Företag slarvar med att uppdatera sin resepolicy

Enligt en undersökning från American Express Global Business Travel saknar mer än två tredjedelar av stora företag en uppdaterad resepolicy.

En undersökning från American Express Global Business Travel  visar på möjligheter för företag att förbättra sin hantering av tjänsteresor med hjälp av en uppdaterad resepolicy. Studien bygger på en analys av över hundra multinationella och medelstora företags olika resepolicys. Mindre än en tredjedel av de undersökta företagen har uppdaterat sin resepolicy det senaste året. Många företag riskerar därmed att utsätta sig själva och sina resenärer för onödiga kostnader och risker.

Undersökningen avslöjar bland annat att:

• Endast 12 % tar upp resenärernas säkerhet i sin resepolicy.
• Hela 80% tar inte upp ersättning för utlägg som exempelvis incheckade väskor, extra avgifter vid reservationer eller ersättning för andra tjänster som vissa hotell och biluthyrare erbjuder.
• Endast 35 % av mindre företag anlitar en resebyrå för att boka hotell, men för större, globala företag är motsvarande siffra 85 %.
• Användningen av mobila applikationer eller hänvisning till de verktyg som finns för att underlätta resenärernas arbete på distans eller på resande fot omfattas sällan av resepolicyn. Hos de undersökta företagen tog inte någon resepolicy upp detta.
• I 70 % av de undersökta företagens resepolicys saknas riktlinjer för bokning av lågprisbiljetter hos flygbolag utanför företagsavtalet.

- För att uppnå ett kostnadseffektivt affärsresande i en organisation krävs att man regelbundet ser över och uppdaterar sin resepolicy efter förändrade marknadsförhållanden och samtidigt kommunicerar detta till sina affärsresenärer, säger Anders Bohlin, Director, Client Management hos American Express Global Business Travel.

Studien tar upp en rad punkter som behövs i många företags resepolicy:

• Företag bör ge bättre vägledning till resenärerna angående säkerhet innan, under och efter resan. Här bör även finnas råd om hur resenären ska agera i en nödsituation.
• Företag bör upplysa resenärerna om vad som gäller avseende de extra kostnader som han/hon kan konfronteras med under resan. Resenärer bör upplysas om vad företaget står för och vad som normalt ingår i företagets avtal, t ex kostnadsfritt trådlöst nätverk eller möjlighet att checka in extra bagage.
• Företag bör upplysa sina resenärer om vad det finns för säkerhets- och kostnadsskäl att boka hotell i samband med att flygbiljetten bokas.
• En framgångsrik resepolicy bör innehålla riktlinjer om användandet av mobila verktyg för att underlätta för resenären att spara tid och hålla sig inom resepolicyn under resan.
• En policy ska innehålla riktlinjer för att boka flyg till lägsta pris på rätt sätt. Uppmaningar att alltid välja lägst biljettpris har hos vissa företag drivit upp den totala reskostnaden, genom att företagets avtal med vissa flygbolag inte efterlevs.

-Resemarknaden förändras kontinuerligt och det räcker inte att skriva en bra resepolicy och sedan ta för givet att alla medarbetare vet vad som gäller, fortsätter Anders Bohlin. Det är lika viktigt att arbeta aktivt och fortlöpande med att kommunicera resepolicyn.

En tydlig resepolicy som är lätt att efterleva och som styr mot rätt beteende är helt avgörande för att spara pengar och uppnå en effektiv hantering av sitt affärsresande. Följande punkter är några konkreta råd om hur företag kan nå ökad policyefterlevnad.

• Se till att resepolicyn finns lätt tillgänglig på företagets intranät eller reseportal, I dag finns också automatiska verktyg för policystyrning som kan integreras med olika IT-lösningar.
• Låt det tydligt och klart framgå av policyn varför det är bra för resenärerna och för företaget att den efterlevs.
• Skapa en grupp som regelbundet reviderar resepolicyn och kommunicera uppdateringar. Gruppen bör bestå av representatner både från företagsledningen och affärsresenärer.
• Eliminera osäkerhet kring olika kostnadsersättningar så att reseräkningsprocessen blir så enkel som möjligt.

Om American Express Global Business Travel

American Express Global Business Travel (www.americanexpress.se/businesstravel) är en del av American Express Company, inriktad på att hjälpa kunder att maximera avkastningen på reseinvesteringar genom ökade kostnadsbesparingar, kundservice i världsklass och bättre kontroll av reseutgifter. För kunder från små till multinationella företag erbjuder American Express Business Travel en kombination av branschledande teknik, ”travel management”, strategiska inköp och stöd vid förhandlingar med leverantörer av resetjänster. Till det kommer global kundservice och tillgänglighet online och offline. Bolaget erbjuder också tillgång till en dynamisk community (www.businesstravelconneXion.com) som utnyttjar den samlade kunskapen hos alla i affärsresebranschen genom att erbjuda olika perspektiv, bästa praxis, aktuell forskning och nyheter i branschen.

Om American Express

American Express är ett globalt serviceföretag som förser sina kunder med tillgång till produkter, insikter och erfarenheter som berikar livet och bygger affärsframgång. Läs mer på www.americanexpress.se och på www.facebook.com/americanexpress, www.twitter.com/americanexpress och www.youtube.com/americanexpress.

Kontakt:             

Sten Haage, StrandbergHaage +46-709-955275, sten@strandberghaage.se

Johanna Strand, StrandbergHaage +46-707-327366, johanna.strand@strandberghaage.se