Organisaatiot eivät huomioi sosiaalisen median riskejä
Sosiaalisen median riskien käsittely puuttuu lähes täysin monien organisaatioiden ohjeistuksista. Tämä käy ilmi VTT:n tuoreesta katsauksesta, jossa selvitettiin sosiaalisen median ohjeistusta erityisesti turvallisuuteen ja työhyvinvointiin liittyvissä organisaatioissa. Sosiaalisen median mahdollisuudet sen sijaan tunnetaan ja halutaan hyödyntää.
VTT:n tekemä tutkimus rajattiin organisaatioiden netissä julkaisemiin suomen- ja englanninkielisiin sosiaalisen median ohjeisiin. Yhteensä näitä löytyi 182.
Eri organisaatioiden ohjeet sosiaalisen median käyttöön vaihtelevat tutkimuksen mukaan suuresti. Yhteisenä tekijänä niissä on kuitenkin, että kaikissa on puutteita riskien käsittelyssä. – Riskien hallintaa koskeva ohje on yleensä vain ohje olla käsittelemättä salaista, luottamuksellista, asiakkaita koskevaa tai organisaation sisäisiä asioita käsittelevää tietoa, sanoo VTT:n tutkija Jouko Heikkilä.
Riskienhallinnan keskeisin tekijä on ymmärtää sosiaalisen median välineiden ja palveluiden toimintatapoja ja edetä suhteellisen varovasti, ainakin niin kauan, kun toimintaympäristö on vielä outo.
Tutkimuksen mukaan sosiaalisen median käyttö työajalla rajataan organisaatioissa lähes poikkeuksetta työasioihin. Ohjeistuksissa käsitellään sosiaalisen median työkäyttöä, mutta myös sitä, miten tuoda esille organisaationsa silloin, kun esiintyy yksityishenkilönä.
VTT:n tutkijoiden mielestä katsaus kuitenkin näyttää, että organisaatiotasolla ollaan kiinnostuneita sosiaalisesta mediasta.
– Vahvuutena voidaan sinänsä pitää sitä, että nämä ohjeet on laadittu, ne ovat julkisia ja siten alttiita palautteelle ja kehittämiselle sekä myös sitä, että niissä suhtaudutaan myönteisesti sosiaalisen median käyttöön, sanoo Heikkilä.
Heikkilän mukaan organisaatioiden ei tule vähätellä sosiaalisen median roolia, sillä se tulee koskettamaan niitä joka tapauksessa heidän henkilöstönsä toimiessa sosiaalisessa mediassa yhä enenevissä määrin. Organisaatioiden, jotka haluavat omassa toiminnassaan hyödyntää sosiaalista mediaa, on syytä edetä suunnitelmallisesti. Ohjeistuksen laatiminen on osa tätä suunnitelmallista etenemistä.
Ainakin seuraavia asioita tulisi miettiä ohjeiden laatimisessa:
- Mitä ei tule kommentoida tai kirjoittaa sosiaalisessa mediassa
- Mitä voi kirjoittaa sosiaalisessa mediassa
- Missä roolissa toimin sosiaalisessa mediassa
- Ohjeet yrityksen nimen, brändin tai kuvan käytöstä
- Kannustus tutustumaan sosiaaliseen mediaan
Heikkilä muistuttaa kuitenkin, että kunkin organisaation on muokattava ohjeistuksensa oman tilanteensa ja tavoitteidensa mukaiseksi. Ohjeistuksellaan organisaatiot voivat osaltaan vaikuttaa myös yleiseen toimintakulttuuriin sosiaalisessa mediassa.
Julkaisu Sosiaalisen median käytön ohjeistus. Katsaus internetissä julkaistuihin turvallisuus- tai työhyvinvointialan ohjeisiin
http://www.vtt.fi/inf/pdf/workingpapers/2011/W186.pdf
Hämäläinen, Päivi; & Heikkilä, Jouko
2011. VTT, Espoo. 24 s. + liitt. 19 s.
VTT Working Papers : 186
Lisätietoja:
VTT
Jouko Heikkilä, tutkija
Puh. 020 722 3268
jouko.heikkila@vtt.fi
Päivi Hämäläinen, erikoistutkija
Puh. 020 722 3261
paivi.hamalainen@vtt.fi
Lisätietoja VTT:stä:
Sakari Sohlberg
Tiedotuspäällikkö
Puh. 020 722 6744
sakari.sohlberg@vtt.fi
www.vtt.fi
________________________________________________________________________________________________________
VTT - 70 vuotta teknologiaa yhteiskunnan ja elinkeinoelämän hyväksi
VTT (Teknologian tutkimuskeskus VTT) on kansainvälisesti verkottunut, moniteknologinen tutkimuskeskus, joka tuottaa asiakkailleen korkeatasoisia teknologisia ratkaisuja ja innovaatiopalveluja. VTT lisää asiakkaidensa kansainvälistä kilpailukykyä ja edistää näin yhteiskunnan kestävää kehitystä, työllisyyttä ja hyvinvointia. VTT:llä työskentelee 3100 eri alojen asiantuntijaa. VTT:n liikevaihto on 290 M€. VTT:n päätoimipisteet ovat Espoossa, Tampereella, Oulussa ja Jyväskylässä.
Lue ja katso lisää VTT:n historiasta ja visiosta 2020.
Avainsanat: