Data som får personalen att le

Som fastighetschef är en av huvuduppgifterna att hitta kostnadseffektiva kontorslösningar som uppfyller medarbetarnas behov. I moderna kontorsmiljöer kan jobbet dock bli utmanande då personalen är mer mobil och arbetar från olika skrivbord och zoner på kontoret. I den här artikeln diskuterar vi vad kontorsutnyttjande och kontorsbeläggning är, varför det är viktigt att analysera datan och hur Flowmanager kan underlätta processen.

Vad menas med kontorsutnyttjande och kontorsbeläggning?

Låt oss börja med att förklara de två olika begreppen. Kontorsutnyttjande anger hur ofta en kontorsyta används, vem som använder den och vilket syfte kontorsytan uppfyller. Mätvärdet används till att upptäcka viktiga detaljer om hur man ska prioritera kontorsytor och förbättra precisionen för dess användningsområden.

Kontorsbeläggningen å andra sidan hänvisar till antalet personer som vistas på ett kontor under en specifik tid. Genom att analysera den totala byggkapaciteten, antal anställda som använder ytan och kontorsytans kvadratmeter, får man riktlinjer om hur mycket utrymme som anläggningen stödjer.

Varför ska man granska datan?

Det finns många anledningar, men här har vi listat tre stycken.

Noggrannare beslut

Utan att analysera kontorsutnyttjandet och beläggningen kan fastighetschefen varken fatta utbildade beslut om kontorskrav, prognoser, budgetar, eller stödja operativa mål och sänka kontorskostnader. Till detta behövs tillförlitlig data, vilket man får genom att analysera de två mätvärdena ovan.

Effektiviteten ökar bland medarbetare

Fastighetsteamet kan lättare utveckla kontoret, till förmån för personalens beteende och önskemål, genom att analysera statistik över hur mycket skrivbord och zoner används. Zoner med låg användarfrekvens kan då ersättas med mer uppskattade miljöer, vilket minimerar kontorets döda zoner. Detta minskar friktion, och triggar personalen till att bli mer produktiv och kreativ. Långsiktigt betyder det att fastighetschefen kan generera mer pengar till företaget - genom att optimera kontoret.

Locka och behålla talanger

Enligt studier är kontorsmiljön en viktig ingrediens som avgör om de bästa talangerna lockas till ditt företag. Men ett kontor fullt med friktion kan också leda till att din befintliga personal letar sig vidare i karriären. En anläggningschef kan genom att analysera beläggningen och rörelsen på kontoret förhindra negativ friktion som orsakar stress eller frustration. På detta sätt kan företag också få gladare och friskare anställda.

Hur kan Flowmanager hjälpa till?

Flowmanager är en statistisk instrumentpanel som samlar data om flödet av människor och användningen av rum och skrivbord. Datan visas, i realtid eller valda tidsintervaller, i diagram och heatmaps.

Röd indikerar tungt trafikerade områden, medan grönt anger lugnare områden. Heatmaps är framtagen av Senion.

Med Flowmanager kan man få tillgång till ett brett spektrum av data. Nedan följer några exempel på områden och frågor som datan kan svara på.

Utnyttjande av bokningsbara och icke bokningsbara rum

• Hur ofta används rum, som t.ex. mindre telefonbås eller konferensrum?
• Använder personalen de rum som de har bokat?

Utnyttjande av skrivbord

• Finns det tillräckligt med skrivbord med dubbla skärmar på kontoret?
• Hur ofta används skrivbord i olika zoner? Till exempel, hur mycket används skrivbordet i det tysta området på andra våningen?
• Kan vissa skrivbord ersättas med exempelvis en avkopplande lounge?

Office popularitet

• Hur populära är kontorets olika zoner?
• Vilka kontorszoner används nästan aldrig?

Användarens positioner och skrivbordsbokningar

• Stämmer antalet reserverade skrivbord överens med antalet användare i en viss zon?
• Reserverar personalen skrivbord utan att använda dem?

Med Flowmanager kan du analysera kontoret genom att välja tidsintervaller

Med Flowmanager kan du optimera ditt kontor, och ersätta friktionen med flow. Är du nyfiken på att veta mer?

Taggar: