En lyckosam big bang när Granngården bytte affärssystem

När Granngården bytte ut sitt gamla affärssystem mot ett nytt vände man upp och ner på traditionella arbetssätt. Resultatet – en projektmässig supersuccé. Så här gjorde de.

I december 2015 rullades Granngårdens nya affärssystem ut, i tid och inom budget. Ett komplext system som hade tagit sammanlagt 90 personer tre år att bygga och sjösätta. Och allt fungerade på direkten. En riskfylld big bang-lansering som lyckades över förväntan.

Men vi tar det från början.

–        Vårt gamla affärssystem var omodernt och egentligen inte anpassat för detaljhandeln, så arbetet med att hitta ett nytt hade pågått länge, säger Dag Widell, CIO på Granngården. Det förra systemet var textbaserat och innehöll mängder med anpassningar vilket gjorde det krångligt att arbeta i och vidareutveckla.

–        Det var mycket manuella processer, vilka var stora tidstjuvar i verksamheten. Tid som istället kunde läggas på kund samt utveckla affären.

Ökad lönsamhet
Målen var flera. Med bättre flöden i systemet skulle även saker som inköp, logistik och lagerhantering bli betydligt enklare och lönsammare. Men också i förlängningen bidra till att göra Granngården till en attraktivare arbetsgivare.

Utmaningarna radade upp sig. Fanns det tillräckligt med resurser? Vilka var riskerna? Var projektet tydligt avgränsat eller kunde det komma att växa till en kostsam långkörare?

Valet föll på Microsoft Dynamics AX
Under tre, fyra månader gjordes en omfattande förstudie med behovs- och nulägesanalys. Det hölls interna workshops där medarbetare fick tycka till om nuvarande och önskade processer. Utbudet av ERP (Enterprise Resource Planning)-plattformar granskades.

–        Till slut föll valet på Microsoft Dynamics AX, säger Dag. Helt enkelt för att det var det mest välanpassade systemet för detaljhandeln av de vi tittade på.

Här togs också ett av de beslut som i efterhand fick en avgörande roll i att påverka resultatet och projektets lyckosamma utgång: man lade hela sex månader på att ta fram ett avtal med systemleverantören.

–        Med ett tydligt formulerat avtal om vem som skulle ansvara för vad, både internt och externt, minskade vi risken att något skulle bli oklart längre fram. Det är vi väldigt glada för i dag.

Ett affärssystem i världsklass
Med fokus på målen satte Dag Widell, som i projektet hade den viktiga rollen att ansvara för kvalitet och CFO Maria Sonesson samt Henrik Hagerblad, certifierad projektledare från konsultbolaget Arkatay Consulting AB, igång med den enorma uppgiften att planera, kravställa och att involvera personalen för att skapa ett hållbart affärssystem i världsklass. Vid deras sida fanns ett antal nyckelpersoner som ansvarade för olika delar i projektet, som döptes till VILJA. Ett symboliskt namn med tanke på uppgiften.

Maria Sonesson var projektets ägare och den i ledningen som fått ansvaret att omsätta Granngårdens vision om ett nytt affärssystem i världsklass till verklighet. Hon hade också rollen som projektets ansikte inom organisationen och en viktig del i kommunikationsarbetet kring förändringen, inte minst internt.

–        På det stora hela är det Granngårdens egna medarbetare som drivit och rott iland arbetet med hur det nya affärssystemet skulle fungera, eftersom fördelen med att kunna verksamheten väl har varit avgörande, berättar Henrik Hagerblad, vars uppgift som huvudprojektledare var att styra, leda och kontrollera projektet och ansvara för vägen till målet.

–        I sådana här jätteprojekt som pågår under så lång tid hinner det hända mycket i en grupp. Ibland kan motivationen tryta och ibland behöver man strukturera om grupper så att det skapas ny energi, för att skapa välmående i gruppen helt enkelt.

Positiv energi
Positiv energi och välmående har delvis tillkommit genom regelbundna avstämningsmöten, tydlighet i kommunikationen och att projektplanen har följts. Till detta har det funnits stående tid för att kunna ventilera saker inom gruppen, innan det uppstod problem.

Just detta med att värna om god atmosfär och därmed arbetsro är en del av det ”upp-och-ner-vända” tänk som Henrik Hagerblad använde sig av i projektledandet.

–        Det är vanligt att man bara fokuserar på scopet, tidplanen och budgeten, men jag brukar vända på det och fokuserar på hur. Och med aktiv kvalitetsstyrning, aktiv riskhantering, rätt avtal på plats och att genom hela projektet arbeta aktivt med intressenterna har vi lyckats hålla både scope, tidplan och budget.

–        Att löpande berätta vad som händer i projektet för alla de som sedan kommer att beröras av förändringarna och förstå deras upplevelse av den är det viktigaste.

Fyra månader efter lanseringen hade Granngården dessutom nått resultatet noll kända fel i affärssystemslösningen, ett resultat som annars sällan nås ens efter flera år i drift.

Vid två tillfällen under projektet genomfördes en attitydenkät i hela företaget , vilken mätte förväntningarna på det nya affärssystemet. Senare i år kommer samma enkät att skickas ut till alla berörda anställda. Då har förhoppningsvis de flesta hunnit arbeta in sig i det för att kunna tycka till.  

Så lyckas du med affärssystembytet

1. Gör en ordentlig förstudie. All tid ni lägger på förarbetet har ni igen sedan.
2. Planera, planera, planera. Håll koll på här och nu, horisonten och vägen dit.
3. Ta in extern kompetens, den allra bästa.
4. Skriv ett noggrant avtal med leverantören och låt det få ta tid.
5. Var en aktiv kund. Vänta ej på svar, led och våga ta tuffa diskussioner.
6. Skaffa er egen kunskap. Var påläst för att bli en bra beställare.
7. Var driven med intressenthantering, kvalitetsstyrning och riskhantering.
8. Stötta inblandade medarbetare. Detta är ett lagarbete.

Granngården har varit en del av Sveriges historia sedan 1880. Vi är födda på landet och rotade i det svenska jordbrukssamhället. I över hundra år har vi varit en knutpunkt för svenska bönder. Genom vårt arv har vi bred kunskap i frågor som rör odling, djur och natur.

Granngården vänder sig till alla människor som vill leva det jordnära livet. Med 109 butiker runt om i Sverige, samt vår e-handelsbutik, är vi den kunniga och hjälpsamma grannen som inspirerar och underlättar för människor som vill leva jordnära. Vi erbjuder rejäla produkter och tjänster, kloka råd och massor av inspiration.

Vårt huvudkontor är placerat i Malmö. Vi har cirka 550 anställda och en omsättning på cirka 1,8 miljarder kronor per år.

Taggar: