euro) per bevistat möte.

Styrelsen föreslår vidare att revisorernas arvode utgår enligt skälig räkning.

13. Val av styrelseledamöter

Styrelsen (i egenskap nomineringskommitté) föreslår att till ordinarie medlemmar återväljs: Jakob Johansson, ordförande, Christina Dahlblom, Ulrica Danielsson, Stefan Lundqvist, Andreas Remmer, Gert Sviberg och Peter Wiklöf. Till suppleanter föreslås Tomas Lindholm, Casper Lundqvist och Fredrik Vojbacke återväljas.

14. Val av revisor

- Styrelsen föreslår för bolagsstämman att revisionssammanslutningen PricewaterhouseCoopers Oy återväljs till bolagets revisor för 2024.

PricewaterhouseCoopers Oy har meddelat bolaget att CGR-revisor Martin Grandell skulle fortsätta vara huvudansvarig revisor.

15. Val av hållbarhetsrevisor

- Styrelsen föreslår för bolagsstämman att hållbarhetsrevisionssammanslutningen PricewaterhouseCoopers Oy väljs till bolagets hållbarhetsrevisor för 2024. PricewaterhouseCoopers Oy har meddelat bolaget att HBR Martin Grandell skulle vara huvudansvarig hållbarhetsrevisor.

16. Övriga ärenden

17. Avslutande av stämman
 

B. Bolagsstämmohandlingar

De beslutsförslag som hänför sig till föredragningslistan ovan samt denna stämmokallelse finns tillgängliga på Viking Line Abp:s Internetsidor vikingline.com. Viking Line Abp:s bokslut, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse, ersättningsrapport och förslag till ersättningspolicy är tillgängliga på ovan nämnda Internetsidor. Beslutsförslagen och övriga ovan nämnda dokument finns också tillgängliga vid bolagsstämman. Kopior av dessa handlingar samt av denna stämmokallelse skickas på begäran till aktieägarna. Stämmoprotokollet finns till påseende på ovan nämnda internetsidor senast den 26 april 2024.

C. Anvisningar för deltagarna i bolagsstämman

1. Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning

Rätt att delta i bolagsstämman har aktieägare som den 11 april 2024 (bolagsstämmans avstämningsdag) har antecknats som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning som förs av Euroclear Finland Ab. Aktieägare vars aktier är registrerade på dennes personliga finska värdeandelskonto är antecknad som aktieägare i bolagets aktieägarförteckning.

Aktieägare som är antecknad i bolagets aktieägarförteckning och som vill delta i bolagsstämman skall anmäla sig senast fredagen den 19 april 2024 kl. 12.00. Anmälan till bolagsstämman kan göras:

a) via bolagets hemsida vikingline.com/bolagsstamma-2024

b) per e-post bolagsstamma@vikingline.com

c) per telefon på numret 018-27000

d) eller skriftligt till Viking Line Abp, Pb 166, AX-22101 MARIEHAMN.

I samband med anmälan skall anges aktieägarens namn och personbeteckning, samt namnet på ett eventuellt biträde eller ombud och ombudets personbeteckning.

De personuppgifter som aktieägarna överlåter till Viking Line Abp används endast för ändamål som hänför sig till bolagsstämman och för behandlingen av därtill anknutna registreringar.

Dataskyddsbeskrivningen avseende bolagsstämman finns publicerad på bolagets hemsida vikingline.com/bolagsstamma-2024

Aktieägare, hans/hennes representant eller ombud skall vid behov på mötesplatsen kunna påvisa sin identitet och/eller behörighet.

2. Ägare till förvaltarregistrerade aktier

Ägare till förvaltarregistrerade aktier har rätt att delta i bolagsstämman med de aktier på basis av vilka han eller hon skulle ha rätt att på bolagsstämmans avstämningsdag 11 april 2024 vara antecknad i aktieägarförteckningen som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. Deltagande förutsätter ytterligare att aktieägaren på grundval av dessa aktier senast den 18 april 2024, kl. 10.00 har antecknats i den tillfälliga aktieägarförteckning som upprätthålls av Euroclear Finland Ab. För de förvaltarregistrerade aktiernas del utgör detta också anmälan till bolagsstämman. Ändringar i aktieägandet efter bolagsstämmans avstämningsdag påverkar inte rätten att delta i bolagsstämman eller aktieägarens röstetal.

Ägare till förvaltarregistrerade aktier uppmanas i god tid begära av sin egendomsförvaltare nödvändiga anvisningar gällande aktieägarens införande i den tillfälliga aktieägarförteckningen, utfärdande av fullmakter samt anmälan till bolagsstämman. Egendomsförvaltarens kontoförande institut anmäler ägare till förvaltarregistrerade aktier som vill delta i bolagsstämman att införas i bolagets tillfälliga aktieägarförteckning senast vid ovannämnda tidpunkt.

3. Ombud och fullmakter

Aktieägare får delta i bolagsstämman och där utöva sina rättigheter genom ombud. Aktieägarens ombud skall visa upp en daterad fullmakt eller på annat tillförlitligt sätt visa sin rätt att företräda aktieägaren. Om en aktieägare företräds av flera ombud på bolagsstämman, vilka företräder aktieägaren med aktier som förvaras på olika värdepapperskonton, ska det i samband med anmälan uppges med vilka aktier varje ombud företräder aktieägaren.

Fullmakter bör sändas som PDF-fil till bolagsstamma@vikingline.com eller per post till Viking Line Abp, PB 166, AX-22101 Mariehamn och vara bolaget tillhanda senast fredagen den 19 april 2024 kl. 12.00. Vänligen märk kuvertet ”bolagsstämma”.

4. Övriga anvisningar och information

Aktieägare som är närvarande vid bolagsstämman har frågerätt beträffande ärenden som behandlas vid bolagsstämman i enlighet med 5 kap. 25 § i aktiebolagslagen.

På dagen för denna stämmokallelse 27 mars 2024 uppgår det totala antalet aktier i Viking Line Abp till 17 280 000 aktier och det totala antalet röster i Viking Line Abp till 17 280 000 röster.

Övrig information beträffande årets bolagsstämma

• Efter bolagsstämma serveras lunchbuffet

Mariehamn den 27 mars 2024

Viking Line Abp

STYRELSEN

VD Jan Hanses
jan.hanses@vikingline.com
018-270 00