Kallelse till årsstämma i Eastnine AB (publ)

 Aktieägarna i Eastnine AB (publ), 556693-7404, (”Bolaget”) kallas härmed till årsstämma onsdagen den
3 maj 2023 kl. 15.30 i IVA Konferenscenter, Grev Turegatan 16 i Stockholm. Registreringen till årsstämman börjar kl. 15.10 och insläpp för seminarium börjar kl. 13.00.

Program

Programmet inleds med en seminariedel och det kommer att serveras kaffe/te samt bulle. Styrelseledamöter kommer att närvara på stämman i den utsträckning det är möjligt.

13.00 Insläpp för seminarium (registrering för årsstämman från 15.10)

13.30 Seminarium inleds

15.00 Fika

15.10 Registrering för årsstämman öppnar (registrering kan ske fram till kl. 15.30)

15.30 Årsstämma

Anmälan

Rätt att delta i årsstämman har den som

-          dels är införd som aktieägare i den utskrift av aktieboken som görs av Euroclear Sweden AB per måndagen den 24 april 2023,

-          dels anmält sin avsikt att delta i årsstämman senast onsdagen den 26 april 2023.

Anmälan om deltagande vid årsstämman kan ske antingen på telefon 08-505 97 700, via e-post till agm@eastnine.com, eller per post till: Eastnine AB (publ), ”Årsstämma”, Box 7214, 103 88 Stockholm.

Vid anmälan ska aktieägare uppge namn, personnummer (eller organisationsnummer), adress, telefonnummer, aktieinnehav samt eventuellt ombud och/eller biträden. Högst två biträden får medföras och endast om antalet biträden anmälts i förväg.

Personuppgifter som hämtas från fullmakter, och den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken, kommer att användas för erforderlig registrering och upprättande av röstlängd för bolagsstämman.

Förvaltarregistrerade aktier

Aktieägare med förvaltarregistrerade aktier måste tillfälligt omregistrera aktierna i eget namn för att ha rätt att delta i årsstämman. Sådan registrering ska vara verkställd hos Euroclear Sweden AB senast onsdagen den 26 april 2023. Kontakt bör tas med förvaltaren i god tid före detta datum.

Ombud m.m.

Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda fullmakt för ombudet. Fullmakt i original, samt för juridisk person även registreringsbevis, bör sändas till Bolaget på ovanstående postadress i god tid före årsstämman. Fullmakten och registreringsbeviset får inte vara äldre än ett år, dock får fullmakten vara äldre om den enligt sin lydelse är giltig en längre tid, maximalt fem år. Bolaget tillhandahåller fullmaktsformulär på sin webbplats, www.eastnine.com/sv/bolagsstammor. Fullmaktsformulär kan även efterfrågas per telefon 08-505 97 700.

Observera att aktieägare som är närvarande genom ombud också måste anmäla sig till årsstämman enligt instruktionerna ovan samt vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per måndagen den 24 april 2023.

Antal aktier och röster

Vid tidpunkten för kallelsens utfärdande finns totalt 22 370 261 aktier i Bolaget med en röst per aktie. Bolaget innehar 162 515 egna aktier.

Aktieägares frågerätt

Aktieägare som är närvarande vid stämman har rätt att begära upplysningar avseende ärenden på dagordningen eller Bolagets ekonomiska situation i enlighet med 7 kap. 32 § aktiebolagslagen.

Inträdeskort

Inget inträdeskort kommer att skickas ut före årsstämman. Giltig legitimation ska tas med till årsstämman för registrering av närvaro och inpassering.

Förslag till dagordning

1. Stämmans öppnande.
2. Val av ordförande vid stämman.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Val av en eller två protokolljusterare.
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
6. Godkännande av dagordning.
7. Framläggande och föredragning av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen. I anslutning därtill:

a) anförande av styrelsens ordförande inklusive redogörelse för styrelsens arbete,

b) anförande av verkställande direktören,

c) redogörelse av huvudansvarig revisor avseende revisionsarbetet.

8. Beslut om:

a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen,

b) disposition beträffande Bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen,

c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören.

9. Godkännande av ersättningsrapport.
10. Fastställande av antalet styrelseledamöter, revisorer och revisorssuppleanter.
11. Fastställande av arvode till styrelse och revisor.
12. Val av styrelse och styrelsens ordförande.
13. Val av revisor.
14. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om överlåtelse av egna aktier.
15. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om förvärv av egna aktier.
16. Beslut om bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier.
17. Årsstämmans avslutande.

2. Val av ordförande vid stämman

Valberedningen, som har bestått av Karine Hirn som representant för East Capital och Peter Elam Håkansson, Erik Haegerstrand som representant för Bonnier Fastigheter och Martin Zetterström som representant för Arbona, samt Liselotte Hjorth i egenskap av styrelseordförande i Eastnine, föreslår att Ebba Olsson Werkell, KANTER Advokatbyrå, utses till ordförande vid stämman.

8. b) Disposition av Bolagets resultat

Styrelsen föreslår att utdelning till aktieägarna ska ske med ett belopp motsvarande 3,40 kronor per aktie samt att resterande vinstmedel balanseras i ny räkning. Styrelsen föreslår att utdelningen fördelas på fyra utbetalningstillfällen om 0,85 kronor per aktie och utbetalningstillfälle. Som avstämningsdagar för utdelning föreslås fredagen den 5 maj 2023, tisdagen den 22 augusti 2023, tisdagen den 14 november 2023 och tisdagen den 23 januari 2024. Om stämman beslutar i enlighet med förslaget beräknas utdelning betalas ut genom Euroclear Sweden AB:s försorg den tredje vardagen efter respektive avstämningsdag, det vill säga onsdagen den 10 maj 2023, fredagen den 25 augusti 2023, fredagen den 17 november 2023 samt fredagen den 26 januari 2024.

9. Godkännande av ersättningsrapport

Styrelsen föreslår att stämman beslutar om godkännande av styrelsens rapport över ersättningar enligt 8 kap. 53 a § aktiebolagslagen.

10. Fastställande av antalet styrelseledamöter, revisorer och revisorssuppleanter

Valberedningen föreslår att styrelsen ska bestå av sex (6) styrelseledamöter. Valberedningen föreslår att antalet revisorer ska vara ett (1) registrerat revisionsbolag utan någon revisorssuppleant.

11. Fastställande av arvode till styrelse och revisor

Valberedningen föreslår att arvode till styrelsens ordförande ska utgå oförändrat med 800 000 kronor och till övriga styrelseledamöter oförändrat med 400 000 kronor per styrelseledamot. Det föreslås att ingen ytterligare ersättning ska utgå för utskottsarbete. Till revisorn ska arvode utgå enligt godkänd räkning.

12. Val av styrelse och styrelsens ordförande

Valberedningen föreslår för tiden intill slutet av nästa årsstämma omval av Liselotte Hjorth, Christian Hermelin, Peter Elam Håkansson, Ylva Sarby Westman och Peter Wågström, samt nyval av Hanna Loikkanen som styrelseledamöter. Föreslås omval av Liselotte Hjorth som styrelsens ordförande.

Information om de föreslagna styrelseledamöterna finns på Bolagets webbplats.

13. Val av revisor

Valberedningen föreslår omval av det registrerade revisionsbolaget KPMG till revisor, med den auktoriserade revisorn Peter Dahllöf som huvudansvarig revisor. Revisorns mandattid föreslås gälla intill slutet av nästa årsstämma. Valberedningens förslag överensstämmer med rekommendationen från styrelsen, som agerar som revisionsutskott. Varken valberedningens förslag eller styrelsens rekommendation till val av revisor har varit föremål för påverkan från tredje part eller varit tvingat av några avtalsvillkor som begränsat valfriheten i revisorsvalet.

14. Bemyndigande för styrelsen att besluta om överlåtelse av egna aktier

Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att besluta om överlåtelse av egna aktier enligt följande:

1. Aktier får överlåtas på Nasdaq Stockholm eller på annat sätt.
2. Överlåtelse får ske med eller utan avvikelse från aktieägares företrädesrätt.
3. Överlåtelse på Nasdaq Stockholm ska ske till ett pris per aktie som ligger inom det vid var tid registrerade kursintervallet varmed avses intervallet mellan högsta köpkurs och lägsta säljkurs. Överlåtelse på annat sätt ska ske på marknadsmässiga villkor.
4. Bemyndigandet omfattar samtliga egna aktier som Bolaget vid var tid innehar.
5. Betalning för aktierna ska erläggas kontant, med apportegendom eller genom kvittning.
6. Bemyndigandet får utnyttjas vid ett eller flera tillfällen, dock längst intill tiden för nästa årsstämma.

Syftet med bemyndigandet att överlåta egna aktier och skälen till eventuell avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt är att ge styrelsen möjlighet att dels justera Bolagets kapitalstruktur, dels kunna använda återköpta egna aktier som likvid vid, eller för finansiering av, förvärv eller investering för att därigenom skapa ökat värde för aktieägarna.

För giltigt beslut enligt denna punkt 14 erfordras att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid årsstämman företrädda aktierna.

15. Bemyndigande för styrelsen att besluta om förvärv av egna aktier

Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att besluta om förvärv av egna aktier enligt följande:

1. Förvärv får ske på Nasdaq Stockholm till ett pris per aktie som ligger inom det vid var tid registrerade kursintervallet varmed avses intervallet mellan högsta köpkurs och lägsta säljkurs.
2. Förvärv får även ske enligt förvärvserbjudande som riktas till samtliga aktieägare mot vederlag i kontanter till en kurs motsvarande lägst börskursen vid tiden för erbjudandet med en maximal avvikelse av 20 procent uppåt.
3. Förvärv får ske av högst så många aktier att bolagets innehav av egna aktier vid var tid inte överstiger 10 procent av samtliga aktier i Bolaget.
4. Betalning för aktierna ska erläggas kontant.
5. Bemyndigandet får utnyttjas vid ett eller flera tillfällen, dock längst intill tiden för nästa årsstämma.

Syftet med bemyndigandet att förvärva egna aktier är att ge styrelsen möjlighet att justera Bolagets kapitalstruktur för att därigenom skapa ökat värde för aktieägarna.

För giltigt beslut enligt denna punkt 15 erfordras att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid årsstämman företrädda aktierna.

16. Bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier

Styrelsen föreslår att årsstämman bemyndigar styrelsen att, under tiden intill nästa årsstämma vid ett eller flera tillfällen, besluta om nyemission av aktier motsvarande högst 10 procent av Bolagets aktiekapital med eller utan avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt. Vidare innebär förslaget att emission får ske mot kontant betalning, genom kvittning eller apport. Vid avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska aktier emitteras på marknadsmässiga villkor. Syftet med bemyndigandet är att ge Bolaget möjlighet att helt eller delvis finansiera eventuella framtida fastighetsinvesteringar och/eller förvärv av fastighetsbolag/-rörelse genom att emittera aktier som likvid i samband med avtal om förvärv, att anskaffa kapital till sådana investeringar och/eller förvärv, samt att anpassa och förbättra Bolagets kapitalstruktur.

För giltigt beslut enligt denna punkt 16 erfordras att beslutet biträds av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid årsstämman företrädda aktierna.

Tillgängliga handlingar

Årsredovisning med redovisningshandlingar och revisionsberättelse samt fullständiga förslag till beslut och yttranden enligt aktiebolagslagen och därtill hörande revisorsredogörelser hålls tillgängliga på Bolagets kontor på Kungsgatan 30 i Stockholm samt på Bolagets webbplats www.eastnine.com/sv/bolagsstammor senast onsdagen den 12 april 2023. Kopia av handlingarna, samt av kallelsen, sänds kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.

* * *

Stockholm i mars 2023

EASTNINE AB (publ)

Styrelsen

Eastnine AB (publ)

För mer information kontakta:

Liselotte Hjorth, styrelseordförande, +49 172 685 7723

Kestutis Sasnauskas, vd, 08-505 97 700

Britt-Marie Nyman, CFO och vice vd, 070-224 29 35 

Eastnine AB (publ) är ett svenskt fastighetsbolag med fastighetsvärde om 606 MEUR och ett långsiktigt substansvärde om 486 MEUR per 31 december 2022. Eastnines vision är att skapa och tillhandahålla de bästa mötesplatserna där idéer kan flöda, människor mötas och framgångsrik affärsverksamhet utvecklas. Eastnines affärsidé är att vara den ledande, långsiktiga leverantören av moderna och hållbara kontors- och logistiklokaler i förstklassiga lägen på utvalda marknader i Baltikum och Polen. Eastnine är noterat på Nasdaq Stockholm, Mid Cap, sektor Real Estate.