Så fås medarbetare att tidrapportera
1. Enkelt tidrapporteringssystem Använd ett tidrapporteringssystem som är enkelt för medarbetarna att använda och för hela verksamheten att göra analyser och skapa rapporter utifrån, exempelvis analysera beläggningsgrad, faktureringsgrad, pågående arbete, frånvaro, interntid, semester etc. 2. Daglig rapportering Uppmana medarbetarna att fylla i sin tidrapport dagligen – för att undvika att sitta med vecko- eller månadsrapporter i slutet av veckan respektive månaden. För att underlätta för medarbetaren är det viktigt att tidrapporteringssystemet stödjer detta på ett enkelt sätt, exempelvis genom integrerad inloggning (Single Sign On) och stöd för att rapportera tid oavsett om medarbetaren vet vilken projektkod eller aktivitetskod som ska användas (naturligtvis måste denna information kompletteras senare).
3. Individuella tidsramar Vår "best practice" säger att projektledaren bestämmer detaljeringsnivån med hjälp av en projektunik WBS (Work Breakdown Structure), och att du sätter upp en "minimislot" för tidrapportering, exempelvis en halv eller en hel timme. Om möjligt, låt medarbetarna själva utifrån organisationens och projektledarens ramverk hitta den detaljeringsgrad de vill använda sig av i rapporteringen. Att ge medarbetarna denna frihet gör att de kan rapportera på det sätt som är mest bekvämt för dem vilket gör tidrapporteringen till en enkel och snabb uppgift att utföra.
4. Rapportkrav veckovis Tidrapporterna för samtliga medarbetare bör avrapporteras en gång i veckan. Detta för att möjliggöra veckovis projektuppföljning, vilket normalt är viktigt för såväl projektledare som ledning. En annan vinst av detta är möjlighet till en mer flexibel fakturering. 5. Både proaktiva notifieringar och reaktiva påminnelser Skapa en rutin så att samtliga medarbetare proaktivt notifieras om att tidrapporten ska in, för att undvika att rapporten blir ett hastjobb i sista sekund. Dessa notifieringar kan distribueras antingen via mail, SMS eller via skärmdialog beroende på vad som passar verksamheten bäst. Som ett komplement till proaktiva påminnelser behövs ofta reaktiva påminnelser till medarbetare som inte avlevererat sin tidrapport på utsatt tid, med en eventuell eskalering till medarbetarens chef om tidrapporten fortfarande inte är avlevererad efter ytterligare en tidsfrist.
För mer information, vänligen kontakta: Stefan Grahn VD, Maconomy Sverige +46 8 58707700 stefan.grahn@maconomy.com
Om Deltek | Maconomy Deltek (Nasdaq: PROJ) förvärvade nyligen Maconomy för att tillsammans skapa den ledande globala leverantören av ERP-lösningar och verksamhetssystem designade specifikt för projektorienterade verksamheter. I decennier har vi hjälpt projektorienterade kunskapsorganisationer och leverantörer till offentlig sektor att automatisera verksamhetskritiska affärsprocesser relaterade till planering, genomförande och uppföljning av projekt och uppdrag. Mer än 13 000 kunder använder idag våra lösningar för att styra, följa upp och effektivisera sina verksamheter. För mer information, besök www.maconomy.se och www.deltek.com.
Taggar: