FATURA ELETRÓNICA: UMA OBRIGAÇÃO MUITO RENTÁVEL

ñ          O calendário da Autoridade Tributária e Aduaneira contempla um forte impulso na sua implementação nos próximos 12 meses.

Lisboa, 14 de maio de 2019 - Desde o passado dia 18 de abril, a Administração Pública e os Institutos Públicos portugueses estão obrigados a aceitar a receção de faturas eletrónicas por parte dos seus fornecedores. De acordo com o calendário estabelecido pela Autoridade Tributária e Aduaneira, a partir de 18 de abril de 2020 também os Órgãos de Soberania, as Autarquias locais e as Entidades Administrativas Independentes estarão obrigadas.

Por seu lado, as grandes empresas com mais de 250 funcionários devem começar a efetuar a faturação eletrónica a partir do próximo dia 18 abril de 2020. O prazo é maior para as microempresas (10 funcionários), as PME (com menos de 250 funcionários) e as Entidades da Administração Pública, que devem adaptar-se e emitir as faturas eletronicamente a partir de 1 de janeiro de 2021.

Este roteiro, concebido pela Autoridade Tributária e Aduaneira, implicará um impulso definitivo à utilização da fatura eletrónica em todos os domínios de atividade económica. Um impulso que ajudará a concluir a digitalização das administrações públicas, das empresas e negócios, melhorando a sua gestão, produtividade e a relação com os cidadãos, empresas e consumidores.

Todas as vantagens, nenhum inconveniente

A adoção da faturação eletrónica deixou, há muito, de ser um problema, pelo que existem atualmente diferentes opções de migração para o novo formato digital. A opção mais simples, económica e segura é a terceirização do serviço num Operador de Faturação Eletrónica, e que permite começar a utilizar o formato digital de forma praticamente imediata.

A experiência de outros países tem demonstrado que a faturação eletrónica permite poupanças relevantes ao otimizar significativamente os recursos atualmente utilizados no processo e diminuir assim as despesas. Além disso, se for o caso, o custo do software de faturação (custos de transmissão eletrónica) é rapidamente amortizado e é significativamente inferior ao custo da faturação tradicional. Entre estes, destacam-se os elevados custos associados à emissão e envio de faturas: tinta, papel, custos de envio, etc., que são eliminados com o processo digital. O mesmo ocorre na receção e processamento das faturas, onde o formato eletrónico, ao suprimir a manipulação do correio, verificação, revisão, introdução e registo das faturas, etc., elimina os custos associados. Outro aspeto importante é o armazenamento: As faturas eletrónicas não requerem um local físico de armazenamento, anulando a necessidade de um espaço dedicado e os respetivos custos de aluguer, eletricidade, etc.

Eficiência, precisão e prontidão

A faturação eletrónica utiliza processos automatizados e inteligentes que permitem obter melhores resultados do que os oferecidos pelos procedimentos manuais, garantindo ao mesmo tempo uma poupança significativa do tempo empregue (aproximadamente 70%). Reduz a repetição e a duplicação de tarefas, simplificando e acelerando a integração da fatura com o resto dos documentos - que são facilmente ordenados,  e cria múltiplas associações com outros ficheiros que lhe estão relacionados e que facilitam a sua gestão. Também oferece a máxima precisão, otimizando o serviço e evitando erros humanos na introdução de dados, na classificação e na marcação dos documentos, etc.

A prontidão é outra das virtudes da faturação eletrónica, não apenas na sua gestão. Assim, o sistema agiliza os pagamentos e reduz o tempo de cobrança, já que o envio de documentos é praticamente imediato e permite o seu rastreamento e monitorização.

Acessibilidade

A fatura eletrónica permite abandonar as antigas pastas de arquivo.  Os documentos digitalizados oferecem um acesso fácil  através de um processo seguro. Também podem ser consultados em qualquer lugar e a qualquer momento por pessoas autorizadas, de forma simples graças, à sua categorização intuitiva. As faturas eletrónicas são classificadas de acordo com campos precisos e outros mais abrangentes, o que permite encontrá-las rapidamente. Além disso, os ficheiros podem ser guardados em diferentes formatos (pdf, jpg, html, etc.) para responder às mais variadas necessidades.

Proteção contra fraudes

A faturação eletrónica baseia-se num sistema muito seguro, que reduz a possibilidade de fraudes e a falsificação de documentos. Inclui a pegada digital, que regista os pagamentos e outras operações monetárias, oferecendo a máxima rastreabilidade. Além disso, a redução de dinheiro em circulação diminui também as fraudes. Dispõe também de carimbos ou certificados digitais, irrepetíveis e únicos, que eliminam a possibilidade de falsificação e a duplicação de documentos.

Segurança

A fatura eletrónica garante a integridade e autenticação do emissor, criando um acesso de autenticação mediante credenciais que encriptam as transferências para garantir uma transação segura. Além disso, recolhe e copia dados de forma fiável, que ficam protegidos contra possíveis perdas documentais ou intrusões de terceiros, mantendo-se intactos ao longo do tempo, uma vez que a sua legibilidade e propriedades não são alteradas.

Compromisso

A faturação eletrónica pressupõe um compromisso não só para com a própria empresa e os seus trabalhadores, mas também para com o ambiente e outras partes interessadas. Um compromisso para com o meio ambiente, ao poupar enormes quantidades de papel, tinta e energia;  para com clientes e fornecedores, ao economizar o tempo e os custos para ambas as partes; e para com a sociedade, uma vez que a faturação digital estimula a transparência, a segurança e a luta contra fraudes.

SOBRE A SERES

A SERES é pioneira e especialista em serviços de transação eletrónica segura de documentos há mais de 30 anos. Está presente na América Latina há mais de 10 anos e é o parceiro tecnológico ideal para facilitar a transformação digital, dando prioridade à otimização, automatização e garantir a transação de documentos eletrónicos B2B, B2G e B2C.

Como filial da Docapost (Grupo La Poste), a SERES é um interveniente importante no mercado mundial de soluções de gestão eletrónica de documentos. A SERES é um grupo internacional presente na França, Espanha, Alemanha, Portugal, México, Colômbia, Equador, Argentina e Peru; e, através dos seus parceiros, no Canadá, EUA, Reino Unido, Bélgica, Suíça, Itália, entre outros.

As nossas soluções permitem a otimização de processos de negócios e a automatização de transações eletrónicas de documentos, atuando como parceiro de confiança.  Entre os vários serviços destacam-se o SERES e-FATURA®, plataforma global para faturas eletrónicas, o SERESNET, serviços de transação EDI imprescindíveis para sectores como o retalho, automóvel, saúde, entre outros, o VERIPOST, serviço de correspondência eletrónica certificada, o e-Arquivo, serviço de custódia de documentos eletrónicos, a Digitalização, serviço de digitalização OCR/ICR e o Fax/Mail, serviço de envio e receção de faxes por e-mail.

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