FATURA ELETRÓNICA: UMA OBRIGAÇÃO MUITO RENTÁVEL

ñ          O calendário da Autoridade Tributária e Aduaneira contempla um forte impulso na sua implementação nos próximos 12 meses.

Lisboa, 14 de maio de 2019 - Desde o passado dia 18 de abril, a Administração Pública e os Institutos Públicos portugueses estão obrigados a aceitar a receção de faturas eletrónicas por parte dos seus fornecedores. De acordo com o calendário estabelecido pela Autoridade Tributária e Aduaneira, a partir de 18 de abril de 2020 também os Órgãos de Soberania, as Autarquias locais e as Entidades Administrativas Independentes estarão obrigadas.

Por seu lado, as grandes empresas com mais de 250 funcionários devem começar a efetuar a faturação eletrónica a partir do próximo dia 18 abril de 2020. O prazo é maior para as microempresas (10 funcionários), as PME (com menos de 250 funcionários) e as Entidades da Administração Pública, que devem adaptar-se e emitir as faturas eletronicamente a partir de 1 de janeiro de 2021.

Este roteiro, concebido pela Autoridade Tributária e Aduaneira, implicará um impulso definitivo à utilização da fatura eletrónica em todos os domínios de atividade económica. Um impulso que ajudará a concluir a digitalização das administrações públicas, das empresas e negócios, melhorando a sua gestão, produtividade e a relação com os cidadãos, empresas e consumidores.

Todas as vantagens, nenhum inconveniente

A adoção da faturação eletrónica deixou, há muito, de ser um problema, pelo que existem atualmente diferentes opções de migração para o novo formato digital. A opção mais simples, económica e segura é a terceirização do serviço num Operador de Faturação Eletrónica, e que permite começar a utilizar o formato digital de forma praticamente imediata.

A experiência de outros países tem demonstrado que a faturação eletrónica permite poupanças relevantes ao otimizar significativamente os recursos atualmente utilizados no processo e diminuir assim as despesas. Além disso, se for o caso, o custo do software de faturação (custos de transmissão eletrónica) é rapidamente amortizado e é significativamente inferior ao custo da faturação tradicional. Entre estes, destacam-se os elevados custos associados à emissão e envio de faturas: tinta, papel, custos de envio, etc., que são eliminados com o processo digital. O mesmo ocorre na receção e processamento das faturas, onde o formato eletrónico, ao suprimir a manipulação do correio, verificação, revisão, introdução e registo das faturas, etc., elimina os custos associados. Outro aspeto importante é o armazenamento: As faturas eletrónicas não requerem um local físico de armazenamento, anulando a necessidade de um espaço dedicado e os respetivos custos de aluguer, eletricidade, etc.

Eficiência, precisão e prontidão

A faturação eletrónica utiliza processos automatizados e inteligentes que permitem obter melhores resultados do que os oferecidos pelos procedimentos manuais, garantindo ao mesmo tempo uma poupança significativa do tempo empregue (aproximadamente 70%). Reduz a repetição e a duplicação de tarefas, simplificando e acelerando a integração da fatura com o resto dos documentos - que são facilmente ordenados,  e cria múltiplas associações com outros ficheiros que lhe estão relacionados e que facilitam a sua gestão. Também oferece a máxima precisão, otimizando o serviço e evitando erros humanos na introdução de dados, na classificação e na marcação dos documentos, etc.

A prontidão é outra das virtudes da faturação eletrónica, não apenas na sua gestão. Assim, o sistema agiliza os pagamentos e reduz o tempo de cobrança, já que o envio de documentos é praticamente imediato e permite o seu rastreamento e monitorização.

Acessibilidade

A fatura eletrónica permite abandonar as antigas pastas de arquivo.  Os documentos digitalizados oferecem um acesso fácil  através de um processo seguro. Também podem ser consultados em qualquer lugar e a qualquer momento por pessoas autorizadas, de forma simples graças, à sua categorização intuitiva. As faturas eletrónicas são classificadas de acordo com campos precisos e outros mais abrangentes, o que permite encontrá-las rapidamente. Além disso, os ficheiros podem ser guardados em diferentes formatos (pdf, jpg, html, etc.) para responder às mais variadas necessidades.

Proteção contra fraudes

A faturação eletrónica baseia-se num sistema muito seguro, que reduz a possibilidade de fraudes e a falsificação de documentos. Inclui a pegada digital, que regista os pagamentos e outras operações monetárias, oferecendo a máxima rastreabilidade. Além disso, a redução de dinheiro em circulação diminui também as fraudes. Dispõe também de carimbos ou certificados digitais, irrepetíveis e únicos, que eliminam a possibilidade de falsificação e a duplicação de documentos.

Segurança

A fatura eletrónica garante a integridade e autenticação do emissor, criando um acesso de autenticação mediante credenciais que encriptam as transferências para garantir uma transação segura. Além disso, recolhe e copia dados de forma fiável, que ficam protegidos contra possíveis perdas documentais ou intrusões de terceiros, mantendo-se intactos ao longo do tempo, uma vez que a sua legibilidade e propriedades não são alteradas.

Compromisso

A faturação eletrónica pressupõe um compromisso não só para com a própria empresa e os seus trabalhadores, mas também para com o ambiente e outras partes interessadas. Um compromisso para com o meio ambiente, ao poupar enormes quantidades de papel, tinta e energia;  para com clientes e fornecedores, ao economizar o tempo e os custos para ambas as partes; e para com a sociedade, uma vez que a faturação digital estimula a transparência, a segurança e a luta contra fraudes.

SOBRE A SERES

A SERES é pioneira e especialista em serviços de transação eletrónica segura de documentos há mais de 30 anos. Está presente na América Latina há mais de 10 anos e é o parceiro tecnológico ideal para facilitar a transformação digital, dando prioridade à otimização, automatização e garantir a transação de documentos eletrónicos B2B, B2G e B2C.

Como filial da Docapost (Grupo La Poste), a SERES é um interveniente importante no mercado mundial de soluções de gestão eletrónica de documentos. A SERES é um grupo internacional presente na França, Espanha, Alemanha, Portugal, México, Colômbia, Equador, Argentina e Peru; e, através dos seus parceiros, no Canadá, EUA, Reino Unido, Bélgica, Suíça, Itália, entre outros.

As nossas soluções permitem a otimização de processos de negócios e a automatização de transações eletrónicas de documentos, atuando como parceiro de confiança.  Entre os vários serviços destacam-se o SERES e-FATURA®, plataforma global para faturas eletrónicas, o SERESNET, serviços de transação EDI imprescindíveis para sectores como o retalho, automóvel, saúde, entre outros, o VERIPOST, serviço de correspondência eletrónica certificada, o e-Arquivo, serviço de custódia de documentos eletrónicos, a Digitalização, serviço de digitalização OCR/ICR e o Fax/Mail, serviço de envio e receção de faxes por e-mail.

Mais informações em:

ñ            Grupo SERES: http://www.groupseres.com

Situação da fatura eletrónica na Europa

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Sobre nós

A SERES é uma empresa internacional pioneira e especialista em Soluções de Transação Eletrónica Segura de Documentos que atua no mercado há mais de 30 anos. A SERES pertence a uma organização multinacional com presença através de filiais em França, Espanha, Alemanha, Portugal, México, Colômbia, Equador, Argentina e Perú. A empresa está também presente, através da sua rede de parceiros, no Canadá, na América do Norte, na América Latina, na Ásia, no Reino Unido, na Bélgica, na Suíça, em Itália, etc.

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