Bedrifter slurver med å oppdatere reisepolicies

Ifølge en undersøkelse fra American Express Global Business Travel, mangler over to tredeler av store bedrifter en oppdatert reisepolicy.

En undersøkelse fra American Express Global Business Travel peker på muligheter bedrifter har til å forbedre sin håndtering av forretningsreiser ved hjelp av en oppdatert reisepolicy. Studien bygger på en analyse av over hundre multinasjonale og mellomstore bedrifters ulike reisepolicies. Mindre enn en tredel av de undersøkte bedriftene har oppdatert sin reisepolicy det siste året. Mange bedrifter risikerer dermed å utsette seg selv og sine reisende for unødige kostnader og risikoer.

Undersøkelsen avslører blant annet at:

• Kun 12 % tar opp de reisendes sikkerhet i reisepolicyen.
• Hele 80 % tar ikke opp dekking av utlegg, f.eks. innsjekket bagasje, ekstraavgifter ved reservasjoner eller dekking av utlegg for andre tjenester som hoteller og bilutleiefirmaer kan tilby.
• Kun 35 % av mindre bedrifter engasjerer et reisebyrå for å bestille hotell, men for større, globale bedrifter er tilsvarende tall 85 %.
• Bruken av mobile applikasjoner eller henvisning til de verktøyene som finnes for å forenkle de reisendes arbeid når de jobber borte fra kontoret eller er på reisefot, er sjelden omfattet av reisepolicyen. Hos de undersøkte bedriftene var det ingen reisepolicies som tok opp dette.
• I 70 % av de undersøkte bedriftenes reisepolicies manglet det retningslinjer for booking av lavprisbilletter hos flyselskaper utenfor bedriftsavtalen.

– For å oppnå kostnadseffektive forretningsreiser i en organisasjon, kreves det at man jevnlig ser over og oppdaterer reisepolicyen etter endrede markedsforhold, samtidig som man kommuniserer dette til sine forretningsreisende, sier Sondre Gulliksen, direktør for kunderelasjonene i American Express Global Business Travel.

Studien tar opp en rekke punkter som er nødvendige i mange bedrifters reisepolicy:

• Bedrifter bør gi bedre veiledning til de reisende når det gjelder sikkerhet før, under og etter reisen. Her bør det også finnes råd om hvordan den reisende skal opptre i en nødssituasjon.
• Bedrifter bør opplyse de reisende om hva som gjelder for de ekstra kostnadene som han/hun kan støte på i løpet av reisen. Reisende bør opplyses om hva bedriften står for og hva som normalt er inkludert i bedriftens avtale, f.eks. kostnadsfritt trådløst nettverk eller mulighet til å sjekke inn ekstra bagasje.
• Bedrifter bør opplyse sine reisende om hvilke sikkerhets- og kostnadsgrunner det er til å booke hotell i forbindelse med at flybilletten bestilles.
• En vellykket reisepolicy bør inneholde retningslinjer om bruken av mobile verktøy for å gjøre det enklere for den reisende å spare tid og holde seg til reisepolicyen på reise.
• En policy skal inneholde retningslinjer for å booke fly til laveste pris på riktig måte. Oppfordringer om alltid å velge laveste billettpris har hos enkelte bedrifter ført til høyere samlede reisekostnader, ved at bedriftens avtaler med bestemte flyselskaper ikke etterleves.

– Reisemarkedet forandrer seg hele tiden, så det er ikke nok å skrive en god reisepolicy og deretter ta det for gitt at alle medarbeidere vet hva som gjelder, fortsetter Sondre Gulliksen. – Det er like viktig å jobbe aktivt og fortløpende med å kommunisere reisepolicyen.

En tydelig reisepolicy som det er lett å etterleve og som styrer mot riktig atferd er helt avgjørende for å spare penger og oppnå en effektiv håndtering av forretningsreisene. Følgende punkter er noen konkrete råd om hvordan bedrifter kan oppnå økt policyetterlevelse.

• Sørg for at reisepolicyen er lett tilgjengelig på bedriftens intranett eller reiseportal. I dag finnes det også automatiske verktøy for policystyring som kan integreres med ulike IT-løsninger.
• La det komme tydelig frem av policyen hvorfor det er bra for de reisende og for bedriften at den etterleves.
• Opprett en gruppe som regelmessig reviderer reisepolicyen og kommuniser oppdateringer. Gruppen bør bestå av representanter fra både bedriftsledelsen og forretningsenheter.
• Eliminer usikkerhet rundt dekking av ulike utlegg, slik at prosessen for reiseregninger blir så enkel som mulig.

Om American Express Global Business Travel

American Express Global Business Travel (www.americanexpress.se/businesstravel) er en del av American Express Company, som jobber for å hjelpe kunder med å optimalisere avkastningen på reiseinvesteringer gjennom økt kostnadsbesparelse, kundeservice i verdensklasse og bedre kontroll på reisekostnadene. For alle kunder, fra små til multinasjonale selskaper, tilbyr American Express Business Travel en kombinasjon av bransjeledende teknologi, «travel management», strategiske innkjøp og støtte ved forhandlinger med leverandører av reisetjenester. I tillegg kommer global kundeservice og tilgjengelighet online og offline. Selskapet gir også tilgang til et dynamisk community (www.businesstravelconneXion.com) som utnytter den samlede kunnskapen hos alle i forretningsreisebransjen ved å tilby ulike perspektiver, beste praksis, aktuell forskning og nyheter i bransjen.

Om American Express

American Express er et globalt serviceselskap som gir kundene sine tilgang til produkter, innsikt og erfaringer som beriker livet og bygger forretningsfremgang. Les mer på www.americanexpress.no og på www.facebook.com/americanexpress, www.twitter.com/americanexpress og www.youtube.com/americanexpress.

Kontakt:           

Sten Haage, StrandbergHaage +46-709-955275, sten@strandberghaage.se

Johanna Strand, StrandbergHaage +46-707-327366, johanna.strand@strandberghaage.se