Kutsu Nitro Games Oyj:n ylimääräiseen yhtiökokoukseen / Notice to the Extraordinary General Meeting of Nitro Games Oyj
Nitro Games Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan yhtiön ylimääräiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 18.3.2021 klo 14:00 alkaen (Suomen aikaa) Nitro Games Oyj:n Kotkan toimipisteessä osoitteessa Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 13:30.
Osakkeenomistajia kannustetaan käyttämään äänioikeuttaan valtakirjalla henkilökohtaisen osallistumisen sijaan yhtiökokouksen turvallisen järjestämisen mahdollistamiseksi. Nitro Games Oyj tulee arvioimaan ilmoittautuneiden osakkeenomistajien lukumäärää ja yhtiökokouksen turvallisen järjestämisen edellytyksiä sovellettavan sääntelyn perusteella. Ohjeet valtakirjan toimittamiseksi sekä tietoa muista yhtiökokoukseen liittyvistä koronaviruksen leviämistä ennaltaehkäisevistä toimista on saatavilla Nitro Games Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.nitrogames.com/egm-2021/
Osakkeenomistajat, jotka edustavat noin 50,57 prosenttia yhtiön osakkeista ja äänistä, ovat ilmoittaneet kannattavansa hallituksen ja osakkeenomistajien esityksiä ylimääräisen yhtiökokouksen päätöksiksi.
The shareholders of Nitro Games Plc are summoned to the company’s Extraordinary General Meeting to be held on 18 March 2021 at 14:00 (Finnish time) at Nitro Games Plc’s Kotka office, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, Finland. The reception of persons who have registered for the meeting and the distribution of voting tickets will commence at 13:30.
All shareholders are encouraged to exercise their voting rights by proxy representation instead of attending the Extraordinary General Meeting in person in order for the Extraordinary Meeting to be safely organized. Nitro Games Plc will evaluate the number of registered shareholders and the conditions for safely conducting the Extraordinary General Meeting based on applicable regulations. Instructions on delivery of the proxy documents as well as information on precautionary measures for the Extraordinary General Meeting in order to avoid spreading of coronavirus are available at Nitro Games Plc’s website at www.nitrogames.com/egm-2021/
Shareholders representing approximately 50.57 per cent of the company's shares and votes of the company have notified that they support adoption of the Board of Directors’ and the shareholders’ proposals as resolutions of the Extraordinary General Meeting.
A. Ylimääräisessä yhtiökouksessa käsiteltävät asiat / Matters on the agenda of the Extraordinary General Meeting
Ylimääräisessä yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat: / At the Extraordinary General Meeting, the following matters will be considered:
- Kokouksen avaus / Opening of the meeting
- Kokouksen järjestäytyminen / Calling the meeting to order
- Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen / Election of persons to scrutinize the minutes and to supervise the counting of votes
- Kokouksen laillisuuden toteaminen / Recording the legality of the meeting
- Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen / Recording the attendance at the meeting and adoption of the list of votes
- Hallituksen valtuuttaminen päättämään suunnatusta osakeannista / Authorizing the Board of Directors to resolve on directed issuance of shares
Hallitus ehdottaa, että se valtuutetaan päättämään suunnatusta osakeannista seuraavasti:
Valtuutuksen nojalla voidaan antaa enintään 2 342 704 uutta osaketta.
Valtuutus tullaan käyttämään yhtiön 25.2.2021 julkistaman suunnitellun suunnatun osakeannin toteuttamiseen. Hallitus päättää osakeannin kaikista ehdoista, sisältäen myös oikeuden päättää tarvittaessa muutoksista 25.2.2021 julkistettuihin suunnitellun osakeannin ehtoihin. Valtuutus on voimassa 31.12.2021 saakka.
The Board of Directors proposes that it is authorized to decide on directed issuance of shares as follows:
The number of new shares to be issued based on the authorization may in total amount to a maximum of 2,342,704 shares.
The authorization will be used to execute the contemplated directed share issue published on 25 February 2021. The Board of Directors decides on all terms and conditions of issuance of shares, including right to resolve on amendments to the terms and conditions of contemplated directed share issue published on 25 February 2021, if necessary. The authorization is valid until 31 December 2021.
- Kokouksen päättäminen / Closing of the meeting
B. Yhtiökokousasiakirjat / Documents of the Meeting
Tämä kokouskutsu sisältäen edellä mainitut ylimääräisen yhtiökokouksen asialistalla olevat hallituksen päätösehdotus on osakkeenomistajien nähtävillä Nitro Games Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.nitrogames.com. Edellä mainitut dokumentit ovat myös nähtävillä kokouksessa.
Kokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internetsivuilla viimeistään 1.4.2021.
This notice including the above-mentioned proposals of the Board of Directors is kept available on view at Nitro Games Plc’s website at www.nitrogames.com. The above-mentioned documents are also on view at the General Meeting.
The minutes of the General Meeting are available on the above-mentioned website no later than 1 April 2021.
C. Ohjeita kokoukseen osallistujille / Instructions for participants in the Meeting
Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja / Shareholder registered in the shareholders’ register
Oikeus osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 8.3.2021 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon.
Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 15.3.2021 klo 16.00 Suomen aikaa, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä.
Kokoukseen voi ilmoittautua:
a) Nitro Games Oyj:n verkkosivuilla www.nitrogames.com;
b) sähköpostitse osoitteeseen info@nitrogames.fi.
Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö-/yhtiötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Nitro Games Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.
Each shareholder who is registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd., on the record date of the Extraordinary General Meeting, which is 8 March 2021 has the right to participate in the Extraordinary General Meeting.
A shareholder, whose shares are registered on his/her/its personal Finnish book-entry account, is registered in the shareholders’ register of the company. A shareholder, who wants to participate in the Extraordinary General Meeting, shall register for the meeting no later than 15 March 2021 at 16:00. Finnish time, by which time the registration shall be received.
The registration may take place:
a) at Nitro Games Plc.’s website at www.nitrogames.com;
b) by e-mail to address info@nitrogames.fi.
In connection with the registration a shareholder shall notify his/her/its name, personal identification number, address, email address and the name of a possible assistant or proxy representative and the personal identification number of a proxy representative. The personal data given to Nitro Games Plc. is used only in connection with the Extraordinary General Meeting and the processing of related necessary registrations and for shareholder communication. Shareholder, his/her/its representative or proxy representative shall, when necessary, be able to prove his/her/its identity and/or right of representation.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja / Holders of nominee registered shares
Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua kokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon varsinaiseen yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 8.3.2021. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 15.3.2021 klo 10.00 Suomen aikaa. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.
Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista kokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua kokoukseen ja jolla olisi osakkeiden perusteella oikeus olla edellä mainitulla tavalla merkittynä osakasluetteloon, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.
A holder of nominee-registered shares has the right to participate in the Extraordinary General Meeting by virtue of shares based on which he/she/it on the record date of the meeting, i.e. on 8 March 2021, would be entitled to be registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. The right to participate in the Extraordinary General Meeting requires, in addition, that the shareholder has on the basis of such shares been registered into the temporary shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. at the latest on 15 March 2021 by 10:00 Finnish time. As regards nominee-registered shares this constitutes due registration for the Extraordinary General Meeting.
A holder of nominee-registered shares is advised without delay to request necessary instructions regarding the registration in the temporary shareholder’s register of the company, the issuing of proxy documents and registration for the Extraordinary General Meeting from his/her/its custodian bank. The account management organization of the custodian bank has to register a holder of nominee-registered shares, who wants to participate in the Extraordinary General Meeting, into the temporary shareholders’ register of the company at the latest on the date and time mentioned above.
Euroclear Sweden AB:ssä rekisteröidyt osakkeet / Shares registered in Euroclear Sweden AB
Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee olla rekisteröitynyt Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon viimeistään 8.3.2021.
Ollakseen oikeutettu pyytämään tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Nitro Games Oyj:n osakasluetteloon hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan tulee pyytää, että hänen osakkeensa rekisteröidään tilapäisesti hänen omalle nimelleen Euroclear Sweden AB:n pitämään omistajaluetteloon, ja varmistaa, että omaisuudenhoitaja lähettää yllä mainitun tilapäisen rekisteröintipyynnön Euroclear Sweden AB:lle. Rekisteröityminen tulee tehdä viimeistään 8.3.2020, ja siksi omaisuudenhoitajalle tulee tehdä pyyntö hyvissä ajoin ennen mainittua päivämäärää.
Osakkeenomistajan, jonka osakkeet on rekisteröity Euroclear Sweden AB:n arvopaperijärjestelmään ja joka aikoo osallistua kokoukseen ja käyttää siellä äänioikeuttaan, tulee pyytää tilapäistä rekisteröintiä Euroclear Finland Oy:n pitämään Nitro Games Oyj:n osakasrekisteriin. Pyyntö Nitro Games Oyj:lle tulee tehdä kirjallisena viimeistään 9.3.2021 kello 10.00 Ruotsin aikaa.
Nitro Games Oyj:n kautta tehty tilapäinen rekisteröityminen osakasluetteloon on samalla ilmoittautuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen.
Shareholder whose shares are registered in the securities system of Euroclear Sweden AB and who wants to participate in the Extraordinary General Meeting and use his/her/its voting right, shall be registered at the shareholder’s register held by Euroclear Sweden AB on 8 March 2021 at the latest.
In order to be entitled to request for temporary registration in the shareholder’s register of Nitro Games Plc. held by Euroclear Finland Ltd., a shareholder of nominee-registered shares shall request that his/her/its shares are temporarily registered under his/her/its own name in the shareholder’s register held by Euroclear Sweden AB and to ensure that the custodian bank will send the above-mentioned request for temporary registration to Euroclear Sweden AB. The registration shall be made on 8 March 2021 at the latest, and therefore a shareholder shall give the request to his/her/its custodian bank in good time prior to the above date.
Shareholder, whose shares are registered in the securities system of Euroclear Sweden AB and who intends to participate in the Extraordinary General Meeting and use his/her/its voting right, shall request for a temporary registration of his/her shares to the shareholder’s register of Nitro Games Plc. held by Euroclear Finland Oy. The request to Nitro Games Plc. shall be made in written at the latest on 9 March 2021 at 10:00 Swedish time.
The temporary registration through Nitro Games Plc. constitutes a due registration to the Extraordinary General Meeting.
Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat / Proxy representative and powers of attorney
Osakkeenomistaja saa osallistua ylimääräiseen yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu ylimääräiseen yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.
Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan pdf-tiedostona osoitteeseen info@nitrogames.fi tai postitse tai henkilökohtaisesti osoitteeseen Nitro Games Oyj, EGM 2021, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, niin, että ne ovat perillä viimeistään 17.3.2021 klo 12:00. Valtakirja on varauduttava esittämään viimeistään yhtiökokouksessa.
Osakkeenomistajat, jotka ovat suoraan rekisteröity yhtiön osakasluetteloon, voivat valtuuttaa myös yhtiön oikeudellisen neuvonantajan Smartius Oy:n edustajan OTM Aino Ijäksen tai hänen määräämänsä edustamaan heitä ja käyttämään äänivaltaa ylimääräisessä yhtiökokouksessa. Valtakirjapohja ja ohjeet sen toimittamiseksi ovat saatavilla Nitro Games Oyj:n internetsivuilla osoitteessa www.nitrogames.com/egm-2021/.
A shareholder may participate in the Extraordinary General Meeting and exercise his/her/its rights at the meeting by way of proxy representation. A proxy representative shall produce a dated proxy document or otherwise provide reliable evidence of the right to represent the shareholder. The authorization applies to one meeting, unless otherwise stated. When a shareholder participates in the Extraordinary General Meeting by means of several proxy representatives representing the shareholder with shares at different securities accounts, the shares by which each proxy representative represents the shareholder shall be identified in connection with the registration for the Extraordinary General Meeting.
Possible proxy documents should be delivered by email as a PDF file to info@nitrogames.fi or by regular mail or personally delivered to Nitro Games Plc., EGM 2021, Juha Vainion katu 2, 48100 Kotka, by 17 March 2021 at 12:00 at the latest. The proxy document should be presented at the General Meeting at the latest, if required.
Shareholders who are directly registered in the company's shareholder register may also authorize representative of company’s legal advisor Smartius Oy LL.M. Aino Ijäs with power of substitution to represent and vote for the shareholder in the Extraordinary General Meeting. The proxy document template and instructions on its delivery are available at Nitro Games Plc’s website at www.nitrogames.com/egm-2021/.
D. Muut ohjeet ja lisätiedot / Other Instructions and information
Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.
Kokous pidetään suomen kielellä.
Nitro Games Oyj:llä on tämän kokouskutsun päivänä 25.2.2021 yhteensä 8 326 230 osaketta ja ääntä.
Pursuant to Chapter 5 Section 25 of the Finnish Companies Act, a shareholder who is present at the Extraordinary General Meeting has the right to request information with respect to the matters to be handled at the meeting.
The meeting will be held in Finnish.
On the date of the notice to the Extraordinary General Meeting, 25 February 2021, the total number of shares and votes in Nitro Games Plc. is 8,326,230.
Kotkassa 25 pv. helmikuuta 2021 / In Kotka, 25 February 2021
NITRO GAMES OYJ
Hallitus / Board of Directors
Lisätietoja / For more information:
Toimitusjohtaja / CEO
Jussi Tähtinen
Phone: +358 44 388 1071
e-mail: jussi@nitrogames.com
Yhtiön hyväksytty neuvonantaja / The Company’s Certified Adviser
FNCA Sweden AB
Phone: +468 528 00399
e-mail: info@fnca.se
Nitro Games in brief:
Nitro Games is a free-to-play mobile game developer and publisher. Nitro Games team is a multinational group of mobile gaming professionals that has the expertise from development to publishing to live-operations. The Company focuses on producing mobile games with high production value for mid-core audience. Nitro Games is specialized in the category of shooter games. With Nitro Games’ powerful NG Platform and the NG MVP process, the Company is able to carry out market validation with its games during development. Nitro Games has developed games based on its own IP such as Lootland, Heroes of Warland, Medals of War, Raids of Glory. The company offers its services also to selected customers and has developed several successful projects to leading mobile gaming companies.
Nitro Games’ shares are listed on Nasdaq First North Growth Market with the ticker NITRO. The Certified Adviser is FNCA Sweden AB, info@fnca.se, +468 528 00399.
Finnish Business ID: FI21348196