EUROPEISKE BEDRIFTER REGNER UT HVA KAOS PÅ KONTORET KOSTER

EUROPEISKE BEDRIFTER REGNER UT HVA KAOS PÅ KONTORET KOSTER ¤98milliarder KASTES HVERT ÅR BORT GRUNNET INEFFEKTIVE ARBEIDSVANER · 17% av de ansattes arbeidsdag går tapt grunnet dårlige kontorprosesser · Tapet for europeiske bedrifter tilsvarer 85% av Irlands GDP · Tyskland fører an med 'moden' holdning til bedriftsadministrasjon London, februar 2004: Undersøkelser om atferden i bedriftene i flere land i Europa har avslørt at de fleste kontormedarbeidere taper produktiv tid på grunn av ineffektive arbeidsvaner. Rapporten, som tar for seg ledernes erfaringer i mer enn 300 mellomstore og store bedrifter i Storbritannia, Frankrike, Tyskland, Danmark og Italia, fant at organisasjonene - i gjennomsnitt - vurderer seg selv til å være kun 70% effektive når det gjelder egne kontorprosesser. Den totale kostnaden for dette kontorkaoset beløper seg til omtrent 98milliarder euro - nesten like mye som hele GDP til den irske republikk. Undersøkelsen, som ble igangsatt av Canon Business Solutions, så på bedriftytelse, strategier og holdninger til administrasjon av viktige kontorprosesser som møter og dokument/e-post styring samt informasjonslagring og gjenfinning. "For mange organisasjoner kan de enkle prosessene som finner sted på kontoret, som håndtering av e-post, utskrift og faksing, kopiering og distribuering av dokumenter, administrasjon av filer osv., ta en enorm del av personalets tid," sier Marc Ranner, European Product Marketing Manager. "Man ser etter undersøkelsen at dette anslås til å være så høyt som 20% av kontortiden for de ansatte, og mange av disse timene brukes ineffektivt. Det som kommer som en overraskelse for de fleste ledere, er i hvilken grad denne 'lite produktive' eller 'uproduktive' tiden representerer kostnader for bedriftene." Et viktig funn avslørte at selv om 85% av europeiske ledere erkjente viktigheten av å ha strømlinjeformede, effektive prosesser på kontoret og deres positive virkning på organisasjonen som et hele, vurderer eller måler mer enn halvparten av bedriftene aldri sin egen ytelse. Og forskjellene mellom de enkelte land kan være store. I Danmark hevder for eksempel tre fjerdedeler av lederne at deres organisasjon ikke måler (eller ikke er i stand til å måle) effektiviteten på kontorprosessene, mens i Storbritannia hevder bare litt over halvparten av lederne i undersøkelsen det samme. I Tyskland har imidlertid de fleste (63%) av bedriftene mekanismer for å vurdere ytelse, og en tredjepart hevder at kontoreffektiviteten måles 'ofte'. "Det ser ut til at tyske ledere har en mer moden holdning til administrasjon av kontorvirksomheten enn enkelte av deres europeiske kolleger. Mange tyske ledere har allerede innført meget moderne kostnadskontroll og kvalitetsmessige styringsprosesser for å vurdere effektiviteten, og enkelte har til og med opprettet avdelinger som har til oppgave å forbedre ytelsen," legger Marc Ranner til. Men alt er ikke dårlige nyheter når det gjelder europeisk handel. Majoriteten (76%) av organisasjonene arbeider aktivt for å forbedre sine kontorprosesser - selv om mange fortsetter å bruke penger på problemer som er avdekket, kjøper de ofte teknologi og/eller det nyeste utstyret uten først å formulere en styringsstrategi for sine forretnings-, informasjons- eller utskriftsbehov. Overraskende nok innrømmer imidlertid fremdeles enkelte land at de ikke gjør noe aktivt for å forbedre sin situasjon. I Italia sier 38% av lederne at de ikke er aktivt sysler med noen forbedringer i kontoreffektiviteten. I Danmark er tallet 31% og i Storbritannia 27%. I Tyskland sier imidlertid 92% av bedriftene at de arbeider hardt med forbedringer. Det er kanskje ikke overraskende at undersøkelsen indikerer at forvaltningen av papirdokumenter - arkivering og gjenfinning osv. - fortsett er den største enkeltfaktoren i Europa når det gjelder kontorineffektivitet. Organisasjoner i Italia og Frankrike innrømmer at de er spesielt dårlige på dette området, og mer enn halvparten av de som deltok i undersøkelsen erkjente ineffektivitet ved administrasjon av dokumenter og arkivering. Danske bedrifter viste seg å stå sterkest blant de som deltok når det gjaldt administrasjon av utskrift og kopiering, med 82% av de spurte som tror de er effektive på dette området, sammenlignet med 81% i Storbritannia, 77% i Italia, 65% i Tyskland og 50% i Frankrike. Det ser imidlertid ut til at når det gjelder administrasjon av e-post, er europeiske ledere overbevist om at de allerede benytter effektive prosesser, med kun 6% av de undersøkte som vedgår at de er ineffektive når det gjelder sortering av sine innbokser. Marc oppsummerer: "De gode nyhetene er at Europa er i ferd med å bli klar over at effektive prosesser øker produktiviteten, og de fleste organisasjoner begynner å se etter hvordan de kan forbedre effektivtiten ved sin virksomhet. Det å ha en egen og fullstendig strategi for informasjon, utskrift og/eller dokumentstyring i bedriften kan fort gi en gevinst som fører til reelle resultater. Ved å implementere endringer i liten målestokk kan det virke som om man bare får marginale forbedringer i personalproduktiviteten - men disse forbedringene kan representere reelle og verdifulle økonomiske fordeler. Bedrifter som ignorerer dette signalet gjør det på egen risiko - fordi som denne siste undersøkelsen avdekker, vil deres konkurrenter høyst sannsynlig ikke gjøre det." -Slutt- Two-roll media tray system, automat witch Merk: Undersøkelsen ble besvart av 300 bedrifter og man så på arbeidsprosesser i europeiske land som Storbritannia, Frankrike, Tyskland, Italia og Danmark. Arbeidsprosesser defineres som aktiviteter som daglig foretas og omfatter sending av fakser, e-post, arkivering av dokumenter samt utskrift og kopiering. Om Canon Europa Canon er ledende innovatør og leverandør av løsninger for bilde- og informasjonsteknologi for både privatpersoner og bedrifter på verdensbasis. Canon Europa er et datterselskap av Canon Inc., Japan, og det operasjonelle hovedkvarter for Canon i Europa med sin base i Amstelveen, Nederland. Canon Europa støtter aktiviteter i hele Canon in Europe organisasjonen, inklusive de nasjonale salgsorganisasjonene i land over hele Europa. Hovedområdet for Canon in Europe er to selvstendige forretningsområder: Business Solutions (utvikling av IT-produkter, løsninger og tjenester for både kontorer og profesjonelle print miljøer) og Consumer Imaging (inndataløsninger: fotoutstyr, video og digitalkamera og utmatingsløsninger: blekkskrivere). Canon Europa sysselsetter nesten 500 personer i Amsterdam. Ytterligere informasjon om Canon Europa finnes på: www.canon-europa.com * For ytterligere informasjon eller detaljer om tilgjengelighet i de enkelte land, vennligst kontakt din lokale Canon-forhandler eller: Anna McIntyre Lisa O'Connor PR Account Co-ordinator Nelson Bostock Communications Canon Business Solutions + 44 (0) 20 7792 7414 Canon Europe mobile: 07973 919 514 +44 (0) 20 8588 8434 lisa.oconnor@nelsonbostock.com mobile: 07811 336382 anna.mcintyre@canon-europe.com ------------------------------------------------------------ Ytterligere informasjon kan hentes på følgende hjemmeside: http://www.waymaker.no Nedenstående filer kan lastes ned: http://www.waymaker.net/bitonline/2004/02/12/20040212BIT00690/wkr0001.doc http://www.waymaker.net/bitonline/2004/02/12/20040212BIT00690/wkr0002.pdf