kallelse till årsstämma 2021

Aktieägarna i Akelius Residential Property AB (publ), kallas till årsstämma 2021-04-09.

För att begränsa smittspridningen till följd av Coronaviruset har styrelsen beslutat att årsstämman ska hållas enbart via ett poströstningsförfarande, utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller tredje parter.

Aktieägarna kommer äga rätt att delta vid en digital presentation och frågestund med styrelsens ordförande, VD, Finanschef och revisor vilken kommer att avhållas kl. 10.00 den 2021-04-07.
Aktieägare som önskar delta vid presentationen ska anmäla sig via e-mail till agm@akelius.se senast 2021-03-30.

rätt att delta och anmälan

Aktieägare som önskar delta vid stämman via poströstning ska vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken senast 2021-03-30,
samt ha anmält sitt deltagande vid stämman till Bolaget genom att utöva sin rösträtt i enlighet med instruktionerna under rubriken “poströstning” nedan på så sätt att den har kommit Euroclear Sweden AB tillhanda senast 2021-04-08.
Utövandet av rösträtt i enlighet med poströstningsförfarandet kommer att betraktas som en anmälan från aktieägaren om att delta i stämman.

förvaltarregistrerade aktier

Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste tillfälligt rösträttsregistrera aktierna i eget namn för att få delta i stämman.
Aktieägare som önskar sådan omregistrering måste i god tid före 2021-03-30 begära att förvaltaren genomför detta.
Sådan registrering kan vara tillfällig, så kallad rösträttsregistrering, och kan begäras av förvaltaren i enlighet med dennes rutiner i sådan tid i förväg som avgörs av förvaltaren.
Rösträtt registrerad senast den andra bankdagen efter 2021-03-30 kommer att beaktas vid upprättande av aktieboken.

poströstning

Styrelsen har beslutat att aktieägarna endast kan utöva sin rösträtt genom poströstning i enlighet med reglerna om extraordinära mötesförfaranden enligt 22 § i lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor.

För poströstning måste ett särskilt formulär användas som står att finna på Bolagets webbplats, akelius.se och på Bolagets huvudkontor, Rosenlundsgatan 50, 100 64 Stockholm.
Därutöver kommer formuläret att fungera som anmälan om deltagande vid stämman.
En ifylld och undertecknat formulär för poströstning ska skickas med vanlig post till Akelius Residential Property AB, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, SE-101 23 Stockholm eller via e-mail till GeneralMeetingServices@euroclear.com och måste som senast vara Euroclear Sweden AB tillhanda 2021-04-08.
Aktieägare som är fysiska personer kan också poströsta genom att bekräfta sin identitet via BankID på Euroclear Sweden AB:s webbplats, https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy senast klockan 23:59 den 2021-04-08.
För aktieägare som önskar delta genom befullmäktigat ombud, dvs. där sådant befullmäktigat ombud poströstar eller ställer frågor på uppdrag av aktieägaren, finns ett fullmaktsformulär tillgängligt på bolagets webbplats, akelius.se.
Aktieägare som deltar genom befullmäktigat ombud måste skicka in fullmaktsformuläret tillsammans med poströstningsformuläret.
Om aktieägaren är en juridisk person ska en kopia av registreringsbevis eller motsvarande bifogas.

Aktieägare kan inte ge några särskilda instruktioner eller villkor poströstningsformuläret.
Om särskilda instruktioner eller villkor inkluderats är poströsten ogiltig. Ytterligare information och villkor framgår av poströstningsformuläret samt på https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy.

Röster som mottages senare än 2021-04-08 kommer att bortses från.

Vid frågor om poströstningsformuläret, vänligen kontakta Euroclear Sweden AB: tel. +46 (0)8 402 91 33 måndag till fredag mellan 9:00 a.m. - 4:00 p.m.

behandling av personuppgifter

Personuppgifter avseende aktieägare som hämtats från aktieboken, anmälan om deltagande i bolagsstämman samt uppgifter om ombud och biträden kommer att användas för registrering,
upprättande av röstlängd för bolagsstämman och,
i förekommande fall, stämmoprotokoll.
Personuppgifterna hanteras i enlighet med dataskydds­förordningen, GDPR.

För ytterligare information om Akelius behandling av personuppgifter och dina rättigheter,
se bolagets information om behandling av aktieägares personuppgifter på bolagets webbplats www.akelius.com/sv/aktieagarinformation/bolagsstämma.

förslag till dagordning

1. stämmans öppnande
2. val av ordförande vid stämman
3. upprättande och godkännande av röstlängd
4. val av en eller två justerare
5. prövning om stämman blivit behörigen sammankallad
6. godkännande av dagordning
7. framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse för räkenskapsåret 2020,  koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse för räkenskapsåret 2020 samt hållbarhetsrapport för räkenskapsåret 2020
8. beslut:
   1. om fastställelse av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning,
   2. om dispositioner beträffande bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen, och
   3. om ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktören
9. fastställande av styrelse- och revisorsarvoden
10. fastställande av antal styrelseledamöter och revisorer. Val av styrelse samt val av revisorer eller registrerade revisionsbolag
11. beslut om valberedning
12. beslut om ändring av bolagsordningen såvitt avser utbetalningsdatum av vinstutdelning på stamaktier av serie A och D
13. stämmans avslutande

beslutsförslag

punkt 2 – val av ordförande vid stämman
Styrelsen föreslår att årsstämman utser bolagets chefsjurist Jonas Rogberg till ordförande vid årsstämman, eller om han är förhindrad att närvara, sådan annan person som föreslås av styrelsen.

punkt 8 b – vinstutdelning
Styrelsen föreslår att vinstutdelning ska lämnas med ett belopp om högst 0,10 euro per stamaktie av serie D.
Totalt ska vinstutdelning på stamaktierna av serie D betalas med ett belopp som sammanlagt motsvarar högst 22 000 000 euro.

Utdelningen ska fördelas på fyra utbetalningar om 0,025 euro per stamaktie av serie D vid respektive utdelningstillfälle.
Som avstämningsdagar föreslås 2021-05-05,
2021‑08‑05,
2021‑11‑05 respektive
2022‑02‑04.
Utdelningen beräknas att betalas 2021‑05‑10,
2021-08-10,
2021-11-10 respektive
2022‑02‑09.

Styrelsen föreslår att vinstutdelning ska lämnas med ett belopp om 0,0375 euro per stamaktie av serie A.
Vinstutdelning på stamaktierna av serie A ska betalas med ett belopp om sammanlagt 119 692 842,75 euro.
Styrelsen föreslår att bolagsstämman bemyndigar styrelsen att fastställa avstämningsdag samt betalningsdag för utdelning på stamaktierna av serie A.
Styrelsen föreslår vidare att resterande vinstmedel balanseras i ny räkning.

punkt 9 – fastställande av styrelse- och revisorsarvoden
Arvode föreslås utgå till styrelsens ordförande med 500 000 kronor, år 2020: 500 000 kronor, och
till övriga styrelseledamöter med 300 000 kronor vardera,
år 2020: 300 000 kronor.
Arvode föreslås inte utgå till ledamöter anställda i koncernen.

Vidare föreslås att revisorernas arvoden ska utgå enligt godkänd räkning.

punkt 10 – fastställande av antal styrelseledamöter och revisorer.
Val av styrelse samt val av revisorer eller registrerade revisionsbolag
Årsstämman föreslås besluta att styrelsen intill slutet av nästa årsstämma ska bestå av fem ordinarie ledamöter och inga styrelsesuppleanter
samt att bolaget oförändrat ska ha ett registrerat revisionsbolag som revisor.

Vidare föreslås årsstämman att för tiden intill slutet av nästa årsstämma omvälja Kerstin Engström, Igor Rogulj, Anders Lindskog, Thure Lundberg och Lars Åhrman, till styrelseledamöter.
Det föreslås att styrelsen inom sig ska utse en av styrelseledamöterna till ordförande.

För tiden intill nästa årsstämma föreslås årsstämman besluta att omvälja det registrerade revisionsbolaget Ernst & Young AB till revisor för bolaget.
För det fall Ernst & Young AB väljs har revisionsbolaget upplyst om att auktoriserade revisorn Jonas Svensson kommer att utses till huvudansvarig revisor.

punkt 11 – beslut om valberedning
Styrelsen föreslår att valberedning ska inrättas och bestå av tre ledamöter representerande envar av de tre röstmässigt största ägarna.

Urvalet av de tre största aktieägarna skall baseras på aktieboken för Bolaget upprättad av Euroclear Sweden AB per den sista bankdagen i september 2021.
Tidigast lämpligt datum efter utgången av september 2021 ska styrelsens ordförande kontakta de tre största, enligt ovan, aktieägarna, och begära av dem att utse en ledamot vardera till valberedningen.
Om någon av aktieägarna avstår från sin rätt att utse ledamot till valberedningen skall detta tillfälle att utse en ledamot ges till aktieägare med det därefter näst största röstetalet.
Ordförande i valberedningen skall vara den ledamot som företräder det största antalet röster.
Om en ledamot lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört, och om valberedningen anser att det finns behov av att ersätta denna ledamot, då skall valberedningen utse en ny ledamot.

Valberedningen skall förbereda ett förslag till följande beslut som ska presenteras på årsstämman 2022:

a) förslag till ordförande vid årsstämman,

b) förslag till antal styrelseledamöter,

c) förslag till val av styrelseledamöter, styrelsesuppleanter och ordförande i styrelsen,

d) förslag till styrelsearvoden för var och en av de styrelseledamöter och suppleanter samt ersättning för utskottsarbete,

e) förslag till val av revisorer,

f) förslag till revisorsarvode samt

g) förslag till beslut om valberedning.

Inget arvode skall betalas till ledamöterna i valberedningen. Valberedningen kan få ersättning för skäliga kostnader för resor och utredningar från Bolaget.

punkt 12 – beslut om ändring av bolagsordningen såvitt avser utbetalningsdatum av vinstutdelning på stamaktier av serie A och D
För att åstadkomma överensstämmelse mellan utbetalning av vinstutdelning och tillgänglig infrastruktur för genomförande av utbetalningar föreslår styrelsen att stämman fattar beslut om ändring av bolagsordningen så att antalet bankdagar mellan avstämningsdag och utbetalningsdag för vinstutdelning på stamaktier av serie A och D justeras från tredje till femte bankdagen från avstämningsdagen ifråga.

Det föreslås vidare att befullmäktiga VDn att genomföra sådana mindre ändringar i detta beslut som kan komma att krävas i samband med registreringen härav.

övrigt

För giltigt beslut enligt punkt 12 fordras att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar (2/3) av såväl de avgivna rösterna som de vid bolagsstämman företrädda aktierna.

Årsredovisning, koncernredovisning, revisionsberättelse och revisorsyttrande, hållbarhetsrapport samt styrelsens fullständiga förslag till beslut och därtill hörande handlingar kommer att senast tre veckor före årsstämman finnas tillgängliga på bolagets kontor,
Rosenlundsgatan 50, 100 64 Stockholm och
på bolagets webbplats under adressen www.akelius.com/sv/aktieagarinformation/bolagsstämma.
Handlingarna skickas till aktieägare som begär det och uppger sin postadress och kommer även att finnas tillgängliga på årsstämman.
Handlingarna kommer att läggas fram på årsstämman.

Aktieägare har rätt att begära upplysningar avseende dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen,
dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets ekonomiska situation.

En sådan begäran måste inkomma skriftligen till Bolaget senast tio (10) dagar före dagen för stämman.
Styrelsen och den verkställande direktören ska lämna ut sådana upplysningar om styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget.
Upplysningsplikten gäller även bolagets förhållande till annat koncernföretag, koncernredovisningen samt sådana förhållanden beträffande dotterföretag som nämnts ovan.
 

Stockholm i mars 2021

Akelius Residential Property AB (publ)

Styrelsen

Akelius Residential Property ABs (publ) D-aktie är noterad på marknadsplatsen Nasdaq First North Growth Market Stockholm.
Avanza Bank är bolagets certifierade rådgivare, ca@avanza.se, +46‑8‑409 421 20.