Kallelse till Årsstämma
Årsstämma i Heimstaden AB (publ)
Aktieägarna i Heimstaden AB (publ), 556670-0455 (”Bolaget”), kallas till årsstämma torsdagen den 28 maj 2020 klockan 10.00 i Bolagets lokaler på Östra Promenaden 7 A, 211 28 Malmö. Inregistrering till årsstämman påbörjas kl. 9.30.
Anmälan m.m.
Aktieägare som önskar delta i stämman ska dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken fredagen den 22 maj 2020, dels anmäla sig hos Bolaget senast fredagen den 22 maj 2020 kl. 16.00.
Anmälan kan ske via post till Heimstaden AB (publ), Årsstämma 2020, Att: Carl-Fredrik Streiby, Östra Promenaden 7 A, 211 28 Malmö; via e-post till arsstamma@heimstaden.com eller på Bolagets hemsida www.heimstaden.com/arsstamma. Vid anmälan ska anges namn, person- eller organisationsnummer, aktieinnehav, adress, telefonnummer dagtid samt, i förekommande fall, det antal biträden (högst två) som avses medföras vid stämman.
Om aktieägare avser att låta sig företrädas av ombud bör fullmakt i original och övriga behörighetshandlingar medtas till årsstämman. Om fullmakten har utfärdats av juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis för den juridiska personen eller motsvarande behörighetshandlingar även medtas. Fullmaktsformulär finns att hämta på Bolagets webbplats, www.heimstaden.com/arsstamma. Fullmakter utan särskild bestämmelse om giltighetstid gäller i ett år från utfärdandet.
Aktieägare kan även välja att poströsta. Det formulär som ska användas för poströstning finns tillgängligt på Bolagets hemsida www.heimstaden.com/arsstamma, hos Bolaget och sänds kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Om aktieägare avser att nyttja möjligheten till att poströsta ska aktieägaren sända komplett ifyllt poströstningsformulär per post till Heimstaden AB (publ), Årsstämma 2020, Att: Carl-Fredrik Streiby, Östra Promenaden 7 A, 211 28 Malmö. Om poströstningsformuläret avser poströstning för en aktieägare som är en juridisk person ska bestyrkt kopia av registreringsbevis för den juridiska personen eller motsvarande behörighetshandlingar även sändas till Bolaget i god tid före årsstämman. Poströstningsformuläret ska vara Bolaget till handa på adressen ovan senast fredagen den 22 maj 2020. Vänligen notera att en aktieägare som avser att utnyttja möjligheten till poströstning även måste anmäla sitt deltagande i årsstämman på det sätt som föreskrivs i denna kallelse och vid sådan anmälan uppge ”Poströstning”.
Aktieägare som har låtit förvaltarregistrera sina aktier genom bank eller annan förvaltare måste i god tid före fredagen den 22 maj 2020 hos förvaltaren begära att föras in i aktieboken hos Euroclear Sweden AB för att kunna delta i årsstämman.
Försiktighetsåtgärder med anledning av Covid-19
För att värna om aktieägares och medarbetares hälsa kommer Bolaget att hålla årsstämman så kort och effektiv som möjligt samt minimera alla onödiga sociala kontakter. Det innebär att:
- Ingen förtäring kommer att erbjudas.
- Inga kringarrangemang kommer att förekomma.
- Antalet närvarande styrelseledamöter och medlemmar av ledningen kommer att begränsas kraftigt och deras medverkan kan komma att ske via video- eller telefonlänk.
- Aktieägarna uppmanas att följa myndigheternas rekommendationer och ta ansvar för att förhindra smittspridning samt att utnyttja möjligheten att poströsta.
Bolaget följer vidare utvecklingen noggrant och kan komma att föreslå ytterligare försiktighetsåtgärder. Om antalet aktieägare som deltar fysiskt på stämman trots de vidtagna åtgärderna överstiger vad som föreskrivs eller rekommenderas av relevanta myndigheter eller om styrelsen annars bedömer att stämman inte kan ske på ett säkert sätt, kommer Bolaget att ställa in årsstämman och i stället genomföra den senare under andra kvartalet. Detta kan komma att ske med kort varsel. Ny kallelse kommer i sådant fall att skickas ut på sedvanligt sätt.
Förslag till dagordning
- Stämmans öppnande.
- Val av ordförande vid stämman.
- Upprättande och godkännande av röstlängd.
- Beslut om fastställande av antalet justeringsmän.
- Val av justeringsmän.
- Godkännande av dagordningen.
- Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
- Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen.
- Beslut i fråga om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen.
- Beslut i fråga om dispositioner beträffande Bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen samt den fastställda koncernbalansräkningen.
- Beslut i fråga om ansvarsfrihet åt styrelsens ledamöter och verkställande direktören för den tid redovisningen omfattar.
- Styrelseordföranden Ivar Tollefsen.
- Styrelseledamoten John Giverholt.
- Styrelseledamoten och verkställande direktören Patrik Hall.
- Styrelseledamoten Magnus Nordholm.
- Beslut om fastställande av arvoden åt styrelsen och revisor.
- Beslut om fastställande av antalet styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter.
- Val av styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter.
- Omval av styrelseledamot Ivar Tollefsen.
- Omval av styrelseledamot John Giverholt.
- Omval av styrelseledamot Patrik Hall.
- Omval av styrelseledamot Magnus Nordholm.
- Beslut om fastställande av antalet revisorer.
- Val av revisorer.
- Stämmans avslutande.
Val av ordförande vid stämman (punkt 2)
Styrelsen föreslår att Patrik Hall utses till ordförande vid stämman.
Justeringsmän (punkt 4–5)
Styrelsen föreslår följande.
Beslut om fastställande av antalet justeringsmän (punkt 4)
Att två justeringsmän utses.
Val av justeringsmän (punkt 5)
Att till justeringsmän utse två vid stämman närvarande och där föreslagna personer.
Resultatdisposition (punkt 10)
Styrelsen föreslår att utdelning till preferensaktieägarna lämnas i enlighet med bolagsordningen samt att ingen utdelning lämnas på stamaktierna.
Till stämmans förfogande stående medel, 17 906 033 955 kronor, ska således disponeras så att 20 kronor per preferensaktie utbetalas till preferensaktieägarna, totalt 46 875 000 kronor. Återstående belopp, 17 859 158 955 kronor, ska överföras i ny räkning.
Utbetalning av utdelning till preferensaktieägarna ska ske kvartalsvis med 5 kronor per utbetalningstillfälle. Avstämningsdagar ska i enlighet med bolagsordningen vara den 5 juli 2020, den 5 oktober 2020, den 5 januari 2021 och den 5 april 2021.
För det fall en avstämningsdag ovan inte är bankdag, ska avstämningsdagen vara närmast föregående bankdag. Utbetalning av utdelning ska ske tredje bankdagen efter avstämningsdagen.
Styrelse, revisorer och styrelse- samt revisorsarvoden (punkterna 12–16)
Aktieägaren Fredensborg AS som representerar ca 86,2 procent av aktierna och ca 98,4 procent av rösterna i Bolaget föreslår följande.
Beslut om fastställande av arvoden åt styrelsen och revisor (punkt 12)
Föreslås att inget styrelsearvode ska utgå till styrelseordföranden eller övriga styrelseledamöter.
Till Bolagets revisorer ska arvode utgå enligt godkänd räkning.
Beslut om fastställande av antalet styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter (punkt 13)
Föreslås att styrelsen ska bestå av fyra ledamöter och inga suppleanter, dvs. ingen förändring av antalet stämmovalda styrelseledamöter föreslås.
Val av styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter (punkt 14)
Till styrelseledamöter för perioden fram till slutet av nästa årsstämma föreslås omval av samtliga ledamöter, vilket innebär omval av
- Ivar Tollefsen
- John Giverholt
- Patrik Hall
- Magnus Nordholm
till styrelseledamöter för tiden intill slutet av årsstämman 2021.
Beslut om fastställande av antalet revisorer (punkt 15)
Styrelsen föreslår att antalet revisorer oförändrat ska vara två.
Val av revisorer (punkt 16)
Styrelsen föreslår för tiden fram till slutet av nästa årsstämma omval av det registrerade revisionsbolaget Ernst & Young Aktiebolag samt omval av auktoriserade revisorn Ingemar Rindstig, verksam vid Ernst & Young Aktiebolag, som Bolagets revisorer.
Ernst & Young Aktiebolag har meddelat att för det fall revisionsbolaget väljs kommer Peter von Knorring fortsatt vara huvudansvarig revisor.
Aktieägares rätt att begära upplysningar
Styrelsen och den verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för Bolaget, vid årsstämman lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, och förhållanden som kan inverka på bedömningen av Bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation samt om Bolagets förhållande till annat koncernföretag.
Personuppgifter
För information om hur personuppgifter behandlas i samband med årsstämman hänvisas till: https://heimstaden.com/behandling-av-personuppgifter/.
Handlingar m.m.
Fullständiga förslag till beslut och övriga handlingar som ska tillhandahållas inför årsstämman enligt aktiebolagslagen kommer att hållas tillgängliga hos Bolaget och på Bolagets webbplats, www.heimstaden.com, senast tre veckor före dagen för årsstämman samt sändas kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.
Aktieägarna hälsas varmt välkomna till årsstämman
_____________________
Malmö i april 2020
Heimstaden AB (publ)
Styrelsen
För ytterliggare information, kontakta:
Patrik Hall, VD +46 705 85 99 56 patrik.hall@heimstaden.com
Carl-Fredrik Streiby, IR ansvarig +46 763 93 78 69 carl-fredrik.streiby@heimstaden.com
Heimstaden AB (publ)
Östra Promenaden 7 A, 211 28 Malmö,
Organisationsnummer 556670-0455, Bolagets säte Malmö,
Telefon, växel 0770 – 111 050, www.heimstaden.com,
Heimstaden är ett ledande fastighetsbolag i Europa med fokus på att förvärva, förädla, utveckla och förvalta bostäder och lokaler. Genom våra värderingar Care, Dare och Share, skapar vi värden för våra ägare och omtänksamma boenden för våra hyresgäster. Heimstaden har ca 54 900 lägenheter och ett fastighetsvärde om ca 114 mdkr värde. Heimstadens preferensaktie är noterad på Nasdaq First North. Huvudkontoret är placerat i Malmö. Certified Adviser är Erik Penser Bank aktiebolag, 08-463 83 00 samt certifiedadviser@penser.se. För mer information se www.heimstaden.com