Revolution i mötesbranschen – Ledande aktörer skapar gemensamt onlinebokningsbolag med stöd av Vinnova

Trenden med webbaserad bokning når nu möten och konferenser. Branschens ledande aktörer, Svenska Möten och BokningsBolaget, tar ett unikt och gemensamt initiativ för att lyfta hela branschen. Med dagens enda fungerande onlinebokningssystem (BYOS) och ett samägt bolag skapar man förutsättningar för en branschneutral lösning till nytta för både kunder och mötesanläggningar. Satsningen saknar motstycke och har möjliggjorts genom Vinnovas pilotprojekt för besöksnäringen i samarbete med SHR och HRF.

Inom hotell- och resebranschen har andelen bokningar via webben ökat mycket starkt de senaste åren och idag görs närmare hälften av alla bokningar via onlinebaserade system. Detta gäller dock inte för bokning av möten och konferenser, där de flesta affärer fortfarande görs via personliga kontakter på grund av hög komplexitet. Men behovet av ett onlinebaserat system finns även här och efterfrågan från såväl kunder som branschaktörer växer snabbt. Trenden pekar nu därför mot att även mötesindustrins bokningar i allt större utsträckning kommer att hanteras via webbaserade system.

Idag finns det bara ett fungerande onlinebokningssystem för möten och konferenser i operativ drift. Det är systemet BYOS som kommunicerar direkt med varje mötesanläggnings affärssystem, vilket gör att man får rätt information i realtid.

För att utveckla hela mötesindustrin och skapa ett branschneutralt onlinebokningssystem har Svenska Möten tillsammans med BokningsBolaget och ägarna av BYOS-systemet beslutat sig för att starta ett branschägt bolag (BYOS Sverige AB) för den svenska marknaden. Utgångspunkten är att systemet ska vara öppet för alla i branschen, och samägt. Ett gemensamt onlinebokningssystem underlättar för alla som verkar inom mötesindustrin. För kunderna innebär det en möjlighet att snabbt och enkelt få överblick och att kunna boka när som helst på dygnet.

– Det som gör det hela unikt är att branschens ledande aktörer, som till del är konkurrenter, tar detta initiativ tillsammans genom ett samägt bolag. Syftet är att genom BYOS skapa ett gemensamt och neutralt system till nytta för hela branschen. Även andra återförsäljare och agenter ska kunna använda systemet. Grundtanken är att det ska vara enkelt och enhetligt för alla som vill hantera bokning och försäljning online. Med Vinnovas stöd blir detta nu möjligt, säger Anders Olofsson, VD för BYOS Sverige AB.

Utvecklingen av ett gemensamt onlinebokningssystem har möjliggjorts genom Vinnova (myndigheten för innovationsutveckling) som tillsammans med SHR (Sveriges Hotell och Restaurangföretagare) och HRF (Hotell- och restaurangfacket) driver ett pilotprogram för innovationsutveckling inom besöksnäringen. Programmet omfattar fem olika projekt, varav BYOS är ett, och syftar till att lyfta fram och ta till vara på potential inom branschen.

– BYOS-projektet har visat stor framåtanda och drivits på ett annorlunda sätt vilket gjort dem extra intressanta. Dels för att de arbetat med ett branschgemensamt utvecklingsprojekt med IT-inriktning och dels för att de skapat en spännande modell för samarbete mellan olika aktörer. Det här är ett projekt som är av intresse för hela mötesindustrin och som har kunnat realiseras genom vårt pilotprogram, säger Jonas Matthing, forskare inom tjänsteinnovation och Programledare tjänster på Vinnova.

BYOS-systemet
BYOS (Book, Yield, Online, Salesystem) är ett onlineboknings- och försäljningssystem som gör det möjligt för såväl mötes- och konferensanläggningar som återförsäljare och agenter att koppla samman sitt bokningssystem med den egna hemsidan. Genom ett enkelt webbgränssnitt styr man vad man vill sälja, genom vilken kanal och till vilket pris. För anläggningarna innebär det att de själva med hjälp av systemet kan sälja sin kapacitet via sin hemsida eller andra kanaler som de finner lämpligt. Systemet stödjer bland annat ”yield”, vilket innebär att man kan automatisera prisregleringar efter till exempel tidpunkt och tillgång.

Med BYOS får man onlinebokning på riktigt. Oavsett vilken kanal man använder gör BYOS att man kommer direkt in i affärssystemet vilket gör att man får rätt information i realtid och en bokningsbekräftelse direkt. För kunden innebär det en stor förenkling då man via webben kan boka sina möten och konferenser på alla anslutna anläggningar. Idag finns inget motsvarande system på marknaden.

Nytt bolag med brett ägarskap
Det nya bolaget BYOS Sverige AB äger rättigheterna till BYOS-systemet i Sverige. Ägare av bolaget blir utvecklarna av systemet, tillsammans med Svenska Möten, BokningsBolaget och eventuellt någon ytterligare branschaktör. Dessutom bildas en ekonomisk förening, där alla användare av systemet blir delägare. Med ett brett delägarskap garanteras systemets spridning i branschen. Målsättningen är att systemet ska ha cirka 50 hotell- och konferensanläggningar som användare under det kommande året.

Ägarfördelning BYOS Sverige AB
Utvecklarna av systemet (BYOS AB) 25 procent
BokningsBolaget 20 procent
Svenska Möten 20 procent
Ev. ytterligare branschaktör 20 procent
Användarna (genom ek. förening) 15 procent


Kontaktuppgifter
Anders Olofsson, VD BYOS Sverige AB, tfn 070-627 16 15
Marcus Åkerlind, IT-ansvarig Svenska Möten, tfn 08-594 111 71, 070-319 92 32
Leif Bergström, VD BokningsBolaget, tfn 08-506 285 01, 070-639 63 63