Årsstämma i ICA Gruppen AB (publ)

Aktieägarna i ICA Gruppen AB (publ) kallas till årsstämma torsdagen den 15 april 2021. 

I syfte att motverka spridningen av det virus som orsakar covid-19 har styrelsen beslutat att årsstämman ska genomföras utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud eller utomstående och att aktieägarna före stämman ska ha möjlighet att utöva sin rösträtt per post.

Ordförande och verkställande direktör kommer att kommentera verksamhetsåret 2020 i ett inspelat anförande som kommer att finnas tillgänglig på bolagets hemsida från och med den 9 april 2021.

Anmälan och deltagande

Aktieägare som vill delta i årsstämman ska

dels vara registrerade i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken per onsdagen den 7 april 2021,

dels anmäla sig genom att ha avgett sin poströst enligt anvisningarna under rubriken ”Poströstning” nedan så att poströsten är Euroclear Sweden AB tillhanda senast onsdagen den 14 april 2021. Observera att anmälan till årsstämman enbart kan göras genom poströstning.

Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier genom bank eller annan förvaltare måste hos förvaltaren begära att föras in i aktieboken hos Euroclear Sweden AB för att kunna delta i årsstämman (rösträttsregistrering). Förvaltaren måste ha genomfört rösträttsregistreringen hos Euroclear senast fredagen den 9 april 2021. Aktieägare måste därför kontakta sin förvaltare i god tid och rösträttsregistrera sina aktier i enlighet med förvaltarens instruktioner.

Aktieägare kan poströsta på årsstämman genom ombud med skriftlig och daterad fullmakt. Fullmakt ska i sådant fall bifogas poströstsedeln. Fullmaktens giltighetstid får vara högst fem år från utfärdandet om det särskilt anges i fullmakten. Anges ingen giltighetstid gäller fullmakten i högst ett år från utfärdandet. Fullmaktsformulär finns tillgängliga hos bolaget och på bolagets webbplats www.icagruppen.se. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling bifogas formuläret.

Poströstning

Styrelsen har beslutat att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt enbart genom poströstning enligt 20 och 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. För poströstningen ska ett särskilt formulär användas. Formuläret för poströstning finns tillgängligt på bolagets webbplats www.icagruppen.se och på bolagets huvudkontor, Kolonnvägen 20, 169 71 Solna.

Formulär för poströstning kan skickas med post till ICA Gruppen AB (publ), ”Årsstämma 2021”, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm eller med e-post till GeneralMeetingService@euroclear.com. Komplett formulär ska vara Euroclear Sweden AB tillhanda senast den 14 april 2021. Aktieägare som är fysisk person kan även avge poströst elektroniskt genom verifiering med BankID via https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy.

Aktieägare får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är hela poströsten ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor finns i poströstningsformuläret och på https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy.

Ärenden och förslag till dagordning                 

1. Årsstämmans öppnande.
2. Val av ordförande vid årsstämman.
3. Val av två justeringspersoner att jämte ordföranden underteckna protokollet.
4. Upprättande och godkännande av röstlängd.
5. Godkännande av dagordning.
6. Prövning av om årsstämman blivit behörigen sammankallad.
7. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen samt koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen.
8. Beslut om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen.
9. Beslut om disposition av bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen samt om avstämningsdag för vinstutdelning.
10. a)–q) Beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör.
11. Framläggande av ersättningsrapport för godkännande.
12. Fastställande av antalet styrelseledamöter och revisorer.
13. Fastställande av arvode åt styrelsen och revisorerna.
14. a)–j) Val av styrelseledamöter.
15. Val av styrelsens ordförande.
16. Val av revisor.
17. Utseende av valberedningen.
18. Årsstämmans avslutande.

Styrelsens och valberedningens beslutsförslag

P 2         Valberedningen föreslår Claes-Göran Sylvén som ordförande vid årsstämman, eller vid förhinder för honom, den som valberedningen anvisar.

P 3         Styrelsen föreslår Anna-Karin Liljeholm som representant för ICA-handlarnas Förbund och Tommi Saukkoriipi som representant för SEB Investment Management, eller vid förhinder för någon av dem eller båda, den eller de som styrelsen anvisar, till personer att jämte ordföranden underteckna protokollet. Justeringspersonernas uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna poströster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet.

P 4         Den röstlängd som föreslås godkänd är den röstlängd som upprättats av Euroclear Sweden AB på uppdrag av bolaget, baserat på bolagsstämmoaktieboken och inkomna poströster och som kontrollerats och tillstyrkts av justeringspersonerna. 

P 9         Styrelsen föreslår vinstutdelning för räkenskapsåret 2020 med ett kontant belopp om 13,00 kronor per aktie. Som avstämningsdag för erhållande av utdelning föreslår styrelsen torsdagen den 19 april 2021. Beslutar årsstämman enligt förslaget, beräknas utbetalning av utdelningen ske genom Euroclear Sweden AB tisdagen den 22 april 2021.

P 10       Revisorn tillstyrker att årsstämman beviljar ansvarsfrihet för räkenskapsåret.

              Beslut om ansvarsfrihet föreslås fattas genom separata, individuella beslut för varje styrelseledamot respektive VD och vice VD i följande ordning:

1. Claes-Göran Sylvén, ordförande
2. Cecilia Daun Wennborg, ledamot
3. Lennart Evrell, ledamot
4. Andrea Gisle Joosen, ledamot
5. Fredrik Hägglund, ledamot
6. Jeanette Jäger, ledamot
7. Magnus Moberg, ledamot
8. Fredrik Persson, ledamot
9. Bo Sandström, ledamot
10. Anette Wiotti, ledamot
11. Jonathon Clarke, ordinarie arbetstagarrepresentant
12. Magnus Rehn, ordinarie arbetstagarrepresentant
13. Daniela Fagernäs, suppleant arbetstagarrepresentant fr.o.m. 3 december 2020
14. Ann Lindh, suppleant arbetstagarrepresentant t.om. 3 december 2020
15. Marcus Strandberg, suppleant arbetstagarrepresentant
16. Per Strömberg, VD
17. Anders Svensson, vice VD

P 11        Styrelsen föreslår att årsstämman godkänner styrelsens ersättningsrapport avseende 2020.

P 12        Valberedningen föreslår tio (10) ordinarie stämmovalda styrelseledamöter och ett (1) auktoriserat revisionsbolag.

P 13        Valberedningen föreslår att styrelsearvode ska utgå enligt följande förslag. Förra årets arvode anges inom parentes.

Valberedningen föreslår att styrelsearvodet ska utgå med ett sammanlagt belopp om 7 595 000 kronor (7 275 000) varav 1 200 000 kronor (1 150 000) till styrelsens ordförande och 580 000 kronor (550 000) till vardera övrig ledamot samt att 1 175 000 kronor (1 175 000) avsätts för utskottsarbete enligt följande:

• För arbete i revisionsutskottet utgår ersättning med totalt 500 000 kronor (500 000), varav 200 000 kronor (200 000) till ordförande och 100 000 kronor (100 000) vardera till övriga ledamöter.
• För arbete i ersättningsutskottet utgår ersättning med totalt 175 000 kronor (175 000), varav 75 000 kronor (75 000) till ordförande och 50 000 kronor (50 000) vardera till övriga ledamöter.
• För arbete i investeringsutskottet utgår ersättning med totalt 225 000 kronor (225 000), varav 75 000 kronor (75 000) till ordförande och 50 000 kronor (50 000) vardera till övriga ledamöter.
• För arbete i hållbarhetsutskottet utgår ersättning med totalt 175 000 kronor (175 000), varav 75 000 kronor (75 000) till ordförande och 50 000 kronor (50 000) vardera till övriga ledamöter.
• Totalt 100 000 kronor (100 000) reserveras för att styrelsen ska ha utrymme att utse tillkommande ledamöter i befintliga utskott eller skapa ytterligare utskott i styrelsen.

Arvode ska endast utgå till av stämman valda ledamöter.

Om stämman beslutar enligt valberedningens förslag blir det totala arvodet till styrelseledamöterna 7 595 000 kronor (7 275 000), vilket innebär att styrelsearvodet höjs med 320 000 kronor jämfört med föregående år.

Valberedningen föreslår att arvodet till revisorn ska utgå enligt godkänd löpande räkning.

P 14       Valberedningen föreslår till styrelseledamöter för tiden till slutet av nästa årsstämma

              Nyval av

1. Charlotte Svensson

Omval av

2. Cecilia Daun Wennborg
3. Lennart Evrell
4. Andrea Gisle Joosen
5. Fredrik Hägglund
6. Magnus Moberg
7. Fredrik Persson
8. Bo Sandström
9. Claes-Göran Sylvén
10. Anette Wiotti

Valberedningens motivering av sitt förslag till styrelse finns i valberedningens redogörelse inför årsstämman 2021 och återfinns på www.icagruppen.se. På webbplatsen återfinns även närmare upplysningar om de föreslagna styrelseledamöterna.

P 15       Valberedningen föreslår att Claes-Göran Sylvén ska omväljas som styrelsens ordförande.

P 16       Valberedningen föreslår, i enlighet med revisions­utskottets rekommendation och preferens, till revisor omval av det registrerade revisionsbolaget KPMG AB för tiden till slutet av nästa årsstämma. Vid bifall till förslaget har KPMG AB meddelat att den auktoriserade revisorn Helena Arvidsson Älgne kommer att utses till huvudansvarig revisor.

P 17        Valberedningen föreslår att årsstämman beslutar om principer för utseende av och instruktion för val­beredningen inför årsstämman 2022 enligt följande.

Bolaget ska ha en valberedning bestående av fyra (4) ledamöter. ICA Gruppen AB:s styrelseordförande ska vara adjungerad till valberedningen. Med ”Anmäld Aktieägare” avses i denna instruktion den aktieägare som till bolagets styrelse skriftligen uttalat sin vilja att nominera ledamot till valberedningen.

Rätten att utse ledamot i valberedningen tillkommer de tre Anmälda Aktieägare som har det röstmässigt största innehavet baserat på en av Euroclear Sweden AB tillhandahållen förteckning över registrerade aktieägare per den sista handelsdagen i augusti. Av dessa tre Anmälda Aktieägare äger den röstmässigt största aktieägaren utse två ledamöter i valberedningen och de därefter två röstmässigt största aktieägarna äger utse en ledamot vardera. För det fall någon av dessa tre Anmälda Aktieägare inte utser en ledamot i valberedningen inom tio dagar från den sista handelsdagen i augusti övergår rätten att utse en ledamot till den Anmälda Aktieägare som har det därnäst största aktieinnehavet per den sista handelsdagen i augusti och som inte redan utsett en ledamot. Namnen på ledamöterna och namnen på de Anmälda Aktieägare som utsett dem ska offentliggöras senast sex månader före årsstämman. Valberedningens mandattid ska sträcka sig fram till dess en ny valberedning utses. Ordförande i valberedningen ska, om inte ledamöterna enas om annat, vara en av de ledamöter som utsetts av den till röstetalet största Anmälda Aktieägaren. Ordföranden ska ha utslagsröst.

Om en ledamot i valberedningen representerar en Anmäld Aktieägare som sålt huvuddelen av sitt innehav av aktier i bolaget ska ledamoten ställa sin plats till förfogande och valberedningen ska tillfråga bolagets övriga Anmälda Aktieägare, i storleksordning med början på den till röstetalet största Anmälda Aktieägaren som inte redan utsett en ledamot, om sådan aktieägare önskar utse en ersättare till den ledamot som ställt sin plats till förfogande. Om ej särskilda skäl föreligger ska dock inga förändringar ske i valberedningens sammansättning om förändringen inträffar senare än två månader före årsstämman. Aktieägare som utsett ledamot i valberedningen äger rätt att entlediga sådan ledamot och utse ny ledamot i valberedningen. Förändringar i valberedningens sammansättning ska offentliggöras på bolagets webbplats så snart sådan har skett.

Valberedningen ska tillämpa punkt 4.1 i Koden som mångfaldspolicy varmed valberedningen ska beakta att styrelsen, med hänsyn till ICA Gruppens verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ska ha en ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende de bolagsstämmovalda ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. Vidare ska valberedningen arbeta med målet att uppnå jämn könsfördelning i styrelsen.

Valberedningen ska lägga fram förslag i nedanstående frågor inför årsstämman:

1. förslag till stämmoordförande,
2. förslag till antal styrelseledamöter,
3. förslag till styrelseledamöter,
4. förslag till styrelseordförande,
5. förslag till styrelsearvoden med uppdelning mellan styrelsens ordförande och övriga ledamöter samt ersättning för utskottsarbete,
6. förslag till antal revisorer,
7. förslag till revisor eller revisorer samt förslag till arvode för bolagets revisor eller revisorer, samt
8. förslag till principer för utseende av, och instruktion för, valberedningen.

Valberedningen ska i övrigt fullgöra de uppgifter som enligt Koden ankommer på en valberedning. Bolaget ska på begäran av valberedningen tillhandahålla personella resurser, såsom sekreterarfunktion i valberedningen, för att underlätta dess arbete. Vid behov ska bolaget även kunna svara för skäliga kostnader för externa konsulter som av valberedningen bedöms nödvändiga för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag.

Handlingar och ytterligare information

Styrelsens fullständiga förslag till beslut enligt punkt 9 (inklusive yttrande enligt 18 kap. 4 § aktiebolagslagen (2005:551)), information om föreslagen revisor, föreslagna styrelseledamöter, årsredovisningen, ersättningsrapporten, valberedningens redogörelse, revisionsberättelse, revisorsyttrande enligt 8 kap. 54 § aktiebolagslagen och fullmaktsformulär finns tillgängliga hos bolaget och på bolagets webbplats www.icagruppen.se. Kopior av handlingarna sänds kostnadsfritt till aktieägare som så begär med angivande av postadress. Sådan begäran kan tillställas ICA Gruppen AB (publ), Att. Styrelsens sekreterare, Box 4075, 169 04 Solna.

Aktieägare har, om styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, rätt till upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen samt förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation. Begäran om sådana upplysningar ska lämnas skriftligen till ICA Gruppen AB (publ), Att. Styrelsens sekreterare, Box 4075, 169 04 Solna, eller via e-post till arsstamma@ica.se, senast den 5 april 2021. Upplysningarna lämnas genom att de hålls tillgängliga hos ICA Gruppen AB, Kolonnvägen 20, 169 71 Solna och på www.icagruppen.se senast den 9 april 2021. Upplysningarna skickas också inom samma tid till den aktieägare som har begärt dem och uppgett sin adress.

Per dagen för denna kallelse finns 201 146 795 aktier och röster i ICA Gruppen AB (publ). Bolaget innehar inga egna aktier.

Personuppgifter

Personuppgifter som hämtats från aktieboken, anmälan om deltagande i årsstämman, aktieägares röstning samt uppgifter om ombud kommer att användas för registrering, upprättande av röstlängd för årsstämman och, i förekommande fall, stämmoprotokoll.

För information om hur dina personuppgifter behandlas hänvisas till www.icagruppen.se/dataskydd/#!/dataskydd.

__________

Stockholm i mars 2021

ICA Gruppen AB (publ)

Styrelsen

To English-speaking shareholders: The notice to attend the Annual Shareholders’ Meeting is available in English on https://www.icagruppen.se/en.

För mer information
ICA Gruppens presstjänst, telefon: +46 (0)10 422 52 52

icagruppen.se

Taggar: