Inkopio minskade kostnaderna och ökade säkerheten med outsourcad IT-drift

Snabbväxande företaget Inkopio låter IT-Total sköta IT-driften.
– Det blir både billigare och säkrare. Vi får IT-Totals spetskompetens dygnet runt och kan fokusera helt på vår kärnverksamhet, säger CTO och grundaren Nils Keife.

Nils Keife startade Inkopio 2014 tillsammans med två kollegor. Deras affärsidé är att med en egenutvecklad plattform underlätta för företag som anlitar konsulter.
Nils var innan dess IT-chef på Ework, Nordens största konsultleverantör, och hade byggt deras interna system.
– När jag fyllt 40 sa jag upp mig, jag var sugen på att driva eget.

”För ett mindre företag är det i princip omöjligt att upprätthålla den kompetens som IT-driften kräver.”  Nils Keife, CTO på Inkopio

Unik plattform används i 16 länder

Idag har Inkopio över 10 000 användare i 16 länder, och två svenska storbanker som kunder.
– Kortfattat ser vi till att digitalisera och förenkla hela konsultlivscykeln, från upphandling till betalning, berättar Nils.

Det unika med plattformen är att alla inblandade i ett konsultuppdrag kan sköta sina delar i ett sömlöst automatiserat flöde i samma system:
– En controller får överblick över ekonomin, en chef kan boka in intervjuer med kandidater, en inköpare kan hantera ramavtal – och konsulterna kan signera kontrakt, tidrapportera och skicka fakturor.

”Behöver driftkompetens dygnet runt

”Företagets åtta anställda jobbar på Epicenter, ett kontorshotell med techprofil i centrala Stockholm. Här varvas tysta mötesrum med öppna samarbetsytor och det finns café, restaurang och ett hälsocenter.

– För oss är det perfekt med en skalbar lösning. Växer vi så hyr vi bara ett rum till, säger Nils.

Samarbetet med IT-Total inleddes för två år sedan.– IT-Total sköter alla våra driftsfrågor: säkerhet, prestanda, brandvägg, virusskydd, back-up och så vidare. Idag har vi 10 servrar och behöver driftskompetens dygnet runt.

Minskade kostnader och ökad säkerhet

Om Inkopio tagit hand om driften inhouse hade det krävts ungefär en halvtidstjänst, vilket hade kostat mer, bedömer Nils.

– Samtidigt hade vi inte kunnat upprätthålla den kompetens som behövs, det är i princip omöjligt för ett företag i vår storlek. Kraven på säkerhet och robusthet ökar ständigt då hoten blir mycket mer avancerade. Brinner det till vad gäller driftsfrågor – som vid cyberattacker – har IT-Total all spetskompetens som krävs, säger Nils och fortsätter:

– Vi bestämde redan när vi startade att vi skulle ”drifta” så lite som möjligt. Min erfarenhet är att driften ofta är ett eftersatt område. Många företag har duktiga utvecklare medan driften blir något av en bakgård.

”IT-Total blev direkt en partner”

Innan samarbetet med IT-Total startade la Inkopio ut driften på andra bolag.– Men vi hamnade långt ner på deras priolista eftersom vi var små, något som många mindre företag säkert känner igen. Uppstod ett problem fick vi ett mejl, och sedan måste vi jaga runt för att hitta rätt person som kunde lösa det.

Med IT-Total inleddes direkt ett partnerskap.
– Kemin stämde på en gång, och sedan har allt rullat på problemfritt. De kallar till kvartalsmöten där vi går igenom nuläget och framtidsplaner. I vardagen har vi en säljkontakt, en supportkontakt och en helpdesk att kontakta.

Den personliga relationen är viktig, betonar Nils.
– De har lärt känna oss och hela vår IT-miljö, och vi dem. Det är en stor tillgång. Vi får ofta detaljfrågor av våra kunder om säkerheten, och då kan vi ta hjälp av IT-Total för att besvara dem exakt. Skickar jag ett lågprioriterat ärende tar de hand om det, inget blir liggande. Behöver vi sätta upp en ny server fixar de det direkt.

För Nils som IT-chef innebär samarbetet trygghet och bekymmersfrihet.
– Jag vet att allt fungerar så länge jag inte hör något. Om något händer får jag information om det av IT-Total, samtidigt som de löser alla problem.