Kallelse till årsstämma i IBS AB

Aktieägarna i IBS AB kallas härmed till årsstämma torsdagen den 6 maj 2010 kl. 15.00 på Solna Summit Gate, Hemvärnsgatan 9 i Solna. Registrering och inpassering sker från och med kl. 14.15.

RÄTT ATT DELTA OCH ANMÄLAN Den som önskar delta i stämman skall • dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken torsdagen den 29 april 2010, • dels anmäla sig hos bolaget för deltagande på bolagsstämman senast torsdagen den 29 april 2010. Anmälan kan göras skriftligen till IBS AB, Attn. Årsstämma 2010, Box 1350, 171 26 Solna eller per telefon 08-627 23 03, fax 08-29 16 60, per e-post arsstamma@ibs.net eller via IBS webbplats www.ibs.net. Vid anmälan skall namn, personnummer/organisationsnummer, adress, telefon och aktieinnehav uppges. Anmälan skall även avse det antal biträden som aktieägaren eventuellt avser medföra vid stämman. Om deltagande skall ske med stöd av fullmakt bör sådan ges in i samband med anmälan. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets webbplats www.ibs.net. Den som företräder juridisk person skall visa upp kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandlingar utvisande behörig firmatecknare. Aktieägare, som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste, för att äga rätt att delta i bolagsstämman, tillfälligt inregistrera sina aktier i eget namn hos Euroclear Sweden AB. Aktieägare som önskar sådan omregistrering måste underrätta sin förvaltare om detta i god tid före torsdagen den 29 april 2010, då sådan omregistrering skall vara verkställd. ÄRENDEN PÅ STÄMMAN Förslag till dagordning 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande vid stämman 3. Upprättande och godkännande av röstlängd 4. Godkännande av dagordning 5. Val av en eller två justeringsmän 6. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad 7. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt av koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse. 8. Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning samt av koncernresultaträkning och koncernbalansräkning 9. Beslut om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen 10. Beslut i fråga om ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör 11. Beslut om antalet styrelseledamöter 12. Val av styrelseledamöter och av styrelsens ordförande 13. Beslut om arvode och annan ersättning till styrelseledamöter 14. Beslut om arvode till revisor 15. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare 16. Stämmans avslutande Val av ordförande vid stämman (punkt 2) Aktieägaren Deccan Value Advisors L.P, tillsammans med närstående bolag, (tillsammans benämnda ”Huvudaktieägaren”), representerandes cirka 73 procent av aktierna och cirka 79 procent av rösterna i bolaget, har anmält till styrelsen att man avser föreslå advokat Mattias Anjou som ordförande vid stämman. Beslut om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen (punkt 9) Till årsstämmans förfogande finns följande belopp: överkursfond 429 426 700 kronor, omräkningsreserv 24 832 507 kronor, balanserat resultat 410 013 839 kronor och årets nettoresultat 356 366 372 kronor, totalt 507 906 674 kronor. Styrelsen föreslår att ingen utdelning lämnas för verksamhetsåret 2009 och att beloppet disponeras enligt följande: överkursfond 429 426 700 kronor, omräkningsreserv 24 832 507 kronor och balanserat resultat 53 647 467 kronor. Beslut om antalet styrelseledamöter, val av styrelseledamöter och av styrelsens ordförande, beslut om arvode och annan ersättning till styrelseledamöter samt beslut om arvode till revisor (punkterna 11 – 14) Huvudaktieägaren har anmält till styrelsen att man vid årsstämman avser att föreslå följande. Punkt 11: Antalet styrelseledamöter skall vara fem, utan suppleanter. Punkt 12: Till styrelseledamöter skall omväljas Dr. Pallab Chatterjee, som också skall omväljas till styrelsens ordförande, Vinit Bodas, Gunnel Duveblad, Christian Paulsson och Bertrand Sciard. Punkt 13: Till styrelsen skall utgå arvode med 600 000 kronor till styrelsens ordförande, Dr. Pallab Chatterjee, 200 000 kronor till Vinit Bodas, 350 000 kronor vardera till Gunnel Duveblad, Christian Paulsson och Bertrand Sciard. För arbete i styrelsens ersättningskommitté skall utgå ytterligare 50 000 kronor till ordföranden och ytterligare 25 000 kronor till var och en av de två övriga ledamöterna. För arbete i styrelsens revisionskommitté skall utgå ytterligare 100 000 kronor till ordföranden och ytterligare 50 000 kronor till den andra ledamoten. För Dr. Pallab Chatterjee skall utgå ytterligare 150 000 kronor i restidskompensation då han är bosatt i USA. Punkt 14: Till revisor skall utgå arvode enligt godkänd räkning. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare (punkt 15) Styrelsen föreslår att bolagsstämman beslutar om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare enligt i huvudsak följande. Riktlinjer skall gälla för bestämmande av ersättning och övriga anställningsvillkor till ledande befattningshavare i koncernen vilket inkluderar verkställande direktören, samtliga personer som rapporterar direkt till verkställande direktören och vice verkställande direktören för företagsutveckling och M&A som rapporterar till styrelsen (”Befattningshavare”). Riktlinjerna gäller för anställningsavtal som ingås efter stämman samt för ändringar som görs i befintliga anställningsavtal efter denna tidpunkt. Styrelsen föreslås ges möjlighet att avvika från riktlinjerna i enskilda fall där särskilda skäl föreligger. Ersättning och ersättningsformer: Koncernens ersättningssystem innehåller olika former av ersättning i syfte att skapa en väl avvägd kompensation som stärker och stödjer kort- och långsiktig målstyrning och måluppfyllelse. Fast lön: Den fasta lönen skall vara individuell och baserad på varje individs ansvar och roll såväl som individens kompetens och erfarenhet i förhållande till relevant befattning. Årlig bonus: Befattningshavare skall ha en årlig bonus som mäts och utbetalas årligen. Den årliga bonusen skall vara strukturerad som en rörlig del av den totala kontanta ersättningen och skall i första hand vara relaterade till utfall av koncerngemensamma finansiella mål. Mål för bonusen skall fastställas årligen av styrelsen i syfte att säkerställa att de är i linje med affärsstrategi och resultatmål. Styrelsen gör bedömningen att bolagets Befattningshavare under en tid framöver kommer att möta stora utmaningar i sitt arbete med att vända bolagets resultat till hållbar lönsamhet. För att motivera dem på ett bra sätt och samtidigt minimera bolagets fasta lönekostnader strävar styrelsen efter att där så är lämpligt försöka minimera den fasta kontantersättningen och maximera den prestationsbaserade kontantersättningen. Befattningshavare, med undantag för verkställande direktören, skall ha en bonusnivå i intervallet 40 procent till maximalt 70 procent av grundlönen, beroende på deras befattning. Verkställande direktören skall ha en bonus om 100 procent av grundlönen, som kan höjas till 150 procent av grundlönen om målen överskrids. Finansdirektören skall kunna ha en bonus som kan höjas till 88 procent av grundlönen om målen överskrids. Detta är också de ersättningsnivåer som tillämpas idag, med undantag för att bonustak för nuvarande finansdirektör är 50 procent av grundlönen. Pensioner: Bolaget skall för Befattningshavarnas räkning göra avsättningar på mellan 8 och 25 procent av den fasta lönen till avgiftsbestämda pensionssystem. Pensionsåldern för svenska medborgare är 65 år medan övriga Befattningshavare följer respektive lands pensionsregler. Övriga förmåner: Övriga förmåner, såsom företagsbil, ersättning för hälso-, sjukvårds- samt sjukförsäkring, skall överensstämma med vad som är marknadsmässigt brukligt på respektive geografisk marknad. Aktiebaserat incitamentsprogram: Ett incitamentsprogram baserat på aktieoptioner riktat till verkställande direktören och ledande befattningshavare i IBS koncernen beslutades på extra bolagsstämma den 15 januari 2009. Sammanlagt kommer högst 1 865 052 optioner att tilldelas under 2010. Villkor vid uppsägning och avgångsvederlag: Verkställande direktören och koncernchefens anställning kan på dennes eller bolagets initiativ avslutas närsomhelst med iakttagande av en uppsägningstid om 3 månader. Övriga ledande befattningshavare måste iaktta en uppsägningstid mellan 3 och 12 månader i förhållande till bolaget. Vid uppsägning från bolagets sida skall tillämpas en uppsägningstid om 6 – 12 månader. Särskilt avgångsvederlag bör i princip inte förekomma med undantag för verkställande direktören och koncernchefen som kan beviljas avgångsvederlag om tolv månadslöner. Vid uppsägning gäller praxis i den geografiska marknad där befattningshavaren är bosatt. Samma principer skall vara tillämpliga enligt dessa riktlinjer. HANDLINGAR Redovisningshandlingar och revisionsberättelse samt fullständiga handlingar i anledning av styrelsens förslag under punkt 15 kommer från och med senast två veckor innan bolagsstämman att hållas tillgängliga på bolagets huvudkontor, Hemvärnsgatan 8 i Solna, samt sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Handlingarna kommer i samband härmed även finnas tillgängliga på bolagets webbplats www.ibs.net. Stockholm i mars 2010 IBS AB (publ) Styrelsen