Kallelse till årsstämma i Mekonomen Aktiebolag

Aktieägarna i Mekonomen Aktiebolag (publ), org. nr 556392–1971, kallas härmed till årsstämma fredagen den 7 maj 2021.

Med anledning av coronapandemin har styrelsen beslutat att årsstämman 2021 genomförs utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud och utomstående och att aktieägare ska ha möjlighet att utöva sin rösträtt endast genom poströstning före stämman. Information om de beslut som stämman fattar offentliggörs den 7 maj 2021, efter att utfallet av poströstningen är slutligt sammanställt.

En inspelning med vd Pehr Oscarson kommer att finnas tillgänglig på www.mekonomen.com den 7 maj 2021.

Deltagande vid stämman

Aktieägare som önskar delta i stämman genom poströstning ska:

• dels vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena torsdagen den 29 april 2021,

• dels anmäla sig genom att avge sin poströst enligt anvisningarna under rubriken ”Poströstning” nedan i sådan tid att poströsten är Euroclear Sweden AB tillhanda senast torsdagen den 6 maj 2021. Anmälan till stämman kan endast göras genom att avge poströsten.

För att ha rätt att delta i stämman måste aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman genom att avge sin poströst, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per avstämningsdagen torsdagen den 29 april 2021 (s k rösträttsregistrering). Sådan registrering kan vara tillfällig och begärs hos förvaltaren, enligt förvaltarens rutiner, i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistreringar som gjorts av förvaltaren senast måndagen den 3 maj 2021 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

Poströstning Aktieägare får utöva sin rösträtt vid årsstämman endast genom att rösta på förhand, s k poströstning, enligt 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. För poströstningen ska ett särskilt formulär användas. Poströstningsformuläret finns tillgängligt på www.mekonomen.com. Poströstningsformuläret gäller som anmälan till stämman.

Ifyllt och undertecknat poströstningsformulär ska skickas med post till Mekonomen AB, ”Årsstämma”, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm eller med e-post till GeneralMeetingService@euroclear.com. Ifyllt och undertecknat poströstningsformulär ska vara Euroclear Sweden AB tillhanda senast den 6 maj 2021. Aktieägare som är fysiska personer kan även avge poströst elektroniskt genom verifiering med BankID via Euroclear Sweden AB:s hemsida https://anmalan.vpc.se/EuroclearProxy/. Sådana elektroniska röster måste avges senast den 6 maj 2021.

Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är hela poströsten ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av poströstningsformuläret och på https://anmalan.vpc.se/EuroclearProxy/.

Om aktieägare poströstar genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt undertecknad av aktieägaren biläggas poströstningsformuläret, liksom eventuella behörighetshandlingar. Ett fullmaktsformulär finns tillgängligt på www.mekonomen.com.

Förslag till dagordning

1. Val av ordförande vid stämman.
2. Val av två protokolljusterare.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Godkännande av dagordning.
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad.
6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen, koncernredovisningen och koncern­revisionsberättelsen samt revisorns yttrande om huruvida riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare har följts.
7. Beslut om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt koncernresultat­räkningen och koncernbalansräkningen.
8. Beslut om ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktören.
9. Beslut om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen.
10. Fastställande av antalet styrelseledamöter och styrelsesuppleanter.
11. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorn.
12. Val av styrelseledamöter och styrelseordförande.
13. Val av revisor.
14. Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.
15. Framläggande och godkännande av styrelsens ersättningsrapport.
16. Beslut om långsiktigt aktiebaserat incitamentsprogram (LTIP 2021).
17. Beslut om bemyndigande avseende nyemission av aktier.
18. Beslut om ändring av bolagsordningen.

Beslutsförslag

Punkt 1 – Val av ordförande vid stämman

Valberedningen föreslår advokaten Malin Tiberg som ordförande vid stämman, eller, vid hennes förhinder, den som valberedningen istället anvisar.

Punkt 2 – Val av två protokolljusterare

Styrelsen föreslår att Arne Lööw, som representerar Fjärde AP-fonden, och Kristian Åkesson, som representerar Didner & Gerge Fonder, utses att jämte ordföranden justera protokollet, eller vid förhinder för någon av dem eller båda, den eller de som styrelsen istället anvisar. Protokolljusterarnas uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna poströster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet.

Punkt 3 – Upprättande och godkännande av röstlängd

Den röstlängd som föreslås godkännas är den röstlängd som upprättats av Euroclear Sweden AB, baserat på bolagsstämmoaktieboken och inkomna poströster, och kontrollerad av protokolljusterarna.

Punkt 9 – Resultatdisposition

Styrelsen föreslår att ingen utdelning lämnas för räkenskapsåret 2020 och att resultatet balanseras i ny räkning.

Punkt 10 – Fastställande av antalet styrelseledamöter och styrelsesuppleanter

Valberedningen föreslår sju stämmovalda styrelseledamöter utan några suppleanter (oförändrat).

Punkt 11 – Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorn

Valberedningen föreslår följande arvoden till styrelsen och revisorn:

• 650 000 kronor till styrelsens ordförande (620 000), 420 000 kronor till styrelsens vice ordförande (400 000) och 315 000 kronor till var och en av de övriga av stämman utsedda styrelseledamöterna (300 000),
• för utskottsarbete, 125 000 kronor till revisionsutskottets ordförande (120 000) och 55 000 kronor till var och en av de övriga ledamöterna i revisionsutskottet (50 000) samt 50 000 kronor till ersättningsutskottets ordförande (45 000) och 25 000 kronor till var och en av de övriga ledamöterna i ersättningsutskottet (25 000), samt
• revisorsarvode enligt godkänd räkning.

Punkt 12 – Val av styrelseledamöter och styrelseordförande

Valberedningen föreslår:

• omval av styrelseledamöterna Eivor Andersson, Kenny Bräck, Joseph M. Holsten, Magnus Håkansson och Helena Skåntorp,
• nyval av Robert M. Hanser och Michael Løve som styrelseledamöter, och
• nyval av Robert M. Hanser som styrelsens ordförande.

Styrelseordföranden John S. Quinn och styrelseledamoten Arja Taaveniku har undanbett sig omval.

Samtliga föreslagna personer presenteras närmare på www.mekonomen.com.

Punkt 13 – Val av revisor

Valberedningen föreslår omval av revisionsbolaget PricewaterhouseCoopers AB till revisor för perioden till slutet av årsstämman 2022. Revisionsbolaget har meddelat att auktoriserade revisorn Linda Corneliusson kommer att vara huvudansvarig revisor, förutsatt att omval sker. Förslaget är i enlighet med revisionsutskottets rekommendation.

Punkt 14 – Beslut om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare

Styrelsen föreslår att årsstämman 2021 beslutar om följande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare att som längst gälla fram till årsstämman 2025.

Riktlinjerna omfattar den verkställande direktören (VD) och övriga medlemmar i Mekonomens koncernledning (benämnda ”ledande befattningshavare”). Koncernledningen består för närvarande av sex personer, men antalet kan variera över tid.

Riktlinjerna ska tillämpas på ersättningar som avtalats, och förändringar som görs i redan avtalade ersättningar, efter det att riktlinjerna antagits av årsstämman 2021.

Riktlinjernas främjande av Mekonomens affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet

Mekonomens övergripande strategi är att växa med god lönsamhet. Mekonomens vision: att möjliggöra mobilitet – idag, imorgon och i framtiden. Strategin bygger på de fyra fokusområdena operational excellence, konceptutveckling, skapa nya kundlösningar och nya inkomstströmmar. Hållbarhet är en viktig del av Mekonomens strategi och målet är att ta täten i vår bransch genom att hantera ny teknik, ny konkurrens, nya beteenden och nya förväntningar på oss. För att vara relevanta i framtiden fokuserar Mekonomenkoncernen på människor, planeten och lönsamhet. För mer information om bolagets affärsstrategi, se www.mekonomen.com.

En framgångsrik implementering av strategin och tillvaratagande av dess långsiktiga intressen, förutsätter att Mekonomen kan rekrytera och behålla kvalificerade medarbetare med rätt kompetens. Ersättningen ska därför vara marknadsmässig och konkurrenskraftig. Målsättningen med riktlinjerna är att möjliggöra en sådan ersättning, men också att koppla den totala ersättningen till Mekonomens strategi och långsiktiga intressen. Detta sker genom kriterierna i det kortsiktiga rörliga ersättningsprogrammet, liksom i långsiktiga aktiebaserade program.

Ersättningsformer

Mekonomen ska erbjuda konkurrenskraftig ersättning som baseras på arbetsuppgifternas betydelse, den anställdes kompetens, erfarenhet och prestation. Ersättningen till ledande befattningshavare består av fast grundlön, rörlig ersättning, pensionsförmåner, andra förmåner och avgångsvederlag. Därutöver kan ledande befattningshavare erbjudas långsiktiga aktiebaserade incitamentsprogram beslutade av bolagsstämman.

Fast grundlön

Mekonomen ska erbjuda en fast grundlön som utgör ersättning för en engagerad arbetsinsats på en hög professionell nivå som skapar mervärden för Mekonomens kunder, aktieägare och medarbetare. Den fasta grundlönen ska vara konkurrenskraftig i jämförelse med marknaden och utvärderas årligen.

Kortsiktig rörlig ersättning

Utöver den fasta grundlönen kan Mekonomen erbjuda kortsiktig rörlig kontantersättning som ska kopplas till mätbara kriterier såsom nettoomsättning, justerat EBIT och kassaflöde, samt hållbarhetsmål och individuella prestationsmål. Kriterierna ska utformas för att främja bolagets strategi och långsiktiga intressen.

Kriterierna ska fastställas årligen av ersättningsutskottet, och av styrelsen vad avser VD. Mätperioden är ett år. I vilken utsträckning kriterierna för utbetalning uppfyllts utvärderas och fastställs när mätperioden är slut. Den kortsiktiga rörliga ersättningen är maximerad till en viss procent av den fasta lönen. Procentsatsen är kopplad till varje individs position och varierar mellan 33 och 60 procentenheter för ledande befattningshavare.

Långsiktiga aktiebaserade incitamentsprogram

Ledande befattningshavare kan erbjudas långsiktiga aktiebaserade incitamentsprogram beslutade av bolagsstämman.

På årsstämmorna 2019 och 2020 beslutades att inrätta ett långsiktigt aktiebaserat incitamentsprogram. Programmen är utformade med syfte att sammanlänka aktieägarnas och deltagarnas intressen för att säkerställa maximalt långsiktigt värdeskapande för Mekonomen. Deltagande kräver ett eget aktieägande i Mekonomen. För att tilldelning av aktier till deltagaren ska ske krävs att deltagaren är fortsatt anställd i Mekonomenkoncernen, att deltagarens aktieinnehav i Mekonomen består under intjänandeperioden om tre år samt att vissa finansiella nyckeltal och prestationsmål uppnås. De mål som används har en tydlig koppling till bolagets affärsstrategi och långsiktiga intressen.

Pensionsförmåner och övriga förmåner

Pensionsförmåner för ledande befattningshavare ska följa eller motsvara den svenska ITP-planen eller motsvarande system för anställda utomlands. VD:s pensionsförmån kan istället uppgå till högst 30 procent av den fasta lönen. Den pensionsgrundande inkomsten är den fasta lönen. Den normala pensionsåldern ska vara 65 år.

Andra förmåner kan inkludera sjukförsäkring och bilförmån.

Uppsägningstid och avgångsvillkor

Vid uppsägning från bolagets sida får uppsägningstiden vara högst tolv månader. Avgångsvederlag vid uppsägning från bolagets sida får utgå med ett belopp motsvarande högst tolv månaders lön, utöver lön under uppsägningstiden. Vid uppsägning från den ledande befattningshavarens sida är uppsägningstiden mellan sex och tolv månader.

Lön och anställningsvillkor för anställda

Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa riktlinjer har lön och anställningsvillkor för bolagets anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjord en del av ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.

Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna

Styrelsen har inrättat ett ersättningsutskott. Ersättningen till ledande befattningshavare ska beslutas av ersättningsutskottet. Ersättningen till VD ska dock beslutas av styrelsen i sin helhet. Ersättningsutskottet ska även följa och utvärdera program för rörlig ersättning för ledande befattningshavare, tillämpningen av riktlinjerna för ersättning samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i bolaget.

I ersättningsutskottets uppgifter ingår att bereda styrelsens beslut om förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslag för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna gäller till dess nya riktlinjer antagits av årsstämman. VD och övriga ledande befattningshavare deltar inte i styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor i den mån de berörs av frågorna.

Avvikelse från riktlinjerna

Styrelsen får tillfälligt avvika från dessa riktlinjer, helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det, och avvikelse är nödvändig för att tillgodose bolagets långsiktiga intresse, inklusive hållbarhet, eller för att säkerställa dess ekonomiska bärkraft.

Eventuella betydande förändringar av riktlinjerna samt hur aktieägarnas synpunkter beaktats

Styrelsens förslag till årsstämman 2021 innebär inga väsentliga förändringar i förhållande till de riktlinjer som antogs 2020. Däremot har vissa justeringar gjorts vad avser beskrivningen av Mekonomens strategi samt att kriterierna för kortsiktig rörlig kontantersättning innefattar även hållbarhetsmål och individuella prestationsmål.  

Inga synpunkter från aktieägarna avseende riktlinjerna har framställts och bolaget har således inte haft några sådana synpunkter att beakta.

Punkt 15 – Godkännande av styrelsens ersättningsrapport

Styrelsen föreslår att årsstämman godkänner styrelsens rapport om ersättningar.

Punkt 16 – Beslut om långsiktigt aktiebaserat incitamentsprogram (LTIP 2021)

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om att inrätta ett långsiktigt aktiebaserat incitamentsprogram (LTIP 2021) för Mekonomen Aktiebolag (publ) ("Mekonomen") enligt följande. Programmets struktur överensstämmer med det program som årsstämman 2020 beslutade om.

LTIP 2021 i sammandrag

De huvudsakliga motiven till att inrätta LTIP 2021 är att sammanlänka aktieägarnas respektive bolagsledningens och andra nyckelpersoners intressen för att säkerställa maximalt långsiktigt värdeskapande samt att uppmuntra till eget aktieägande i Mekonomen. LTIP 2021 bedöms vidare underlätta för Mekonomen att rekrytera och behålla personer i bolagsledningen och andra nyckelpersoner.

LTIP 2021 omfattar cirka 30 anställda bestående av koncernledningen i Mekonomen samt vissa andra nyckelpersoner i koncernen. För att delta i LTIP 2021 krävs ett eget aktieägande i Mekonomen. Efter den fastställda intjänandeperioden kommer deltagarna att vederlagsfritt tilldelas aktier i Mekonomen förutsatt att vissa villkor är uppfyllda. Dessa villkor är kopplade till fortsatt anställning i Mekonomenkoncernen, att det egna aktieägandet i Mekonomen har bestått samt till att vissa finansiella nyckeltal och prestationsmål har uppnåtts. Maximalt antal aktier i Mekonomen som kan tilldelas enligt LTIP 2021 ska vara begränsat till 250 000 (inklusive eventuell utdelningskompensation), vilket motsvarar cirka 0,4 procent av samtliga utestående aktier och röster i bolaget.

Deltagare i LTIP 2021

LTIP 2021 omfattar cirka 30 anställda bestående av koncernledningen i Mekonomen och medlemmar i ledningsgrupperna för Mekonomens dotterbolag samt vissa andra nyckelpersoner i koncernen, indelade i fyra kategorier. Den första kategorin omfattar Mekonomens verkställande direktör (VD) ("Kategori 1"), den andra kategorin omfattar Mekonomens koncernledning exklusive VD (fem personer) ("Kategori 2"), den tredje kategorin består av vissa medlemmar i ledningsgrupperna för Mekonomens dotterbolag (cirka åtta personer) (”Kategori 3”) och den fjärde kategorin består av vissa utvalda nyckelpersoner (cirka 16 personer) (”Kategori 4”). Tillkommande personer som rekryterats men ännu inte påbörjat sin anställning i Mekonomenkoncernen när anmälan om att delta i programmet senast ska ske, kan erbjudas deltagande villkorat av att anställningen påbörjas (varvid antalet personer i de olika kategorierna kan komma att justeras).

Den privata investeringen och intjänandeperiod

För att delta i LTIP 2021 krävs att deltagaren har ett eget aktieägande i Mekonomen som allokeras till LTIP 2021 ("Investeringsaktier"). Investeringsaktierna kan antingen förvärvas för LTIP 2021 eller innehas sedan tidigare (förutsatt att de inte redan har allokerats till annat pågående incitamentsprogram). Deltagaren i Kategori 1 kan maximalt investera 5 000 aktier i Mekonomen, deltagare i Kategori 2 kan maximalt investera 3 000 aktier, deltagare i Kategori 3 kan maximalt investera 1 200 aktier och deltagare i Kategori 4 kan maximalt investera 800 aktier i Mekonomen. Investeringsnivåerna motsvarar cirka 5–30 procent av respektive deltagares årslön före skatt. För samtliga kategorier gäller att varje Investeringsaktie berättigar till fem prestationsaktierätter ("Aktierätter"). Om deltagaren har insiderinformation vid förvärvstillfället, ska förvärv av aktier till LTIP 2021 ske så snart som möjligt, men senast före den 31 december 2021.

Villkor för Aktierätter

För Aktierätterna ska följande villkor gälla:

• Aktierätter tilldelas vederlagsfritt viss tid efter årsstämman.
• Aktierätter kan inte överlåtas eller pantsättas.
• Eventuell tilldelning av aktier i Mekonomen ska normalt ske inom två veckor efter offentliggörande av Mekonomens delårsrapport för första kvartalet 2024. Rätt att erhålla tilldelning av aktier med stöd av Aktierätterna förutsätter att deltagaren inte har avyttrat någon av Investeringsaktierna och, med vissa begränsade undantag, att deltagaren förblir anställd inom Mekonomenkoncernen fram till offentliggörandet av Mekonomens delårsrapport för första kvartalet 2024. För tilldelning krävs vidare att vissa finansiella nyckeltal och prestationsmål uppnåtts av Mekonomen på det sätt som beskrivs under rubriken ”Prestationsmål” nedan.
• För att likställa deltagarnas intresse med aktieägarnas kommer Mekonomen att kompensera deltagarna för lämnade vinstutdelningar till aktieägarna genom att antalet aktier som varje Aktierätt berättigar till ökas.

Prestationsmål

Aktierätterna är indelade i Serie A och Serie B. Av de fem Aktierätterna erhåller deltagarna en Aktierätt av Serie A och fyra Aktierätter av Serie B. Antalet Aktierätter som berättigar till tilldelning av aktier beror på uppfyllandet av de finansiella nyckeltalen och prestationsmålen som gäller för respektive serie enligt följande:

Serie A           Tilldelning förutsätter att totalavkastningen¹ (TSR) på Mekonomens aktie ska överstiga 0 procent under perioden 1 april 2021 – 31 mars 2024.

Serie B           Tilldelning förutsätter att totalavkastningen² (TSR) på Mekonomens aktie ska överstiga 0 procent under perioden 1 april 2021 – 31 mars 2024. Tilldelning kräver därutöver att vissa målnivåer uppnås avseende minskning av nettoskuld/EBITDA³ och tillväxt i justerad EBIT⁴ för räkenskapsåren 2021 – 2023. Styrelsen har fastställt en miniminivå och en maximinivå för varje prestationsmål. Om graden av uppfyllelse ligger mellan minimi- och maximinivåerna kommer utfallet att mätas på linjär basis. Mekonomen avser att presentera målnivåerna och i vilken utsträckning dessa uppfyllts efter att programmet avslutats.

1 Inklusive återlagda utdelningar.
2 Inklusive återlagda utdelningar.
3 Exklusive IFRS16.
4 Redovisad EBIT justerat för engångsposter samt goodwill-avskrivningar i Mekonomen AB.

Utformning och hantering

Styrelsen ska ansvara för den närmare utformningen och hanteringen av LTIP 2021, inom ramen för angivna villkor och riktlinjer. Om det sker betydande förändringar i Mekonomenkoncernen eller dess omvärld, som skulle medföra att beslutade villkor för tilldelning och möjligheten att utnyttja Aktierätterna enligt LTIP 2021 inte längre är ändamålsenliga, ska styrelsen äga rätt att vidta justeringar. Innan det antal aktier som ska tilldelas enligt Aktierätterna slutligen bestäms, ska styrelsen pröva om utfallet från LTIP 2021 är rimligt. Denna prövning görs i förhållande till Mekonomens finansiella resultat och ställning, förhållandena på aktiemarknaden och i övrigt. Om styrelsen vid sin prövning bedömer att utfallet inte är rimligt, ska styrelsen reducera det antal aktier som ska tilldelas.

Omfattning

Det maximala antalet aktier i Mekonomen som kan tilldelas enligt LTIP 2021 ska vara begränsat till 250 000 (inklusive eventuell utdelningskompensation) vilket motsvarar cirka 0,4 procent av samtliga utestående aktier och röster i bolaget. Antalet aktier som omfattas av LTIP 2021 ska enligt de närmare förutsättningar som styrelsen beslutar, kunna bli föremål för omräkning på grund av att Mekonomen genomför fondemission, sammanläggning eller uppdelning av aktier, företrädesemission eller liknande åtgärder, med beaktande av sedvanlig praxis för motsvarande incitamentsprogram.

Säkringsåtgärder

Bolaget avser att ingå ett aktieswapavtal med en bank för att säkerställa leverans av aktier under LTIP 2021, enligt vilket banken i eget namn ska kunna förvärva och överlåta aktier i Mekonomen till deltagarna i enlighet med LTIP 2021.

Programmets omfattning och kostnader

Aktierätterna kan inte pantsättas eller överlåtas till andra. Ett uppskattat värde för varje aktierätt kan dock beräknas. Styrelsen har uppskattat det genomsnittliga värdet för varje aktierätt till 90,80 kronor. Uppskattningen baseras på stängningskursen för Mekonomen-aktien den 15 mars 2021 (118,70 kronor). Den årliga kostnaden för LTIP 2021 beräknas uppgå till cirka 4,5 miljoner kronor (inklusive kostnader för sociala avgifter om cirka 1,5 miljoner kronor, och administrationskostnader för överlåtelse av aktier genom ett aktieswapavtal beräknas uppgå till 0,4 miljoner kronor), baserat på antaganden om ett genomsnittligt uppfyllande av prestationsmålen om 50 procent, en årlig personalomsättning om 10 procent, en årlig ökning av aktiekursen om 10 procent samt genomsnittliga sociala avgifter om 30 procent. Vid ett antagande om uppfyllande av prestationsmålen om 100 procent beräknas den årliga kostnaden istället uppgå till cirka 6,3 miljoner kronor (inklusive kostnader för sociala avgifter om cirka 2,0 miljoner kronor, och administrationskostnader för överlåtelse av aktier genom ett aktieswapavtal beräknas uppgå till 0,4 miljoner kronor), vilket på årsbasis motsvarar cirka 0,2 procent av Mekonomens totala personalkostnader under räkenskapsåret 2020. Kostnaderna bokförs som personalkostnader i resultaträkningen över intjänandeperioden, i enlighet med IFRS 2 Aktierelaterade ersättningar. Sociala avgifter kommer att kostnadsföras mot resultaträkningen enligt UFR 7 under intjänandeperioden. Storleken på dessa kostnader kommer att beräknas baserat på Mekonomens aktiekursutveckling under intjänandeperioden och tilldelningen av Aktierätter.

Effekter på viktiga nyckeltal

En årlig kostnad om 4,5 miljoner kronor för LTIP 2021 motsvarar på proformabasis för 2020 en negativ effekt om cirka 0,1 procentenheter på Mekonomens rörelsemarginal och en minskning av vinst per aktie om cirka 0,08 kronor. Styrelsen bedömer dock att de positiva effekterna på Mekonomens finansiella resultat som förväntas uppstå genom en ökning av deltagarnas aktieägande och möjligheten till ytterligare tilldelning av aktier enligt programmet överväger de kostnader som är relaterade till LTIP 2021.

Beredning av förslaget

LTIP 2021 har behandlats av Mekonomens ersättningsutskott och styrelse samt beretts i samråd med externa rådgivare.

Övriga incitamentsprogram i Mekonomen

För en beskrivning av Mekonomens övriga aktierelaterade incitamentsprogram hänvisas till bolagets hemsida och årsredovisning för 2020.

Styrelsens förslag till beslut

Med hänvisning till ovan nämnda beskrivning föreslår styrelsen att årsstämman beslutar om LTIP 2021.

Majoritetskrav

Styrelsens förslag till beslut om införande av LTIP 2021 erfordrar att beslutet biträds av aktieägare representerande mer än hälften av de vid årsstämman avgivna rösterna.

Punkt 17 – Beslut om bemyndigande avseende nyemission av aktier

Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar följande.

Styrelsen bemyndigas att, under tiden fram till nästa årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, med företrädesrätt för aktieägarna eller med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt, besluta om nyemission av högst 5 641 662 aktier. Beslut om nyemission får innehålla bestämmelser om att emitterade aktier, utöver kontant betalning, får betalas med apportegendom, med kvittningsrätt eller i övrigt tecknas med villkor enligt 13 kap 5 § första stycket 6 aktiebolagslagen. Syftet med bemyndigandet är att möjliggöra för bolaget att kunna emittera aktier som köpeskillingslikvid i samband med förvärv av företag eller andelar av företag och/eller tillgångar, som styrelsen bedömer vara av värde för Mekonomenkoncernens verksamhet, samt för att kunna anskaffa kapital för att genomföra sådana förvärv. Nyemission som beslutas med stöd av bemyndigandet och som sker med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska ske på marknadsmässiga villkor. Styrelsen, verkställande direktören eller den styrelsen förordnar, bemyndigas vidare att vidta de smärre justeringar i beslutet som kan visas erforderliga i samband med registrering av beslutet hos Bolagsverket.

Punkt 18 – Beslut om ändring av bolagsordningen

Enligt 7 kap. 4 § och 4 a § aktiebolagslagen (2005:551) framgår att styrelsen får samla in fullmakter

samt besluta att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt per post inför en bolagsstämma om det anges i bolagsordningen. Styrelsen föreslår därför att årsstämman 2021 beslutar att infoga en ny paragraf (§) i bolagsordningen för att möjliggöra att styrelsen får samla in fullmakter samt tillåta poströstning inför bolagsstämma. Därutöver föreslår styrelsen vissa mindre språkliga justeringar i bolagsordningen.

Föreslagen lydelse ny § 13

”Styrelsen får samla in fullmakter enligt det förfarande som anges i 7 kap. 4 § 2 stycket aktiebolagslagen (2005:551).

Styrelsen får inför bolagsstämma besluta att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt per post före bolagsstämman enligt vad som anges i 7 kap. 4 a § aktiebolagslagen (2005:551). Poströstning ska om styrelsen så beslutar kunna ske med elektroniska medel.”

Särskilda majoritetskrav

Beslut enligt punkterna 17 och 18 är giltiga endast om de biträtts av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.

Handlingar

Valberedningens förslag med motivering m m samt information om föreslagna ledamöter finns tillgängligt på www.mekonomen.com.

Styrelsens fullständiga förslag framgår ovan. Årsredovisningen, revisionsberättelsen, ersättningsrapporten och revisorns yttrande om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare framläggs genom att de hålls tillgängliga hos bolaget på Solnavägen 4 i Stockholm och på www.mekonomen.com senast tre veckor före stämman. Handlingarna skickas till de aktieägare som särskilt begär det och uppger sin post- eller e‑postadress. Sådan begäran kan göras per telefon 08-402 90 47. Bolagsstämmoaktieboken kommer att hållas tillgänglig hos bolaget på ovanstående adress.

Aktieägares rätt att få upplysningar

Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och bolagets förhållande till annat koncernföretag.

Begäran om sådana upplysningar ska lämnas skriftligen till Mekonomen Aktiebolag, ”Årsstämma”, Box 195 42, 104 32 Stockholm, eller via e-post till ir@mekonomen.se. Frågorna ska vara bolaget tillhanda senast den 27 april 2021. Upplysningarna kommer att hållas tillgängliga www.mekonomen.com och hos bolaget på adress Solnavägen 4, 113 65 Stockholm, senast den 2 maj 2021. Upplysningarna skickas också till de aktieägare som begär det och uppger sin adress.

Aktier och röster

Det totala antalet aktier i bolaget uppgår per dagen för kallelsen till 56 416 622 aktier med en röst vardera, varav bolaget äger 93 250 egna aktier som inte kan företrädas på stämman.

Behandling av personuppgifter

För information om hur dina personuppgifter behandlas, vänligen se
https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.

____________

Stockholm i mars 2021
Mekonomen Aktiebolag (publ)
Styrelsen

Non-Swedish speaking shareholders

This notice convening the Annual General Meeting of Mekonomen Aktiebolag (publ) is available in English on www.mekonomen.com.