Årsstämma i AB Volvo
AB Volvos årsstämma äger rum onsdagen den 3 april 2019 kl 15.00 i Konserthuset, Götaplatsen, Göteborg.
KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA I AB VOLVO (publ)
AB Volvo (publ) kallar till årsstämma i Göteborg i Konserthuset, Götaplatsen, onsdagen den 3 april 2019 kl 15.00. Inpassering till årsstämman sker från kl 13.30.
Förslag till dagordning
Ärenden:
1. Stämmans öppnande
2. Val av ordförande vid stämman
3. Justering av röstlängden
4. Godkännande av dagordningen
5. Val av justeringsmän och röstkontrollanter
6. Fråga om stämman blivit behörigen sammankallad
7. Redogörelse för arbetet i styrelsen och i styrelsens kommittéer
8. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen. I anslutning därtill anförande av den verkställande direktören
9. Fråga om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen
10. Beslut om fördelning av de till årsstämmans förfogande stående vinstmedlen
11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören
12. Bestämmande av det antal styrelseledamöter och styrelsesuppleanter som ska väljas av stämman
13. Fastställande av arvode åt styrelsens ledamöter
14. Val av styrelse
Valberedningens förslag till styrelseledamöter:
14.1 Matti Alahuhta
14.2 Eckhard Cordes
14.3 Eric Elzvik
14.4 James W. Griffith
14.5 Martin Lundstedt
14.6 Kathryn V. Marinello
14.7 Martina Merz
14.8 Hanne de Mora
14.9 Helena Stjernholm
14.10 Carl-Henric Svanberg
15. Val av styrelseordförande
Valberedningen föreslår att Carl-Henric Svanberg omväljs som styrelsens ordförande
16. Val av ledamöter till valberedningen
17. Beslut om ändring av Instruktion för AB Volvos valberedning
18. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare
19. Förslag från aktieägaren Carl Axel Bruno om begränsning av bolagets betalningar tillstiftelsen Chalmers Tekniska Högskola
Beslutsförslag
Punkt 2: Valberedningen föreslår advokaten Sven Unger som ordförande vid stämman.
Punkt 10: Styrelsen föreslår att en ordinarie utdelning ska utgå med 5,00 kr per aktie och en extra utdelning om 5,00 kr per aktie. Som avstämningsdag för erhållande av utdelning föreslår styrelsen fredagen den 5 april 2019. Om stämman beslutar i enlighet med förslaget, beräknas utbetalning av utdelningen ske onsdagen den 10 april 2019 genom Euroclear Sweden AB.
Punkt 12: Valberedningen föreslår tio ordinarie ledamöter och inga suppleanter.
Punkt 13: Valberedningen föreslår att styrelsens ordförande tillerkänns 3.600.000 (3.500.000) kr och övriga av årsstämman valda ledamöter 1.060.000 (1.030.000) kr var med undantag av verkställande direktören. Valberedningen föreslår vidare att ordföranden i revisionskommittén tillerkänns 380.000 (360.000) kr och övriga ledamöter i revisionskommittén 175.000 (165.000) kr var samt att ordföranden i ersättningskommittén tillerkänns 160.000 (150.000) kr och övriga ledamöter i ersättningskommittén 115.000 (110.000) kr var. Valberedningen föreslår slutligen att ordföranden i Technology and Business Transformation Committee[1] tillerkänns 190.000 kr och övriga ledamöter i Technology and Business Transformation Committee 160.000 kr var.
Punkt 14-15: Valberedningens förslag framgår av förslaget till dagordning. En presentation av de personer som valberedningen föreslagit för val till styrelsen finns på AB Volvos hemsida; www.volvokoncernen.se eller www.volvogroup.com.
Punkt 16: Valberedningen föreslår att Pär Boman (Svenska Handelsbanken, SHB Pensionsstiftelse, SHB Personalstiftelse, SHB Pensionskassa och Oktogonen), Ramsay Brufer (Alecta), Bengt Kjell (AB Industrivärden) och Carine Smith Ihenacho (Norges Bank Investment Management) samt styrelsens ordförande utses till ledamöter i valberedningen samt att arvode ej ska utgå till ledamöterna i valberedningen.
Punkt 17: Valberedningen föreslår att årsstämman beslutar att ändra Instruktion för AB Volvos valberedning, huvudsakligen för att möjliggöra hänsynstagande till intressekonflikter och liknande omständigheter.
Punkt 18: Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar anta riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare enligt följande.
Dessa riktlinjer avser ersättning och andra anställningsvillkor för Volvokoncernens koncernledning.
Ledningens ersättning och andra anställningsvillkor ska vara konkurrenskraftiga så att Volvokoncernen kan attrahera och behålla kompetenta ledande befattningshavare. Ledningens totala ersättning består av fast lön, kort- och långfristig rörlig ersättning, pension och andra förmåner.
Rörliga ersättningar ska vara kopplade till förutbestämda och mätbara kriterier relaterade till Volvokoncernens mål avseende rörelseresultat och kassaflöde, utformade med syfte att främja Volvokoncernens långsiktiga värdeskapande samt att stärka kopplingen mellan uppnådda prestationsmål och utfall. Kriterierna för rörliga ersättningar ska fastställas årligen av styrelsen.
Kortfristig rörlig ersättning får, såvitt avser den verkställande direktören, uppgå till högst 100% av den fasta ersättningen och, såvitt avser övriga ledningspersoner, högst 80% av den fasta ersättningen.
Långfristig rörlig ersättning får, såvitt avser den verkställande direktören, uppgå till högst 100% av den fasta ersättningen och, såvitt avser övriga ledningspersoner, högst 80% av den fasta ersättningen. Det långsiktiga incitamentsprogrammet för koncernens högsta chefer, inklusive koncernledningen, är kontantbaserat. Programmet innebär att utfallet, som är baserat på hur väl prestationsmålen för programmet har uppfyllts, utbetalas kontant till deltagarna på villkor att de investerar nettoutfallet i aktier i AB Volvo samt att de behåller aktierna under minst tre år. Utöver detta ska medlemmarna i koncernledningen vara skyldiga att var och en ackumulera (om de inte har ett sådant innehav sedan tidigare) och behålla ett ägande av aktier i AB Volvo till ett marknadsvärde motsvarande minst ett års fast lön före skatt (två år för verkställande direktören), dock att styrelsen får medge undantag från detta krav efter vad styrelsen bedömer vara lämpligt. Koncernledningen ska inte ha någon skyldighet att, för att uppfylla kravet på att ackumulera och behålla ett visst ägande, förvärva ytterligare aktier utöver sådana som förvärvats eller förvärvas i samband med det långsiktiga incitamentsprogrammet.
Nya aktierelaterade incitamentsprogram beslutas i förekommande fall av bolagsstämman, men något sådant program föreslås inte för närvarande.
För ledningspersoner som är bosatta i Sverige ska uppsägningstiden från företagets sida vara högst 12 månader och från individens sida högst 6 månader. Dessutom får personen, under förutsättning att det är företaget som sagt upp anställningen, ges rätt till högst 12 månaders avgångsvederlag.
Personer som är bosatta utanför Sverige eller som är bosatta i Sverige men har väsentlig anknytning till annat land eller tidigare har varit bosatta i annat land får erbjudas uppsägningstider och avgångsvederlag som är konkurrenskraftiga i det land där personerna är eller har varit bosatta eller till vilket de har en väsentlig anknytning, företrädesvis lösningar motsvarande vad som gäller för ledningspersoner bosatta i Sverige.
Rätt att besluta om avvikelser från dessa riktlinjer
Styrelsen får frångå dessa riktlinjer om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det.
Övriga upplysningar
Redan beslutade ersättningar till ledningen som inte har förfallit till betalning vid tidpunkt för årsstämman 2019 faller inom ramen för dessa riktlinjer. Detaljerad information om ersättningar finns i Volvokoncernens årsredovisning för 2018.
Punkt 19: Förslag från aktieägaren Carl Axel Bruno om att årsstämman ska besluta om en begränsning av bolagets betalningar till stiftelsen Chalmers Tekniska Högskola till maximalt 4 miljoner kronor per år.
Handlingar
Valberedningens fullständiga förslag och dess motiverade yttrande samt skrivelse från aktieägaren Carl Axel Bruno avseende punkten 19 i dagordningen, finns tillgängliga på www.volvokoncernen.se och www.volvogroup.com.
Årsredovisning, revisionsberättelse och revisorsyttrande enligt 8 kap. 54 § aktiebolagslagen kommer att finnas tillgängliga på www.volvokoncernen.se och www.volvogroup.com samt på AB Volvos huvudkontor, Gropegårdsgatan 2, Göteborg, senast från och med den 13 mars 2019.
Handlingarna kommer även, från den dag då de finns tillgängliga, att sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin adress. Handlingarna kommer även att finnas tillgängliga på årsstämman.
Antalet aktier och röster
Vid tidpunkten för denna kallelses utfärdande uppgick det totala antalet aktier i bolaget till 2.128.420.220, varav 478.105.829 aktier av serie A (1 röst per A-aktie) och 1.650.314.391 aktier av serie B (1/10 röst per B-aktie). Det totala antalet röster uppgick till 643.137.268,1. Bolagets innehav av egna aktier uppgick till 94.968.136, varav 20.728.135 aktier av serie A och 74.240.001 aktier av serie B, motsvarande 28.152.135,1 röster. Bolaget får inte rösta för egna aktier.
Upplysningar på stämman
Styrelsen och den verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, vid årsstämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, och förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation samt om bolagets förhållande till annat koncernföretag.
Rätt att delta i årsstämman
Rätt att delta i AB Volvos årsstämma har den som dels är upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken den 28 mars 2019, dels senast den 28 mars 2019 till AB Volvo anmäler sin avsikt att delta i årsstämman.
Förvaltarregistrerade aktier
Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade måste, för att ha rätt att delta i årsstämman, låta ägarregistrera dessa aktier i eget namn. Sådan ägarregistrering, som kan vara tillfällig, måste vara verkställd den 28 mars 2019 och bör därför begäras i god tid före den 28 mars 2019 hos den som förvaltar aktierna. Förvaltare brukar debitera en avgift för denna åtgärd.
Anmälan
Anmälan om deltagande i årsstämman kan göras:
• per telefon 020-39 14 50 eller 08-402 90 76 (måndag-fredag kl. 08.30-16.00)
• per post till AB Volvo (publ), ”Årsstämman”, c/o Euroclear Sweden, Box 191, 101 23 Stockholm
• på AB Volvos hemsida; www.volvokoncernen.se och www.volvogroup.com
Vid anmälan bör aktieägare uppge:
• namn
• personnummer (organisationsnummer)
• adress och telefonnummer
• namn och personnummer avseende eventuellt ombud
• antal eventuellt medföljande biträde/n (högst två stycken)
Aktieägare som vill delta i årsstämman måste ha anmält detta senast den 28 mars 2019. Om biträde/n önskas medföras ska anmälan om antalet göras enligt ovan.
Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda en skriftlig, daterad fullmakt för ombudet. Fullmaktsformulär kan erhållas på www.volvokoncernen.se eller www.volvogroup.com. Fullmakten i original bör insändas till bolaget på ovan angivna adress i god tid före årsstämman. Fullmakten får inte vara äldre än ett år om den inte anger att den är giltig under en längre tid, dock längst fem år. Om fullmakten är utfärdad av en juridisk person, ska en bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling sändas till bolaget. Observera att aktieägare som företräds genom fullmakt också måste anmäla sig till bolaget enligt ovanstående instruktion samt vara upptagen som aktieägare i aktieboken den 28 mars 2019.
Behandling av personuppgifter
För information om hur dina personuppgifter behandlas hänvisas till den integritetspolicy som finns tillgänglig på Euroclears hemsida www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf. AB Volvo (publ) har organisationsnummer 556012-5790 och säte i Göteborg.
Övrigt
Konserthusets huvudentré öppnar kl 13.30. Lättare förtäring kommer att serveras i foajén före årsstämman.
Göteborg i februari 2019
AB Volvo (publ)
Styrelsen
To English speaking shareholders
The notice to attend the Annual General Meeting is available in English on www.volvogroup.com.
[1] Styrelsens ordförande har informerat valberedningen om att den nuvarande Business Area Committee kommer att upphöra och ersättas med en ny kommittée, Technology and Business Transformation Committee. Vid årsstämman 2018 beslutades att ordförande i Business Area Committee skulle tillerkännas 180.000 kr och övriga ledamöter i Business Area Committee 155.000 kr var.
