Zmiany w procesach administracji finansowej: firmy coraz częściej decydują się na automatyzację procesów finansowych
Firmy coraz częściej decydują się na automatyzację procesów finansowych ze względu na ich większą efektywność, lepszą kontrolę oraz możliwość szybkiego obniżenia kosztów. Ręczne procesy w Finlandii, Norwegii, Polsce i Szwecji stanowiły w roku 2012 mniej niż 30%.
W okresie od września do listopada 2012 roku Itella Information przeprowadziła badanie na temat procesów finansowo-księgowych w 800 przedsiębiorstwach w czterech krajach: Finlandii, Norwegii, Polsce i Szwecji. Kluczowe wnioski wskazują na zmiany w procesach administracji finansowej zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Badanie wskazało, że prace wykonywane ręcznie stanowią obecnie mniej niż 30% i stale ten udział się zmniejsza, ustępując miejsca procesom automatycznym i elektronicznym.
Grupa docelowa badania obejmowała kadrę kierowniczą w firmach zatrudniających powyżej 20 pracowników, ale 70% firm biorących udział w badaniu to przedsiębiorstwa z ponad 100 osobami. Zakres odpowiedzialności respondentów obejmował zarządzanie finansami i księgowością lub zarządzanie ogólne. Ankieta miała formę wywiadu telefonicznego. W każdym kraju przeprowadzono 200 wywiadów, łącznie 800. Badanie zrealizowano w imieniu Itella Information a margines błędu sondażowego określono na +/- 3.5%.
Odpowiadając na pytanie dotyczące sposobu realizacji operacji finansowych i księgowych w firmie, ankietowani podkreślili zwiększone wykorzystanie kanałów elektronicznych i automatycznych, tym samym stwierdzając, iż mniej niż 5% prac wykonywanych jest całkowicie ręcznie. W Finlandii odsetek ten wyniósł 0. Jest to już widoczny trend zmian zachodzących w procesach finansowo-księgowych, który będzie się pogłębiał w następnych latach. Firmy już teraz preferują rozwiązania automatyczne i elektroniczne, wyznaczając tym samym kierunek rozwoju w którym będą podążać. Do całkowitej automatyzacji i elektronizacji procesów jest jeszcze jednak daleko, co widać na poniższym wykresie:
Ankietowanym zadano też pytanie, w jaki sposób firma przeprowadza operacje finansowo-księgowe. Z odpowiedzi wynika, iż Finlandia z 40% udziałem wykorzystania zasobów zewnętrznych w porównaniu z pozostałymi krajami jest liderem w zakresie outsourcingu procesów finansowo-księgowych. Norwegia, z 70% udziałem operacji przeprowadzanych w ramach własnej firmy, plasuje się na drugim miejscu. W Polsce 87% operacji finansowo-księgowych wykonywanych jest przez własny personel, podobnie jak w Szwecji, gdzie odsetek ten wynosi 88%, co przedstawiono na poniższym wykresie:
Wykorzystywanie wewnętrznych zasobów jest więc nadal wiodącą metodą prowadzenia procesów finansowo-księgowych (minimum 60%) we wszystkich badanych krajach. Niewiele firm dostrzega korzyści płynące z przekazania części prostych, powtarzających się czynności firmie zewnętrznej, choć zasoby wewnętrzne można byłoby wtedy wykorzystać do prac mniej rutynowych, a bardziej skoncentrowanych na działaniach strategicznych z punktu widzenia finansów. Outsourcing procesów finansowo-księgowych przynosi firmom również korzyści finansowe. Korzystanie z usług własnego personelu oznacza koszty stałe, których unika się przy outsourcingu usług.
Mimo, że większość badanych firm firmy nie jest jeszcze gotowych na outsourcing procesów finansowych, istnieją dwie przesłanki, aby sądzić, iż postrzeganie potencjału drzemiącego w outsourcingu niedługo ulegnie zmianie:
- wyniki sondażu wskazują, że firmy coraz częściej korzystają z rozwiązań firm usługowych, traktując je jednak jako część wewnętrznego procesu. Takie rozwiązania zbliżają jednak dostawców usług i firmy do wspólnego celu, jakim jest poszukiwanie rozwiązań przyczyniających się do optymalizacji operacji finansowo-księgowych;
- tempo automatyzacji procesów i wprowadzania narzędzi elektronicznych jest już wysokie i będzie dalej wzrastać; trend ten odnosi się zarówno do krajów z wcześniejszym doświadczeniem w wdrażaniu takich metod pracy jak i tych, które dopiero co zetknęły się z nowymi rozwiązaniami.
Ogólnym wnioskiem kadry zarządzającej jest przekonanie, że optymalizacja osiągana dzięki automatyzacji i wykorzystaniu kanałów elektronicznych umożliwia ogólny wzrost przedsiębiorstwa. Dzięki temu możliwe jest zwiększenie efektywności procesów finansowych oraz łańcucha dostaw poprzez lepszą kontrolę poszczególnych etapów procesu, a tym samym szybkie obniżenie kosztów. Podjęcie decyzji o outsourcingu jest już jednak trudniejsze, ale skutkuje lepszym wykorzystaniem zasobów w całej firmie. W rezultacie przedsiębiorstwa mogą skupić się na kluczowych kompetencjach i inwestować w dalszy rozwój kluczowych obszarów działalności.
Dalszych informacji udziela:
Joanna Galuba
Marketing Manager
Itella Information Sp. z o.o
+485129445665
joanna.galuba (at) itella.com
Itella Information świadczy usługi w zakresie procesów finansowych i automatyzacji przepływów pieniężnych mających na celu poprawę zyskowności klientów i wspomaganie ich w procesie transformacji do eŚwiata. Oferowane usługi obejmują wszelkie aspekty zarządzania finansowego: od złożenia zamówienia zakupu do dokonania płatności i od zarządzania sprzedażą do przepływów gotówki łącznie z usługami księgowości i płac. Dzięki korzyściom skali, zautomatyzowanym procesom i dobrym praktykom, firma zarządza procesami finansowymi klientów w sposób efektywny, profesjonalny i elastyczny. Itella Information działa w 11 krajach Europy i ma rozbudowaną międzynarodową sieć partnerów. Firma zatrudnia ponad 2 200 pracowników a jej obroty w 2011 roku wyniosły 273.7 EUR. Itella Information jest częścią Grupy Itella.
