Stor undersökning om företags indirekta kostnader: Stor besparingspotential för Europas företag genom bättre kontroll över indirekta kostnader

Europeiska företag spenderar årligen 1 300 miljarder euro[1] (drygt 11 000 miljarder kronor) på indirekta kostnader. 33 procent av dessa kostnader består av köp från icke prioriterade leverantörer. Det visar en ny stor studie som genomförts av AT Kearney på uppdrag av American Express Corporate Payment Solutions. The American Express European Indirect Spend Management Study som troligen är den största studien i sitt slag omfattar 162 stora och medelstora företag inom 30 olika branscher i tio länder. Studien bekräftar att företag använder sig av varierande metoder och processer för kostnadshantering och att det finns stor besparingspotential för Europas företag.

Enligt studien har nordiska företag nästan lika goda rutiner för indirekta kostnader som sina internationella motsvarigheter. De nordiska företagen skiljer sig dock från majoriteten genom att ha avsevärt sämre kontroll på detaljnivå. 

• 41 procent av nordiska företag säger sig ha god kontroll på enskilda transaktioner för varor och tjänster att jämföra med genomsnittet på 58 procent.
• 51 procent av nordiska företag menar att tillförlitligheten i deras kostnadsinformation var god, att jämföra med 67 procent som var genomsnittet för alla som deltog i studien.  

Europeiska företag är mer prismedvetna än någonsin tidigare. 84 procent av de medverkande företagen är överens om att den ekonomiska nedgången lett till större fokus på kostnadskontroll. Dessutom har den ökade komplexiteten och finans- och inköpsfunktionernas utökade roll gjort att europeiska företag nu i ökad omfattning ser på alla indirekta inköpskategorier såsom till exempel resor och representation, inhyrd personal, kontorsmaterial, telekom och IT-relaterade kostnader.

Studien visar att kostnader på 433 miljarder euro[1] (av totalbeloppet på 1 300 miljarder euro) kan härledas till kostnader utanför företagens rutiner och riktlinjer för inköp. Det innebär att betydande besparingsmöjligheter finns och belyser en påtaglig möjlighet för företagen att etablera mer strikta kontroller för att förhindra onödiga kostnader i framtiden.

Studien visar att leverantörsavtal och förhandlade priser är viktigt för företagen. 95 procent av företagen angav att de har prioriterade leverantörer i minst en kategori för indirekta kostnader, medan 98 procent har avtalade priser inom minst en kategori. 62 procent av företagen hävdade att anställda har kännedom om de prioriterade leverantörerna, men över 55 procent menade att de har otillräcklig kontroll för att identifiera avvikelser från dessa.  Användningen av prioriterade leverantörer är högre inom områden där inköp sker kontinuerligt. Bäst resultat uppnås inom kostnader för IT och telekom, där 92 procent av leverantörerna är godkända och 71 procent av inköpen sker till det avtalade priset.

Investeringar i ERP-mjukvara (Enterprise Resource Planning) har ökat och det har nu börjat betala sig då de medverkande företagen visar att processtiden för ett inköp har sjunkit med hälften.  

Även om förbättringar gjorts visar studien att en automatisk Procure-to-Pay process inte har blivit vardagsrutin, då endast 42 procent av organisationerna fångar upp alla inköp i sina inköpssystem. Studien avslöjade också möjligheten till förbättring när det gäller integration mellan företagens interna system. 57 procent av de svarande menar att många av systemen i deras organisation inte är väl integrerade. Detta kan leda till bristande rapportering eller att företagen inte har möjlighet att få ut statistik för inköp överhuvudtaget.  58 procent av de svarande som inte har tillgång till detaljerad inköpsinformation menade att de förlitar sig på antaganden när de förhandlar leverantörspriser.

– Studien visar att även om alla företag som medverkat har rutiner för kostnadskontroll på plats så finns det stora möjligheter att skapa ännu bättre heltäckande rutiner för inköps- och fakturahantering.  Baserat på resultaten ser vi att företag som följer best practice kan uppnå besparingar på 5 procent[2] på sina indirekta kostnader. Enbart räknat från de 162 medverkande företagen ger detta en besparing på 900 miljoner euro[3] (cirka 8 000 miljoner kronor), säger Jerker Elming, försäljningsdirektör, American Express Corporate Payment Solutions.

– Siffran indikerar att det potentiellt sett finns stora besparingar att göra. Då företag runt om i Europa fokuserar på att hålla uppe vinstmarginalerna, kan dessa besparingar vara mycket betydelsefulla. Företagen är på god väg att nå dessa besparingar och genom att satsa på ökad kontroll, översikt och effektivitet kan de uppnå ännu bättre resultat, säger Jerker Elming.

Studien belyser också bristande förtroende bland europeiska chefer när det gäller inköps- och fakturadatans synlighet och tillförlitlighet. 40 procent anger att de har dålig synlighet på detaljnivå, och av de som har synlighet på detaljnivå anser en av tre att deras data inte är tillförlitlig. Den främsta orsak som anges till detta är dåligt integrerade och fristående system. Vissa organisationer förlitar sig till och med endast på sina leverantörer för att få information.

– Det är en idealisk tidpunkt för företag att utvärdera sin finansiella kontroll och ta tag i både inköpskostnaderna och -processen. En genomgång och revision nu kan ge stora besparingar på lång sikt och stärka organisationen avsevärt, tillägger Jerker Elming.

REKOMMENDATIONER FRÅN AMERICAN EXPRESS
American Express rekommenderar att företag av alla storlekar fokuserar på tre huvudsakliga områden för att förbättra och säkerställa policyefterlevnad:

1. Implementera kontroller som säkerställer att prioriterade leverantörer och förhandlade priser används.  

2. Skapa en rapporteringsrutin med kostnadstransparens på detaljnivå som kan identifiera
 brist på policyefterlevnad, utlösa korrigerande åtgärder och ge underlag för strategiska inköp . 

3. Öka effektiviteten genom att förbättra och förenkla end-to-end processer snarare än att enbart förlita sig på automatiserade processer.

FAKTA OM STUDIEN
Studien genomfördes under perioden november 2010 till januari 2011. Syftet var att undersöka i vilken utsträckning organisationer anpassar sin interna kostnadskontroll i relation till den inköpsfunktionens utökade roll under de senaste åren. Studien undersökte också i vilken utsträckning ökad fokus på inköpsbesparingar har genererat effektiva och utbredda metoder inom företagen.

Studien genomfördes av AT Kearney med 162 deltagande företag från 30 olika branscher i Sverige, Danmark, Norge, Finland, Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Italien, Nederländerna och Spanien, med en sammanlagd årlig omsättning på € 247mrd.

För ytterligare information, vänligen kontakta:
Jerker Elming, Försäljningsdirektör, American Express Corporate Payment Solutions
Tel: 08- 429 51 26 Epost:  jerker.a.elming@aexp.com   

Om American Express Corporate Payment Solutions
American Express erbjuder Corporate Card, Corporate Purchasing Solutions, och andra tjänster knutna till utgiftshantering till mellanstora och stora företag över hela världen genom gruppen Corporate Payment Solutions. American Express utfärdar företagskort i lokal valuta i 40 länder, samt International Dollar Corporate Cards i ytterligare 100 länder. För mer information, se www.americanexpress.se/corporate.

[1] Siffran är uppskattad genom att dela European Indirect Spend market estimat1 med tre eftersom studien visar att en tredjedel av den total Indirect Spend inte följer riktlinjerna.

[2] A.T. Kearney, 2008 Assessment of Excellence in Procurement.

[3] De totala indirekta kostnaderna för organisationerna som medverkade i studien var €45 miljarder (€6 miljarder för mellanstora företag). Studien visar att 40 % av de totala indirekta kostnaderna har dålig detaljinformation. En besparing på 5 % har beräknats på de kostnader som inte ger synlighet på detaljnivå.

Taggar: